Les projets coûtent de l’argent et exigent donc un suivi des dépenses de projet. Être capable de gérer et de suivre les dépenses est ce qui permet de maintenir le projet dans le budget. Les parties prenantes sont peu susceptibles de considérer le projet comme un succès s’il leur coûte trop cher. Rappelez-vous la triple contrainte : coûts, portée et délais. Vous devez gérer les trois, en arbitrant entre l’une et l’autre.
Qu’est-ce qu’une dépense de projet ?
Une dépense de projet correspond au coût de ce dont vous avez besoin pour mener à bien un projet. Vous devez couvrir toutes les dépenses associées à votre projet avant son exécution. Cela se produit pendant la phase de planification du projet, lorsque vous élaborez le budget du projet.
Il existe deux grands types de dépenses que vous devez connaître lorsque vous suivez les coûts de votre projet : les dépenses directes et les dépenses indirectes. Les dépenses directes d’un projet sont celles qui sont directement liées au projet, comme des logiciels spécialisés, les heures de sous-traitants, les frais de déplacement et de repas, le kilométrage, etc. Notez que les coûts directs peuvent être fixes ou variables.
Les coûts indirects du projet sont ceux qui ne sont pas liés directement au projet. Ces dépenses doivent néanmoins être payées. Elles sont importantes, car les chefs de projet les négligent souvent lors de la définition des tarifs ou de l’élaboration des offres. Parmi les exemples de coûts indirects figurent le loyer, les salaires du personnel de soutien, les services publics, les frais de licences logicielles, la publicité et la promotion, les fournitures de bureau, ainsi que les honoraires comptables et juridiques. Les coûts indirects peuvent également être fixes ou variables.
Comment suivre les dépenses et les coûts du projet
La dernière chose que vous souhaitez est de voir votre rémunération ou votre prime réduite parce que vous n’avez pas respecté le budget du projet, comme certains l’ont appris par expérience. Pour éviter cela, examinons six façons de suivre les dépenses de votre projet.
1. Mettre en place des systèmes de suivi des coûts
La première règle consiste à disposer d’un système pour gérer vos dépenses et avoir la capacité de les suivre. Il peut s’agir d’un logiciel de gestion de projet robuste doté de fonctionnalités dynamiques ou d’un outil plus statique comme une feuille Excel.
Quel que soit votre choix, vous avez au minimum besoin d’un format ou d’un registre pour collecter les données de gestion des coûts et identifier qui dépense quoi et quand. La plupart des chefs de projet utilisent un logiciel doté d’un tableau de bord de projet qui leur permet de vérifier l’état global du projet.
Les tableaux de bord de gestion de projet affichent généralement les données de suivi des coûts, des tâches et du temps. Sans un tel système en place, il est impossible de savoir où va votre argent.
L’utilisation d’un logiciel de gestion de projet offre une plus grande transparence sur la manière dont les dépenses du projet sont engagées. ProjectManager est un logiciel cloud de gestion du travail et des projets qui suit les coûts en temps réel. Son tableau de bord en temps réel ne nécessite aucune configuration fastidieuse comme certains outils allégés. Il collecte en permanence les données du projet, traite les chiffres et affiche six indicateurs de projet, dont les coûts, sous forme de graphiques clairs et lisibles. Commencez dès aujourd’hui gratuitement avec ProjectManager.
2. Fournir un accès en ligne
L’étape logique suivante consiste à disposer d’un système accessible en ligne. Pouvoir accéder à votre système de suivi partout et à tout moment est plus qu’un simple confort. C’est devenu un élément essentiel de tout plan de gestion de projet.
Vous ou votre équipe pouvez travailler sur le terrain ou hors site. Un outil en ligne vous donne accès au système afin d’ajouter les dépenses immédiatement. Attendre de revenir au bureau augmente le risque que certaines informations passent entre les mailles du filet.
3. Identifier les postes budgétaires
Un système de suivi de projet est important, mais il est inutile tant que les postes budgétaires n’ont pas été identifiés. Vous devez savoir où vont les coûts. Cette liste varie d’un projet à l’autre et d’un secteur à l’autre, mais son niveau de détail est essentiel à tout projet. Pour créer un budget, vous devez estimer le coût de toutes les tâches qui composent le projet, y compris l’ensemble des ressources nécessaires à leur exécution. Notre modèle d’estimation facilite ce processus.
Par exemple, vous allez engager des dépenses liées aux ressources, telles que l’équipement et l’équipe ; vous pouvez également avoir des coûts immobiliers, juridiques et de déplacement. Tous ces postes doivent être identifiés et listés afin de pouvoir suivre leurs dépenses. Vous pouvez télécharger notre modèle gratuit de budget de projet pour vous aider à démarrer.
4. Créer un budget de projet
Vous voyez probablement où cela nous mène. Tout fait partie intégrante de la création d’un budget. Vous devez avoir identifié vos coûts et dépenses fixes et variables avant de pouvoir les suivre. Le budget constitue le cadre dans lequel toutes les dépenses du projet seront regroupées.
Bien entendu, une fois que vous avez créé un budget, vous devez le faire approuver. Cela permet de définir des paramètres pour les dépenses et facilite le suivi en indiquant ce qu’il est permis de dépenser et à quel moment les coûts dépassent ce qui a été prévu pour le projet.
5. Désigner une personne chargée du suivi des dépenses
Un système, un budget et tout ce qui concerne la gestion des coûts du projet ne servent à rien s’il n’y a personne responsable de la supervision de ce processus. Vous devez désigner un membre de l’équipe chargé d’utiliser le système mis en place pour suivre les dépenses.
Cette personne devient rapidement indispensable. Elle se trouve en première ligne du budget réel et peut tirer la sonnette d’alarme lorsque les coûts dépassent ce qui a été approuvé. Il est essentiel de confier ce rôle à une personne digne de confiance.
6. Suivre et contrôler les dépenses en temps réel
Enfin, pour rationaliser le processus de gestion des coûts et le rendre plus efficace, il est préférable de disposer d’un outil en ligne. Nous avons mentionné précédemment les logiciels de gestion de projet en ligne, dont l’un des avantages par rapport à Excel est la mise à jour continue et le reflet fidèle des dépenses réelles. Ainsi, si vous constatez une hausse soudaine des dépenses, vous l’identifiez rapidement et pouvez agir avant de perdre de la valeur et de dépasser le budget.
Modèle de budget de projet
Notre modèle gratuit de budget de projet pour Excel permet de centraliser toutes les informations financières liées à l’exécution de votre projet. Il vous aide également à surveiller ces coûts une fois les tâches lancées afin de respecter le budget.
Modèles de suivi des dépenses de projet
La gestion des dépenses de projet n’est pas simple. Si vous n’êtes pas encore prêt à passer à un logiciel de gestion de projet, nous proposons des dizaines de modèles gratuits de gestion de projet que vous pouvez utiliser. ProjectManager est le centre en ligne pour tout ce qui concerne la gestion du travail et des projets. Voici quelques-uns des modèles de suivi de projet gratuits pour Excel que nous proposons.
Modèle d’estimation de projet
Avant de pouvoir créer un budget de projet et suivre les dépenses du projet, vous devez estimer les coûts de votre projet. Notre modèle gratuit d’estimation de projet pour Excel vous aide à lister tous les coûts liés aux ressources du projet, tels que la main-d’œuvre, les matériaux et l’équipement.
Modèle de tableau de bord de projet
Un autre outil pour suivre les dépenses est notre modèle gratuit de tableau de bord de projet pour Excel. Contrairement à notre logiciel, vous devez saisir les données pour obtenir les indicateurs de projet, mais si vous n’utilisez pas de logiciel de gestion de projet pour suivre vos dépenses, ce tableau de bord gratuit est indispensable. Il permet de suivre les coûts, mais aussi les tâches et la charge de travail.
Modèle de suivi des tâches du projet
C’est lors de l’exécution des tâches que les dépenses sont engagées. Si vous ne respectez pas votre calendrier et prolongez la durée des tâches, vous dépenserez davantage. C’est pourquoi notre modèle gratuit de suivi des tâches du projet pour Excel est utile : il décrit chaque tâche, indique les tâches dépendantes, la personne assignée, la priorité, les dates de début et de fin, ainsi que la date de fin prévue.
Comment ProjectManager suit les dépenses de projet
ProjectManager est un logiciel cloud de gestion du travail et de suivi de projet qui se met à jour en temps réel pour vous aider à suivre précisément les dépenses de projet. Notre outil dispose de fonctionnalités permettant de créer et de surveiller votre budget afin de contrôler vos dépenses et l’état d’avancement du projet.
Créer des budgets et suivre les dépenses avec le diagramme de Gantt
Ajoutez facilement des informations budgétaires à votre projet, y compris les dépenses, dans la vue diagramme de Gantt. Ajoutez des dépenses fixes qui ne sont pas liées à des taux horaires. Ajoutez des coûts planifiés et définissez la référence afin de capturer votre budget, puis comparez-le aux coûts réels une fois le projet lancé. Vous pouvez ainsi voir en temps réel si vous êtes dans le budget ou en dépassement et réagir rapidement avant que les coûts ne deviennent incontrôlables.
Créer des rapports de projet en quelques minutes
Les rapports en un clic facilitent l’analyse approfondie des données et le suivi des dépenses jusqu’au niveau des tâches. Obtenez des rapports d’état du projet indiquant les tâches en retard, les coûts engagés à ce jour, les coûts planifiés des tâches et des ressources. Filtrez ces rapports pour afficher uniquement les dépenses qui vous intéressent, puis partagez-les facilement avec les parties prenantes afin de les tenir informées.
Les dépenses évoluent tout au long d’un projet et nous facilitons la révision du budget en cours d’exécution. Vous avez besoin de la flexibilité nécessaire pour vous adapter aux contraintes changeantes du projet, et notre logiciel vous permet d’effectuer ces ajustements en temps réel. Votre budget n’est pas figé dans la pierre ni, pire encore, dans une feuille de calcul. Notre outil garantit que vos prévisions de dépenses restent exactes.
ProjectManager est un logiciel primé de gestion du travail et des projets qui connecte les équipes hybrides et suit leurs dépenses, où qu’elles travaillent, quelle que soit leur façon de travailler ou leur rôle dans l’organisation. Améliorez dès aujourd’hui le suivi des dépenses de projet — commencez gratuitement avec ProjectManager.