Microsoft Teams se esfuerza por mejorar el corazón de todo proyecto exitoso: la buena comunicación y la colaboración en equipo. Los interesados, los gerentes y los equipos deben establecer expectativas, dar instrucciones y colaborar para lograr una mayor productividad. Ya sea que las personas estén bajo el mismo techo o distribuidas por todo el mundo, una plataforma compartida como Microsoft Teams con un canal abierto de comunicación es el pegamento que mantiene unidos los proyectos.
El mercado está saturado de aplicaciones de colaboración en equipo que prometen mucho pero suelen entregar menos. Microsoft Teams es un actor dominante en el campo y con razón. Microsoft ofrece una suite de productos diseñados para mantener a las empresas trabajando de manera más eficiente.
¿Qué es Microsoft Teams?
Microsoft Teams es una plataforma colaborativa basada en la nube para reuniones en línea y otras necesidades de comunicación empresarial. Ofrece estándares de ciberseguridad de primer nivel y autenticación multifactor para mantener a los equipos conectados y organizados.
Microsoft Teams es parte de Microsoft 365, que incluye sus aplicaciones de Office, servicio en la nube y seguridad, y está disponible en dispositivos Linux, Mac, iOS, Android y Windows. Aunque se introdujo en 2017, se ha convertido en una herramienta indispensable para los equipos de proyecto de todos los tamaños.
Además de gestionar equipos, la mayoría de las organizaciones gestionan proyectos. Si bien Microsoft Teams es una excelente herramienta de comunicación para equipos, no es un software de gestión de proyectos. Además de MS Teams, deberías usar software como ProjectManager. ProjectManager permite a los líderes de equipo planificar, programar, hacer seguimiento y entregar proyectos con éxito. Usa diagramas de Gantt, tableros kanban, listas de tareas y paneles de control en tiempo real y herramientas de comunicación. Empieza gratis hoy mismo.
¿Cómo funciona Microsoft Teams?
Los equipos se dividen primero en canales que permiten a los participantes chatear, compartir archivos, programar reuniones y asistir a videoconferencias. Puede haber canales que involucren a toda la organización, pero si cada conversación se publicara en un solo lugar, sería demasiado distractivo.
Si quieres incorporar a alguien a un canal para que responda una pregunta o simplemente para actualizarle, puedes etiquetarle e invitarle al canal. Los chats también pueden ser individuales, para conversaciones que deben ser privadas.
Más allá de la conversación, todos los que usan MS Teams tienen un sitio en SharePoint Online, que es la plataforma colaborativa de Microsoft para compartir archivos y trabajar juntos. Proporciona almacenamiento de documentos y se integra completamente con Office 365.
Herramientas y funciones de Microsoft Teams
Aquí tienes una descripción rápida de las principales herramientas que ofrece Microsoft Teams. Sin embargo, la disponibilidad de estas funciones depende del plan de suscripción.
- Videoconferencia: Microsoft Teams es una robusta herramienta de videoconferencia que permite a las organizaciones celebrar reuniones virtuales con funciones como compartir archivos, compartir pantalla, anotaciones colaborativas, modos de galería y conjunto, efectos de fondo, grabación y cifrado de extremo a extremo.
- Eventos virtuales y seminarios web: Teams admite seminarios web y eventos estructurados: soporte para seminarios web con hasta 1.000 asistentes completamente interactivos, con capacidad adicional de solo visualización para más participantes.
- Colaboración en tiempo real: Teams permite a los usuarios coautorar y editar archivos de Word, Excel, PowerPoint y otros archivos de Microsoft 365 en tiempo real. También se integra con Microsoft Whiteboard, lo que permite la lluvia de ideas visual compartida y el mapeo de ideas durante reuniones o sesiones.
- Sistema telefónico (Teams Phone): Teams incluye un sistema telefónico basado en la nube que ofrece llamadas VoIP y PSTN, operadores automáticos, colas de llamadas, correo de voz (con transcripción), transferencia de llamadas, enrutamiento de llamadas e integración con marcador de teclado.
- Mensajería instantánea y chat: Teams proporciona chat persistente con texto enriquecido, emojis, GIFs, uso compartido de archivos dentro del chat, programación de mensajes, funciones de traducción de chat, chats grupales y respuestas en hilo para mantener organizadas las conversaciones.
- Integraciones: Teams se integra estrechamente con productos de Microsoft como Planner, SharePoint, OneDrive, Forms, Power Automate, y también admite aplicaciones de terceros como Adobe Creative Cloud, GitHub, Trello y más a través del mercado de aplicaciones de Teams.
- Grabación de reuniones y transcripción: Muchos planes de Teams permiten a los usuarios grabar llamadas y reuniones con almacenamiento en la nube de las grabaciones, además de transcripción automática y subtítulos, lo que permite la revisión posterior y la búsqueda dentro del contenido hablado.
- Salas de grupos pequeños y roles de reunión: Teams admite salas de grupos pequeños en sesiones (para discusiones en grupos más pequeños), controles de roles (presentadores, asistentes), control de sala de espera de reunión y funciones de moderación para gestionar grandes reuniones de manera eficaz.
- Análisis e informes de uso: Los administradores pueden acceder a paneles de calidad de llamadas, informes de reuniones, registros de asistencia y análisis de uso para monitorear el rendimiento, detectar problemas y optimizar el uso de Teams en toda la organización.
Revisemos los principales planes y precios que ofrece Microsoft Teams para entender cómo puede ser usado por diferentes tipos de usuarios.
Planes y precios de Microsoft Teams
Aquí tienes una descripción general de los planes de suscripción de Microsoft Teams para empresas. Estos planes ofrecen una prueba gratuita de 1 mes.
- Microsoft Teams Essentials: $4,00 por usuario al mes, facturado anualmente. Ideal para equipos más pequeños que necesitan comunicarse con videollamadas y compartir archivos.
- Microsoft 365 Business Basic: $6,00 por usuario al mes, facturado anualmente. Excelente para empresas que necesitan una herramienta de colaboración robusta. Permite a los usuarios colaborar en línea en las aplicaciones de Microsoft 365 e incluye funciones como Microsoft Whiteboard, correo electrónico empresarial y subtítulos en vivo, pero no es adecuado para alojar seminarios web.
- Microsoft 365 Business Standard: $12,50 por usuario al mes, facturado anualmente. La mejor opción para organizaciones que necesitan todas las funciones de Microsoft Teams para empresas y herramientas de alojamiento de seminarios web.
Más información sobre los planes de precios de Microsoft Teams para empresas
Microsoft Teams también puede usarse para uso personal o familiar. Sin embargo, las ediciones domésticas de MS Teams difieren considerablemente de las ediciones empresariales.
- Microsoft Teams (gratuito): Una versión gratuita y limitada de Microsoft Teams con solo 5 GB de almacenamiento en línea.
- Microsoft 365 Personal: Este plan de suscripción cuesta $99,99 al año (o $9,99 al mes). Brinda a los usuarios acceso a 1 TB de almacenamiento en la nube, aplicaciones de Microsoft 365, Outlook y algunas funciones de Microsoft Teams.
- Microsoft 365 Family: Este plan de suscripción cuesta $129,99 al año (o $12,99 al mes). Admite hasta 6 usuarios, incluye funciones de Microsoft Teams para el hogar y proporciona hasta 6 TB de almacenamiento total en la nube (1 TB por persona).
Más información sobre los planes de precios de Microsoft Teams para el hogar
Beneficios de Microsoft Teams
La popularidad de MS Teams se explica fácilmente. A medida que el trabajo migra cada vez más al entorno digital y los equipos trabajan de forma remota, necesitan una plataforma de colaboración que pueda mantener a las personas conectadas en tiempo real, y trabajar de manera productiva juntos se convierte en una preocupación primordial para las empresas.
Hay muchas aplicaciones de chat y videoconferencia. Entonces, ¿por qué elegir Microsoft Teams en lugar de Slack, Zoom, Google Drive o GoToMeeting? Ciertamente, como parte de la familia más amplia de productos de Microsoft, es una opción atractiva. Ya está integrado sin problemas con aplicaciones ubicuas como Excel y Word.
Además, Teams tiene un diseño simple, está basado en la nube y es fácil de configurar. Se pueden configurar notificaciones para que aparezcan en la pantalla, lo que ayuda a mantener a todos alineados. Además, Microsoft Teams ofrece funciones de gestión de tareas como listas de tareas pendientes a través de Microsoft Planner.
Otro beneficio es que todo está en un solo lugar. Dado que la aplicación Microsoft Teams está integrada con Microsoft 365, los equipos pueden pasar de mensajes instantáneos al correo electrónico y a la colaboración en documentos. Además, la aplicación MS Teams siempre está mejorando. Debido a la evolución e integración, Microsoft Teams puede ser muy popular. Incluso entre los usuarios de Mac, ya que puede ejecutarse en sistemas operativos Mac, a diferencia de Microsoft Project, que no es compatible con los productos de Apple.
Ventajas y desventajas de Microsoft Teams
Es importante entender que MS Teams no es perfecto. Hace algunas cosas bien y en otras áreas se queda corto. Veamos dónde están los puntos fuertes y débiles del programa.
Ventajas de Microsoft Teams
Microsoft Teams se vende como una forma de aumentar la productividad y fortalecer las comunicaciones, y sobresale en ambas. La mayor ventaja de MS Teams es que proporciona una transición sin problemas al lugar de trabajo digital.
- Conecta a los equipos de forma individual y con reuniones en línea. Puedes compartir archivos y tareas, todo desde una sola aplicación.
- Se integra con muchas aplicaciones de terceros que mejoran aún más la experiencia, especialmente si trabajas desde casa.
- Al usar solo una aplicación, puedes enfocar mejor tu atención en el trabajo esencial. Hay menos necesidad de buscar entre correos electrónicos antiguos y localizar archivos para hacer tu trabajo.
- La aplicación proporciona transparencia y mantiene a todos en la misma página y actualizados. Esto significa que el equipo siempre sabe lo que tiene que hacer.
- No tienes que preocuparte por distribuir materiales, porque hay un repositorio donde almacenarlos.
- Es fácil notificar a las personas y etiquetarlas para incorporarlas a un canal y ayudar con el trabajo.
- A medida que el trabajo continúa migrando en línea, los equipos necesitan una herramienta que pueda conectarlos. Tener un portal para chatear y compartir archivos hace posible el trabajo remoto.
Desventajas de Microsoft Teams
Uno de los desafíos de usar Teams es alejarse de Outlook. Hacer esa transición puede ser un punto de fricción. Pero para que MS Teams cumpla todas sus promesas, los usuarios deben migrar a Microsoft Teams.
- Si estás editando un documento en Word y quieres compartirlo, puedes hacerlo directamente en Teams, pero el proceso puede parecer menos intuitivo que el correo electrónico para algunos usuarios.
- Microsoft Teams no tiene una vista de calendario de grupo nativa dentro de la aplicación; los usuarios a menudo dependen de los calendarios de Outlook o SharePoint para esta función.
- Si buscas archivos, puede ser un problema. Aunque son accesibles con una búsqueda, localizar dónde residen en las carpetas de SharePoint puede ser complejo.
- MS Teams puede crear una estructura de carpetas complicada en SharePoint. Si intentas mover archivos a nuevas carpetas fuera de Teams, los enlaces y los permisos pueden romperse.
- Las reuniones en línea han mejorado significativamente con funciones como salas de grupos pequeños, subtítulos en vivo y grabación, pero algunas funciones avanzadas de seminarios web aún requieren planes de nivel superior.
- El acceso de invitados está admitido, pero la configuración y los permisos pueden ser restrictivos, lo que a veces genera frustración al colaborar con usuarios externos.
Preguntas frecuentes sobre Microsoft Teams
¿Microsoft Teams es gratuito?
Sí, Microsoft Teams para el hogar tiene un plan gratuito. Sin embargo, si deseas usar Microsoft Teams para empresas, los planes comienzan desde $4,00 por usuario al mes para Microsoft Teams Essentials.
¿Microsoft Teams está incluido en Microsoft 365?
Sí, MS Teams está incluido con varias suscripciones de Microsoft 365, como Microsoft 365 Personal, Family, Business Basic y Business Standard. Microsoft Teams Essentials es un plan de pago independiente y no está incluido con Microsoft 365.
¿Microsoft Teams funciona en Mac?
Sí, Microsoft Teams se puede descargar e instalar en PCs y Macs. La versión en línea de Teams también se puede usar en Mac.
Microsoft Teams se integra con ProjectManager para la gestión de proyectos
Las ventajas de Microsoft Teams superan a las desventajas, pero aunque conecta a los equipos y les da una plataforma para dialogar, no tiene funciones de gestión de proyectos. Si estás gestionando un proyecto, la aplicación Microsoft Teams no puede hacerlo sola. Necesita las robustas herramientas de gestión de proyectos de ProjectManager.
ProjectManager es un software galardonado que puede gestionar proyectos y tareas ilimitados con almacenamiento de archivos ilimitado para actuar como centro central de toda tu documentación. A diferencia de Microsoft Project, nuestra herramienta funciona tanto con productos de Apple como de PC. También es mucho más fácil compartir trabajo en nuestro software que con SharePoint, lo que lo convierte en una excelente alternativa a Microsoft Project. A continuación, hemos resumido algunas de nuestras principales funciones de gestión de proyectos.
Planifica con diagramas de Gantt
Nuestro diagrama de Gantt en línea facilita la planificación de tus proyectos con potentes funciones que controlan cada aspecto de tu cronograma. Simplemente sube una lista de tareas, añádelas manualmente o usa una de nuestras plantillas específicas del sector para comenzar. Los gerentes también pueden importar, ver y editar archivos existentes de Excel y Project (.mpp), proporcionando más funciones que un visor básico de Microsoft Project.
Colabora con tu equipo
Microsoft Teams solo da pequeños pasos hacia la colaboración. Con nuestro software, puedes invitar fácilmente a miembros del equipo, contratistas y otros, y crear tareas para ellos de forma rápida y sencilla. Dado que la herramienta está basada en la nube, funciona en cualquier navegador web. Puedes crear y actualizar proyectos en tiempo real.
Se pueden añadir comentarios a nivel de tarea para fomentar la colaboración. Se pueden añadir archivos de imagen y documentos a las tareas para ayudar a los equipos a trabajar juntos o proporcionar instrucciones detalladas sobre cómo ejecutar la tarea. A medida que se actualizan las tareas, los miembros del equipo asignados reciben alertas por correo electrónico y notificaciones dentro de la aplicación para mantener a todos informados.
Trabaja con flexibilidad con tableros kanban
Además de crear planes de proyecto dinámicos y colaborar en tiempo real, ProjectManager tiene múltiples vistas de proyecto. Puedes crear una lista de tareas para programar tu trabajo o usar tableros kanban para visualizar tu flujo de trabajo, gestionar backlogs y planificar sprints. Los calendarios guardan fechas importantes y mucho más.
Gestiona recursos
Mantener a tus equipos productivos es la razón por la que tenemos herramientas de gestión de recursos, como un gráfico de carga de trabajo codificado por colores que muestra quién está sobreasignado. Puedes reasignar recursos directamente desde la página de gestión de carga de trabajo y equilibrar la carga de trabajo para una mayor productividad.
Haz seguimiento e informa
Usa nuestra herramienta para gestionar tu presupuesto y los costos de recursos. Además, los informes con un solo clic te ofrecen datos detallados que te ayudan a tomar mejores decisiones. Los informes se pueden filtrar y compartir con las partes interesadas para mantenerlas actualizadas. Los paneles de control en tiempo real calculan automáticamente varias métricas del proyecto y las muestran en gráficas y diagramas fáciles de leer. Esa vista de alto nivel del proyecto te ayuda a monitorear el progreso y el rendimiento.
Puedes gestionar proyectos, programas y portafolios con nuestra herramienta, con paneles de control de portafolio y hojas de ruta. También tenemos hojas de tiempo para agilizar la nómina y rastrear las horas que tu equipo registra en sus tareas. No puedes hacer eso con la aplicación Microsoft Teams. A diferencia de Microsoft, tenemos un plan de precios por niveles. Elige la suscripción que funcione mejor para ti y tu organización.
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