Antes de poder alcanzar los objetivos de tu proyecto, necesitas planificar cómo lograrlos. Un plan de trabajo crea una ruta clara que los equipos de proyecto pueden seguir para alcanzar sus metas y objetivos deseados. A lo largo de esa ruta habrá recursos, restricciones y otros elementos de gestión del trabajo que deben describirse en tu plan de trabajo.
¿Qué es un plan de trabajo?
Antes de alcanzar los objetivos de tu proyecto, necesitas planificar cómo llegar a ellos. Un plan de trabajo crea una ruta clara que los equipos pueden seguir para alcanzar sus metas. A lo largo de esa ruta, se deben considerar recursos, limitaciones y otros elementos de gestión del trabajo que deben describirse en el plan de trabajo.
Como su nombre lo indica, un plan de trabajo es un plan de acción que ayuda a los equipos de proyecto a lograr sus objetivos. Este tipo de plan contempla elementos clave de la planificación como tareas, hitos, entregables, recursos, necesidades presupuestarias y una línea de tiempo que conecta todos estos componentes.
El plan de trabajo no debe ser redactado ni implementado por una sola persona, y debe presentarse a los miembros del consejo y las partes interesadas para su aprobación. Una vez aprobado, se puede continuar con el desarrollo del resto del plan.
¿Por qué necesitas un plan de trabajo?
Como se mencionó, el plan de trabajo actúa como una hoja de ruta para toda la ejecución del proyecto. No solo te mantendrá organizado a ti y a tu equipo, sino que también garantizará el respaldo de las partes interesadas, departamentos relacionados, responsables de riesgos y más.
Además, ayuda a gestionar las expectativas tanto a nivel de stakeholders como de gerentes y miembros del equipo. Comenzar bien es clave para terminar bien.
Los planes de trabajo guían a los equipos de manera similar a como lo hacen los planes de proyecto. Sin embargo, existe una diferencia clave entre estos dos documentos de gestión de proyectos.
Plan de trabajo vs. plan de proyecto
Los planes de trabajo no son tan completos como los planes de proyecto, que tienen un mayor alcance e incluyen más componentes. La principal diferencia es que los planes de proyecto se desarrollan desde una perspectiva general y cubren todos los aspectos de la gestión del proyecto. Por el contrario, los planes de trabajo se enfocan en ayudar a los equipos a alcanzar objetivos más específicos.
Si creas tu plan de trabajo en un software de gestión como ProjectManager, será fácil iterar sobre él y mejorar con el tiempo. Puedes usar herramientas robustas como diagramas de Gantt, tableros kanban, paneles de control y mucho más. Comienza gratis hoy mismo.
Cómo hacer un plan de trabajo en 7 pasos
Los planes de trabajo pueden adoptar muchas formas, pero aquí te presentamos algunos pasos simples que puedes seguir para crear uno.
1. Establece metas y objetivos
Antes de todo, es importante escribir las metas y objetivos que se desean alcanzar con el plan de trabajo. Estas describen el propósito del plan. Asegúrate de usar metas SMART: específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con un límite de tiempo. Esto te ayudará a comenzar con buen pie.
Las metas pueden parecerse al propósito del proyecto, pero son más específicas y de largo plazo. Por ejemplo, que tu equipo aprenda a implementar una corrección de errores o a responder mejor al feedback de los clientes.
Del mismo modo, los objetivos del proyecto deben ser medibles. Por ejemplo, aumentar en un xx % los suscriptores activos mensuales o generar un cierto monto en ingresos.
2. Define el alcance de tu plan de trabajo
Una vez que tengas claras tus metas, usa una estructura de desglose del trabajo (EDT) para identificar todas las tareas necesarias para alcanzarlas. Así defines el alcance del proyecto. Al desglosar este alcance, puedes formar el equipo, estimar costos, crear un presupuesto y planificar el cronograma.
3. Estima los recursos necesarios
Al descomponer el alcance del proyecto con una EDT, podrás estimar mejor los recursos que necesitas para cada tarea. Asegúrate de incluir recursos humanos, materiales, maquinaria, subcontratistas y cualquier otro necesario para ejecutar el plan.
4. Asigna roles y responsabilidades
Forma un equipo de proyecto y define claramente los roles y responsabilidades de cada miembro. Comunícate con ellos para que comprendan sus tareas y cómo colaborar entre sí.
5. Estima costos y crea un presupuesto
Con una idea clara de los recursos necesarios, estima sus costos y crea un presupuesto. Establece una unidad de medida para el trabajo, materiales y otros recursos, y luego asigna un precio a cada uno.
6. Crea un cronograma de proyecto
Existen varias herramientas para crear un cronograma para tu plan de trabajo. La mayoría de los gestores de proyectos usan diagramas de Gantt, calendarios y tableros kanban.
7. Enumera riesgos, limitaciones y supuestos
Tu plan de trabajo es el plan de acción que guiará tu proyecto, así que cuantos más detalles tengas sobre posibles riesgos o limitaciones, mejor podrá desempeñarse tu equipo. Considera ausencias por enfermedad, tareas imprevistas o problemas técnicos que afecten el presupuesto o los objetivos.
Identifica limitaciones del proyecto que puedan convertirse en riesgos mayores y afectar entregables o metas.
Plantilla gratuita de plan de trabajo
Nuestra plantilla de plan de trabajo puede ayudarte a documentar los pasos anteriores. Asegúrate de actualizarla conforme surjan cambios. O bien, usa diagramas de Gantt si prefieres herramientas más dinámicas para planificar tu proyecto.
Una plantilla puede ayudarte a organizar tus ideas, pero para crear y ejecutar tu plan de acción necesitarás un software de gestión de proyectos dinámico que te acompañe durante la planificación, ejecución y seguimiento.
Ejemplo de plan de trabajo
Aquí tienes un ejemplo básico para ilustrar cómo funciona un plan de trabajo. Imagina que eres dueño de una empresa y quieres aumentar tu producción en un 25 % adquiriendo nueva maquinaria y contratando más empleados de producción. Aunque este proyecto no genera entregables tangibles, igual necesitarás un plan de trabajo.
Metas y objetivos
Es importante definir una meta principal y luego algunos objetivos más pequeños y específicos que permitan lograr esa meta.
Meta principal del plan de trabajo
Aumentar la producción en un 25 %.
Objetivos del plan de trabajo
- Mejorar la capacidad de producción adquiriendo nueva maquinaria
- Resolver brechas de habilidades en el equipo de planificación
- Asegurar un buen mantenimiento de la maquinaria
Alcance del plan de trabajo
A continuación, se enumeran las actividades necesarias para alcanzar la meta y los objetivos.
- Inspeccionar la línea de producción
- Realizar mantenimiento preventivo
- Optimizar la distribución de la planta
- Adquirir nueva maquinaria
- Evaluar al equipo actual
- Contratar nuevo personal
Recursos/Roles y responsabilidades
En este caso, se necesita un gerente de producción, un gerente de RR. HH. y un equipo de mantenimiento. Ellos serán responsables de ejecutar las tareas listadas arriba.
Presupuesto del plan de trabajo
El presupuesto debe cubrir tanto los costos laborales como el costo del nuevo equipo. Los costos laborales incluirán los sueldos del gerente de producción, gerente de RR. HH. y del equipo de mantenimiento. Asegúrate de estimar los costos correctamente antes de definir el presupuesto.
Cronograma del plan de trabajo
Define un plazo para analizar la línea de producción, adquirir la maquinaria, realizar el mantenimiento preventivo y contratar al nuevo personal.
Riesgos, supuestos y limitaciones
Identifica los riesgos, supuestos o limitaciones que puedan afectar tu plan. Un buen punto de partida es la triple restricción de tiempo, presupuesto y recursos.
ProjectManager te ayuda a crear planes de trabajo
Organizar cada detalle de un plan de trabajo no es tarea fácil: debes gestionar al equipo y a los interesados, entender el cronograma del proyecto, las tareas del alcance, los riesgos potenciales, el presupuesto y la asignación de recursos, sin perder de vista las metas ni las necesidades del cliente.
Con ProjectManager, puedes programar todo el cronograma en línea con diagramas de Gantt, asignar tareas, crear dependencias y hacer seguimiento. También puedes colaborar con tu equipo mediante comentarios en tareas, archivos adjuntos e interacción desde cualquier ubicación.
Además, ProjectManager ofrece herramientas de gestión de recursos que te permiten distribuir las horas de trabajo equitativamente. Así garantizas un uso equilibrado del tiempo, herramientas y recursos.
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