Una hoja de ruta de proyecto es la mejor forma de resumir el qué, por qué y cómo de tu proyecto en un formato fácil de entender que puede compartirse con cualquier persona. Una hoja de ruta de gestión de proyectos es una herramienta única con un propósito diferente al de otros documentos similares como el acta de constitución del proyecto, el cronograma, la carta de hitos o el plan de proyecto.
¿Qué es una hoja de ruta de proyecto?
Una hoja de ruta de proyecto es una herramienta que traza las tareas, hitos y entregables del proyecto en una línea de tiempo. Su principal objetivo es proporcionar una representación visual de alto nivel del plan de proyecto y explicar sus fases. También incluye información clave sobre el alcance, la gestión de riesgos y la gestión de recursos. Al actuar como guía, la hoja de ruta de proyecto también es una excelente herramienta de comunicación para mantener informadas a las partes interesadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Es el documento general que comunica la estrategia del proyecto y las razones por las cuales se ejecuta. Por ello, la hoja de ruta de proyecto ayuda a los gestores a garantizar que todos los involucrados comprendan el plan del proyecto. Las hojas de ruta se crean con diagramas de Gantt, una función del software de gestión de proyectos que permite trazar tareas en líneas de tiempo visuales.
Los diagramas de Gantt en línea de ProjectManager te permiten organizar tareas, agregar hitos, asignar recursos, vincular las cuatro dependencias de tareas y filtrar por la ruta crítica. Incluso puedes establecer una línea base para hacer seguimiento del progreso y los costos en tiempo real. Esta hoja de ruta del proyecto también se refleja en paneles de control, tableros kanban, hojas de tiempo y otras herramientas de gestión. Comparte comentarios y archivos con almacenamiento ilimitado. Comienza gratis hoy mismo.
¿Cuándo se debe usar una hoja de ruta de proyecto?
Se debe usar una hoja de ruta de proyecto siempre que haya un proyecto, programa o portafolio de proyectos que necesite gestionarse. La hoja de ruta debe crearse durante la fase de planificación, pero se utiliza a lo largo del proyecto como herramienta de seguimiento para que todos —incluidas las partes interesadas clave, los gestores y los miembros del equipo— puedan consultarla.
Gracias a su simplicidad, las hojas de ruta son comúnmente utilizadas por gestores de proyectos, gestores de programas y oficinas de gestión de proyectos (PMO) como herramientas para la gestión de portafolios. Con ellas, pueden hacer seguimiento de múltiples proyectos con facilidad.
Hoja de ruta de proyecto vs. hoja de ruta de producto
Una hoja de ruta de proyecto no es lo mismo que una hoja de ruta de producto. Aunque ambas son herramientas visuales de planificación, la hoja de ruta de producto incluye funciones específicas orientadas al desarrollo de productos. Las hojas de ruta de proyectos son similares, pero tienen diferencias sutiles. Si lideras un equipo de desarrollo de productos, lo ideal es usar una hoja de ruta de producto.
Hoja de ruta de proyecto vs. plan de proyecto
Como se mencionó anteriormente, una hoja de ruta de proyecto puede verse como una “versión simplificada” del plan de proyecto, el cual define con más detalle todas las áreas del proyecto, como el alcance, la gestión de riesgos, la gestión de recursos y más.
¿Qué debe incluir una hoja de ruta de proyecto?
Una hoja de ruta de proyecto no es solo una línea de tiempo. Es una herramienta de gestión de proyectos que permite a las organizaciones planificar, programar y hacer seguimiento de proyectos a lo largo de su ciclo de vida. A continuación, te mostramos algunas de las variables clave que deben considerarse al crearla.
- Objetivos y metas del proyecto: El elemento central de toda hoja de ruta de proyecto son los objetivos y metas a alto nivel. Es importante que la hoja de ruta esté alineada con ellos, aunque no es necesario entrar en detalles, ya que estos se explican en documentos como el plan de proyecto o el acta de constitución.
- Riesgos del proyecto: Indica los principales riesgos que podrían hacer fracasar el proyecto o comprometer elementos clave como el alcance, cronograma, objetivos, expectativas de los interesados, control de calidad, etc.
- Cronograma del proyecto: Una hoja de ruta debe incluir un cronograma visual que muestre la duración y fechas de entrega de las tareas. Además de proporcionar una línea de tiempo general, debe indicar quién será responsable de cada tarea y qué recursos se necesitarán.
- Dependencias entre tareas: Identifica las dependencias según las tareas mapeadas en tu línea de tiempo. La forma más sencilla de representarlas es usar un software con diagrama de Gantt que permita vincular dependencias.
- Recursos del proyecto: Enumera los recursos necesarios para completar el proyecto. Incluye tanto los recursos humanos (equipo del proyecto) como físicos (equipos, materiales, etc.). También debes anotar sus costos estimados, que servirán para controlar el presupuesto.
- Individuos clave: Enumera a las partes interesadas clave y los roles del proyecto, junto con la forma de contactarlos.
- Reunión inicial: Reúnete con los interesados para revisar la hoja de ruta de proyecto y asegurarte de que las expectativas estén claras para todos. (Asegúrate de tener preparada una agenda para esta reunión.)
- Roles y responsabilidades: Se detallan los roles y responsabilidades de quienes participan en el proyecto. La hoja de ruta define quién hace qué, y luego se puede hacer seguimiento de esas tareas y entregables.
Cómo crear una hoja de ruta de proyecto
En pocas palabras, una hoja de ruta extrae información del plan de proyecto para ofrecer una vista general del mismo. La hoja de ruta debe ser visual y manejable en extensión para que todos los interesados y miembros del equipo puedan comprenderla fácilmente. La mayoría de los gestores de proyecto usan diagramas de Gantt para crear hojas de ruta. A continuación, te explicamos cómo hacerlo.
1. Divide el alcance del proyecto
El alcance del proyecto es la suma de todas las tareas, es decir, el trabajo que se debe ejecutar. Por eso, definir el alcance es el primer paso al crear una hoja de ruta, ya que necesitas saber qué actividades se deben completar antes de diseñar el cronograma. Puedes usar una estructura de desglose del trabajo para asegurarte de no omitir tareas.
También es importante identificar los entregables de cada tarea y definir los estándares de calidad y criterios de aceptación correspondientes.
2. Crea un cronograma de proyecto
Una vez identificadas las tareas y estimada su duración, usa el diagrama de Gantt de ProjectManager para hacer el cronograma. Solo tienes que añadir las tareas con sus fechas de inicio y finalización en la cuadrícula. El software calculará automáticamente la duración de cada tarea y generará la línea de tiempo del proyecto.
3. Vincula las dependencias entre tareas
Una vez tengas la línea de tiempo con las tareas, sus fechas y duración, debes identificar las dependencias para asegurar la precisión del cronograma. Las dependencias indican el orden de ejecución. Existen cuatro tipos principales:
- Fin a inicio (FS): Una tarea no puede comenzar hasta que finalice la tarea precedente.
- Inicio a fin (SF): Una tarea no puede finalizar hasta que comience la anterior.
- Fin a fin (FF): Una tarea no puede finalizar hasta que finalice la anterior.
- Inicio a inicio (SS): Una tarea no puede comenzar hasta que inicie la anterior.
Como puedes imaginar, las dependencias influyen enormemente en el cronograma. Por suerte, ProjectManager facilita el proceso de vincular todos estos tipos de dependencias.
4. Asigna recursos y haz seguimiento de costos
Todas las tareas requieren recursos como dinero, mano de obra, materiales o equipos. El diagrama de Gantt de ProjectManager permite asignar recursos y gestionar costos.
Asigna tareas a miembros del equipo, ingresa su tarifa por hora y el diagrama calculará automáticamente el costo de mano de obra. Luego, en la cuadrícula puedes agregar los costos estimados de recursos no humanos. Al iniciar el proyecto, esta hoja de ruta permite comparar costos estimados con costos reales.
5. Establece hitos de proyecto
Los hitos son logros clave del proyecto, como la entrega de un entregable importante, la finalización de una fase o el cumplimiento de un objetivo.
Estos hitos pueden mostrarse en un gráfico de hitos, una versión simplificada de la hoja de ruta. Puedes agregarlos en el diagrama de Gantt seleccionando una tarea y marcándola como hito. Aparecerá como un diamante en la línea de tiempo.
Ejemplos de hoja de ruta de proyecto
Para ilustrar mejor cómo crear una hoja de ruta de proyecto, veamos dos ejemplos que reúnen los elementos mencionados anteriormente.
Ejemplo tradicional con diagrama de Gantt
Esta hoja de ruta fue creada con el diagrama de Gantt de ProjectManager. Muestra las tareas que un equipo de gestión de proyectos debe completar para ejecutar un proyecto de construcción con éxito.
Como muestra la imagen, el diagrama de Gantt de ProjectManager tiene dos secciones. A la izquierda, una cuadrícula para ingresar la información del proyecto y a la derecha, una línea de tiempo que permite visualizar esa información.
- Fases del proyecto: Los nombres, fechas de entrega y duración aparecen en negrita a la izquierda. A la derecha, se muestran como barras codificadas por color. Por ejemplo, las tareas de la fase de “Contratos” son azules, mientras que las de la fase de “Diseño” son verdes.
- Tareas: La cuadrícula desglosa las fases en tareas y permite seguir detalles como prioridad, costo estimado, estado y entregables. En la línea de tiempo, se muestra su duración, fechas, porcentaje completado y responsable.
- Dependencias: Las flechas en la línea de tiempo representan las dependencias entre tareas.
- Hitos: Los íconos de diamante indican los hitos, que en este caso marcan el final de cada fase. Sin embargo, cualquier tarea puede convertirse en hito.
- Individuos clave: Se pueden asignar tareas a los miembros del equipo. Es importante registrar su tarifa, habilidades y disponibilidad. Otros interesados, como clientes o contratistas, también pueden agregarse.
ProjectManager también ofrece una hoja de ruta para la gestión de portafolios, muy similar al Gantt, pero diseñada para seguir múltiples proyectos.
Ejemplo de hoja de ruta para gestión de portafolio
La hoja de ruta siguiente muestra una lista de proyectos que una consultora IT gestiona para diferentes clientes. A la derecha, una barra representa la línea de tiempo general para obtener una vista resumida de todos los proyectos del portafolio.
Cada proyecto puede expandirse haciendo clic en el símbolo de suma para revelar su propia hoja de ruta, que puede gestionarse individualmente con las funciones del diagrama de Gantt.
¿Qué plantillas pueden ayudarte con la hoja de ruta de proyecto?
Crear una hoja de ruta puede ser un desafío. Por eso, hemos desarrollado decenas de plantillas gratuitas para ayudarte a planificar, programar y hacer seguimiento de tus proyectos. Estas son algunas útiles para este proceso:
Plantilla de plan de proyecto
Esta plantilla te permite recopilar toda la información necesaria para elaborar tu plan de gestión del proyecto. Puedes personalizarla fácilmente y adjuntar documentos de apoyo.
Plantilla de presupuesto de proyecto
Los presupuestos son clave para iniciar y completar proyectos. Esta plantilla permite registrar todos los costos y establecer límites de gasto.
Plantilla de estructura de desglose del trabajo
Esta plantilla te ayuda a identificar todas las tareas del proyecto para luego crear la hoja de ruta, cronograma y presupuesto.
¿Qué herramientas pueden usarse para crear una hoja de ruta de proyecto?
Como se explicó antes, las hojas de ruta condensan información del plan y del cronograma del proyecto en una vista general. Para ello, deben incluir objetivos, hitos, recursos y tareas. Las herramientas más utilizadas para crearlas son los diagramas de Gantt, tableros kanban, paneles y cronogramas.
Muchos softwares de gestión de proyectos cubren algunas de estas funciones. El desafío está en encontrar una solución integral que también permita planificar, programar y dar seguimiento. Además, el software debe facilitar la colaboración, asignar tareas, programar recursos y permitir a los equipos actualizar su estado en tiempo real.
ProjectManager te ayuda a crear hojas de ruta de proyecto en minutos
Nuestro software de gestión de proyectos incluye funciones para el trabajo diario, pero también herramientas estratégicas para crear una hoja de ruta de proyecto, ya sea individual o como parte de la gestión de un portafolio. Nuestros diagramas de Gantt en línea ofrecen tanto una vista general del proyecto como un espacio para recopilar y asignar tareas, que luego pueden actualizarse por los gestores y miembros del equipo.
Sigue tu hoja de ruta con paneles en tiempo real
El panel en tiempo real refleja estos cambios a medida que ocurren, de modo que todos ven exactamente en qué estado se encuentra el proyecto y pueden abordar los problemas antes de que se agraven. El panel en tiempo real es una potente herramienta que va más allá de la planificación de la hoja de ruta, ya que permite monitorear presupuesto, avance, trabajo y tiempo.
Mantén el equilibrio en los recursos del proyecto
Asignar correctamente los recursos es esencial para mantenerse en curso. Si están sobrecargados, puede haber agotamiento. Conserva a tu equipo y mantén su productividad con nuestras funciones de gestión de recursos. Usa el gráfico de carga de trabajo codificado por colores para ver de inmediato quién tiene demasiadas tareas o muy pocas. Puedes reasignar tareas directamente desde ese gráfico para equilibrar la carga y mantener al equipo trabajando a su máxima capacidad.
ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea, lo que significa que los datos se recopilan en tiempo real y los equipos pueden acceder a las herramientas incluso si trabajan de forma remota. Ofrece una plataforma colaborativa y comunicación a nivel de tarea para que la hoja de ruta siempre refleje la información más reciente. Descubre cómo puede ayudarte a crear una hoja de ruta de proyecto y gestionar su ejecución con esta prueba gratuita de 30 días.