El alcance de un proyecto es la suma de todo el trabajo que debe ejecutarse. Un enunciado del alcance del proyecto ayuda a los gerentes de proyecto a definir los límites de lo que se hará y lo que no se hará. Pero los enunciados del alcance no son solo para la gestión del trabajo.

Para redactar un enunciado del alcance del proyecto, necesitarás comprender los objetivos del proyecto, la estructura de desglose del trabajo y los requisitos, entre otras cosas. Luego, una vez que hayas definido el alcance, podrás crear un documento del alcance del proyecto.

¿Qué es un enunciado del alcance del proyecto?

Un enunciado del alcance del proyecto es un documento que define todos los elementos del alcance del proyecto, así como las suposiciones, requisitos del proyecto y criterios de aceptación. Tu enunciado del alcance del proyecto servirá como la herramienta principal de referencia para los stakeholders y los miembros del equipo, y como una guía para medir con precisión el éxito del proyecto.

El enunciado del alcance del proyecto forma parte del plan de gestión del alcance, un documento más amplio que contiene todas las estrategias, reglas y procedimientos para gestionar el alcance del proyecto. De la misma manera, el plan de gestión del alcance es un componente importante del plan del proyecto.

¿Qué incluye un enunciado del alcance del proyecto?

Este documento detallado define los límites de un proyecto, especificando lo que está incluido y lo que está excluido. Por lo general, el enunciado del alcance del proyecto comienza con una descripción del proyecto con una breve visión general de su propósito y objetivos. También hay una lista de entregables tangibles e intangibles, así como los objetivos definidos del proyecto.

Se deben incluir los criterios de aceptación para determinar si los entregables son aceptables, mientras que las exclusiones del proyecto especifican lo que no está incluido en el proyecto. Este documento del alcance del proyecto también detalla las restricciones que pueden afectar su ejecución y una lista de suposiciones realizadas durante la planificación. También se incluye una descripción detallada del alcance, los límites del proyecto, los riesgos iniciales y los criterios de aceptación de los stakeholders.

Ejemplo de enunciado del alcance del proyecto

Para comprender mejor qué es un enunciado del alcance del proyecto, pensamos que sería útil visualizarlo usando nuestra plantilla gratuita de alcance del proyecto para Word como ejemplo. Como puedes ver, tiene la información básica del alcance en la parte superior y luego presenta una justificación general de la necesidad del proyecto y cómo la cumplirá.

Luego pasamos a la parte principal del enunciado del alcance del proyecto, como lo que estará dentro y fuera del alcance del proyecto. Esto crea límites para el proyecto y aclara qué es esencial y debe priorizarse.

A continuación, explicamos los objetivos empresariales, como las metas que el proyecto debe alcanzar para tener éxito, y los entregables que se producirán a lo largo de su ciclo de vida.

Después, se describen las exclusiones del proyecto, los problemas de tiempo, costo, alcance, riesgo, recursos, etc., que podrían limitarlo, y cualquier supuesto que se haya hecho en el proyecto.

Finalmente, se abordan los costos. El enunciado del alcance del proyecto estima los costos y los enumera todos, incluidos el costo estimado, el costo real y el costo al finalizar el proyecto. Luego puedes mostrar la variación, que es la diferencia entre el costo estimado y el real.

Cómo redactar un enunciado del alcance del proyecto

Ahora que sabemos qué es un enunciado del alcance del proyecto, aprendamos cómo escribir este importante documento de gestión de proyectos. Similar a las cinco W del periodismo—quién, qué, cuándo, dónde y por qué—para delinear correctamente tu enunciado del alcance del proyecto, debes abordar estos siete elementos:

1. Objetivos y metas del proyecto

Los objetivos y las metas definen el propósito de un proyecto. Los objetivos son los pasos más pequeños que conducen a las metas, que son más amplias. Comienza tu documento del alcance del proyecto explicándolos. Estos objetivos y metas también deben documentarse en un acta de constitución del proyecto.

2. Requisitos del proyecto

Los gerentes de proyecto y los stakeholders deben acordar el alcance del proyecto y otros requisitos, como la calidad esperada, riesgos, beneficios y costos, entre otros.

3. Descripción del alcance del proyecto

Parece sencillo, pero este es el paso más importante. Aquí es donde definirás el alcance del proyecto, es decir, todo el trabajo que debe realizarse para completarlo. Aquí algunos pasos para ayudarte a definir el alcance del proyecto:

• Usa una estructura de desglose del trabajo para visualizar todas las tareas, entregables e hitos.
• Enumera lo que está dentro y fuera del alcance del proyecto. Todo lo que no esté incluido se conoce como exclusiones.
• Identifica las restricciones del proyecto, como tiempo o costo.
• Crea una línea base del alcance para comparar el progreso real con el planificado.

Las exclusiones y las restricciones son esenciales porque ayudan a establecer los límites para el proyecto y a gestionar las expectativas de los stakeholders, además de dar a los miembros del equipo ciertas limitaciones creativas.

4. Exclusiones del proyecto

Es crucial definir los límites de lo que incluye el proyecto desde el principio, pero también es extremadamente importante enumerar lo que no incluye. Por ejemplo:

• Actualizaciones de aplicaciones planeadas para un proyecto posterior y que no están incluidas en este.
• Acceso restringido o reprogramado a ciertas líneas de soporte o funciones del producto.

5. Restricciones del proyecto

Las restricciones son las que hacen que gestionar proyectos sea un verdadero rompecabezas. Las tres principales restricciones suelen ser tiempo, dinero y alcance, conocidas como la triple restricción de la gestión de proyectos. Están interconectadas: si ajustas una, las demás también se verán afectadas.

Pero hay otras restricciones adicionales, como riesgos, recursos, organización, clientes y más. Enumera todas las restricciones que prevés para estar preparado con soluciones cuando sea necesario.

6. Supuestos del proyecto

Tus supuestos del proyecto suelen girar en torno a los mismos aspectos que terminan siendo restricciones, como tiempo, dinero y alcance. Por ejemplo, aquí puedes anotar: “el equipo de desarrollo estará disponible durante este periodo” o “el equipo de soporte recibirá capacitación antes de x fecha”. Esto no solo informa a los stakeholders sobre las necesidades clave del plan de proyecto, sino que también te muestra dónde están los mayores factores de riesgo.

7. Entregables del proyecto

Enumera los entregables que tu equipo debe producir para alcanzar los objetivos del negocio. Esto puede incluir el producto, manuales de instalación, materiales de marketing, comunicados de prensa, campañas publicitarias, etc.

Este esquema del enunciado del alcance del proyecto sirve como guía a medida que desarrollas el documento completo. Aunque predecir el futuro del proyecto es imposible a tan alto nivel, este es el primer paso para acercarse lo más posible al resultado esperado. Siguiendo estas siete secciones clave, podrás iniciar con éxito el proyecto.

Los diagramas de Gantt son esenciales para la gestión del alcance. Sin embargo, la mayoría de los programas son limitados en funcionalidad. ProjectManager ofrece diagramas de Gantt dinámicos que organizan, priorizan, vinculan dependencias y agregan hitos. Pero además, puedes filtrar por la ruta crítica y, al establecer la línea base, comparar el progreso real con lo planificado. No hay mejor forma de monitorear el alcance del proyecto.

Ejemplos de enunciado del alcance del proyecto

Ahora revisemos dos ejemplos sencillos de enunciado del alcance del proyecto para entender mejor cómo se usa en distintas industrias.

Ejemplo de enunciado del alcance del proyecto de construcción

Definir el alcance de un proyecto es uno de los pasos más importantes del proceso de planificación. En construcción, ayuda a propietarios, contratistas y subcontratistas no solo a acordar cómo será el proyecto, sino también a estimar costos con base en el trabajo, materiales, equipo y mano de obra necesarios.

1. Objetivos y metas: Construir un complejo de apartamentos para generar ingresos para la empresa constructora.
2. Requisitos: Arquitectos, ingenieros y gerentes trabajarán en el diseño para definir especificaciones y requisitos, incluidos estándares de calidad y seguridad. Para ello, se crearán planos, mediciones y diseños asistidos por computadora.
3. Descripción del alcance: Con el diseño listo, se puede definir el alcance mediante una estructura de desglose del trabajo que detalle tareas como albañilería, plomería, electricidad y más.
4. Exclusiones: Es fundamental explicar qué actividades no se ejecutarán para evitar malentendidos.
5. Restricciones: Además de tiempo, alcance y costo, también pueden influir recursos, calidad, riesgos, regulaciones locales y códigos de construcción.
6. Supuestos: Antes de comenzar, se hacen supuestos sobre factores fuera del control del equipo, como clima, disponibilidad de proveedores y cumplimiento de plazos. Estos se confirmarán o desmentirán al avanzar.
7. Entregables: Incluyen trabajos de HVAC, electricidad, carpintería y albañilería, entre otros, realizados por distintos equipos y subcontratistas.

Ejemplo de enunciado del alcance del proyecto de manufactura

Los proyectos de manufactura implican la producción de bienes físicos, transformando materias primas en productos terminados. Aquí un ejemplo sencillo.

1. Objetivos y metas: Crear un producto final basado en la planificación estratégica y la investigación de mercado.
2. Requisitos: Incluyen requisitos internos, como bajos costos, altos márgenes y rápida rentabilidad para los stakeholders; y externos, como calidad, precio y características demandadas por los clientes.
3. Descripción del alcance: Resumen de actividades como desarrollo de producto, adquisición y transporte de insumos, ensamblaje, control de calidad y distribución al mercado.
4. Exclusiones: Especifica qué características y estándares de calidad estarán fuera del alcance, idealmente documentado con una lista de materiales.
5. Restricciones: Capacidad de producción, disponibilidad de recursos, demanda de clientes y mantenimiento de maquinaria.
6. Supuestos: Reunir suposiciones de marketing, ventas, producción y mantenimiento para prever escenarios diversos. Modelos de programación lineal pueden ayudar a simular distintos niveles de producción y demanda.
7. Entregables: Documentos de desarrollo, prototipo y versión final del producto para su lanzamiento al mercado.

Enunciado del alcance del proyecto vs. alcance del trabajo

Hay algunas cosas con las que normalmente se confunde un enunciado del alcance del proyecto, como con tu alcance del trabajo. Pueden parecer documentos similares, pero aquí están las principales diferencias entre ambos.

Tu alcance del trabajo es un acuerdo, generalmente entre un consultor y un cliente, que detalla el plan de trabajo que se realizará, incluyendo, entre otros:

• Entregables/productos/resultados
• Cronograma del proyecto
• Hitos del proyecto
• Informes para catalogar el progreso

Aunque tu alcance del trabajo puede ser laborioso de escribir, describe el proyecto en sí, no necesariamente el plan a seguir. En cambio, el enunciado del alcance del proyecto cumple esa función al detallar y mapear exactamente qué esperar con el plan del proyecto y el propio proyecto.

Enunciado del alcance del proyecto vs. plan de gestión del alcance

Pueden sonar similares, y el resultado final también puede ser parecido, pero un enunciado del alcance del proyecto es diferente de tu plan de gestión del alcance. Este último detalla el proceso de gestión del alcance desde el inicio hasta el final del ciclo de vida del proyecto.

Además, ayuda a definir el trabajo que debe hacerse a lo largo del proyecto, controla y supervisa esos procesos, documenta y rastrea las fases para evitar desviaciones del alcance y asiste con el cierre del proyecto, incluida la auditoría de entregables y la evaluación del éxito.

Tu declaración del alcance del proyecto no es tan extensa: es simplemente el paraguas que cubre el plan de gestión del alcance, sirviendo como una rúbrica para que los stakeholders y miembros del equipo la sigan.

¿Cómo ayuda un enunciado del alcance del proyecto al equipo?

Este documento crucial beneficia al equipo de muchas formas. Actúa como una guía que proporciona claridad y entendimiento, definiendo qué está incluido y qué está excluido del proyecto. Aclara los entregables y vincula el proyecto con las necesidades del negocio.

También divide el proyecto en tareas manejables, lo que facilita determinar los recursos necesarios para cada una. Todos los interesados, incluidos cliente, patrocinador y equipo, tienen un entendimiento compartido del alcance, lo que minimiza desacuerdos. En última instancia, este documento del alcance del proyecto puede contribuir a un resultado exitoso.

Consejos para redactar un enunciado del alcance del proyecto

Aquí tienes las mejores prácticas para redactar tu enunciado del alcance del proyecto:

• Evita el lenguaje lleno de jerga. Hablarás con personas de diferentes departamentos y especializaciones, así que mantén un lenguaje claro y consistente.
• Involucra a todos los stakeholders relevantes, como cliente, patrocinador, miembros del equipo y usuarios finales. Sus aportes y comentarios garantizan que todos estén de acuerdo con los límites y objetivos.
• Mantenlo breve. Como es un documento del proyecto para obtener la aprobación de stakeholders, probablemente será editado varias veces y servirá como guía de referencia rápida. Por eso, sé conciso y guarda los detalles para el plan completo.
• Evita declaraciones demasiado amplias. No comprometas en exceso los recursos antes de iniciar el proyecto.
• Declara explícitamente lo que está fuera del alcance para gestionar expectativas y evitar que el proyecto se expanda más allá de lo previsto.
• Enfócate en los entregables en lugar de las tareas, ya que los productos o servicios finales ayudan al equipo a determinar cómo completar el trabajo.
• Asegúrate de que responda preguntas como:
  • ¿Cuáles son los beneficios empresariales a largo plazo?
  • ¿Qué ofrece a nuestros clientes que no tengan actualmente?
  • ¿Es mejor que lo que ya ofrecemos en el mercado?

ProjectManager y la gestión del alcance del proyecto

Las implementaciones grandes pueden consumir tiempo y energía. No dejes que te abrumen antes de empezar. Para comenzar, usa nuestro software de diagramas de Gantt para crear una Estructura de Desglose del Trabajo y visualizar los entregables, así como las tareas necesarias antes de presentar tu enunciado del alcance del proyecto.

Luego, prueba ProjectManager y usa nuestras funciones de gestión de tareas para organizar, priorizar y ordenar las tareas por fases del proyecto. Incluso puedes solicitar aportes de otros: los miembros del equipo pueden comentar directamente sobre las tareas para mantener la comunicación organizada y precisa.

Supervisa tus recursos, tareas, entregables y más para mantener tu proyecto en buen camino. Con ProjectManager, puedes planificar tu cronograma con nuestro diagrama de Gantt, enumerar entregables con nuestra lista de tareas o herramienta kanban e invitar al equipo a revisar el cronograma antes de entregar el enunciado del alcance del proyecto a los stakeholders clave. Comienza tu prueba gratuita de 30 días hoy mismo.