Los proyectos, sean grandes o pequeños, son recorridos. Los gestores de proyectos son responsables de asegurarse de que esos recorridos sigan el plan y, para lograrlo, deben dividir los proyectos en fases para facilitar su gestión. Un diagrama de hitos puede ayudarlos en este proceso.
¿Qué es un hito de proyecto?
Un hito de proyecto es un evento que marca un punto importante en una línea de tiempo del proyecto o en un diagrama de hitos. Algunos ejemplos de hitos incluyen conformar un equipo de proyecto, iniciar una fase del proyecto o entregar un entregable. Más adelante explicaremos con mayor detalle los diferentes tipos de hitos, pero antes definamos qué es un diagrama de hitos.
¿Qué es un diagrama de hitos?
Un diagrama de hitos es un gráfico de gestión de proyectos que ayuda a los gestores de proyectos a visualizar los hitos del proyecto. Normalmente muestra cada hito y la fecha en que debe completarse, su estado (completo o incompleto) y, en algunos casos, su prioridad. Muchos diagramas de hitos usan colores o símbolos específicos para resaltar los hitos más críticos.
Los diagramas de hitos suelen crearse con diagramas de Gantt, un gráfico de barras horizontal que representa las tareas y los hitos del proyecto a lo largo de una línea de tiempo. Esta es una poderosa herramienta de planificación que permite a los gestores de proyectos crear un programa de trabajo o incluso un cronograma de hitos más detallado.
ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que te permite crear cronogramas de proyecto y diagramas de hitos en minutos gracias a sus potentes diagramas de Gantt. Nuestros diagramas de Gantt te permiten asignar trabajo a los miembros del equipo, arrastrar y soltar tareas, identificar hitos del proyecto, colaborar con tu equipo y establecer una línea base para rastrear variaciones en tiempo real. Empieza gratis.
¿Cuál es el propósito de un diagrama de hitos?
El propósito principal de un diagrama de hitos es mapear los hitos del proyecto para que el gestor de proyectos, los miembros del equipo o los interesados puedan identificarlos fácilmente. Sin embargo, también son útiles por otras razones, como:
- Simplificar los cronogramas del proyecto al mostrar solo los eventos más importantes
- Facilitar las actualizaciones de avance para los interesados clave
- Compartir información durante las reuniones de estado del proyecto
- Ayudar a priorizar tareas al enfocarse en los hitos del proyecto
- Alcanzar hitos mantiene al equipo motivado
¿Qué debe incluir un diagrama de hitos?
A continuación describimos algunos de los elementos más comunes que forman parte de un diagrama de hitos en la gestión de proyectos.
- Hitos del proyecto: Son eventos clave dentro de una línea de tiempo del proyecto que marcan un logro importante. Cada hito debe tener un nombre y una fecha límite. Ejemplos comunes incluyen la iniciación del proyecto, la recopilación de requisitos, la aprobación del diseño o el despliegue.
- Fases del proyecto: Son etapas que dividen el proyecto en partes más pequeñas y manejables. Las fases típicas incluyen iniciación, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre.
- Dependencias entre tareas: Las dependencias permiten visualizar la relación entre tareas y el orden en que deben completarse. Los cuatro tipos principales de dependencias son fin-a-inicio, inicio-a-inicio, fin-a-fin e inicio-a-fin.
- Entregables clave del proyecto: Son entregables tangibles o intangibles generados durante el proyecto que representan progreso o finalización. Ayudan a aclarar qué debe lograrse y mantienen informados a los interesados sobre el avance.
- Responsables de tareas: En un diagrama de hitos, los responsables indican quién debe completar cada hito del proyecto. Esto ayuda al equipo a entender sus compromisos y expectativas a lo largo del proyecto.
- Línea de tiempo del proyecto: Es una representación visual del cronograma del proyecto que muestra hitos, fases clave, tareas y duraciones. Es una de las herramientas más útiles para mantener el proyecto encaminado y, en algunos casos, estructurar un cronograma de hitos más detallado.
- Requerimientos de recursos: Se refiere a los recursos necesarios para completar el proyecto con éxito. Ejemplos incluyen personal, materiales y equipo. Los requerimientos de recursos ayudan a controlar el presupuesto y aseguran que el proyecto cuente con lo necesario para cumplir sus objetivos.
- Costos estimados: La estimación de costos es una parte esencial de un diagrama de hitos para mantener el proyecto dentro del presupuesto. Ejemplos incluyen costos directos, indirectos, fijos, variables y de contingencia.
Ejemplo de diagrama de hitos
Como ejemplo de diagrama de hitos, imaginemos un proyecto hipotético para construir un edificio de apartamentos con más de 100 unidades. Estará ubicado en una zona urbana en crecimiento y atenderá a familias, jóvenes profesionales y jubilados. El complejo incluirá unidades de uno, dos y tres dormitorios. Debido a la gran cantidad de tareas, un diagrama de hitos es la mejor herramienta para simplificar la planificación, la programación y el proceso de reportes. Esto se debe a que se centra en colocar en el cronograma solo los elementos más importantes: los hitos.
El proyecto comenzará con el diseño y la planificación, donde los arquitectos crearán los planos. Una vez obtenidas las aprobaciones de zonificación y los permisos de construcción, se preparará el sitio. Luego vendrá la fase de cimentación, que incluye el armazón estructural, seguida de la instalación del sistema HVAC. A medida que el proyecto avanza y se completan las inspecciones finales, se emitirá el permiso de ocupación.
En este ejemplo de diagrama de hitos, las actualizaciones periódicas permiten mantener el estado de los hitos al día. También facilita la comunicación con los interesados, quienes pueden seguir el avance del proyecto de manera más clara.
La imagen del ejemplo de diagrama de hitos anterior muestra la lista de tareas del diagrama de Gantt a la izquierda y el gráfico de barras a la derecha. Cada hito está representado por un símbolo de diamante, y las líneas debajo de estos muestran la duración de las fases del proyecto. En algunos casos, este formato puede integrarse en un cronograma de hitos más amplio para visualizar el avance general.
Cómo crear un diagrama de hitos
La mejor manera de crear un diagrama de hitos es utilizar herramientas de software de gestión de proyectos, como diagramas de Gantt en línea, listas de tareas y calendarios de proyecto. ProjectManager cuenta con estas y otras herramientas de planificación, programación y seguimiento. Aquí tienes algunos pasos para crear un diagrama de hitos con ProjectManager u otro software similar. Para comenzar, simplemente inicia una prueba gratuita de ProjectManager y abre la vista del diagrama de Gantt.
1. Crear una lista de tareas
Independientemente de la herramienta de programación que utilices, debes crear una lista de tareas completa. A lo largo del ciclo de vida del proyecto surgirán nuevas tareas de forma natural, pero la lista original debe ser lo más exhaustiva posible. Una lista detallada simplifica la identificación de tareas primarias y secundarias, así como la definición del mejor lugar para insertar un hito dentro del diagrama de hitos o, en ocasiones, dentro de un cronograma de hitos más amplio.
A continuación, la lista de hitos incluye ejemplos como diseño y planificación, permisos, preparación del sitio, cimentación, estructura y sistema HVAC.
2. Programar tareas en un diagrama de Gantt
Una vez creada la lista de tareas y documentados los detalles necesarios—nombre de la tarea, responsable, fecha de inicio, fecha de finalización, etc.—ya tienes toda la información que necesitas para programarlas en un diagrama de Gantt. Introduce la información recopilada y visualiza tu plan de proyecto en segundos.
Desde aquí, realiza cambios y ajustes arrastrando y soltando las barras de tareas. Todas las fechas de inicio y fin planificadas se representan mediante las barras de colores. Si cambias las fechas en las columnas, las barras se ajustarán automáticamente.
3. Identificar y vincular dependencias entre tareas
Ahora identifica las dependencias entre tareas, es decir, las relaciones entre ellas y el orden en que deben completarse para cumplir los criterios de éxito del proyecto. A diferencia de otros diagramas de Gantt en línea, el diagrama de Gantt de ProjectManager puede vincular los cuatro tipos de dependencias para facilitar la planificación, programación y gestión del proyecto.
4. Determinar las fases del proyecto
Usar un diagrama de Gantt para crear un diagrama de hitos permite visualizar casi automáticamente las fases del proyecto al analizar y categorizar las tareas. Como se muestra arriba, cada barra representa una tarea distinta y los colores pueden representar diferentes fases del proyecto.
Cuando codificas por colores las fases del proyecto, colocar hitos resulta casi sin esfuerzo. Una vez que decides dónde ubicarlos, solo necesitas unos cuantos clics.
5. Colocar los hitos
Las herramientas modernas de gestión de proyectos, como ProjectManager, hacen que establecer hitos sea muy sencillo. Cuando hayas creado tu cronograma y definido qué tareas califican como hitos, ingresa los detalles y comparte la información con tu equipo para que todos puedan visualizarla dentro del diagrama de hitos o, en algunos casos, dentro de un cronograma de hitos más amplio.
Una vez colocados los hitos, estos logros pueden representarse con un pequeño símbolo de diamante que no saturará el cronograma, como se muestra en la siguiente imagen.
6. Asignar la finalización de los hitos a los miembros del equipo
Asegúrate de asignar la finalización de cada hito al miembro del equipo adecuado para que sepa que debe marcarlo como completado. Esto permite que todos comprendan mejor cómo avanza el diagrama de hitos.
7. Estimar los requerimientos de recursos y costos
Hay un espacio para agregar los requerimientos de recursos y los costos específicos, de modo que todos en el equipo entiendan quién o qué se necesita para completar el hito correspondiente.
Ejemplos de hitos de proyecto
Los hitos varían de un proyecto a otro, dependiendo del tamaño, el alcance y el tamaño del equipo. Aun así, la mayoría de los hitos representan eventos como:
- Reuniones
- Aprobaciones formales
- Validaciones o sign-offs
- Inicio de diferentes pruebas
- Finalización de fases de construcción
Como puedes ver, estos son eventos significativos dentro del ciclo de vida del proyecto. Si no ocurren, el proyecto no avanzará. Al destacarlos como hitos, se ilustra claramente su importancia.
Los hitos suelen ubicarse al final de las fases del proyecto, aunque esto no es una regla estricta. También pueden aparecer a mitad de fase o incluso servir como ese impulso final que el equipo necesita para completar una etapa. Los hitos son una de las herramientas de gestión más útiles que un gestor de proyectos puede emplear para motivar al equipo y mantener el impulso del proyecto, ya sea dentro de un diagrama de hitos o incluso en un cronograma de hitos más detallado.
Plantilla de diagrama de hitos del proyecto
Para comprender mejor cómo usar los hitos dentro de un plan de proyecto real, prueba la plantilla gratuita de diagrama de hitos de ProjectManager.
La plantilla de diagrama de hitos se abre en la vista del diagrama de Gantt de ProjectManager. Esta plantilla gratuita configura el plan del proyecto, con las tareas a la izquierda y la línea de tiempo a la derecha. Como puedes ver, los íconos de diamante en la parte derecha indican dónde hay un hito. Puedes agregarlos fácilmente en cualquier fecha importante, como cuando se conforma el equipo, la finalización de una tarea, etc.
Los hitos en la plantilla gratuita de cronograma de hitos de ProjectManager pueden configurarse como inicio-a-inicio, inicio-a-fin, fin-a-fin y fin-a-inicio. De esta manera puedes determinar fácilmente cuál de los cuatro tipos de hitos del proyecto estás utilizando.
Plantillas gratuitas de gestión de proyectos
Los diagramas de hitos son una herramienta útil de gestión de proyectos. Sin embargo, necesitarás más que un diagrama de hitos para gestionar tus proyectos de principio a fin. Por eso hemos creado plantillas gratuitas de gestión de proyectos para ayudarte a planificar, programar y hacer seguimiento de manera más eficiente. Aquí tienes algunas de ellas.
Plantilla de diagrama de Gantt
Como se mencionó anteriormente, los diagramas de hitos se crean utilizando diagramas de Gantt. Nuestra plantilla gratuita de diagrama de Gantt es un excelente punto de partida para documentar tus tareas y fechas límite. Luego, exporta los datos a ProjectManager, donde podrás establecer hitos, identificar la ruta crítica, asignar tareas, fijar fechas de entrega y crear un programa de proyecto.
Plantilla de panel de proyecto
Contar con un tablero de gestión de proyectos para monitorear rápidamente la salud del proyecto es fundamental. Nuestra plantilla gratuita de tablero de proyecto ayuda a los gestores de proyectos a dar seguimiento a tareas, costos y carga de trabajo.
Plantilla de seguimiento de tareas
No es posible alcanzar los hitos del proyecto sin completar las tareas correspondientes. Nuestra plantilla gratuita de seguimiento de tareas te permite monitorear todas las actividades del proyecto para evitar que algo se pase por alto.
Beneficios de crear un diagrama de hitos con ProjectManager
Cuando gestionas tus cronogramas con una herramienta galardonada como ProjectManager (puedes registrarte para una prueba gratuita aquí), los hitos se representan en los diagramas de Gantt mediante un pequeño diamante colocado en el cronograma junto a las tareas.
Simplifica la planificación, la programación y el monitoreo
El diagrama de Gantt galardonado de ProjectManager es el lugar ideal para planificar, programar y monitorear los hitos del proyecto. Úsalo para añadir detalles como prioridades, fechas límite, dependencias entre tareas y más. Si algo cambia a lo largo del proyecto, simplemente actualiza el diagrama de Gantt y todas las demás vistas del proyecto se actualizarán automáticamente. Nunca ha sido tan fácil mantener tu proyecto dentro del cronograma.
Supervisa proyectos con tableros e informes en tiempo real
Aunque los diagramas de hitos son increíblemente útiles, otros miembros del equipo pueden preferir visualizar los datos del proyecto en otras vistas. Los tableros de proyectos en tiempo real de ProjectManager, incluido el tablero de portafolio, son la manera perfecta de obtener una vista general de los datos clave del proyecto. Para mantener informados a los interesados, explora los diferentes tipos de informes de proyecto que ayudan a comunicar distintos aspectos del proyecto.
Esto elimina la necesidad de consultar varios gráficos simultáneamente y reduce el riesgo de confusión. ¿La mejor parte? Es muy fácil hacer cambios desde cualquier lugar donde trabajes simplemente arrastrando y soltando los íconos de diamante.
Colabora en tiempo real
Nuestro diagrama de Gantt ofrece a tu equipo una plataforma interactiva para la colaboración. El equipo puede ver el progreso de las tareas, compartir comentarios y adjuntar archivos directamente a cada tarea. Incluso puedes configurar alertas automáticas para asegurarte de que los hitos se cumplan.
Cuando necesites informar a los interesados sobre el progreso hacia los hitos, ProjectManager ofrece un tablero en tiempo real para monitorear avances y generación de informes con un clic para crear reportes compartibles. ¡Nunca ha sido tan fácil gestionar hitos dentro de un diagrama de hitos o incluso dentro de un cronograma de hitos más completo!
Los hitos son solo una de las muchas herramientas de gestión de proyectos que obtienes al registrarte en ProjectManager. Nuestro software de gestión de proyectos en línea ofrece diagramas de Gantt robustos con hitos, datos en tiempo real y una plataforma colaborativa que hace a tu equipo más eficiente y productivo. Compruébalo tú mismo con una prueba gratuita de 30 días.