El tiempo gobierna todos los proyectos, por eso la estimación del tiempo es una de las actividades más importantes en la gestión de proyectos. Es fundamental para todos los involucrados, desde los interesados hasta los miembros del equipo. El reloj siempre está corriendo. Lo mejor que puede hacer un director de proyecto es desarrollar una estimación precisa del tiempo que tomará completar el proyecto satisfactoriamente.
¿Qué es la estimación del tiempo en la gestión de proyectos?
La estimación del tiempo es un proceso mediante el cual se pronostica con precisión la duración de un proyecto. Aunque no es una ciencia exacta, va más allá de una simple suposición. La estimación del tiempo implica el uso de diversas herramientas y técnicas de planificación para determinar la duración de las tareas y, por ende, del proyecto.
El software de gestión de proyectos ayuda a estimar la duración de un proyecto. ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos que cuenta con potentes diagramas de Gantt capaces de organizar tareas, recursos y costos para determinar la duración del proyecto. Una vez que el cronograma se ha definido en el diagrama de Gantt, los gestores pueden filtrar la ruta crítica para identificar las tareas esenciales que deben completarse e incluso establecer una línea base para capturar el plan y compararlo con el progreso real, asegurando que el proyecto se mantenga en curso.
¿Por qué es importante la estimación del tiempo?
Un estudio realizado en 2018 por el Project Management Institute (PMI) indicó que una mala estimación del tiempo es la causa principal del 25 por ciento de los proyectos fallidos. Con esas probabilidades, quien logre “detener el reloj” será un supergestor de proyectos.
Aunque detener el tiempo sea imposible, sí es posible anticiparse a su impacto en la fecha final del proyecto. Prever cuánto tiempo tomará completar las tareas permite realizar una estimación. Pero no se trata de magia, sino de aplicar correctamente las técnicas de planificación de proyectos.
Entonces, ¿cuáles son algunos de esos consejos y técnicas para mejorar la estimación del tiempo del proyecto? Varían desde simples hasta complejos. A continuación, se enumeran algunos de los métodos de estimación del tiempo más probados. Descubre cuál se adapta mejor a tu estilo de gestión de proyectos.
5 métodos de estimación del tiempo para la gestión de proyectos
Como se mencionó, la estimación del tiempo va más allá de una suposición. Utiliza varios métodos que ayudan a lograr una estimación precisa. Algunos de esos métodos se enumeran a continuación.
1. Método de la ruta crítica
La ruta crítica es el conjunto más largo de tareas que deben completarse para que el proyecto se considere exitoso. Por lo tanto, el método de la ruta crítica ayuda a que la estimación del tiempo del proyecto sea más precisa al calcular cuánto tarda cada tarea en completarse. También permite identificar las tareas que deben finalizarse sin demora y que requieren mayor atención. Algunas tareas no son críticas, por lo que pueden retrasarse o incluso omitirse sin poner en riesgo el proyecto.
El método de la ruta crítica es fundamental para crear cronogramas realistas e identificar dependencias entre tareas, así como limitaciones de recursos y riesgos en el proyecto. El cálculo puede ser complejo y consumir tiempo si se realiza manualmente, pero como se mencionó antes, ProjectManager permite filtrar fácilmente la ruta crítica en la vista de diagrama de Gantt, lo que ahorra tiempo que puede dedicarse a tareas más importantes.
Algunos conceptos del método de la ruta crítica incluyen el tiempo de inicio más temprano (ES) de una tarea, el tiempo de inicio más tardío (LS), el tiempo de finalización más temprano (EF), el tiempo de finalización más tardío (LF) y la holgura, también llamada “float”, que indica cuánto puede retrasarse una tarea antes de afectar el tiempo estimado de finalización del proyecto.
Para calcular el paso hacia adelante en el método de la ruta crítica, EF = ES + t (donde t es la duración de la actividad).
Para calcular el paso hacia atrás, se utiliza LS = LF – t.
2. PERT
PERT (Program Evaluation and Review Technique) proviene de la Marina de los Estados Unidos, donde se utilizó para estimar el tiempo necesario para desarrollar misiles balísticos. Lo que hace PERT es secuenciar las tareas del proyecto en el orden en que deben completarse, estimar la duración de cada una y encontrar la ruta crítica para calcular la duración total del proyecto. Así es como se ve un diagrama PERT.
Comienza con una EDT, desglosando las tareas en actividades más pequeñas, que luego se colocan en un diagrama PERT o en un diagrama de Gantt. Al comparar los diagramas PERT con los diagramas de Gantt, en un diagrama de Gantt las tareas dependientes —aquellas que no pueden comenzar hasta que otra haya terminado— están vinculadas. Cada tarea aparece como una línea en el diagrama de Gantt, con un punto de inicio y un punto de finalización.
3. Estimación ascendente y descendente
La estimación ascendente consiste en dividir tareas grandes en tareas más pequeñas y detalladas. Luego se estima cuánto tiempo tomará completar cada una. Calcular el tiempo a un nivel granular también aumenta la precisión.
La estimación descendente es un análisis en el que primero se desarrolla una visión general del cronograma del proyecto esperado. Luego, utilizando proyectos anteriores, experiencia y datos históricos como referencia, se determina la estimación de tiempo.
Ambas técnicas de estimación del tiempo funcionan bien en conjunto. Compara los resultados de ambas y obtendrás una estimación aún más precisa del tiempo necesario para completar el proyecto. Si los dos resultados no coinciden, no significa que uno sea incorrecto, sino que debes refinar tu estimación.
4. Análisis de datos históricos de proyectos pasados
Revisa ejemplos anteriores y observa cuánto tiempo tomaron. Más allá de lo anecdótico, los datos históricos son información sobre eventos y circunstancias pasadas relacionadas con un tema específico. El análisis de estos datos es muy útil.
Los datos históricos también son amplios. Incluyen una variedad de información relacionada con el tema, desde comunicados de prensa y reportes financieros hasta registros y documentación de proyectos.
Para tener una estimación de tiempo coherente, los datos históricos son importantes, aunque no son baratos. Recolectar datos históricos requiere dinero, tiempo y esfuerzo. Aun así, incluso una pequeña cantidad de información histórica es mejor que nada, ya que proporciona precedentes y permite planificar con mayor precisión el tiempo que tomará completar el proyecto.
5. Estimación del tiempo por concepto de expertos en la materia
Puedes hacer muchas estimaciones por tu cuenta e incluso buscar datos históricos para colocar tu proyecto en un contexto más amplio, pero la estimación del tiempo no debe hacerse de manera aislada. Hablar con una persona que haya trabajado en proyectos similares revelará matices y detalles que no se encuentran en los datos.
Los expertos son de gran ayuda, pero puede que haya personas cercanas con conocimiento que aún no has aprovechado: tus propios colegas. Los equipos se forman por su experiencia y especialización. Habla con ellos, haz lluvias de ideas y escucha sus opiniones y preocupaciones.
Es probable que los miembros del equipo hayan trabajado en proyectos similares y resuelto problemas que antes pudieron haberlos retrasado. Pueden ofrecerte ideas sobre una planificación más eficiente y efectiva, incluyendo una mejor estimación del tiempo que tomará completar cada fase.
¿Cómo hacer una estimación de tiempo para un proyecto?
Sigue estos seis pasos para obtener una estimación precisa de la duración de tu proyecto.
1. Identifica todas las tareas de tu proyecto
Utiliza una estructura de desglose del trabajo (EDT) para identificar todos los entregables del proyecto y, a su vez, cada tarea necesaria para lograr un resultado exitoso.
2. Estima la duración de cada tarea
A partir de tu lista de tareas del proyecto, estima la duración de cada una. Luego, puedes sumar estos tiempos para obtener una estimación de la duración total del proyecto.
3. Identifica las dependencias entre tareas
Las dependencias de tareas son aquellas que no pueden comenzar o finalizar hasta que otra haya comenzado o terminado. Conocer estas dependencias te ayudará a evitar sorpresas y retrasos costosos en el proyecto.
4. Secuencia tus tareas
Cada una de las tareas identificadas deberá priorizarse y organizarse desde el inicio hasta el final. Algunas dependerán de otras y deberán completarse antes. En este punto, secuencia todas las tareas. Este es el inicio de tu cronograma de proyecto.
5. Encuentra la ruta crítica de tu proyecto
Ya hemos explicado qué es la ruta crítica y su importancia para determinar la duración del proyecto, ya que muestra las tareas esenciales y no esenciales dentro del mismo.
6. Crea un cronograma de proyecto
Ahora puedes elaborar un cronograma de proyecto adecuado. Ya cuentas con las tareas, las dependencias y la secuencia. Agrega los recursos necesarios para ejecutar esas tareas y los miembros del equipo que se asignarán a cada una.
Consejos para una estimación de tiempo de proyecto eficaz
Como probablemente ya habrás notado, la estimación del tiempo es en parte un arte. Es más que una suposición, pero menos que una ciencia exacta. Sin embargo, hay medidas que puedes tomar para lograr mayor precisión al estimar el tiempo de tu proyecto. Aquí algunos consejos.
No caigas en la falacia de la planificación
La falacia de la planificación se refiere a la tendencia psicológica de las personas a subestimar el tiempo necesario para completar una tarea. A menudo, se omiten los datos históricos en los cálculos y solo se piensa en lo que debe hacerse, lo que genera estimaciones inexactas.
Los errores de estimación suelen deberse a dos factores: no considerar los datos históricos (no revisar cuánto tiempo tomó una tarea similar en el pasado) y asumir que no habrá obstáculos que compliquen el avance. Este último fenómeno se conoce como sesgo de optimismo.
Conoce lo que debe hacerse
Existen muchas herramientas que ayudan a identificar las tareas necesarias para completar con éxito un proyecto y, con ello, crear un cronograma más preciso. Una de esas herramientas es la estructura de desglose del trabajo (EDT), que permite dividir los entregables del proyecto en tareas más pequeñas. Esto no solo hace el trabajo más manejable, sino que también mejora la precisión de las estimaciones de tiempo.
Registra el tiempo de manera exhaustiva
Un proyecto no consiste solo en ejecutar tareas. Otras actividades aparentemente menores también consumen tiempo. No olvides incluir el tiempo necesario para realizar reuniones, tanto con el equipo como para informar a los interesados. También hay comunicaciones generales, pruebas y otras actividades que se desarrollan a lo largo de las fases del proyecto.
Uso de ProjectManager para la estimación del tiempo
Para obtener mayor precisión al cargar los datos iniciales, utiliza el diagrama de Gantt en línea de ProjectManager. Vincular tareas dependientes es sencillo. Editar la duración de las tareas es tan fácil como arrastrar y soltar en la línea de tiempo. Incluso puedes calcular automáticamente la ruta crítica.
Una vez que tengas una estimación y estés listo para iniciar el proyecto, ya estarás trabajando en un software de gestión de proyectos robusto con actualizaciones de estado en tiempo real, asignación sencilla de tareas y una plataforma colaborativa que ayuda a los equipos a comunicarse y trabajar de manera más productiva.
ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que mantiene a los gerentes, equipos e interesados trabajando juntos de forma más eficiente. Los diagramas de Gantt en línea incorporan herramientas colaborativas a la planificación, y un panel en tiempo real recopila datos a medida que se actualizan, mostrando métricas del proyecto fáciles de filtrar y compartir. Prueba gratuita de 30 días y descubre cómo puede ayudarte a estimar mejor el tiempo en tus proyectos.