Bauprojekte sind anfällig für Veränderungen. Schlechtes Wetter kann Verzögerungen verursachen, Stakeholder ändern ihre Erwartungen oder Probleme in der Lieferkette belasten Zeitplan und Budget. Veränderungen treten fast sicher auf – aber wie lassen sie sich steuern, damit Ihr Projekt nicht aus dem Ruder läuft?
Die Antwort liegt in der Verwendung eines Nachtragsauftragsformulars. Die Erfassung der Änderung, ihre Definition und anschließende Genehmigung oder Ablehnung halten den Projektumfang unter Kontrolle. Stellen Sie sicher, dass Ihr Projekt auf Kurs bleibt, indem Sie unsere kostenlose Nachtragsauftrag Vorlage für Excel verwenden.
Um diese kostenlose Nachtragsauftrag Vorlage für Excel herunterzuladen, klicken Sie auf das Bild unten.
Was ist ein Nachtragsauftragsformular?
Ein Nachtragsauftragsformular im Bauwesen erfasst jede Änderung des Leistungsumfangs in einem Projekt. Es beschreibt, welche Arbeiten vorgeschlagen werden, wie viel diese Änderung kostet und ob sie zu Verzögerungen im bestehenden Bauzeitplan führt.
Der Nachtragsauftrag ändert nicht nur den Zeitplan, sondern auch das Budget. Er beeinflusst, wann Auftragnehmer für ihre Arbeiten bezahlt werden, und ein Nachtragsauftragsformular dient als Instrument, um Zeit bei der Umsetzung dieser Änderungen und Zahlungen zu sparen.
Kurz gesagt: Ein Nachtragsauftragsformular ist eine Ergänzung zum Bauplan oder Vertrag. Es verändert den Leistungsumfang und muss daher vor der Umsetzung genehmigt werden, da dies wahrscheinlich zu einer Budgeterhöhung führt. Deshalb muss der Nachtragsauftrag sowohl vom Auftraggeber als auch vom Auftragnehmer freigegeben werden.
Natürlich können Papierdokumente verloren gehen oder falsch abgelegt werden. Projektmanagement-Software macht Nachtragsaufträge leicht zugänglich und nachverfolgbar, und ProjectManager geht im Änderungsmanagement noch weiter, indem es alles in Echtzeit abbildet. Hängen Sie Nachtragsaufträge an Karten auf Ihrem Kanban-Board, um Transparenz während der Umsetzung zu schaffen. Setzen Sie Prioritäten, damit Ihr Team weiß, was zuerst erledigt werden muss. Benutzerdefinierte Tags vereinfachen die Suche. Sehen Sie den Fertigstellungsgrad und teilen Sie bei Bedarf ein reines Ansichts-Kanban-Board, damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
Warum ein Nachtragsauftragsformular verwenden?
Nachtragsauftragsformulare geben Auftraggebern und Auftragnehmern die Flexibilität, während des Projektlebenszyklus auf Veränderungen zu reagieren. Die Verwendung einer Nachtragsauftrag Vorlage ist hilfreich, da sie hilft, den Änderungsprozess zu standardisieren und zusätzliche Kosten oder Verzögerungen durch Änderungen zu minimieren.
Nach der Genehmigung oder Ablehnung erzeugt die Nachtragsauftrag Vorlage eine Dokumentation, die darlegt, warum die Änderung akzeptiert oder abgelehnt wurde. Dies ist entscheidend für das Änderungsmanagement, da es die Wahrscheinlichkeit verringert, dass sich die Parteien gegenseitig für Änderungen des Leistungsumfangs verantwortlich machen (oder im schlimmsten Fall in rechtliche Auseinandersetzungen geraten), da alle Details in einer standardisierten Vorlage klar erfasst sind.
Vorteile der Verwendung einer Nachtragsauftrag Vorlage
Wir haben die Bedeutung einer Nachtragsauftrag Vorlage bereits allgemein beschrieben, nun sehen wir uns einige zentrale Vorteile genauer an.
Hilft, Scope Creep zu vermeiden
Scope Creep tritt auf, wenn sich der Leistungsumfang eines Projekts durch Hinzufügen, Entfernen oder Ändern von Aufgaben aus dem Bauplan nach Projektstart erweitert – ohne die Aufsicht des Projektmanagements.
Da diese Änderungen am Projektumfang nicht durch den Projektmanager kontrolliert werden, wirken sie sich auf Zeitplan und Budget aus, da zusätzliche Aufgaben Ressourcen und Zeit erfordern, die im ursprünglichen Projektplan nicht berücksichtigt waren.
Zum Glück hilft eine Nachtragsauftrag Vorlage, alle Änderungen am Leistungsumfang nachzuverfolgen, und unterstützt Sie so dabei, Scope Creep zu vermeiden.
Ermöglicht den Aufbau eines Änderungsmanagement-Prozesses
Diese Nachtragsauftrag Vorlage kann Ihnen helfen, einen Änderungsmanagement-Prozess für Ihr Team oder Ihre Organisation einzuführen. Durch die Verwendung eines einheitlichen Formulars verstehen Sie Nachtragsaufträge in Ihren Projekten besser.
Einer der Hauptvorteile dieser Nachtragsauftragsvorlage ist ihre Vielseitigkeit – sie kann von Bauherren, Bauunternehmen, Generalunternehmern und Subunternehmern genutzt werden.
Wer sollte diese Nachtragsauftrag Vorlage verwenden?
Sowohl der Projektauftraggeber als auch der Auftragnehmer können diese Nachtragsauftrag Vorlage nutzen. Dazu gehören Generalunternehmer, Subunternehmer und Nachunternehmer. Alle müssen in den Genehmigungsprozess einbezogen werden, wenn sie an der Änderung beteiligt sind.
Sobald der Nachtragsauftrag genehmigt wurde, wird er in den ursprünglichen Vertrag für die durchzuführenden Arbeiten aufgenommen. Dies ist auch eine rechtliche Frage: Wird die Zahlung verzögert, hat der Auftragnehmer das Recht, eine Bauhandwerkersicherungshypothek einzureichen.
Wann sollte man diese Nachtragsauftrag Vorlage verwenden?
Diese Nachtragsauftrag Vorlage kann immer dann genutzt werden, wenn es eine Anfrage gibt, den Vertrag zwischen dem Projektauftraggeber und einem der beauftragten Auftragnehmer zu ändern.
Wenn eine Änderung beantragt wird, wird die Nachtragsauftrag Vorlage genutzt, um die Änderung zu verwalten und das Projekt im Zeit- und Budgetrahmen zu halten. Ein Nachtragsauftragsformular wird in der Regel nur während der Ausführungs-, Kontroll- und Überwachungsphasen eines Projekts verwendet. Gerade während der Erfüllung der Projektergebnisse treten diese Änderungen häufig auf.
Wie man diese kostenlose Nachtragsauftrag Vorlage verwendet
Die kostenlose Nachtragsauftrag Vorlage von ProjectManager ist ein Schlüsselwerkzeug, um Veränderungen im Projekt zu managen, den Zeitplan einzuhalten und im Budget zu bleiben. Sie wurde so gestaltet, dass sie in jeder Branche genutzt werden kann – auch in der Baubranche, wo Nachtragsaufträge häufig verwendet werden, um den Projektvertrag anzupassen.
Projekt
Die Vorlage beginnt mit internen Angaben, wie dem Namen des Projekts, der Auftragsnummer sowie der Angabe, ob die Änderung intern oder extern ist, und dem Datum des Nachtragsauftrags.
Grund der Änderung
Im nächsten Abschnitt wird die Änderung definiert und der Grund erläutert. Es wird dargelegt, warum die Änderung notwendig ist oder wie sie das Endergebnis des Projekts verbessern kann.
Beschreibung der Änderung
Hier wird die Änderung beschrieben. Diese Beschreibung verdeutlicht, welche Arbeiten ausgeführt werden müssen. Dazu können Materialien und Arbeitskräfte gehören. Außerdem wird die Dauer geschätzt, um klarzustellen, wie lange die Arbeit insgesamt dauern wird. Auch die Kosten werden geschätzt.
Unterschrift und Datum
Am Ende enthält die Nachtragsauftrag Vorlage Angaben dazu, wer die Änderung beantragt hat, dessen Unternehmen und Kontaktdaten. Darunter befindet sich eine Unterschriftszeile zur Genehmigung sowie das Datum, an dem der Nachtragsauftrag freigegeben wurde.
ProjectManager ist ein besseres Änderungsmanagement-Tool als eine Nachtragsauftrag Vorlage
ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die Arbeit organisiert und Ihr Projekt effizient am Laufen hält. Die Funktionen helfen bei Planung, Überwachung und Berichterstattung, um die Produktivität im Projektmanagement zu steigern. Diese Tools optimieren auch Ihren Nachtragsauftrag-Prozess.
Anstatt eine statische Vorlage zu verwenden, können Sie Nachtragsaufträge direkt in unserer Software erstellen. Nutzen Sie das Kanban-Board, ein visuelles Tool zur Nachverfolgung von Workflows. Ihre Änderungen erscheinen als Karten in Spalten, die den Produktionszyklus von „To Do“ über „In Arbeit“ bis „Erledigt“ abbilden.
Die Karten können Beschreibungen enthalten und Sie können Dateien anhängen, die mit der Änderung zusammenhängen. Tags lassen sich hinzufügen, um Abteilung, Priorität und mehr zu kennzeichnen. Stunden, Kosten und Fristen können eingetragen werden. Anschließend weisen Sie die Aufgabe der verantwortlichen Person zu.
Deren Fortschritt wird aktualisiert, sobald sie den Status ändern, und die Daten werden sofort in der gesamten Software reflektiert. So stellen Sie sicher, dass die Arbeiten wie geplant verlaufen. Fügen Sie die Aufgabe einem Stundenzettel hinzu, um die geleisteten Stunden nachzuverfolgen und den Zahlungsprozess zu optimieren.
Da unsere Software cloudbasiert ist, erhalten Sie alle Informationen in Echtzeit. Zudem gibt es unbegrenzten Speicherplatz, um alle Ihre Nachtragsaufträge in einem zentralen Hub abzulegen. Natürlich ist das nur ein Aspekt der Software, die Sie in allen Projektphasen unterstützt, sodass Sie nicht zwischen mehreren Anwendungen wechseln müssen.
Mit ProjectManager managen Sie Ihr Projekt und alle Änderungen, die während des Projektlebenszyklus auftreten. So behalten Sie die Kosten im Griff und bleiben auf Kurs. Weisen Sie Änderungen zu, verfolgen und archivieren Sie sie, während Sie das Projekt planen, überwachen und den Fortschritt berichten. Nutzen Sie alle Funktionen, um Ihre Projekte termingerecht und im Budget abzuschließen. Testen Sie ProjectManager 30 Tage kostenlos.