Verwenden Sie diese kostenlose Kanban-Board-Vorlage für Excel, um den Arbeitsablauf Ihres Teams zu visualisieren und es dabei zu unterstützen, Aufgaben zu verwalten und gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Kanban-Boards sind das bevorzugte Werkzeug für agile Teams, können jedoch jedem helfen, der Transparenz in seinen Arbeitsprozess bringen möchte – unabhängig von der verwendeten Projektmanagement-Methode.

Um diese kostenlose Kanban-Board-Vorlage herunterzuladen, klicken Sie auf das Bild unten.

Was ist eine Kanban-Vorlage?

Ein Kanban-Board ist ein agiles Tool, das den Arbeitsablauf visualisiert und besonders bei DevOps-Softwareentwicklern, Herstellern, Bauunternehmen und allen Projektbeteiligten beliebt ist. Es schafft Transparenz über den Prozess eines Teams, indem es zeigt, in welchem Produktionsstadium sich eine Aufgabe befindet.

Dies geschieht durch die Unterteilung eines Projekts in Phasen. In seiner einfachsten Form sind diese Phasen „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. Diese werden in der Regel als Spalten auf einem Board dargestellt – entweder physisch oder digital. Aufgaben werden durch Karten dargestellt, die sich von Spalte zu Spalte bewegen, während sie im Produktionszyklus fortschreiten.

Diese Kanban-Karten enthalten wichtige Informationen: den Namen der Aufgabe und eine Beschreibung, die verantwortliche Person sowie Fälligkeitsdaten. Oft gibt es auch Felder für Tags, Priorität und Fortschrittsverfolgung, um den Erledigungsgrad der Aufgabe anzuzeigen. Einige Kanban-Karten ermöglichen außerdem das Hinzufügen von Kommentaren und Anhängen, um die Arbeitsausführung zu unterstützen.

Ein Excel-Kanban-Board hat jedoch seine Grenzen. Wenn Sie das Kanban-Board in ProjectManager öffnen, erhalten Sie Zugriff auf automatisierte Workflows und mehrere Projektansichten. Wechseln Sie von der Kanban-Ansicht zu einer Aufgabenliste, einem Kalender, einem Gantt-Diagramm oder einer Tabellenansicht – alle basieren auf denselben Echtzeitdaten. Unser Kanban-Board ist außerdem mit einem Live-Dashboard und anpassbaren Berichten verbunden, damit Sie stets im Zeit- und Budgetrahmen bleiben. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager und erstellen Sie in wenigen Minuten einen leistungsstarken Kanban-Workflow.

Was ist in dieser Kanban-Board-Vorlage für Excel enthalten?

Wenn Sie die kostenlose Kanban-Board-Vorlage für Excel herunterladen, erhalten Sie eine Version der Kanban-Spalten und -Karten auf einem Excel-Blatt. Auch wenn dies nicht die optimale Art ist, das Tool zu nutzen, ist es besser, als keine Option zu haben. Wenn Sie das kostenlose Kanban-Board jedoch in ProjectManager öffnen, steht Ihnen ein dynamischeres Tool zur Verfügung, das weit mehr kann als eine statische Vorlage.

Aber dazu später mehr. Werfen wir zunächst einen genaueren Blick auf das Excel-Kanban-Board. Die Kanban-Vorlage ist vollständig anpassbar. Sie können Ihren Produktionszyklus beliebig unterteilen. In unserem Beispiel ist die Produktion in fünf Phasen gegliedert: Backlog, Zu erledigen, In Arbeit, In Prüfung und Erledigt.

Kanban-Spalten

Excel ist kein ideales Tool für die Erstellung und Nutzung von Kanban-Boards, aber unsere Vorlage holt das Beste aus den begrenzten Funktionen von Excel heraus. Die Kanban-Spalten stellen eine Phase im Produktionsprozess dar, von Backlog bis Erledigt. Sie verlaufen von links nach rechts und spiegeln den Produktionszyklus wider.

Kanban-Karten

Unter jeder Spaltenüberschrift befinden sich die Kanban-Karten. Jede Karte ist farblich codiert, um die Prioritätsstufe darzustellen. In der Karte befinden sich der Aufgabenname, eine kurze Beschreibung, die verantwortliche Person und das Fälligkeitsdatum. Auch diese Karten können Sie anpassen, um die Informationen einzufügen, die Sie benötigen.

Die Karten können von einer Spalte in die nächste kopiert und eingefügt werden. Das bedeutet, dass Sie eine Backlog-Karte kopieren und in die Spalte „In Arbeit“ einfügen können, sobald sie in Produktion ist. Anschließend können Sie sie weiter verschieben, bis sie erledigt ist, und bei Bedarf die Prioritätsfarbe ändern.

Warum Sie diese Kanban-Board-Vorlage für Excel verwenden sollten

Die Verwendung einer Kanban-Board-Vorlage für Excel ist ein hervorragendes Werkzeug, um den Arbeitsablauf zu verstehen und den Prozess von Anfang bis Ende zu visualisieren. Diese Vorlage steigert nicht nur die Produktivität durch die Zusammenarbeit von Teams auf einer gemeinsamen Plattform, sondern erhöht auch die Effizienz des gesamten Prozesses.

Beispielsweise reduziert die Nutzung unseres kostenlosen Kanban-Boards für Excel den Bedarf an Status-Meetings. Der Status des Sprints ist durch einen Blick auf die Kanban-Karten und deren Daten sofort ersichtlich. Das führt dazu, dass Teams sinnvollere Gespräche über die sichtbare Arbeit führen können.

Natürlich führen agile Teams weiterhin tägliche Stand-ups durch, und der Backlog muss gepflegt werden, um zu bestimmen, welche Karte in den nächsten Sprint übergeht. Das Kanban-Board visualisiert diesen Prozess, sodass Teammitglieder genau wissen, worauf sie sich konzentrieren und was sie abschließen müssen, bevor sie mit der nächsten Aufgabe fortfahren.

Das gilt für alle Arten von Teams, ist jedoch besonders hilfreich für verteilte Teams, die an verschiedenen Standorten an denselben Aufgaben arbeiten. Ein gemeinsames Kanban-Board erleichtert es allen, unabhängig und dennoch gemeinsam zu arbeiten.

Wie man eine Kanban-Board-Vorlage verwendet

Nachdem Sie das kostenlose Kanban-Board für Excel heruntergeladen haben, können Sie Ihre Aufgaben in die Kanban-Karten eintragen und sie unter der entsprechenden Spaltenüberschrift platzieren. Wenn diese Karten den Produktionszyklus durchlaufen, können Sie sie in die nächste Spalte kopieren und einfügen.

Vorlagen sind statische Dokumente und können in der Handhabung zeitaufwendig und frustrierend sein. Deshalb bieten wir auch ein kostenloses Kanban-Board in ProjectManager an – eine Online-Software, die das volle Potenzial von Kanban-Boards als effiziente, flexible und kollaborative Projektmanagement-Tools ausschöpft.

Mit ProjectManager können Sie Ihr Team einbinden und deren Verfügbarkeit festlegen, um Aufgaben einfacher zuzuweisen. Benutzerdefinierte und automatisierte Workflows können mit Aufgabenfreigaben erstellt werden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Aufgaben vorantreiben können. Es gibt außerdem Sicherheitseinstellungen, um Ihre vertrauliche Arbeit zu schützen. Darauf gehen wir gleich noch genauer ein.

Wann Sie diese Kanban-Board-Vorlage verwenden sollten

Wie bereits erwähnt, sind Kanban-Boards besonders beliebt bei Teams, die nach Lean- oder Agile-Methoden arbeiten. Sie werden aber auch in der Fertigung eingesetzt, wo der Work-in-Progress (WIP) begrenzt werden soll. Das Board visualisiert, was „zu erledigen“, „in Arbeit“ und „erledigt“ ist. Daher ist es besonders nützlich für Teams, die viele Aufgaben mit unterschiedlichen Prioritäten und Umfängen gleichzeitig bearbeiten.

Eine Kanban-Board-Vorlage für Excel kann auch helfen, Engpässe zu identifizieren, die Zeitpläne verzögern und unerwünschte Kosten verursachen könnten. Kanban-Boards fördern die Kommunikation und den Informationsaustausch zwischen Teams und Abteilungen. Außerdem schaffen sie Transparenz, die Managern die Möglichkeit gibt, potenzielle Hindernisse frühzeitig zu erkennen und Ressourcen neu zuzuweisen, um diese zu vermeiden.

Wer sollte diese Kanban-Board-Vorlage für Excel verwenden?

Wie bereits erwähnt, ist eine Kanban-Board-Vorlage für Excel besonders bei Lean- und Agile-Teams beliebt. Allerdings ist es selten, dass diese Teams eine statische Vorlage verwenden, wenn sie mit einer Kanban-Software wie ProjectManager mehr Flexibilität erhalten können.

Dennoch sind Kanban-Boards nicht ausschließlich Lean- oder Agile-Teams vorbehalten. Sie werden in einer Vielzahl von Branchen eingesetzt und erfreuen sich wachsender Beliebtheit bei Teams, die wiederkehrende Prozesse haben und ihren Arbeitsablauf durch mehr Transparenz verbessern möchten.

Einige bekannte Marken, die Kanban-Boards verwenden, sind Nike, Jaguar, Pixar Animation und Spotify. Auch im medizinischen Bereich kommen sie zum Einsatz – Krankenhäuser nutzen sie, um Lieferprobleme zu lösen, und Hersteller medizinischer Geräte setzen sie im Lagerwesen ein. Selbst Modehändler wie Zara verwenden Kanban-Boards für die Produktion und zur Verfolgung von Lagerbeständen in Filialen.

Weitere kostenlose Projektmanagement-Vorlagen für Excel

Kanban-Boards sind nur eine Art von Projektmanagement-Tool. ProjectManager bietet kostenlose Projektmanagement-Vorlagen für Excel und Word, die Ihnen mehr Möglichkeiten geben, Ihre Arbeit zu organisieren. Außerdem gibt es kostenlose herunterladbare Vorlagen für jede Phase Ihres Projekts. Hier sind einige der beliebtesten:

Gantt-Diagramm-Vorlage

Das Gantt-Diagramm ist eines der beliebtesten Projektmanagement-Tools, insbesondere für die Wasserfallmethode im Bauwesen und anderen Branchen. Diese kostenlose Excel-Vorlage organisiert Ihre Aufgaben und zeigt sie in einer visuellen Zeitleiste an, um die gesamte Projektdauer auf einen Blick zu sehen.

Projektplan-Vorlage

Sie können kein Projektmanagement-Tool effektiv nutzen, ohne zuvor einen Projektplan erstellt zu haben. Unsere kostenlose Projektplan-Vorlage für Word erleichtert die Definition von Projektumfang, Meilensteinen, Phasen, Aufgaben und Ressourcenanforderungen. Anschließend können Sie Zeitplan und Budget des Projekts festlegen.

Projektbudget-Vorlage

Das Projektbudget ist Teil des umfassenderen Projektplans, erfordert jedoch mehr Details. Mit unserer kostenlosen Projektbudget-Vorlage für Excel können Sie die Projektkosten genauer schätzen und vermeiden, später zusätzliche Mittel anfordern zu müssen. Sie können Arbeitskosten, Materialien und mehr in unserer detaillierten Vorlage erfassen.

Verwaltung von Kanban-Workflows in ProjectManager

Wie bereits erwähnt, sind Vorlagen hilfreich – aber nur bis zu einem gewissen Punkt. Wenn Sie das Kanban-Board in ProjectManager geöffnet haben, kennen Sie den Unterschied bereits: Er ist enorm. Unsere Software ermöglicht es Ihnen, jederzeit und überall zu arbeiten und liefert Echtzeitdaten. Wir bieten Tools für Ressourcenmanagement, Risikomanagement und Aufgabenmanagement sowie mehrere Projektansichten, darunter Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Aufgabenlisten, Tabellen- und Kalenderansichten. Außerdem können Sie Workflows automatisieren und Aufgabenfreigaben hinzufügen, um Ihre Prozesse zu optimieren.

Erstellen Sie benutzerdefinierte Workflows und Automatisierungen

Verwalten Sie Ihre Kanban-Boards mit Regeln, die den Weg einer Aufgabe festlegen. Sie können auch festlegen, welche Benutzer die Berechtigung haben, eine Aufgabe durch ihre verschiedenen Phasen zu bewegen, indem Sie Aufgabenfreigaben einrichten, um die Qualität Ihrer Ergebnisse sicherzustellen. Die Automatisierung ist einfach – Sie können Auslöser definieren, die Status, Priorität und vieles mehr automatisch ändern. So werden Teams von Routineaufgaben entlastet und können sich auf wichtigere Tätigkeiten konzentrieren.

Fortschritt und Leistung verfolgen

Wenn alle mit einer statischen Vorlage arbeiten, müssen Daten manuell eingegeben werden, und man kann nie sicher sein, ob man mit der aktuellsten Version arbeitet. Unser Kanban-Board und alle anderen Projektansichten liefern Echtzeitdaten, die in der gesamten Software geteilt werden – einschließlich eines Live-Dashboards, das Ihnen einen Überblick über Zeit, Kosten und vieles mehr bietet. Alle Informationen werden in leicht verständlichen Diagrammen und Grafiken dargestellt und erfordern keine zeitaufwendige Einrichtung wie bei einfacheren Tools.

Nachdem Sie sich nun über Kanban-Boards informiert haben, warum öffnen Sie nicht eines in ProjectManager – unserer preisgekrönten Projektmanagement-Software, mit der Sie Ihre Arbeit in Echtzeit planen, verwalten und verfolgen können? Schließen Sie sich Teams von Unternehmen wie Nestlé, Siemens und Avis an. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.