Projekte werden nicht ohne Unterstützung abgeschlossen. Neben dem Projektteam sind Materialien und Lieferungen erforderlich, um die Projektergebnisse zu erstellen. Verträge mit Lieferanten erfordern Verhandlungen und Papierarbeit.
Eine Angebotsanfrage (RFQ) ist Teil dieses Prozesses zusammen mit der Angebotsanfrage (RFP) und der Informationsanfrage (RFI). Die Verwendung dieser kostenlosen Angebotsanfrage Vorlage für Word erleichtert diesen Teil des Prozesses.
Um diese kostenlose Angebotsanfrage Vorlage herunterzuladen, klicken Sie auf das Bild unten.
Was ist eine Angebotsanfrage?
Eine Angebotsanfrage (RFQ), manchmal auch als Angebotsaufforderung oder Ausschreibung (IFB) bezeichnet, ist Teil des Beschaffungsprozesses für ein Projekt. Die RFQ dient dazu, die Lieferanten auf diejenigen einzugrenzen, die Ihre Preisspanne zu einem konstanten Satz erfüllen können. Die RFQ wird oft vor der Angebotsanfrage (RFP) versendet.
Die RFQ und die RFP sind ähnliche Dokumente, da sie gemeinsam oder einzeln den Beginn der Kommunikation mit Lieferanten darstellen. Die RFP liefert Details zum Projekt und zu den benötigten Dienstleistungen oder Materialien. Die RFQ hingegen fragt speziell nach den Kosten für diese Leistungen oder Güter, um den Projektpreis festzulegen.
Die Verwendung einer RFQ ist nicht ausschließlich im Projektmanagement zu finden, sondern wird in vielen Branchen eingesetzt. Im Projektmanagement dient die RFQ als Beschaffungsinstrument und hilft Projektmanagern, ihre Budgetziele einzuhalten. So können sie Verträge mit Lieferanten oder Anbietern abschließen, die ihren finanziellen Vorgaben entsprechen.
Unabhängig davon, welche Art von RFQ Sie verwenden, benötigen Sie nach der Unterzeichnung des Vertrags eine Möglichkeit, die Kosten über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg zu verfolgen. Projektmanagement-Software bietet Ihnen die Tools, um Ihre Ressourcen zu überwachen und sicherzustellen, dass sie mit den vereinbarten Bedingungen übereinstimmen. ProjectManager’s interaktives Gantt-Diagramm ermöglicht dies in Echtzeit, sodass Sie geplante und tatsächliche Daten überwachen können, um Budgetüberschreitungen zu vermeiden. Die Informationen aus dem Gantt-Diagramm fließen in unser Live-Dashboard ein, das diese Daten berechnet und in leicht verständlichen Diagrammen darstellt. So erhalten Sie einen Überblick über Kosten und mehr, um Probleme frühzeitig zu erkennen.
Warum Sie eine Angebotsanfrage Vorlage benötigen
Die Angebotsanfrage Vorlage ist wichtig, da Projektmanager diese Dokumente während eines Projekts an Lieferanten und Anbieter senden. Die Vorlage ist so formatiert, dass sie flexibel genug für jede Art von Projekt ist. Da Sie wahrscheinlich mehr als nur eine verschicken werden, spart eine Vorlage Zeit.
Sie sind auch entscheidend für Verhandlungen. Wenn Sie dabei sind, einen Vertrag mit einem Anbieter oder Auftragnehmer abzuschließen, ist einer der wichtigsten Punkte der Preis. Die RFQ ist die Dokumentation, die es beiden Parteien ermöglicht, sich auf die Kosten der Ware oder Dienstleistung zu einigen. Sie hilft Projektmanagern zu verstehen, welche Zahlungsbedingungen der Anbieter erwartet, die dann besprochen und gegebenenfalls angepasst werden können.
Wenn Sie ein standardisiertes Produkt suchen, ist die RFQ entscheidend. Ihr Lieferant oder Anbieter versteht, dass er mit dem Erhalt einer RFQ einer von vielen Wettbewerbern ist, die Sie um Preise anfragen. Daher liegt es in seinem Interesse, ein besseres Angebot abzugeben, was wiederum Ihre Stakeholder erfreuen wird, die auf die Kosten achten. Die RFQ macht auch die Kosten der Lieferanten oder Anbieter transparent.
Die kostenlose Angebotsanfrage Vorlage ist ein Werkzeug, das Ihnen hilft, Ihre Projektkosten zu senken, indem Sie den Ausschreibungsprozess mit Lieferanten und Anbietern kontrollieren. Sie können eine RFQ als offene Ausschreibung senden, was bedeutet, dass jeder ein Angebot abgeben und die Angebote anderer einsehen kann. Es gibt auch eine verdeckte Ausschreibung, bei der der Käufer alle Angebote gleichzeitig nach Ablauf der Frist öffnet. Eingeladene Angebote werden an ausgewählte Parteien versendet und eine Rückwärtsauktion bittet um den niedrigsten Preis.
Wann Sie eine Angebotsanfrage Vorlage verwenden sollten
Diese Angebotsanfrage Vorlage kann immer dann verwendet werden, wenn Sie Waren oder Dienstleistungen kaufen müssen, z. B. Rohstoffe von einem Lieferanten. Sie sollten mehrere RFQs an möglichst viele qualifizierte Anbieter senden, um später Preise und Qualität ihrer Produkte vergleichen zu können. Sobald Sie bereit sind, diese Waren oder Dienstleistungen zu beschaffen, können Sie dem Anbieter eine Bestellung senden.
Im Projektmanagement wird die Angebotsanfrage Vorlage typischerweise in der Planungsphase eines Projekts verwendet. Sie kommt zum Einsatz, wenn Sie entschieden haben, welche Aufgaben Sie ausführen und welche Projektergebnisse Sie erstellen möchten. Sie haben außerdem mit dem Budget begonnen oder es sogar bereits abgeschlossen und wissen ungefähr, welche finanziellen Verpflichtungen Sie eingehen können.
Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie Lieferanten und Anbieter suchen, die die benötigten Waren oder Dienstleistungen bereitstellen können. Die RFQ ist eines der Dokumente, die Ihnen helfen, die richtige Partei auszuwählen. Die von ihnen bereitgestellten Preisinformationen zeigen dem Projektmanager, ob der Lieferant oder Anbieter die Projektanforderungen erfüllen kann.
Verwenden Sie die RFQ als unterstützende Projektdokumentation, wenn Sie Lieferanten und Anbieter zu ihren Produkten oder Dienstleistungen kontaktieren. Wie bereits erwähnt, ist sie Teil des größeren Pakets, das auch die RFP und die RFI umfasst. Alle drei Dokumente dienen als Mechanismus, um mit dem richtigen Unternehmen zusammenzuarbeiten, das liefert, was Sie benötigen, um Ihr Projekt pünktlich und im Budget abzuschließen.
Wer sollte die Angebotsanfrage Vorlage verwenden?
Das hängt ab. Die Person, die die RFQ nutzt, kann je nach Organisation und Projektgröße variieren. Bei kleineren Projekten wird die Arbeit wahrscheinlich vom Projektmanager oder dem stellvertretenden Projektmanager übernommen, der mehr administrative Aufgaben erledigt.
Größere Unternehmen und Projekte haben in der Regel mehr Personal. Das bedeutet, dass es einen Beschaffungsmanager geben kann, dessen Aufgabe es ist, Beziehungen zu Anbietern und Lieferanten aufzubauen. Sie sind diejenigen, die für die Beschaffung der Waren oder Dienstleistungen verantwortlich sind und die Vertragsdetails im Einklang mit dem Projektplan ausarbeiten.
Egal, wer für die Beschaffung des Projekts verantwortlich ist: Die Verwendung einer RFQ Vorlage spart Zeit und standardisiert den Prozess. Dadurch wird er effizienter. Wenn die Unterlagen auf dem Schreibtisch derjenigen Person landen, die die Verträge unterzeichnen darf, sind alle Details vorhanden und klar dargestellt.
Wie Sie die Angebotsanfrage Vorlage von ProjectManager verwenden
Die Nutzung der kostenlosen RFQ Vorlage ist schnell und einfach. Alle notwendigen Informationen sind auf dem Formular aufgeführt. Füllen Sie einfach die entsprechenden Felder aus. Es gibt ein Feld für das Unternehmen, an das Sie die RFQ senden, sowie für dessen Kontaktdaten.
Angebotsinformationen
Es gibt auch ein Feld für den Angebotszweck und Ihr Unternehmen. Die Daten können in der oberen rechten Ecke erfasst werden. Unter dem Datum befindet sich die Angebotsnummer für Ihre Unterlagen sowie ein Feld für die Kunden-ID. Außerdem können Sie die Frist oder ein gültiges Angebotsdatum eintragen.
Notizen
Schließlich gibt es ein Feld für die Person, die das Angebot vorbereitet hat, sowie Platz für zusätzliche Kommentare oder spezielle Anweisungen.
Darunter befindet sich eine Informationszeile, die den Verkäuferkontakt, die Bestellnummer für die Rechnung, das Versanddatum, die Versandmethode, den F.O.B.-Punkt (Free on Board, was angibt, wann die Waren versendet werden) und schließlich die Bedingungen enthält.
Preise, Beschreibungen und Mengen
Unter diesen Informationen finden Sie die Details zu den Waren, wie Menge, Beschreibung, Stückpreis, eventuelle Steuern und schließlich den Gesamtbetrag, der am Ende des Dokuments summiert wird. Es gibt Felder für Zwischensumme, Steuersatz, Umsatzsteuer und weitere Gebühren.
Wie Sie eine Angebotsanfrage Vorlage mit ProjectManager verwenden
Sobald Sie mit Ihrem Anbieter oder Lieferanten einen Vertrag abgeschlossen und einen Preis für die Ware oder Dienstleistung vereinbart haben, können Sie diese in ProjectManager eintragen und die Kosten über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg verfolgen. Die kostenlose Angebotsanfrage Vorlage ist ein großartiges Werkzeug, aber sie ist auf den Beschaffungsprozess beschränkt.
Indem Sie die Ressourcenkosten im Online-Gantt-Diagramm hinzufügen, können Sie Ihr Budget in der Software festlegen und diese Kosten während der Projektausführung überwachen. Das Gantt verknüpft diese Kosten mit bestimmten Aufgaben, sodass Sie die tatsächlichen Kosten mit den geplanten Kosten vergleichen können. Die Kenntnis der Projektabweichung ist eines der Werkzeuge, die Projektmanagern zeigen, ob sie im Plan liegen.
Je schneller Sie erkennen, dass der Projektzeitplan oder das Budget aus dem Ruder läuft, desto schneller können Sie reagieren. Das spart Zeit und Geld. Alle Daten, die Sie im Gantt eingeben, werden in unserem Tool geteilt. Wenn Teams ihre Status aktualisieren, werden diese Informationen automatisch von unserem Echtzeit-Dashboard übernommen und berechnet.
Das Dashboard zeigt verschiedene Projektkennzahlen wie Kosten und Zeit, um Ihnen einen Überblick über das Projekt zu geben. Um tiefer in die Daten einzutauchen, können Sie One-Click-Berichte generieren, etwa zu Projektabweichungen, Aufgaben und mehr. Diese Berichte lassen sich filtern, sodass nur die gewünschten Informationen angezeigt werden, und können dann einfach mit Stakeholdern geteilt werden, um sie auf dem Laufenden zu halten.
ProjectManager ist ein Online-Tool, das Ihnen Echtzeitdaten für tiefere Einblicke und bessere Entscheidungen liefert. Es hilft Ihnen, jede Phase Ihres Projekts zu verwalten – von der Planung über die Ausführung bis hin zur Überwachung und Steuerung – für mehr Produktivität. Testen Sie es noch heute mit dieser kostenlosen 30-Tage-Testversion.