Utilice nuestra plantilla gratuita de análisis de partes interesadas para Excel para ayudarle a identificar y gestionar las partes interesadas de su proyecto. Incluye toda la información que necesita para comprender mejor a sus partes interesadas y comunicarse de manera más efectiva con ellas.
Las partes interesadas tienen un interés directo en el proyecto. Conocer cuáles son sus expectativas es el primer paso para gestionarlas adecuadamente. Si las partes interesadas del proyecto no están satisfechas, entonces el proyecto no puede considerarse un éxito. Por eso necesita un plan de gestión de partes interesadas. Para crear uno, puede utilizar nuestra plantilla de análisis de partes interesadas junto con otras plantillas de gestión de partes interesadas, como la plantilla de mapa de partes interesadas, la plantilla de matriz RACI y la plantilla de plan de comunicación para las partes interesadas, para asegurarse de no pasar nada por alto.
Para descargar esta plantilla gratuita de análisis de partes interesadas, haz clic en la imagen.
¿Qué es el análisis de partes interesadas de un proyecto?
El análisis de partes interesadas de un proyecto es el proceso de identificar a las personas que tienen un interés directo en un proyecto mediante una matriz de análisis de partes interesadas. Luego, el análisis agrupa a las principales partes interesadas según su nivel de participación, interés y poder o influencia en el proyecto.
La gestión de las partes interesadas es una parte importante de la gestión de proyectos porque estas participan en el proyecto y desempeñan funciones clave. Las partes interesadas de un proyecto pueden ser internas o externas. Pueden tener intereses contrapuestos o intereses que cambian a lo largo del proyecto, por lo que necesitará un plan de comunicación para las partes interesadas para mantenerlas informadas. Algunas partes interesadas son más importantes durante determinadas fases del proyecto.
Parte del proceso de análisis de partes interesadas no consiste únicamente en definir quiénes son, sino también en identificar cuáles son sus responsabilidades y cómo comunicarse con ellas sobre el avance del proyecto. Algunas partes interesadas clave necesitarán actualizaciones con mayor frecuencia que otras. Algunas prefieren ser contactadas por correo electrónico, mensaje de texto o teléfono, mientras que otras solicitan presentaciones presenciales.
Una vez que haya completado el proceso de análisis de partes interesadas, deberá comenzar a gestionarlas. Un software de gestión de proyectos, como ProjectManager, puede ayudarle a establecer expectativas y fomentar una comunicación efectiva. ProjectManager cuenta con las funciones de gestión de partes interesadas que necesita para administrar sus proyectos.
Mejore el análisis de partes interesadas con ProjectManager
- Comparta planes y cronogramas de proyectos con las partes interesadas clave mediante licencias gratuitas para invitados
- Genere reportes con un solo clic para mantener informadas a las partes interesadas sobre el progreso del proyecto
- Configure notificaciones automáticas para recibir alertas sobre cuándo debe reunirse con las partes interesadas. Pruébelo gratis
Por qué necesita una plantilla de análisis de partes interesadas
Nuestra plantilla de análisis de partes interesadas para Excel le ayuda a comprender y definir su estrategia para gestionar a las partes interesadas del proyecto. Comienza identificando a las partes interesadas, lo que da inicio al proceso de mapeo de partes interesadas. A partir de ahí, puede determinar cómo gestionarlas. Esto pone en marcha el importante proceso de gestión de partes interesadas para obtener su aprobación y apoyo, algo fundamental para el éxito de cualquier proyecto.
Para gestionar a las partes interesadas de su proyecto, deberá identificarlas y comprender sus intereses, influencia y responsabilidades. Nuestra plantilla de matriz RACI puede ayudarle a definir sus funciones y responsabilidades. Puede haber partes interesadas en toda su organización, desde ingeniería hasta ventas y marketing, por lo que cuanto más apoyo obtenga de ellas, mejor será para el proyecto en general. Utilizar una plantilla de análisis de partes interesadas ayuda a garantizar que lo haga correctamente.
Cuándo usar una plantilla de análisis de partes interesadas
Nuestra plantilla de análisis de partes interesadas para Excel se utiliza antes de la fase de ejecución de un proyecto, generalmente durante la etapa de preparación del proyecto.
Aunque en algunos proyectos el análisis de partes interesadas se realiza una sola vez, en muchos casos es mejor revisar el proceso periódicamente. Las actitudes de las partes interesadas pueden cambiar a lo largo de un proyecto, especialmente si es largo y complejo, y resulta beneficioso para el director del proyecto mantener un contacto regular con ellas.
Independientemente de cómo decida proceder, es importante recordar que el análisis de partes interesadas es la base de su plan de gestión de partes interesadas, el cual se desarrolla durante todo el ciclo de vida del proyecto. Nuestra plantilla de análisis de partes interesadas es una excelente herramienta de referencia que puede consultar en cualquier momento del proyecto.
Como mencionamos anteriormente, debería utilizar otras plantillas de gestión de proyectos junto con su plantilla de análisis de partes interesadas para obtener una visión más completa de la gestión de las partes interesadas.
- Plantilla de mapa de partes interesadas
- Plantilla de matriz RACI
- Plantilla de plan de comunicación para las partes interesadas
¿Quién debe usar la plantilla de análisis de partes interesadas?
El director del proyecto es el responsable de identificar y entrevistar a todas las partes interesadas clave del proyecto.
El director del proyecto es quien debe utilizar la plantilla de análisis de partes interesadas porque es la persona que tiene la responsabilidad final del proyecto. Los directores de proyecto son responsables de gestionar todos los aspectos del proyecto, desde el cronograma y las tareas hasta los recursos y las partes interesadas.
Cómo usar la plantilla de análisis de partes interesadas de ProjectManager
El análisis de partes interesadas es la base de su plan de gestión de partes interesadas. Nuestra plantilla gratuita de análisis de partes interesadas para Excel le ayuda a comenzar con el pie derecho. Solo siga estos pasos:
Resumen del proyecto
La primera parte de la matriz de análisis de partes interesadas consiste en detallar el proyecto. Aquí podrá indicar el nombre del proyecto y describir en qué consiste. También hay un espacio para identificar al director del proyecto.
Información básica de las partes interesadas
La columna de información básica es donde se enumeran todas las partes interesadas involucradas en el proyecto. Puede agregar una por fila, incluyendo su cargo, correo electrónico y nivel de influencia o poder. En la columna de influencia, hemos incluido un menú desplegable para indicar si su influencia es alta, media o baja, lo que representa el grado de poder que tienen para ayudar o dificultar el proyecto. Esto le ayudará a determinar cómo gestionar los requisitos de las partes interesadas.
Información del proyecto
La siguiente sección le permite identificar a las partes interesadas clave y su relación con el proyecto, además de completar información como su prioridad, determinada por su nivel de influencia. También hemos incluido otro menú desplegable para facilitar esta configuración.
A continuación, encontrará un espacio para identificar a las partes interesadas que cuentan con experiencia especializada (SME) y habilidades relevantes, en caso de que necesite solicitar ayuda o resolver preguntas. Junto a esta sección hay una columna para indicar quiénes son responsables de la toma de decisiones. Ambas columnas incluyen menús desplegables con las opciones sí o no.
El último grupo de columnas de esta sección está relacionado con las comunicaciones. Hemos configurado un menú desplegable para definir la frecuencia de las actualizaciones, como diaria, semanal o mensual. También hay una columna para indicar cómo prefieren ser contactadas las partes interesadas del proyecto.
Nivel de compromiso
La sección final corresponde al nivel de compromiso, que permite al director del proyecto evaluar el grado de compromiso de cada parte interesada con los distintos aspectos del proyecto.
El menú desplegable ofrece dos opciones: C para indicar el nivel actual de compromiso y R para indicar el nivel de compromiso requerido. Esto ayuda a los directores de proyecto a identificar cuál es la situación actual de cada parte interesada (y dónde debería estar) para que el proyecto pueda avanzar.
También hay una columna de notas donde puede agregar cualquier información que no esté incluida en la matriz de análisis de partes interesadas. Esta plantilla de análisis de partes interesadas es un documento de Excel, por lo que puede personalizarla para adaptarla a la terminología utilizada en su organización.
Cómo usar la plantilla de análisis de partes interesadas con ProjectManager
Una vez que haya completado su plantilla de análisis de partes interesadas, ProjectManager puede ayudarle a gestionar tanto a las partes interesadas como al proyecto. ProjectManager es una herramienta galardonada de gestión de proyectos que organiza tareas y equipos para trabajar de manera más eficiente.
El software de gestión de proyectos es una herramienta mucho más eficaz para los directores de proyecto que las plantillas de análisis de partes interesadas. Le permite planificar y programar proyectos, recursos y costos desde un solo lugar.
Comparta reportes con las partes interesadas del proyecto
Las partes interesadas quieren saber que el proyecto avanza según lo previsto. Para mantenerlas informadas, contamos con reportes con un solo clic. Las partes interesadas no necesitan reportes tan detallados como los que compartiría con su equipo. Lo que les interesa es una visión general del proyecto. Nuestros reportes pueden filtrarse para mostrar únicamente los datos que desean ver y ofrecer información sobre tiempo, tareas, costos y más de un solo vistazo.
Los reportes también pueden compartirse fácilmente para mantener actualizadas a las partes interesadas según sus preferencias. Puede enviar un PDF como archivo adjunto por correo electrónico o incluso imprimir el reporte si así lo prefieren. También puede configurar recordatorios por correo electrónico para no olvidar nunca mantener informadas a las partes interesadas.
A las partes interesadas les encantará cómo nuestra herramienta permite controlar todos los aspectos del proyecto mediante el monitoreo del desempeño y el equilibrio de las cargas de trabajo para mantener a los equipos trabajando de forma productiva.
¿Qué otras plantillas pueden ayudar con la gestión de partes interesadas?
Utilizar una plantilla de análisis de partes interesadas es la piedra angular de su plan de gestión de partes interesadas, pero es solo una de las decenas de plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Excel disponibles en nuestro sitio. A continuación, presentamos algunas que pueden ayudarle a gestionar a las partes interesadas.
Plantilla de matriz RACI
Después de identificar a las partes interesadas, el siguiente paso es definir sus funciones y responsabilidades. La plantilla gratuita de matriz RACI para Excel le permite hacerlo ubicándolas en el diagrama según el acrónimo RACI, que identifica quién es responsable, quién rinde cuentas, quién debe ser consultado y quién debe ser informado.
Plantilla de plan de comunicación
Las comunicaciones son la base de cualquier proyecto y deben definirse claramente, incluidos los objetivos y los canales para comunicarse con las partes interesadas. La plantilla gratuita de plan de comunicación le ayuda a estructurar las comunicaciones para que toda la información llegue a las personas adecuadas.
Plantilla de reporte de estado
Si no cuenta con un software de gestión de partes interesadas que genere reportes de estado y muchos otros informes de forma rápida y sencilla, le recomendamos descargar nuestra plantilla gratuita de reporte de estado. Los reportes de estado son una herramienta fundamental para comunicar a las partes interesadas la situación actual del proyecto y constituyen un documento esencial.
Esperamos que estas plantillas le ayuden a encaminar la gestión de sus partes interesadas hacia el éxito.
ProjectManager es una herramienta en línea que le proporciona datos en tiempo real para tomar mejores decisiones. Úsela para planificar, programar, supervisar, generar reportes y mantenerse conectado con las partes interesadas para entregar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. Únase a organizaciones como NASA, Bank of America y Ralph Lauren, que utilizan nuestra herramienta para gestionar sus proyectos. Aproveche hoy mismo nuestra prueba gratuita de 30 días.