El resumen del proyecto es tu discurso de ascensor. Es lo suficientemente breve como para convencer rápidamente a la alta dirección sobre la validez y el valor de tu proyecto. Es una sola página que, si está bien elaborada, puede dar inicio al proyecto. Usa nuestra plantilla de resumen de proyecto gratuita y consigue la aprobación de tu iniciativa.

Para descargar esta plantilla gratuita de resumen de proyecto, haz clic en la imagen.

¿Qué es un resumen de proyecto?

Un resumen de proyecto es una descripción general del proyecto y un paso necesario para ponerlo en marcha. Sirve para convencer a la alta dirección, pero también para alinear al equipo del proyecto en cuanto a sus objetivos y metas.

El resumen del proyecto debe tener solo una página y no debe ser técnico. En su lugar, debe centrarse en la oportunidad que el proyecto puede generar o el problema que busca resolver. Se deben describir las metas y objetivos, así como los criterios para un entregable exitoso. También debe incluir una lista de riesgos y supuestos.

El resumen se elabora antes de iniciar el proyecto, y actúa como un resumen que aborda los puntos principales. Luego puede usarse a lo largo del proyecto como referencia para asegurarse de que todos estén trabajando hacia los mismos resultados.

¿Por qué usar una plantilla de resumen de proyecto?

El resumen de proyecto es útil por muchas razones. En primer lugar, funciona como una propuesta de valor para las personas dentro de la organización que tienen la autoridad para aprobar el proyecto. Hay mucho trabajo detrás de la investigación de un proyecto, y este documento resume todo en un formato breve y comprensible.

Incluso después de que el proyecto haya sido aprobado, el resumen sigue siendo valioso. Como ya simplificaste los datos para facilitar su lectura, ahora puedes usarlo para poner al equipo en contexto.

El gerente de proyecto también agradecerá el esfuerzo invertido en el resumen. Le proporciona una forma sencilla de verificar el progreso del proyecto y asegurarse de que se estén cumpliendo las expectativas planteadas.

Mantenerse en el camino correcto es esencial para lograr el éxito. El software de gestión de proyectos te brinda las herramientas necesarias para monitorear el progreso. Por ejemplo, ProjectManager muestra datos en vivo en todo momento, lo que facilita una toma de decisiones más rápida. Nuestros tableros ya están configurados para ofrecer información en tiempo real desde una perspectiva general. Con un solo clic puedes generar informes filtrados por detalle y compartirlos con los interesados. Visualiza todo lo que ocurre en el proyecto: carga de trabajo, costos, avance de tareas, variaciones, tiempo invertido y más. Eso sí que es un verdadero resumen de proyecto.

Si durante la ejecución del proyecto se producen cambios, puedes actualizar el resumen de proyecto para reflejar lo nuevo. Esta versión actualizada es fácil de compartir y proporciona una forma simple de mantener informados al equipo y a los interesados.

Una vez que el proyecto finaliza, el resumen de proyecto es una excelente forma de cerrar el archivo. Cuando comiences un proyecto similar, puedes consultar los resúmenes anteriores para extraer datos históricos que te ayuden a justificar y gestionar el nuevo proyecto.

Buenas prácticas para resúmenes de proyecto

Al crear un resumen de proyecto, conviene seguir algunas reglas simples. Primero, mantenlo breve. Es un resumen, no un análisis detallado. Nuestra plantilla de resumen de proyecto, por ejemplo, está diseñada con espacio para una pequeña introducción y utiliza viñetas para presentar la información.

Existen otros documentos que detallan el proyecto, como el acta de constitución de proyecto. Sin embargo, el resumen de proyecto se enfoca más en las razones comerciales que justifican la iniciativa. Por eso, debe centrarse en las oportunidades o problemas que se abordarán.

Como en cualquier documento dirigido a una audiencia no técnica, evita el uso de jerga o explicaciones complicadas. Habrá tiempo para profundizar cuando trabajes directamente con el equipo. Pero el resumen de proyecto debe ser claro y conciso. Usa verbos y frases breves. Una redacción deficiente podría hacer que tu proyecto ni siquiera llegue a ejecutarse.

¿Cómo usar nuestra plantilla de resumen de proyecto?

Todo proyecto requiere mucha documentación, y usar una plantilla reduce ese trabajo administrativo, permitiéndote centrarte en lo importante. Descarga gratis nuestra plantilla de resumen de proyecto y empieza tu proyecto con el pie derecho.

Detalles identificativos

En la parte superior de la plantilla encontrarás los campos para identificar el proyecto: nombre del proyecto, gerente del proyecto, autor del resumen (con fecha, ya que puede actualizarse durante el ciclo de vida del proyecto) y el patrocinador ejecutivo.

Caso de negocio

Debajo de esa información básica está el caso de negocio. Este documento describe el valor que aportará el proyecto a la organización. Aunque no se entra en tanto detalle como en el dossier de justificación, se puede incluir una lista con los principales beneficios. También es útil resumir el proyecto para poner en contexto dichos beneficios.

Justificación del proyecto

En este apartado puedes exponer la oportunidad o el problema que dio origen al proyecto. Una vez identificado, explica brevemente cómo el proyecto aprovechará esa oportunidad o solucionará el problema. Sé breve pero convincente. Tu objetivo es persuadir a la dirección para que apruebe el proyecto.

Metas y objetivos

A continuación, describe las metas y objetivos del proyecto. Aquí puedes explicar el valor que aportará al negocio y cómo contribuirá a mejorar la posición de la organización en el mercado. Enumera los beneficios tras una breve explicación. Recuerda que el resumen debe caber en una sola página. Cada palabra cuenta. Sé directo y persuasivo.

Alcance del proyecto

Aquí puedes explicar el alcance del proyecto. Lo más importante es mostrar al equipo directivo qué está incluido dentro del alcance del proyecto y qué queda fuera. Esto puede ayudar a disipar preocupaciones sobre sobrecostos o desviaciones de tiempo.

Entregables

Por último, debes definir qué aspecto tendrá el éxito del proyecto. Indica las métricas que se usarán para medirlo y determinar si los entregables cumplen con los estándares de calidad establecidos, según el tiempo y el presupuesto asignados. Todo proyecto necesita una línea de meta, y antes de obtener financiación y aprobación, debes dejar claros los criterios de éxito.

¿Cómo ProjectManager te ayuda con la planificación de proyectos?

Una vez que tu proyecto ha sido aprobado, necesitas elaborar un plan para llegar al entregable final.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que te ayuda a planificar mejor organizando tareas y equipos. Una vez que tengas tu lista de tareas, puedes subir un archivo de Excel o comenzar a agregarlas manualmente en nuestra vista de proyecto con diagrama de Gantt. También encontrarás plantillas específicas por industria para facilitar el inicio.

Al agregar la duración de cada tarea, estas se organizan automáticamente en la línea de tiempo visual. También puedes asignar recursos y costos a cada tarea, lo que te permite ver todo el proyecto en un solo lugar. No todas las tareas son iguales, por eso puedes vincular las cuatro dependencias y evitar que generen retrasos más adelante en el proyecto.

Luego, integra al equipo enviándoles por correo un enlace al proyecto. Puedes establecer niveles de seguridad para darles acceso a la herramienta sin permisos administrativos. Después, asígnales tareas, a las que puedes adjuntar archivos para mayor claridad. Incluso hay un campo de descripción para dar instrucciones. Establece fechas límite, prioridades y etiquetas personalizadas para que el equipo encuentre todo rápidamente.

Para mantener informados a los interesados, puedes monitorear el progreso en tiempo real con un panel de control, que te ofrece una vista general de los indicadores clave del proyecto. Si necesitas más detalle, utiliza nuestra función de informes con un solo clic para generar reportes de estado, tiempo, costos y más. Estos informes pueden filtrarse según lo que quieras mostrar y compartirse fácilmente.

ProjectManager es un software en la nube que te brinda datos en tiempo real para gestionar mejor tu proyecto. Únete a organizaciones como la NASA, Bank of America y Ralph Lauren, que ya utilizan nuestra herramienta para organizar mejor sus proyectos. Empieza hoy tu prueba gratuita de 30 días.