Faire des suppositions est généralement mal perçu. Pourtant, en gestion de projet, les hypothèses de projet sont essentielles à la planification. Mais en quoi les hypothèses de projet diffèrent-elles des suppositions qui nous induisent souvent en erreur dans notre vie quotidienne ?
Voyons comment les hypothèses de projet sont définies en gestion de projet et pourquoi elles sont si importantes. Nous étudierons ensuite le journal des hypothèses de projet et verrons en quoi les hypothèses diffèrent des contraintes et des risques. Nous donnerons même un exemple d’hypothèse de projet pour plus de clarté.
Que sont les hypothèses de projet ?
Une hypothèse de projet est utilisée lors de la planification d’un projet pour définir un facteur considéré comme vrai, réel ou certain, même sans preuve. Vous devez partir du principe que certaines vérités existent pour pouvoir avancer dans la planification de votre projet.
Cela ne signifie pas que toutes les hypothèses de projet sont vraies ; parfois elles le sont, parfois non. C’est pourquoi, lorsque vous formulez une hypothèse de projet, vous devez être très prudent et l’analyser rigoureusement.
Une hypothèse en gestion de projet peut être un événement ou une circonstance que l’on s’attend à voir se produire au cours du cycle de vie du projet. On peut la considérer comme une conjecture éclairée. Les chefs de projet ont généralement des années d’expérience et ont tiré des enseignements de projets précédents. Cela donne plus de crédibilité à leurs hypothèses.
La planification d’un projet repose sur de nombreuses hypothèses. Plus ces hypothèses sont raisonnables, meilleur est le projet. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui vous aide à transformer vos hypothèses en un plan de projet viable. Nos diagrammes de Gantt interactifs organisent vos tâches, lient les dépendances pour éviter les retards et filtrent même le chemin critique. Vous pouvez ensuite définir une référence pour surveiller les écarts du projet en temps réel. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd’hui.
Pourquoi les hypothèses de projet sont-elles importantes ?
Les hypothèses de projet sont importantes car il est impossible d’avancer sans elles. Il n’existe tout simplement pas de moyen de tout prouver dans un plan de projet. Vous estimez les coûts, la durée et bien d’autres éléments. Les hypothèses ouvrent la voie au projet et à sa planification.
En identifiant les hypothèses de projet, vous êtes mieux à même de déterminer si les objectifs et les activités du projet sont réalistes et réalisables dans le délai imparti. L’analyse des hypothèses fait partie de la gestion des risques du projet.
Si vous analysez vos hypothèses de projet et qu’elles s’avèrent inexactes, vous devrez réviser votre plan de projet. C’est pourquoi les hypothèses de projet doivent être identifiées, suivies et gérées tout au long du cycle de vie du projet.
Avantages et inconvénients des hypothèses de projet
Les hypothèses de projet sont une partie inévitable du processus de planification de projet, et l’enjeu est d’en minimiser l’impact. L’objectif est de transformer les hypothèses en faits connus le plus rapidement possible. Voici quelques avantages et inconvénients à prendre en compte.
Avantages des hypothèses de projet
L’un des avantages des hypothèses de projet est qu’elles permettent aux projets d’avancer dans l’incertitude. Même lorsque toutes les informations ne sont pas disponibles, les hypothèses offrent une base pour la planification et la prise de décision. Elles peuvent également contribuer à lancer les projets en offrant un cadre pour les activités initiales ; il n’y a pas de « paralysie par l’analyse » qui empêche les équipes de progresser pendant qu’elles collectent encore des informations.
Comme nous l’avons mentionné, les hypothèses de projet soutiennent la gestion des risques. Elles apportent une structure, car les hypothèses peuvent être traitées comme des risques potentiels. Elles permettent également aux projets d’être plus flexibles, car il est entendu que certains aspects du projet ne sont pas entièrement maîtrisés.
Inconvénients des hypothèses de projet
D’un autre côté, les hypothèses de projet ne sont pas toujours vraies. Si elles s’avèrent inexactes, elles peuvent entraîner des retards de projet, des modifications de périmètre et des dépassements de coûts. Plus un projet comporte d’hypothèses, plus le risque d’inexactitudes est élevé.
Si les hypothèses ne sont pas communiquées à toutes les parties prenantes, des malentendus et des conflits peuvent survenir. Des interprétations différentes des hypothèses peuvent causer des problèmes. Enfin, les hypothèses peuvent créer des dépendances qui ne sont pas entièrement comprises, ce qui peut poser problème à mesure que le projet évolue.
Qui est responsable des hypothèses de projet ?
Plusieurs parties prenantes clés sont généralement responsables des hypothèses de projet, mais c’est le chef de projet qui en assume la responsabilité principale. Il aide à identifier, documenter et gérer les hypothèses et est chargé de tenir le journal des hypothèses à jour. Il doit également communiquer toutes les hypothèses pertinentes aux parties prenantes pour s’assurer que tout le monde comprend leur impact potentiel.
L’équipe projet contribue également à son expertise pour identifier les hypothèses potentielles, en fournissant des informations sur leur validité et leur impact potentiel. Dans certains projets, les parties prenantes, notamment le commanditaire du projet, le client et les experts en la matière, apportent également leur contribution. Elles sont responsables de la validation des hypothèses relatives à leurs domaines d’expertise.
Créer un journal des hypothèses de projet
Pour identifier, suivre et gérer les hypothèses, vous devez créer un journal des hypothèses de projet. C’est un élément clé pour l’élaboration de votre plan de projet et son suivi tout au long du projet.
C’est pendant la phase d’initiation d’un projet que le chef de projet crée le journal des hypothèses. Il informe la rédaction de la charte de projet. C’est là que vous formulerez des hypothèses de haut niveau. Les hypothèses basées sur les tâches, considérées comme étant de niveau inférieur, sont formulées pendant l’exécution du projet.
Bien que vous créiez le journal des hypothèses de projet lors d’une phase précoce du projet, il doit être régulièrement revu et révisé. Vous pouvez ainsi clore les hypothèses erronées et continuer à suivre les hypothèses actives.
Lors de la création d’un journal des hypothèses, veillez à inclure les éléments suivants pour chaque hypothèse.
- La date à laquelle l’hypothèse est enregistrée
- Sa catégorie, par exemple budget, planning, etc.
- Le nom et la description de l’hypothèse
- L’impact de l’hypothèse : élevé, moyen ou faible
- Le niveau d’incertitude de l’hypothèse : élevé, moyen ou faible
- Un responsable désigné pour l’hypothèse
- Un plan d’action pour atténuer l’impact si l’hypothèse s’avère vraie
- La date de la prochaine révision de l’hypothèse
- Le statut de l’hypothèse : fermée ou ouverte
Exemples d’hypothèses de projet
Nous avons discuté des hypothèses et de leur importance pour la planification de projet. Elles sont tellement essentielles à la planification que vous devez tenir un journal des hypothèses de projet. Nous avons également expliqué en quoi les hypothèses de projet partagent des points communs avec les contraintes et les risques de projet, et en quoi elles en diffèrent.
Avant de conclure, explorons quelques exemples. Les exemples d’hypothèses de projet permettent de mettre des définitions abstraites dans le contexte réel où elles existent dans votre projet. Voici quelques hypothèses qui peuvent survenir au cours de la gestion d’un projet.
L’une des hypothèses que vous formulez est que vous disposerez de toutes les ressources nécessaires pour mener à bien le projet dans le délai imparti. Cela signifie des membres d’équipe qualifiés, du matériel, des fournitures, etc. Vous supposez peut-être que ces membres d’équipe seront disponibles et ne seront pas en vacances. Vous supposez que le calendrier du projet ne coïncidera pas avec un jour férié majeur susceptible de perturber la production.
Il peut s’agir d’une chose aussi apparemment anodine que de supposer que toutes les parties prenantes seront présentes à vos réunions. Cela peut sembler sans importance, mais si vous ne connaissez pas les attentes de vos parties prenantes, vous n’aurez pas toutes les informations nécessaires pour planifier en conséquence.
Une autre hypothèse est que le matériel dont vous disposez est en bon état de fonctionnement. Il devrait être entretenu et prêt à l’emploi afin que vous puissiez, par exemple, fabriquer ces produits dont le marché a désespérément besoin. Mais si des machines ont besoin de réparations ou de remplacement, vous ne pourrez pas répondre à la demande avant vos concurrents.
Il y a aussi vos fournisseurs. Si vous êtes dans la construction, vous devez avoir les matériaux sur site aux dates prévues. Vous avez probablement de bonnes relations avec vos vendeurs et fournisseurs. Ils livreront comme prévu. Mais s’ils ne le font pas, le projet ne respectera probablement pas le délai, ce qui pourrait avoir un effet domino que vous ne souhaitez certainement pas.
Hypothèses de projet vs. contraintes de projet
Les hypothèses de projet font partie des nombreux éléments qu’un chef de projet doit prendre en compte lors de l’élaboration du plan de projet. Parlons d’autres éléments qu’un chef de projet doit identifier au début du projet pour le mener à bien.
Comme nous l’avons expliqué, une hypothèse de projet est ce que l’on croit vrai dans un projet. Il peut s’agir d’un événement ou de circonstances susceptibles de se produire au cours du cycle de vie du projet. Le chef de projet peut formuler de telles hypothèses car il dispose d’une expérience, peut effectuer des recherches sur des données historiques et solliciter l’avis d’experts.
Une contrainte de projet est une limitation imposée au projet. Il peut s’agir du budget, du calendrier ou des ressources nécessaires à l’exécution du projet. Selon le Guide du Corpus des connaissances en management de projet (PMBOK) du Project Management Institute, il existe six contraintes dans les projets : le périmètre, la qualité, le calendrier, le budget, les ressources et le risque.
Comme pour les hypothèses de projet, ces contraintes sont identifiées au début du projet et créent un cadre dans lequel le projet sera exécuté. Il existe généralement deux types de contraintes. Les contraintes commerciales sont des problèmes de haut niveau qui dépendent de votre organisation. Il est rare que ces contraintes changent. Les contraintes techniques sont celles qui limitent les choix de conception. Elles sont fixes et tout changement apporté à ces contraintes impactera le plan de projet.
La différence est que les hypothèses sont supposées vraies, tandis que les contraintes sont vraies. Les hypothèses tendent à être favorables au projet, tandis que les contraintes ne le sont pas. Si une hypothèse s’avère fausse, cela peut être défavorable au projet, tandis que des contraintes fausses sont favorables.
Hypothèses de projet vs. risques de projet
Il est clair que les hypothèses de projet désignent ce qui va se passer. On peut envisager le risque de projet de manière similaire. Les risques peuvent être positifs ou négatifs, mais ce sont aussi des hypothèses. Si un risque se concrétise dans le projet, il ne s’agit plus d’un risque mais d’un problème qui doit être résolu ou exploité.
Mais les hypothèses de projet et les risques de projet, bien que similaires, ne sont pas identiques. Ils diffèrent par leur point de vue. Si un risque se concrétise, le projet en est affecté positivement ou négativement. En revanche, si une hypothèse ne se réalise pas au cours du cycle de vie du projet, le projet en est affecté.
ProjectManager facilite le suivi des hypothèses de projet
Pour éviter ces fausses hypothèses, vous avez besoin d’un logiciel de gestion de projet capable de suivre les données en temps réel. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui peut suivre vos hypothèses de projet en temps réel. Cela permet aux chefs de projet de prendre des décisions plus éclairées. De plus, nos outils de gestion des risques vous aident à identifier, suivre et atténuer les risques dans vos projets.
Surveiller en temps réel avec les tableaux de bord en direct
Les chefs de projet doivent suivre leur avancement et leurs performances tout au long du cycle de vie du projet. Nos tableaux de bord en temps réel leur offrent une vue d’ensemble à tout moment. Aucune configuration n’est requise et notre outil collecte et calcule automatiquement six métriques de projet affichées dans des graphiques et diagrammes faciles à lire.
Gérer les ressources pour respecter le calendrier
Vous formulez l’hypothèse que vos ressources fonctionneront comme prévu. Si vous constatez un problème de charge de travail sur le tableau de bord en temps réel, basculez simplement vers le graphique de charge de travail. Il est codé par couleur, ce qui permet de voir facilement qui est surchargé et qui a besoin de plus de travail. Vous pouvez ensuite équilibrer la charge de travail de l’équipe directement depuis le graphique. C’est aussi simple que cela.
Notre outil facilite également la visualisation de la disponibilité de votre équipe lors de la planification des tâches, le suivi du temps consacré à ces tâches grâce à des feuilles de temps sécurisées et leur offre une plateforme collaborative pour partager des fichiers, commenter et mieux travailler ensemble. La seule hypothèse dont vous pouvez être certain est que ProjectManager vous aidera à mener à bien votre projet avec succès.
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