Planifica todo lo que quieras. Pero una vez que ese proyecto o plan de negocio está en ejecución, necesitarás un análisis de brechas para evaluar si estás cumpliendo los requisitos o podrías tener problemas. Como su nombre lo indica, el análisis de brechas es un método para analizar dónde estás y dónde quieres estar. Entre esos dos puntos está la brecha que debes cerrar. Un análisis de brechas puede utilizarse en proyectos o en una organización para alcanzar sus objetivos.
Es importante analizar si tu progreso avanza al ritmo necesario para cumplir tu objetivo o si necesitas hacer ajustes para cerrar esa brecha de desempeño. Veamos más sobre cómo el análisis de brechas puede ayudar a tu negocio.
¿Qué es un análisis de brechas?
El análisis de brechas es un estudio formal sobre cómo progresa actualmente un negocio o proyecto y hacia dónde planea dirigirse en el futuro. Se pueden analizar distintas perspectivas, desde la dirección empresarial hasta los procesos de negocio, desde la tecnología de la información hasta la gestión de productos.
Cuando se habla de gestión, el análisis de brechas es una forma de comparar un estado actual con un estado futuro en términos de desempeño. Los factores que afectan el desempeño incluyen la planificación de recursos, la inversión de capital, la tecnología, etc. Lo que hace un análisis de brechas es identificar las diferencias entre la asignación e integración optimizadas de recursos y el nivel actual de asignación.
Es mediante estas mediciones que se puede despejar el camino hacia las mejoras. Para ello, es necesario determinar, documentar y mejorar la diferencia entre los requisitos y las capacidades actuales. Los datos en tiempo real mejorarán la forma en que entiendes el progreso de tu proyecto.
ProjectManager es un software online de gestión del trabajo y proyectos que ayuda con el análisis de brechas mediante el uso de datos de proyectos en tiempo real. Nuestro dashboard en tiempo real no requiere configuración y recopila automáticamente datos en vivo, procesa la información y muestra seis métricas del proyecto en gráficos y diagramas coloridos. Además, incluye diagramas de Gantt para planificar proyectos, listas de tareas para colaborar y herramientas integradas de gestión de recursos. Comienza hoy mismo gratis tu análisis de brechas con ProjectManager.
¿Cómo realizar un análisis de brechas en 4 pasos?
Cuando realizas un análisis de brechas, te haces algunas preguntas: ¿dónde estamos ahora?, ¿dónde queremos estar? y ¿cómo vamos a llegar allí? Por lo tanto, no es solo una fotografía de la situación, sino una hoja de ruta para mejorar la producción.
Hay cuatro pasos básicos que debes seguir al realizar un análisis de brechas. Se pueden resumir de la siguiente manera.
1. Identificar el estado actual
El primer paso es saber dónde te encuentras actualmente. Por ello, debes tener claro qué se está describiendo y qué no. Esto ayudará a evitar la desviación del alcance y mantener tu análisis enfocado. Luego viene la recopilación de información contextual. Esto significa recopilar información cualitativa, como los procesos y metodologías de tu equipo.
La información cuantitativa también es importante, es decir, cualquier cosa que pueda contarse y medirse. Eso incluye todo lo que estás haciendo actualmente. Sí, es mucha información para recopilar, pero cuanto más recopiles, más clara será la imagen de tu estado actual.
2. Definir el estado futuro deseado
El objetivo de un análisis de brechas es determinar hacia dónde quieres ir y si estás llegando allí. Este es el estado deseado, objetivo futuro o meta ambiciosa. Para alcanzarlo, necesitas conocer tu estado actual y cuál es un plazo razonable para pasar de ahí a la meta que te has propuesto.
Pero primero debes marcar ese punto futuro al que aspiras llegar. Piensa dónde debería estar, qué no está ocurriendo y necesita ocurrir, qué podría estar pasando que antes no ocurría o ha cambiado, y qué debe suceder para llegar allí.
3. Preparar un informe de análisis de brechas
Un informe de análisis de brechas implica evaluar sistemáticamente las diferencias entre el desempeño actual y los resultados deseados dentro de un proyecto u organización. Para ello, se deben seguir varios pasos, que se describen a continuación.
Resumen ejecutivo
El resumen ejecutivo en un informe de análisis de brechas es una visión general concisa de los hallazgos clave, conclusiones y recomendaciones del análisis. Se ubica al inicio del análisis de brechas, aunque normalmente se redacta al final una vez completado el contenido principal.
Objetivos y metodología del análisis de brechas
Los objetivos del análisis de brechas son identificar brechas de desempeño, comprender las causas subyacentes, priorizar áreas de mejora, desarrollar un plan de acción y respaldar la mejora continua. Las metodologías para realizar un análisis de brechas incluyen definir el alcance y los objetivos, recopilar datos sobre el estado actual, definir el estado deseado, identificar la brecha entre ambos y su causa raíz, para luego recomendar acciones basadas en el análisis de causa raíz y monitorear la ejecución de esos planes.
Identificación de brechas
La identificación de brechas comienza comparando el estado actual con el estado deseado para encontrar discrepancias. Esto puede hacerse mediante un análisis FODA, diagramas de Ishikawa y mapeo de procesos para visualizar ineficiencias.
Análisis de causa raíz
Ya sabes dónde estás y hacia dónde quieres ir, pero ahora es momento de identificar las razones por las cuales existen las brechas, lo que ayudará a la organización a preparar un plan de acción para cerrarlas.
Un análisis de causa raíz ayuda a determinar por qué existe una brecha. Para ello, debes ser muy específico sobre la brecha. Además, profundiza y determina por qué ocurrió la brecha. Hazte preguntas aplicables a tu negocio y respóndelas con honestidad.
Plan de acción
La planificación de acciones crea un plan detallado que incluye pasos específicos a seguir, quién es responsable de cada acción, un cronograma de implementación y métricas para medir el éxito del plan.
Plan de recursos
La ejecución del plan de acción requiere recursos, que son las personas, lugares y elementos necesarios para completar las tareas. Estos recursos deben asignarse para que la cantidad adecuada esté disponible en el momento correcto.
Evaluación de riesgos
Una evaluación de riesgos ayuda a identificar, evaluar y priorizar los riesgos asociados con las brechas entre los resultados actuales y los deseados. El uso de una evaluación de riesgos en el análisis de brechas ayuda a comprender la discrepancia y las implicaciones de esas discrepancias sobre las operaciones, los objetivos y la estrategia general.
4. Cerrar la brecha
Ya has hecho la debida diligencia y ahora es momento de actuar. Sabes por qué existe una brecha, por lo que ahora debes diseñar una forma de cerrarla. Para ello, puedes seguir la recomendación de basar todas las mejoras en la información que descubriste cuando identificaste la brecha. Además, considera el costo de implementación de cada solución que propongas; quizás no tengas el capital o la capacidad para lograrla. Por último, define la fecha en la que se cerrará la brecha. Si no tienes una fecha límite, será fácil pasarla por alto o ignorarla.
Después de hacer todo el trabajo, no descuides el seguimiento. Es decir, supervisa las mejoras que estás implementando realizando un análisis de brechas. Si no lo haces, estarás condenado a repetir los mismos problemas. También es importante no intentar cerrar demasiadas brechas al mismo tiempo. Si sometes a demasiada presión a una organización, terminará por romperse.
Plantilla de análisis de brechas
Gestiona el proceso con nuestra plantilla gratuita de análisis de brechas para Excel. Te ayudará a alcanzar los objetivos de negocio establecidos para tu proyecto y agilizar ese proceso. Puedes agregar el estado actual del elemento y el estado futuro deseado. Luego, utiliza nuestro menú desplegable para registrar el porcentaje de brecha. Incluso hay pasos de acción, asignaciones y estados. Otras plantillas ayudan a completar esos pasos.
Ejemplo de análisis de brechas
Examinemos el análisis de brechas creando un ejemplo hipotético. Por ejemplo, supongamos que la Empresa X ha desarrollado un Widget, lo ha lanzado al mercado y quiere realizar un análisis de brechas sobre las desviaciones respecto a los objetivos de ventas de este lanzamiento para implementar las mejoras necesarias.
- Primero, debe recopilar datos de mercado y realizar encuestas a clientes para identificar cuál es el problema que impide que la Empresa X venda la cantidad de Widgets que había pronosticado.
- Luego, viene el análisis de esos datos y del estado actual de los problemas de ventas.
- A partir de ahí, la Empresa X determinará el estado futuro que espera alcanzar en términos de ventas de Widgets.
- Con estos dos puntos definidos, la Empresa X ahora puede calcular el porcentaje de brecha.
- Esta información impulsará las acciones necesarias para que la empresa alcance su objetivo, lo que podría incluir ampliar su fuerza de ventas, invertir más en marketing o incluso realizar cambios en el producto.
- Una vez definido el plan de acción, la Empresa X implementará y supervisará su progreso mientras cierra la brecha identificada.
Tipos de análisis de brechas
Lo que hace el análisis de brechas es proporcionar una forma de medir la inversión en tiempo, dinero y recursos humanos necesarios para lograr un resultado. Existen distintos tipos de brechas y resultados en los que puede enfocarse un análisis de brechas.
Análisis de brechas de mercado
El análisis de brechas puede ayudar a identificar brechas en el mercado. Un análisis de brechas de mercado o análisis de brechas de marketing consiste en utilizar herramientas y técnicas de investigación de mercado para identificar “brechas de mercado”, que son discrepancias causadas por una oferta insuficiente o inadecuada de productos que no satisfacen las necesidades de los clientes por diversas razones, lo que da como resultado segmentos de mercado desatendidos.
Algunas de las principales causas de las brechas de mercado son:
- Los productos existentes no ofrecen las características que los clientes perciben como valiosas, lo que se conoce como brecha de producto
- Las tendencias emergentes, como nuevas tecnologías, regulaciones, factores económicos y cambios en el comportamiento del cliente, pueden abrir una brecha en el mercado
- El crecimiento del mercado total direccionable de un producto o marca genera una brecha de marketing, ya que las empresas actuales que atienden ese mercado no pueden satisfacer la demanda
- Brecha de uso, que es la diferencia entre el potencial total del mercado y el uso real del producto o, en otras palabras, su cuota de mercado actual. Esto incluye datos como el uso del mercado y el uso existente.
Análisis de brechas estratégico
Es un proceso sistemático para evaluar las diferencias entre el desempeño actual y los objetivos estratégicos deseados. Ayuda a identificar áreas de mejora y desarrollar planes de acción para alinear las actividades con los objetivos a largo plazo.
Análisis de brechas de procesos
Este método se utiliza para evaluar las diferencias entre el estado actual de un proceso de negocio específico y su estado deseado u óptimo. Ayuda a las organizaciones a identificar ineficiencias, redundancias o áreas de mejora dentro de sus procesos.
Análisis de brechas de desempeño
Un análisis de brechas de desempeño evalúa la diferencia entre el desempeño real y el desempeño deseado en una organización. Ayuda a mejorar el desempeño donde sea necesario y facilita acciones específicas para optimizar el rendimiento general.
Análisis de brechas de habilidades
Este proceso identifica la diferencia entre las habilidades actuales de los empleados y las habilidades necesarias para cumplir los objetivos de la organización. Evalúa las capacidades de la fuerza laboral y planifica iniciativas de capacitación y desarrollo para garantizar que exista el talento adecuado para alcanzar las metas.
Análisis de brechas de producto
El análisis de brechas también puede enfocarse en una brecha de producto, que mide qué tan bien un producto satisface la necesidad para la que fue diseñado. Un análisis de brechas de producto es la discrepancia entre las características de un producto y las características que los clientes objetivo perciben como valiosas.
Esto se debe a una falta de comprensión de las necesidades del cliente, probablemente causada por una mala investigación de mercado, falta de una prueba de concepto, omisiones en el proceso de desarrollo del producto o porque ciertos clientes simplemente no se alinean con la declaración de misión o la política general de tu empresa.
En algunos casos, puede deberse a tecnología de producto desactualizada o problemas de funcionalidad que hacen que los clientes potenciales elijan otras alternativas del mercado. Las brechas de producto pueden resolverse mediante técnicas como el mapeo de flujo de valor, benchmarking o desarrollo ágil de productos.
Herramientas de análisis de brechas
Existen herramientas de análisis de brechas que pueden ayudar a un director de proyecto a identificar la diferencia entre el estado actual del proyecto y sus metas y objetivos futuros. Estas herramientas también ayudan a definir claramente las tareas necesarias para cerrar esa brecha.
FODA
Una de estas herramientas es el análisis FODA, siglas de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Al utilizar un análisis FODA tanto de manera cuantitativa como cualitativa, puedes identificar amenazas internas y externas para el proyecto.
Diagrama de Ishikawa
Otra herramienta es el diagrama de Ishikawa, también conocido como diagrama de causa y efecto. Es una forma de visualizar y categorizar las posibles causas de un problema. Luego, puedes identificar sus causas raíz. Es una herramienta útil durante las sesiones de lluvia de ideas porque mantiene la conversación enfocada.
Marco 7-S de McKinsey
El Marco 7-S de McKinsey puede utilizarse para mejorar el desempeño, examinar los efectos de futuros cambios, alinear departamentos y procesos y determinar la mejor forma de implementar una estrategia propuesta. Puede aplicarse a equipos o proyectos analizando los siete factores interdependientes de la herramienta.
Análisis PEST
Otra herramienta es el análisis PEST, otro acrónimo que significa factores políticos, económicos, sociales y tecnológicos. Esto permite crear un marco de factores macroambientales para diseñar estrategias ambientales efectivas que puedan aplicarse a proyectos relevantes.
Más plantillas gratuitas para mejorar el análisis de brechas
El análisis de brechas requiere recopilar y analizar datos. Pero eso es solo el comienzo. Después, debes crear un plan para actuar sobre lo que has aprendido y luego monitorear el progreso de ese plan para asegurarte de cumplir tus hitos. El software de gestión de proyectos puede hacer todo esto y mucho más, pero si todavía no estás listo para dar ese paso, puedes utilizar estas plantillas gratuitas para la gestión de proyectos de análisis de brechas.
Plantilla de plan de acción
Los elementos de acción que definiste en la plantilla de análisis de brechas pueden desarrollarse completamente con esta plantilla gratuita de elementos de acción para Excel. Proporciona el quién, qué y cuándo del plan, como una lista de tareas pendientes, pero más robusta. Puedes listar todos los elementos de acción, asignarlos a tu equipo, establecer prioridades para organizar qué se hace y cuándo, agregar instrucciones e incluso mostrar el estado del trabajo. Pero para obtener más detalles sobre el progreso y el desempeño, está nuestra siguiente plantilla gratuita.
Plantilla de panel de proyecto
Vas a querer monitorear tu plan de acción mientras lo ejecutas. Nuestra plantilla gratuita de panel de proyecto para Excel puede ayudarte a dar seguimiento al tiempo de las tareas, los costos y la carga de trabajo. Sin embargo, a diferencia del software de gestión de proyectos, tendrás que ingresar toda la información manualmente, pero vale la pena para mantener el cronograma bajo control. Esta plantilla gratuita también puede utilizarse para recopilar datos para tu análisis de brechas, así que hemos cerrado el ciclo.
Plantilla de reporte de avance
No olvides mantener informados a tus interesados sobre tu progreso al cerrar la brecha. Utiliza nuestra plantilla gratuita de reporte de avance para Word. Es un documento que registra el estado actual del proyecto para actualizar a los interesados y gestionar sus expectativas. Incluye una sección para resumir el alcance, cronograma, costos y riesgos del proyecto. Luego, puedes profundizar en las tareas individuales y su estado.
¿Cómo ayuda ProjectManager con el análisis de brechas?
ProjectManager es un software online de gestión del trabajo y proyectos que puede ayudarte a cerrar la brecha identificada en tu análisis de brechas. Nuestra herramienta organiza tu plan de acción en tareas dentro de una línea de tiempo que pueden asignarse y supervisarse mientras se informa a los interesados sobre el progreso hacia el cumplimiento de ese objetivo.
Diagramas de Gantt para una planificación detallada
Utiliza nuestro diagrama de Gantt interactivo para mapear tu plan en una línea de tiempo visual que vincula tareas dependientes para evitar cuellos de botella más adelante en el proyecto. Los diagramas de Gantt son herramientas esenciales de gestión de proyectos que permiten establecer hitos y mucho más. Pero, a diferencia de otros diagramas de Gantt, el nuestro puede filtrar la ruta crítica sin cálculos complejos y luego establecer una línea base para comparar el esfuerzo planificado con el esfuerzo real una vez que el proyecto está en ejecución. Eso te ayuda a mantenerte dentro del cronograma.
Múltiples vistas para ejecutar el trabajo como prefieras
Una vez que el proyecto está en manos de tu equipo, es posible que no quieran usar una herramienta enfocada en la planificación, como el diagrama de Gantt. Nuestro software cuenta con múltiples vistas de proyecto que comparten datos en tiempo real para que los equipos trabajen de la forma que prefieran. Las sólidas listas de tareas muestran todo, desde prioridad hasta estado, mientras que el flujo de trabajo visual de un tablero kanban fomenta la colaboración en sprints y permite a los equipos gestionar su backlog.
Genera reportes de progreso en minutos
Nadie está más interesado en el éxito de tu plan para cerrar la brecha en tu análisis de brechas que los interesados del proyecto. Los directores de proyecto deben gestionar sus expectativas para poder hacer bien su trabajo. Nuestros reportes de un clic son completamente filtrables para mostrar únicamente los datos que los interesados necesitan ver y luego compartirlos fácilmente como prefieran, ya sea como archivos PDF adjuntos o incluso impresos. Mantén informados a los interesados y conserva el enfoque en el proyecto.
Los gerentes obtienen transparencia sobre el proceso de su equipo y los equipos cuentan con una plataforma colaborativa que les ayuda a trabajar mejor juntos mediante comentarios a nivel de tarea y uso compartido de archivos. Los flujos de trabajo automatizados y las aprobaciones de tareas brindan control a los gerentes, mientras que las notificaciones por correo electrónico y dentro de la aplicación mantienen a todos alineados. Controla la brecha y alcanza tus objetivos con ProjectManager.
El análisis de brechas es una gran herramienta para tomar mejores decisiones. ProjectManager es un software online de gestión de proyectos que te permite implementar esas decisiones de manera más efectiva con datos en tiempo real y diagramas de Gantt online. Descubre cómo puede ayudarte a cerrar la brecha con esta prueba gratuita de 30 días.