La planeación de la capacidad es un tema de oferta y demanda que puede definir el destino de tu proyecto o negocio. A continuación, conocerás las estrategias y mejores prácticas de planificación de la capacidad de recursos que te ayudarán a asignar recursos de manera eficiente.
¿Qué es la capacidad de recursos?
La capacidad de recursos es la cantidad total de trabajo que puede realizarse con los recursos disponibles para una organización. Comprender esto permite a los responsables de la toma de decisiones determinar si existen recursos suficientes para ejecutar proyectos o actividades operativas.
Este concepto de capacidad de recursos o planificación de la capacidad aplica a prácticamente cualquier organización de industrias como construcción, manufactura, TI y servicios profesionales, por mencionar algunas.
Al gestionar la capacidad de recursos de un proyecto, negocio u organización sin fines de lucro, es importante considerar la diferencia entre la capacidad de diseño y la capacidad efectiva de la organización.
- Capacidad de diseño: La cantidad total de trabajo o entregables que pueden producirse utilizando la capacidad completa de recursos como mano de obra, equipos, maquinaria y otros activos de capital
- Capacidad efectiva: La capacidad real de recursos de una organización en un momento determinado, considerando que una parte de su capacidad de diseño está siendo utilizada
¿Qué es la planificación de la capacidad?
La planificación de la capacidad, o planificación de la capacidad de recursos, es el proceso de garantizar que una organización tenga suficientes recursos para operar, ejecutar proyectos y cumplir con el aumento de la demanda de los clientes.
Según la organización, puede haber múltiples roles responsables de gestionar la capacidad de recursos, desde ejecutivos hasta gerentes de departamento, pero idealmente el proceso de planificación de la capacidad debería estar supervisado por un especialista en esta área, conocido como capacity planner.
ProjectManager es el software de gestión de proyectos que tiene todo lo que necesitas para la planificación de la capacidad. Con potentes diagramas de Gantt y herramientas de gestión de recursos, puedes crear un cronograma que incorpore la disponibilidad del equipo en tiempo real. Tu equipo puede ejecutar el trabajo en múltiples vistas y tú puedes dar seguimiento a lo que importa con tableros y reportes de proyecto. Empieza hoy gratis.
Tipos de planificación de la capacidad
Existen varios enfoques de planificación de la capacidad que permiten a las organizaciones estar preparadas para enfrentar los desafíos únicos de su industria.
Planificación de la capacidad del proyecto
En dirección de proyectos, la planificación de la capacidad consiste en asegurar que la capacidad de recursos de la organización sea suficiente para cubrir los requisitos de recursos de un proyecto durante toda su ejecución.
Si no es así, la organización puede optar por adquirir más recursos, ampliar la línea de tiempo de proyecto o simplemente ejecutar un proyecto más viable.
El proceso de planificación de la capacidad es importante al gestionar proyectos debido a su impacto en áreas clave de conocimiento de la dirección de proyectos como:
- Gestión de los recursos
- Gestión del tiempo
- Gestión del equipo
- Gestión del trabajo
Planificación de la capacidad de los procesos
La capacidad de los procesos es el máximo nivel de producción que puede generar un proceso dentro de una determinada línea de tiempo. Esto aplica a todas las actividades que conforman las operaciones de una organización. Por ejemplo, un fabricante debe conocer la capacidad de procesamiento de cada uno de los procesos industriales necesarios para fabricar un producto, como el corte, la pintura o el moldeado.
Calcular esto ayuda a las organizaciones a monitorear la productividad de sus procesos comerciales, mejorarlos y comprender sus limitaciones al iniciar nuevos proyectos.
Planificación de la capacidad de producción
Este tipo de planificación de la capacidad permite a los fabricantes determinar qué nivel de capacidad de recursos se requiere para producir el volumen necesario para satisfacer la demanda del cliente.
También les ayuda a comprender claramente el número máximo de unidades de producto que pueden fabricarse con los recursos disponibles en ese momento para saber qué proyectos pueden asumir.
Planificación de la capacidad del equipo
La planificación de la capacidad del equipo, también conocida como capacidad del personal, capacidad de la fuerza laboral o planificación de la carga de trabajo, se encarga de los recursos humanos. Requiere determinar el total de horas que los empleados deberán trabajar para lograr un objetivo o meta específicos.
Para encontrar este número, multiplica la cantidad de trabajadores asignados al proyecto por el número de horas que trabajan por semana.
Planificación de la capacidad de las herramientas
La planificación de la capacidad de las herramientas ayuda a pronosticar cuántos recursos se necesitarán y cómo asignar esos recursos en el momento adecuado. En resumen, garantiza que tengas las herramientas correctas y la cantidad adecuada de herramientas necesarias para realizar el trabajo. Estas herramientas pueden incluir maquinaria, vehículos, piezas de líneas de ensamblaje, etc.
Planificación de la capacidad de ventas
Como su nombre lo indica, este tipo de planificación de la capacidad es específica para los equipos de ventas y se refiere al número estimado de empleados necesarios para alcanzar un objetivo de ventas.
Hay muchas variables que considerar al estimar la capacidad de ventas óptima, pero en términos generales, la mejor forma de calcularla es usar analítica de datos empresariales para estudiar datos históricos.
Planificación de la capacidad ágil
Ágil es una metodología de dirección de proyectos que permite a los equipos planificar proyectos en iteraciones cortas de trabajo de una o dos semanas conocidas como sprints, en lugar de crear un único plan de proyecto como ocurre en la mayoría de los casos.
Durante esos sprints, cada miembro del equipo trabajará en una parte específica del proyecto, lo que implica planificación de la capacidad de recursos. En este caso, los recursos son cada miembro del equipo de proyecto y los suministros que puedan necesitar para ejecutar sus tareas. Esto ayuda a los gestores de proyectos a asegurarse de que nadie reciba más trabajo del que puede realizar.
Afortunadamente, independientemente del tipo de planificación de la capacidad, el proceso es el mismo para la mayoría de las organizaciones y proyectos. Revisemos algunos pasos sencillos de planificación de la capacidad que cualquiera puede utilizar.
Proceso de planificación de la capacidad
Ya explicamos qué es la planificación de la capacidad y por qué es importante. El siguiente paso es comprender el proceso. La planificación de la capacidad se realiza de manera diferente según la empresa y la industria, pero siempre sigue estos cuatro pasos básicos.
Análisis de la capacidad
El primer paso en el proceso de planificación de la capacidad es evaluar la capacidad de recursos de una organización. Para hacerlo, primero determina su capacidad de diseño y su capacidad efectiva para tener una visión clara de los recursos disponibles y de lo que puede hacerse con ellos.
Pronóstico de la capacidad
Una vez establecida la capacidad de una organización, es importante compararla con los requisitos de recursos de sus proyectos o con los pronósticos de demanda de los clientes para asegurarse de que habrá suficientes recursos disponibles para ejecutar los proyectos y las actividades operativas. Utiliza asesoría de expertos, datos históricos y cualquier otra información que te ayude a conocer la capacidad necesaria para completar proyectos futuros.
Modelado de la capacidad
Como se mencionó anteriormente, es importante desarrollar un modelo de capacidad, que es un plan de acción que describe los procedimientos, lineamientos y estrategias que utilizará una organización para gestionar su capacidad de recursos.
Programación de la capacidad
Una vez que hayas pronosticado la capacidad, comenzarás el proceso de crear un plan de producción. Este debe incluir todas las operaciones necesarias para satisfacer la demanda del cliente. Para lograrlo, es necesario programar los recursos, ya sean materias primas, mano de obra, maquinaria, etc., y así asegurar que cuentas con los recursos necesarios para completar el proyecto.
Seguimiento de la capacidad
Para cumplir con tu programación de la capacidad, deberás hacer un seguimiento de los recursos a medida que avances en la producción. Esto implica monitorear los recursos no humanos y asegurarte de que tienes el inventario necesario para los trabajos próximos, además de conocer la disponibilidad de tus recursos humanos para que puedan asignárseles tareas y completar esas órdenes.
Informe de la capacidad
Para ayudar con el seguimiento y mantener informados a los interesados sobre los avances, es necesario elaborar informes de capacidad. Un informe de capacidad muestra la capacidad para entregar y asumir nuevo trabajo. Estas métricas se expresan en horas o como un porcentaje. Los informes también comparan tu capacidad planificada con tu capacidad real para ayudarte a mantenerte en el camino correcto.
¿Qué hace un planificador de capacidad?
La planificación de la capacidad suele ser responsabilidad de un planificador de capacidad. Es la persona encargada de planificar, analizar, equilibrar y asignar recursos según sea necesario para cumplir los requisitos y prioridades de la organización. También responde a la demanda del cliente, determinando la fuerza laboral y el periodo de producción necesarios para satisfacer esa demanda.
Dependiendo del tamaño de la organización, este puesto puede integrarse en las responsabilidades de un director de proyecto. Sin embargo, si es un puesto independiente, el planificador de capacidad trabaja con el equipo ejecutivo y otros interesados. Requiere excelentes habilidades de comunicación para colaborar eficazmente con estos diferentes departamentos.
El planificador de capacidad es una persona orientada a resultados, con sólidas habilidades estadísticas y de elaboración de informes. Debe recopilar y comprender datos de proyectos, además de conocer las tendencias que afectan a su industria para desempeñar bien su trabajo.
Además de supervisar el proceso de planificación de la capacidad, el planificador de capacidad también es responsable de desarrollar una estrategia de capacidad, un plan de capacidad y un modelo de capacidad para una organización o proyecto. Continúa leyendo para conocer más sobre cada uno de estos importantes conceptos de gestión de la capacidad.
Estrategias de planificación de la capacidad
Existen tres estrategias de planificación de la capacidad que ayudan a satisfacer la demanda, cubrir los requisitos de recursos y aumentar la productividad de los miembros del equipo. Para comprender mejor el procesos de planificación de la capacidad, veamos un ejemplo.
Ejemplo de planificación de la capacidad
Para comprender mejor la planificación de la capacidad, imaginemos que eres un minorista y se acercan las vacaciones. Necesitarás planificar según el aumento esperado en la demanda. Eso implicará varias cosas.
Primero, revisarás temporadas anteriores para ver cuántos artículos vendiste y lo compararás con la demanda del mercado actualmente para pronosticar tu demanda esperada. Una vez que tengas eso claro, deberás ponerte en contacto con los proveedores y asegurarte de tener acceso a la mayor cantidad de artículos que necesitas almacenar para satisfacer esa demanda.
Ahora, deberás evaluar tu fuerza laboral. Determina la capacidad de diseño de tu organización identificando el número máximo de horas que empleados minoristas como cajeros, supervisores de turno y asociados de ventas pueden trabajar.
Luego, determina la capacidad efectiva de tu equipo considerando vacaciones, bajas por enfermedad, rotación de personal y cualquier otra variable que pueda reducir el número real de horas laborales que pueden asignarse a los empleados. Es posible que necesites aumentar el personal. No es raro que los minoristas contraten trabajadores temporales para manejar el incremento de clientes durante un periodo festivo.
Finalmente, asegúrate de hacer un seguimiento de los artículos vendidos y los artículos almacenados. Esto te ayudará a obtener una lectura más precisa de la demanda y te permitirá reabastecer antes de que se agote el inventario, lo cual podría provocar pérdidas en ventas.
¿Qué es un software de planificación de la capacidad?
El software de planificación de la capacidad está equipado con herramientas de gestión de recursos que permiten a las organizaciones asignar recursos para la ejecución del trabajo, monitorear la utilización y disponibilidad de los recursos y hacer un seguimiento de los costos.
A continuación, se presentan algunas herramientas clave de planificación de la capacidad que debes buscar al elegir un software de planificación de la capacidad de recursos.
Importancia de la planificación de la capacidad en la dirección de proyectos
La dirección de proyectos es la planificación, gestión y control del trabajo durante un periodo determinado que resulta en un entregable. Esto se logra mediante la ejecución de tareas que requieren recursos humanos y no humanos.
La planificación de la capacidad es un componente fundamental de la dirección de proyectos al crear un calendario del proyecto y un presupuesto. Ayuda a los gestores de proyectos a determinar las capacidades necesarias en términos de recursos, especialmente de los miembros del equipo, para cumplir la fecha límite y mantenerse dentro del presupuesto.
Importancia de la planificación de la capacidad en la gestión de la producción
La gestión de la producción es el proceso de convertir materias primas, recursos humanos y capital en un resultado productivo. Implica planificar y controlar los procesos industriales para garantizar que la producción se realice sin interrupciones.
La planificación de la capacidad encaja en este proceso de tres maneras. Está la planificación de la capacidad de producción para asegurar que tengas suficientes productos o materiales para los entregables. La planificación de la capacidad del personal se ocupa de los recursos humanos y las horas de trabajo, mientras que la planificación de la capacidad de las herramientas garantiza que los trabajadores tengan lo que necesitan para realizar sus tareas.
Planificación de la capacidad vs. planificación de recursos
Si bien los términos “planificación de la capacidad” y “planificación de recursos” a veces se utilizan indistintamente, no son lo mismo. Para entender las diferencias, las enumeramos a continuación.
Planificación de la capacidad
- Es un proceso de planificación estratégica diseñado para ayudar a determinar si la organización tiene la capacidad de producción necesaria para satisfacer la demanda
- Analiza la disponibilidad de recursos a nivel de conjunto de habilidades o equipo
- Luego facilita el proceso de toma de decisiones para contratar recursos o aplazar, aprobar o cancelar proyectos
- La planificación de la capacidad se centra en la oferta y la demanda
Planificación de recursos
- Es un proceso de planificación estratégica que coordina y asigna recursos reales a las tareas del proyecto según los requisitos de recursos
- Proporciona a los gestores de proyectos un plan sobre qué recursos pueden usar para sus proyectos y cuándo
- La planificación de recursos se enfoca en la asignación de recursos
Beneficios de la planificación de la capacidad
La planificación de la capacidad de producción es un proceso de planificación estratégica importante por muchas razones. Estos son algunos de los principales beneficios de una planificación de la capacidad efectiva.
- Reduce costos
- Previene faltantes de inventario
- Reduce el tiempo de producción
- Elimina el exceso de capacidad
- Ayuda con la gestión de la cadena de suministro: Una comprensión clara de los requisitos de capacidad del proyecto te ayuda a obtener la cantidad adecuada de recursos, lo cual beneficia tu cadena de suministro.
- Ayuda con la gestión de recursos: Tener la capacidad de producción correcta para cumplir con tus requisitos de capacidad es clave para optimizar la planificación de recursos y la asignación de recursos.
Mejores prácticas de planificación de la capacidad
Aquí tienes algunos consejos y mejores prácticas de planificación de la capacidad para ayudarte a gestionar tus recursos y equipos.
- Establece un equipo multifuncional: Para colaborar y comunicarse sobre la capacidad de producción y la gestión de recursos, crea un equipo multifuncional con distintos niveles y funciones.
- Calcula la capacidad de los recursos: Antes de crear un plan de capacidad de producción, debes tener una idea de tu capacidad actual y de los recursos disponibles.
- Determina los requisitos de recursos: Para cada proyecto, analiza el alcance y los recursos necesarios para ejecutar las tareas del proyecto.
- Prioriza los proyectos: ¿Qué proyectos son más importantes y cuáles pueden aplazarse por ahora? No puedes hacerlo todo al mismo tiempo.
- Asigna recursos según la prioridad del proyecto: Ahora asigna los proyectos priorizados y asegúrate de que estén alineados con los objetivos de la organización.
- Mantén abiertas las líneas de comunicación: Comunícate entre ejecutivos, líderes de dirección de proyectos e interesados.
- Documenta los riesgos conocidos: Supervisa riesgos como huelgas sindicales, clima y regulaciones gubernamentales que detengan un proyecto o generen otros inesperadamente.
- Planifica cómo manejar el exceso o la falta de capacidad: Comprende dónde está y cómo resolverlo (como reasignación) o, en caso de capacidad insuficiente, dónde y cómo abordarlo.
ProjectManager es una excelente herramienta de planificación de la capacidad
La planificación de la capacidad requiere contar con las herramientas adecuadas de gestión de recursos para que los gestores obtengan información sobre su capacidad de producción. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que les proporciona datos en tiempo real para tomar decisiones empresariales realmente inteligentes.
Crea cronogramas interactivos de recursos
Los diagramas de Gantt de ProjectManager son ideales para crear cronogramas que permitan planificar recursos y controlar sus costos en tiempo real. Traza las tareas en una línea de tiempo visual, asígnalas a los miembros del equipo y realiza un seguimiento de sus horas de trabajo. Establece una línea base y luego utiliza los paneles en tiempo real para monitorear la utilización real de los recursos en comparación con los recursos planificados.
Haz seguimiento del progreso, el tiempo y los costos
Para obtener una visión completa de los costos involucrados, puedes agregar tarifas por hora para tus equipos y contratistas en todo tu proyecto o portafolio. A medida que los miembros del equipo registran sus horas usando las herramientas de gestión de tareas de ProjectManager, los costos de mano de obra se calculan automáticamente y se reflejan en las hojas de tiempo, los paneles y otras vistas de gestión de proyectos.
Equilibra la carga de trabajo de tu equipo
El gráfico de gestión de carga de trabajo codificado por colores de ProjectManager muestra cómo se distribuyen las tareas entre los miembros del equipo, lo que facilita identificar quién está sobreasignado o subasignado. Luego usa las herramientas de planificación de recursos de ProjectManager para equilibrar la carga de trabajo del equipo y mantener a los equipos trabajando a capacidad.
ProjectManager es un software galardonado que le ayuda a planificar la producción de forma más eficiente. Nuestra herramienta le permite planificar su ciclo de producción y gestionarlo, haciendo un seguimiento de su progreso y rendimiento en tiempo real. Empiece a usar ProjectManager hoy mismo de forma gratuita.