Les projets nécessitent souvent l’approvisionnement en produits et services auprès d’organisations externes. Pour rationaliser ce processus, vous aurez besoin d’un flux de bons de commande efficace. Des bons de commande bien rédigés réduisent la confusion et fournissent une trace écrite à des fins juridiques en cas de problème.
Téléchargez notre modèle de bon de commande pour démarrer ce processus du bon pied — il vous suffira de remplir les champs.
Pour télécharger ce modèle gratuit de bon de commande pour Excel, cliquez sur l’image ci-dessous.
Qu’est-ce qu’un modèle de bon de commande ?
Un bon de commande est simplement un contrat entre un acheteur et un vendeur. Il s’agit d’un document juridiquement contraignant qui précise le prix, la quantité, la fenêtre de livraison et les modalités de paiement d’un produit.
Il crée un accord entre un maître d’ouvrage et un fournisseur, puis formalise cet accord dans un contrat. Les bons de commande sont utilisés fréquemment dans presque tous les types de projets, et il est certain qu’un projet de construction nécessitera l’approvisionnement de nombreux matériaux.
Ce modèle de bon de commande capture toutes les informations pertinentes de cet échange et les reproduit afin de gagner du temps et de réduire les efforts, puisque ces documents sont générés à de multiples reprises tout au long d’un projet. L’utilisation de notre modèle de bon de commande vous évite de repartir de zéro à chaque achat de matériaux ou de marchandises.
L’intégration de vos bons de commande dans un logiciel de gestion de projet permet de fluidifier le processus tout en gagnant du temps grâce à l’automatisation. ProjectManager vous aide à suivre les livraisons en temps réel et à vous assurer que les échéances sont respectées et que les paiements sont envoyés à temps. Ajoutez des bons de commande aux cartes kanban pour définir des échéances, des étiquettes par service et estimer la durée. Vous pouvez ensuite suivre les heures enregistrées pour voir où se situe l’achat dans le flux. Personnalisez les colonnes kanban pour qu’elles correspondent à votre cycle de production et obtenez une transparence complète du processus à mesure que les cartes progressent sur le tableau. Vous pouvez également utiliser la vue liste ou feuille, avec les mêmes fonctionnalités, pour une expérience supérieure à Excel.
Pourquoi utiliser un modèle de bon de commande ?
L’une des principales raisons d’utiliser un modèle de bon de commande est le gain de temps, comme indiqué précédemment. Toutefois, l’intérêt d’un modèle de bon de commande va bien au-delà de la simple commodité.
Le bon de commande constitue un contrat juridique contraignant et, à ce titre, un outil de communication permettant à l’acheteur et au vendeur de s’accorder sur les détails de l’échange financier entre les deux parties. Cela permet d’éviter des problèmes ultérieurs dans le projet, au moment de la livraison des biens et services.
Le bon de commande est également un outil utile pour gérer les stocks et suivre les paiements. Il fournit un registre des stocks expédiés et de ceux qui restent disponibles, afin de s’assurer qu’il y a toujours suffisamment de ressources pour répondre à la demande prévue. Le bon de commande indique également les dates d’échéance des paiements, ce qui permet de contrôler le règlement et la réception des éléments commandés dans les délais.
Les acheteurs peuvent utiliser le modèle de bon de commande pour suivre leurs dépenses de manière plus précise et en temps réel, plutôt que d’attendre des rapports trimestriels. Cela permet également d’éviter des erreurs susceptibles de faire exploser le budget. Toutes les dépenses sont détaillées à chaque étape, ce qui permet d’intervenir rapidement en cas de dépassement avant que cela ne déséquilibre le budget du projet.
Qui utilise le modèle de bon de commande ?
Le modèle de bon de commande est utilisé à la fois par le donneur d’ordre (acheteur) et le fournisseur (vendeur). Il constitue un lien entre ces deux parties et leur offre un cadre structuré pour s’accorder sur les spécificités de la vente. Les bons de commande sont des documents essentiels pour les fabricants, car ils les aident à planifier leur calendrier de production et à garantir leur utilisation tout au long du processus de gestion des commandes.
Du côté de l’acheteur, la personne responsable est généralement le responsable des achats. C’est elle qui identifie les matériaux ou services nécessaires au projet et qui se charge de rechercher des fournisseurs ou de contacter des partenaires existants pour satisfaire la commande.
Du côté du vendeur, il y a généralement un commercial dont le rôle est de connaître le marché et de promouvoir ses produits ou services auprès de ceux qui en ont besoin. Acheteurs et vendeurs disposent tous deux de marges de négociation définies. Selon la taille de l’entreprise, ces règles sont fixées par la direction ou le service budgétaire de l’organisation.
Comprendre le format de notre modèle de bon de commande
Le modèle gratuit de bon de commande de ProjectManager regroupe toutes les informations essentielles nécessaires pour assurer le bon déroulement des ventes et des livraisons.
Une fois le modèle téléchargé, il suffit de renseigner les champs pour commencer à l’utiliser. Notre modèle de bon de commande pour Excel est entièrement personnalisable : vous pouvez y ajouter le logo de votre entreprise et adapter le format afin de refléter les spécificités de votre activité.
Informations sur l’entreprise
La partie supérieure du modèle gratuit de bon de commande est dédiée aux informations de votre entreprise. Un espace est prévu pour le nom, l’adresse et les coordonnées téléphoniques ou électroniques sur le côté droit. Sur le côté gauche figurent les informations spécifiques au bon de commande, telles que le numéro, la date et l’identifiant du fournisseur, le cas échéant.
Destinataire, expéditeur et informations de livraison
Viennent ensuite les informations de livraison. Sur la ligne supérieure figurent le nom du fournisseur, son adresse, ses coordonnées et une personne de contact. En face, apparaissent les informations d’expédition si elles diffèrent de l’adresse de l’entreprise, y compris l’adresse de livraison et la personne chargée de valider la réception.
Sont ensuite indiqués la date prévue de livraison des biens ou services, le mode d’expédition et les conditions de transport, le cas échéant. En dessous figurent la date d’échéance du paiement ainsi que les modalités de paiement convenues.
Inventaire
Cette section présente la liste de tous les articles achetés. Vous pouvez ajouter autant de lignes que nécessaire. Chaque ligne comprend le nom de l’article, sa description, la quantité, le prix unitaire et, tout à droite, le total de la ligne. Cette liste se poursuit jusqu’à la fin, où les taxes peuvent être ajoutées et où le total général du bon de commande est calculé automatiquement.
Notes et signature
L’essentiel des informations est couvert, mais si un élément spécifique à la commande ne trouve pas sa place dans le modèle, il peut être ajouté dans la zone de notes. Sous cette section se trouvent une ligne de signature et une date. Une fois signé, le document devient juridiquement contraignant.
Processus de bon de commande
Le cycle de vie d’un bon de commande comporte neuf étapes, décrites ci-dessous.
- Tout d’abord, créer le bon de commande. Cette étape intervient après avoir sélectionné un fournisseur et entamé les négociations pour ses biens ou services.
- Une fois la négociation finalisée et le bon de commande complété, celui-ci doit être signé par une personne habilitée à approuver la décision finale.
- Le bon de commande est ensuite envoyé au fournisseur pour exécution.
- Après réception du bon de commande, le fournisseur procède à l’exécution de la commande.
- Les biens ou services sont ensuite livrés, et le numéro du bon de commande est joint à la livraison afin de permettre aux deux parties d’en assurer le suivi.
- Une fois les biens ou services reçus et approuvés, le vendeur émet une facture pour le paiement. Le bon de commande y est à nouveau joint.
- L’acheteur vérifie que la facture correspond au bon de commande et que tous les biens ou services ont été correctement livrés.
- L’acheteur autorise ensuite le paiement par l’intermédiaire de son responsable financier ou selon le processus de paiement en vigueur.
- Le bon de commande est clôturé.
En suivant ce processus, vous obtenez les biens et services souhaités, au moment voulu, tout en réduisant les risques de mauvaise communication. Notre modèle gratuit de bon de commande vous permet de démarrer efficacement.
ProjectManager peut vous aider à gérer vos bons de commande
ProjectManager est un outil primé qui vous offre un meilleur contrôle du processus de bon de commande, tout en l’intégrant de manière fluide à votre plan de projet.
Les bons de commande peuvent être joints à des cartes kanban, qui fonctionnent comme des tâches sur un tableau. La nature visuelle du tableau kanban permet à chacun de voir en un coup d’œil où en est la commande dans le processus. Définissez des dates d’échéance pour mieux suivre le travail et ajoutez des étiquettes personnalisables afin de faciliter la recherche des cartes.
Les tableaux de bord en temps réel offrent une vue d’ensemble du projet afin de rester sur la bonne voie et dans le respect du budget. Les rapports en un clic permettent d’approfondir l’analyse des données, avec des filtres pour afficher uniquement les informations pertinentes. C’est un excellent moyen de tenir les parties prenantes informées.
Autres modèles pour faciliter la gestion des bons de commande
Si vous n’êtes pas encore à l’aise avec une solution logicielle, nous proposons des dizaines de modèles gratuits de gestion de projet. Il existe des modèles pour chaque phase de votre projet. En voici quelques-uns qui peuvent vous aider dans le cadre des achats.
Modèle de demande d’information (RFI)
Le processus d’appel d’offres pour les matériaux et services n’est pas toujours aussi simple qu’il n’y paraît dans un bon de commande. Il est parfois nécessaire d’obtenir des informations complémentaires afin de s’assurer que le fournisseur dispose bien de ce dont vous avez besoin, à un prix compatible avec votre budget. Le modèle gratuit de demande d’information permet de clarifier ces points.
Modèle de demande de devis (RFQ)
Les prix doivent respecter votre budget. Avant de finaliser un bon de commande, une étape clé du processus de négociation consiste à demander un devis. Notre modèle gratuit de demande de devis contient tous les éléments nécessaires pour s’assurer que les biens ou services que vous souhaitez acheter répondent à vos exigences.
ProjectManager est un logiciel en ligne qui organise les tâches, les ressources et les projets afin de vous aider à gérer votre travail plus efficacement. Notre outil propose des fonctionnalités pour planifier, suivre et produire des rapports sur vos projets, vous offrant ainsi un contrôle total. Rejoignez les dizaines de milliers d’équipes qui utilisent déjà notre solution et profitez dès aujourd’hui de cet essai gratuit de 30 jours.