L’adage dit que rien n’est permanent, si ce n’est le changement. Cela peut sembler être un cliché, mais ceux qui l’ignorent risquent d’en tirer une leçon à leurs dépens. En gestion de projet, la gestion du changement permet de limiter les effets négatifs du changement, et l’évaluation de la préparation au changement est l’un des outils qui y contribue.
Être préparé au changement permet d’atténuer les risques qui y sont associés. La première étape consiste à comprendre ce qu’est une évaluation de la préparation au changement, ainsi que la manière et le moment de la réaliser. Nous verrons également les avantages d’une évaluation de la préparation au changement, ainsi qu’un modèle gratuit que vous pourrez utiliser pour gérer vos projets.
Qu’est-ce qu’une évaluation de la préparation au changement ?
Une évaluation de la préparation au changement permet de déterminer si une organisation ou un projet est prêt à mettre en œuvre un changement précis. Elle sert à évaluer la capacité de l’organisation ou du projet à initier, mettre en œuvre et pérenniser des changements.
Cette évaluation repose sur un processus d’analyse qui examine l’organisation ou le projet à tous les niveaux. Pour être efficace, elle doit adopter une approche globale. Cela signifie qu’elle prend en compte tous les acteurs concernés, des individus aux groupes de travail, équipes, services, divisions, secteurs, organisations, entreprises, réseaux, administrations locales et régionales, administrations nationales, ainsi que les autres parties prenantes.
Les professionnels chargés de l’évaluation de la préparation au changement utilisent ensuite les résultats obtenus pour élaborer un plan de projet visant à mettre en œuvre le changement au sein de l’organisation. Ils analysent notamment les conditions, les ressources et les capacités disponibles, ainsi que la motivation, les attitudes et la culture de l’organisation. Une fois prêts à déployer le changement, ils s’appuient sur un logiciel de gestion de projet pour planifier, gérer et suivre l’avancement, les coûts et bien plus encore.
ProjectManager est un logiciel primé de gestion de projets et de portefeuilles qui propose plusieurs vues pour planifier le changement et l’exécuter de manière collaborative dans toute l’organisation. Les responsables peuvent planifier le projet de mise en œuvre du changement à l’aide de puissants diagrammes de Gantt, qui permettent de lier les dépendances afin d’éviter des retards coûteux, de filtrer le chemin critique pour identifier les tâches essentielles et de définir une référence afin de suivre en temps réel l’avancement, les coûts et bien plus encore. Le plan peut être partagé sous forme de listes de tâches ou de tableaux kanban afin que les équipes gèrent leur travail, tandis que les parties prenantes peuvent utiliser la vue calendrier pour obtenir une vue d’ensemble du projet. Essayez ProjectManager gratuitement dès aujourd’hui.
Quand réaliser une évaluation de la préparation au changement ?
Une évaluation de la préparation au changement peut être réalisée à tout moment. Lorsqu’un changement est prévu, une organisation a tout intérêt à s’y préparer. Pour cela, elle commence généralement par effectuer une évaluation de la préparation au changement. Cet outil est le plus souvent utilisé avant la mise en œuvre d’un changement organisationnel.
L’évaluation de la préparation au changement est un excellent moyen d’identifier les axes d’amélioration ainsi que les forces et les faiblesses de l’organisation, puis de planifier les actions nécessaires afin d’améliorer ses performances globales.
Réalisez une évaluation de la préparation au changement pour identifier les défis potentiels et les résoudre avant qu’ils ne deviennent des problèmes ayant un impact sur l’organisation. Une autre raison de mener une évaluation de la préparation au changement est de préparer les collaborateurs à mieux comprendre les besoins de l’organisation.
Évaluation de la préparation au changement ou évaluation de l’impact du changement : quelles différences ?
Une évaluation de l’impact du changement est un processus qui permet aux organisations de comprendre les effets potentiels des changements envisagés sur leur activité. Elle s’inscrit dans le cadre du processus de gestion du changement et compare l’état actuel à l’état futur afin d’identifier ce qui change, les personnes concernées et les informations dont elles auront besoin.
À l’inverse, une évaluation de la préparation au changement offre une vision plus globale d’une initiative de changement, au-delà de son impact potentiel. Elle aide les organisations à déterminer si le changement est réalisable du point de vue de la gestion des ressources et de la planification stratégique.
Comment réaliser une évaluation de la préparation au changement
Maintenant que vous savez ce qu’est une évaluation de la préparation au changement et à quel moment une organisation doit en réaliser une, voyons les étapes à suivre pour mener une évaluation complète.
1. Définissez l’objectif et la portée du changement
Pour évaluer correctement un changement et la capacité d’une organisation à y faire face, il faut d’abord définir précisément ce changement. Identifiez tous les éléments concernés, les parties prenantes, l’objectif du changement ainsi que sa portée sur la période prévue. Plus cette définition sera précise, plus il sera facile d’évaluer la capacité de l’organisation à adopter le changement.
2. Vérifiez son alignement stratégique
Un changement ne devrait être mis en œuvre que s’il est cohérent avec les plans stratégiques de l’organisation. Il doit être compatible avec les différents services, équipes, processus et systèmes afin de contribuer à un objectif commun. Si le changement compromet la stratégie de l’organisation, il est préférable de ne pas le mettre en œuvre.
3. Évaluez les avantages et les risques potentiels du changement
Il est également essentiel d’évaluer les bénéfices attendus de ce changement et d’identifier les risques qu’il pourrait représenter pour l’organisation. Répertorier les avantages permet aux responsables de vérifier par la suite qu’ils ont bien été obtenus. Si les bénéfices sont insuffisants ou si les risques sont trop importants, le changement ne sera peut-être pas justifié. Lorsque les risques sont acceptables, ils doivent être identifiés, suivis et maîtrisés jusqu’à leur atténuation.
4. Réalisez une analyse des écarts
L’un des meilleurs moyens de se préparer au changement consiste à effectuer une analyse des écarts. Ce processus compare la situation actuelle à l’état futur souhaité afin d’identifier les écarts et de déterminer les actions nécessaires pour atteindre les objectifs fixés.
5. Identifiez les ressources nécessaires au changement
Une fois l’évaluation de la préparation au changement terminée et le plan de mise en œuvre défini, les responsables doivent identifier les ressources nécessaires à son exécution. Les ressources regroupent tout ce qui est indispensable à la réalisation des tâches du projet, notamment le personnel, les équipements, les outils, le budget, les installations et les matières premières.
6. Créez une matrice de préparation au changement
Une matrice de préparation au changement est un outil visuel qui permet de comparer le niveau de préparation de l’organisation selon les différents groupes de parties prenantes. Elle aide à identifier les points forts, les points faibles, les écarts entre les groupes et à hiérarchiser les actions à entreprendre. Elle constitue également un excellent support pour communiquer les résultats aux parties prenantes.
7. Cartographiez les parties prenantes et évaluez leur résistance au changement
Le changement n’affecte pas seulement les opérations et les équipes, mais également les parties prenantes impliquées dans l’organisation. Il est donc essentiel de cartographier les parties prenantes afin de les identifier et de comprendre leur relation avec l’organisation. L’un des principaux objectifs de la cartographie des parties prenantes consiste à mesurer leur degré d’adhésion ou de résistance au changement. Ces informations sont essentielles pour assurer la réussite de la mise en œuvre du changement.
Les principaux avantages d’une évaluation de la préparation au changement avant la mise en œuvre d’un changement organisationnel
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une organisation devrait réaliser une évaluation de la préparation au changement avant de mettre en œuvre un changement organisationnel. En voici quelques-unes.
Prépare votre organisation à gérer les risques et les difficultés potentielles
Les organisations doivent constamment faire face à de nouveaux changements et défis. Une évaluation de la préparation au changement permet de les anticiper en identifiant les obstacles et les risques, afin que l’organisation puisse mettre en place des plans pour les atténuer ou tirer parti des opportunités qu’ils présentent.
Garantit la satisfaction des parties prenantes et l’alignement de l’organisation
Comme les parties prenantes sont consultées avant la mise en œuvre ou la gestion d’un changement, les responsables peuvent anticiper leurs réactions et adapter leurs actions afin de favoriser leur adhésion. Sans cette démarche, les parties prenantes risquent d’être prises au dépourvu et de ne pas soutenir le changement. Par ailleurs, une évaluation de la préparation au changement garantit que le changement reste aligné sur les initiatives stratégiques de l’organisation.
Permet d’estimer avec précision le calendrier et les coûts liés au changement
Élaborer un plan pour mettre en œuvre un changement ou y répondre implique d’évaluer précisément les ressources, les coûts et le calendrier nécessaires. Cela permet de maîtriser le changement et d’éviter qu’il ne devienne incontrôlable, ce qui pourrait entraîner des conséquences financières importantes et peser durablement sur l’organisation.
Questionnaire d’évaluation de la préparation au changement
L’un des éléments essentiels d’une évaluation de la préparation au changement consiste à poser les bonnes questions. Un questionnaire d’évaluation de la préparation au changement aide les organisations à mesurer leur niveau de préparation et leur capacité à gérer le changement. Il permet également d’évaluer l’efficacité du contrôle des changements lorsqu’un changement est déjà en cours, afin d’apporter les ajustements nécessaires pour en maximiser les bénéfices. Voici quelques-unes des questions les plus courantes.
- Quel est l’objectif du changement ?
- Quels sont les avantages attendus de ce changement ?
- Quels sont les risques potentiels associés au changement ?
- Quel est le niveau de tolérance au risque de votre organisation ?
- Quelle est la situation actuelle avant le changement ?
- Quel est l’état souhaité après le changement ?
- Comment ce changement sera-t-il mis en œuvre ?
- Quelle documentation de gestion du changement sera utilisée ?
- Qui participera au processus de mise en œuvre du changement ?
- Qui est le commanditaire exécutif de ce changement ?
- Quels sont les membres de l’équipe de gestion du changement ?
- Quelles ressources seront nécessaires pour mettre en œuvre le changement ?
- Les ressources disponibles sont-elles suffisantes pour maintenir le changement dans la durée ?
- Quelles sont les parties prenantes concernées par ce changement ?
- Comment les parties prenantes seront-elles informées du changement ?
Modèle d’évaluation de la préparation au changement
Pour faciliter le processus d’évaluation de la préparation au changement, téléchargez ce modèle gratuit d’évaluation de la préparation au changement pour Word. Il s’agit d’un document simple qui regroupe des questions portant sur différents domaines, avec un espace permettant d’attribuer une note numérique.
Ce modèle gratuit d’évaluation de la préparation au changement pour Word est organisé en plusieurs catégories, notamment le parrainage, la gestion des parties prenantes, le niveau de préparation et la formation. L’échelle de notation va de un à six, où un signifie « fortement en désaccord » et six signifie « tout à fait d’accord ».
Modèles gratuits de gestion du changement
Le modèle gratuit d’évaluation de la préparation au changement n’est qu’un des plus de 100 modèles gratuits de gestion de projet pour Excel et Word disponibles en téléchargement pour vous aider à gérer tous les aspects d’un projet, quel que soit votre secteur d’activité. Voici quelques modèles gratuits liés à la gestion du changement.
Modèle de registre des modifications
Un registre des modifications est un document qui enregistre chaque changement au fur et à mesure qu’il se produit et permet aux responsables d’en assurer le suivi jusqu’à sa clôture. Ce modèle gratuit de journal des changements pour Excel répertorie le changement, son responsable, son niveau de priorité, la date de résolution prévue et bien plus encore.
Modèle de demande de changement
Utilisez ce modèle gratuit de demande de changement pour Word afin de préparer, accompagner et soutenir la mise en œuvre d’un changement. Ce modèle permet aux responsables de s’assurer que le changement est correctement planifié et mis en œuvre de manière fluide.
ProjectManager identifie et maîtrise les changements
La gestion du changement peut être réalisée à l’aide de modèles, mais ce n’est pas la solution idéale. Les modèles sont des documents statiques qui doivent être mis à jour manuellement, ce qui prend du temps au détriment de tâches plus importantes, comme la mise en œuvre du changement. La gestion du changement est également un processus collaboratif, et les modèles utilisés comme documents autonomes sont notoirement peu adaptés au travail en équipe. Pour gérer efficacement le changement, il est préférable d’utiliser un logiciel de gestion de projet plus performant.
ProjectManager est un logiciel primé de gestion de projets et de portefeuilles qui permet de gérer le changement en planifiant les projets sur des diagrammes de Gantt, puis en partageant automatiquement ces plans sous forme de tableaux kanban et de listes de tâches afin que tous les collaborateurs disposent toujours des informations les plus récentes. Et ce n’est qu’un aperçu des avantages offerts par ProjectManager.
Suivez les changements, les risques et les problèmes
Le changement s’accompagne toujours de risques. Les identifier, les suivre et les gérer jusqu’à leur résolution constitue un élément essentiel de la gestion du changement. Utilisez nos cartes de suivi des risques, des problèmes et des changements pour gérer ces éléments en temps réel. Elles regroupent toutes les informations essentielles, notamment la date d’échéance, le niveau de priorité, le responsable, la réponse prévue, la description, les étiquettes, la résolution, l’impact et la probabilité, tout en permettant aux équipes d’ajouter des commentaires et des fichiers lorsqu’elles collaborent à l’identification des risques, à la gestion des problèmes et au suivi des changements.
Suivez et analysez l’avancement, les coûts et bien plus encore
Au fur et à mesure que les changements sont mis en œuvre ou résolus, il est indispensable d’en suivre les effets afin de s’assurer qu’ils ne retardent pas le projet et qu’ils n’entraînent pas de dépassements de coûts incompatibles avec le budget. Les responsables peuvent obtenir une vue d’ensemble en temps réel grâce aux tableaux de bord de projet ou de portefeuille, qui collectent automatiquement les données en direct et les présentent sous forme de graphiques faciles à interpréter affichant les délais, les coûts, la charge de travail et bien plus encore. Pour aller plus loin, utilisez des rapports personnalisables sur l’état des projets ou des portefeuilles, les écarts, les feuilles de temps et bien d’autres indicateurs. Vous pourrez ensuite partager ces rapports avec les parties prenantes afin de les tenir informées.
ProjectManager est un logiciel en ligne de gestion de projets et de portefeuilles qui connecte les équipes, qu’elles travaillent au bureau, sur le terrain ou à distance. Les collaborateurs peuvent partager des fichiers, commenter directement les tâches et rester informés grâce aux notifications par e-mail et aux alertes intégrées à l’application. Rejoignez les équipes d’Avis, Nestlé et Siemens qui utilisent notre logiciel pour mener leurs projets à bien. Essayez ProjectManager gratuitement dès aujourd’hui.