Planifiez autant que vous voulez. Mais une fois que ce projet ou ce plan d’affaires est en cours d’exécution, vous aurez besoin d’une analyse des écarts pour évaluer si vous respectez les exigences, sans quoi vous pourriez vous retrouver en difficulté. Comme son nom l’indique, l’analyse des écarts est une méthode consistant à examiner où vous en êtes et où vous souhaitez aller. Entre ces deux points se trouve l’écart à combler. Une analyse des écarts peut s’appliquer à des projets ou à une organisation cherchant à atteindre ses objectifs.
Il est important d’analyser si votre progression est suffisamment rapide pour atteindre votre objectif ou si vous devez procéder à des ajustements pour combler cet écart de performance. Découvrons comment l’analyse des écarts peut aider votre activité.
Qu’est-ce que l’analyse des écarts ?
L’analyse des écarts est une étude formelle de la progression actuelle d’une entreprise ou d’un projet et de la direction qu’elle souhaite prendre à l’avenir. Différentes perspectives peuvent être analysées : orientation stratégique, processus métier, technologie de l’information ou gestion de produits.
En matière de management, l’analyse des écarts consiste à comparer un état actuel à un état futur en termes de performance. Les facteurs qui influencent la performance comprennent la planification des ressources, l’investissement en capital, la technologie, etc. L’analyse des écarts identifie les écarts entre l’allocation et l’intégration optimisées des ressources et le niveau d’allocation actuel.
C’est en effectuant de telles mesures que l’on peut tracer une voie vers l’amélioration. Cela implique de déterminer, documenter et améliorer la différence entre les exigences et les capacités actuelles. Les données en temps réel amélioreront votre compréhension de la progression de votre projet.
ProjectManager est un logiciel de travail et de gestion de projet en ligne qui facilite l’analyse des écarts grâce à des données de projet en direct. Notre tableau de bord en temps réel ne nécessite aucune configuration, collecte automatiquement des données en direct, traite les chiffres et affiche six métriques de projet sous forme de graphiques et diagrammes colorés. Il inclut également des diagrammes de Gantt pour la planification, des listes de tâches pour la collaboration et des outils de gestion des ressources intégrés. Commencez votre analyse des écarts gratuitement dès aujourd’hui avec ProjectManager.
Comment réaliser une analyse des écarts en 4 étapes
Lorsque vous réalisez une analyse des écarts, vous vous posez quelques questions : Où en sommes-nous ? Où aimerions-nous être ? Comment y parvenir ? Il ne s’agit donc pas seulement d’un instantané, mais d’une feuille de route pour améliorer la production.
Voici les quatre étapes de base d’une analyse des écarts.
1. Identifier l’état actuel
La première étape consiste à savoir où vous en êtes. Soyez précis sur ce qui est décrit et sur ce qui ne l’est pas. Cela permettra d’éviter la dérive du périmètre et de maintenir votre analyse ciblée. Vient ensuite la collecte d’informations contextuelles, c’est-à-dire d’informations qualitatives, telles que les processus et méthodologies de votre équipe.
Les informations quantitatives sont également importantes : tout ce qui peut être compté et mesuré, y compris tout ce que vous faites actuellement. Oui, il y a beaucoup de données à collecter, mais plus vous en réunissez, plus l’image de votre état actuel sera précise.
2. Définir l’état futur souhaité
L’objectif d’une analyse des écarts est de déterminer où vous souhaitez aller et si vous y progressez. Il s’agit de l’état souhaité, de la cible future ou de l’objectif ambitieux. Pour y parvenir, vous devez connaître votre état actuel et quel est le délai raisonnable pour atteindre l’objectif que vous vous êtes fixé.
Mais d’abord, vous devez définir ce point dans l’avenir que vous visez. Réfléchissez à ce qu’il devrait être, ce qui n’est pas encore en place mais devrait l’être, ce qui pourrait se produire pour la première fois ou a changé, et ce qu’il faut accomplir pour y arriver.
3. Préparer un rapport d’analyse des écarts
Un rapport d’analyse des écarts implique d’évaluer systématiquement les différences entre la performance actuelle et les résultats souhaités au sein d’un projet ou d’une organisation. Cela comprend plusieurs étapes décrites ci-dessous.
Résumé exécutif
Le résumé exécutif d’un rapport d’analyse des écarts est un aperçu concis des principales conclusions, résultats et recommandations de l’analyse. Il figure en tête du rapport, bien qu’il soit généralement rédigé en dernier, une fois le corps principal terminé.
Objectifs et méthodologie de l’analyse des écarts
Les objectifs de l’analyse des écarts sont d’identifier les écarts de performance, d’en comprendre les causes sous-jacentes, de prioriser les domaines d’amélioration, d’élaborer un plan d’action et de soutenir l’amélioration continue. Les méthodologies comprennent la définition du périmètre et des objectifs, la collecte de données sur l’état actuel, la définition de l’état souhaité, l’identification de l’écart et de sa cause profonde, puis la recommandation d’actions basées sur cette analyse et le suivi de leur exécution.
Identification des écarts
L’identification des écarts consiste à comparer l’état actuel à l’état souhaité pour trouver les divergences. Cela peut se faire à l’aide d’une analyse SWOT, de diagrammes en arête de poisson et de cartographies de processus pour visualiser les inefficacités.
Analyse des causes profondes
Vous savez où vous en êtes et où vous souhaitez aller ; il est maintenant temps d’identifier les raisons des écarts, ce qui aidera l’organisation à préparer un plan d’action pour les combler.
Une analyse des causes profondes permet de comprendre pourquoi il existe un écart. Pour cela, soyez très précis sur l’écart en question. Creusez également plus profondément pour déterminer pourquoi cet écart est apparu. Posez-vous des questions adaptées à votre activité et répondez-y honnêtement.
Plan d’action
La planification des actions crée un plan détaillé comprenant les étapes spécifiques à suivre, les responsables de chaque action, le calendrier de mise en œuvre et les indicateurs pour mesurer le succès du plan.
Plan de ressources
La mise en œuvre du plan d’action nécessite des ressources, c’est-à-dire les personnes, les lieux et les éléments nécessaires pour accomplir les tâches. Ces ressources doivent être allouées de façon à ce que le bon volume soit disponible au bon moment.
Évaluation des risques
Une évaluation des risques aide à identifier, évaluer et prioriser les risques associés aux écarts entre les résultats actuels et souhaités. L’utilisation d’une évaluation des risques dans l’analyse des écarts permet de comprendre les divergences et leurs implications sur les opérations, les objectifs et la stratégie globale.
4. Combler l’écart
Vous avez effectué toutes les vérifications nécessaires, il est maintenant temps d’agir. Vous savez pourquoi il existe un écart, vous devez donc trouver un moyen de le combler. Basez toutes les améliorations sur les informations découvertes lors de l’identification de l’écart. Prenez également en compte le coût de mise en œuvre de chaque solution : vous n’avez peut-être pas le capital ou la capacité nécessaires. Enfin, déterminez la date à laquelle l’écart sera comblé. Sans délai, cela risque d’être négligé ou ignoré.
Après tout ce travail, ne négligez pas le suivi. Réalisez une analyse des écarts pour contrôler les améliorations que vous mettez en place. Sinon, vous risquez de répéter les mêmes erreurs. De plus, il est important de ne pas essayer de combler trop d’écarts à la fois. Si vous mettez trop de pression sur une organisation, elle risque de craquer.
Modèle d’analyse des écarts
Gérez le processus avec notre modèle gratuit d’analyse des écarts pour Excel. Il vous aidera à atteindre les objectifs fixés pour votre projet et à rationaliser ce processus. Vous pouvez ajouter l’étape actuelle et l’état futur de chaque élément. Utilisez ensuite notre menu déroulant pour noter le pourcentage d’écart. Il comprend également des étapes d’action, des affectations et des statuts.
Exemple d’analyse des écarts
Examinons l’analyse des écarts à travers un exemple hypothétique. Supposons que l’entreprise X ait développé un Widget, l’ait commercialisé et souhaite réaliser une analyse des écarts sur les déviations par rapport à ses objectifs de vente pour ce nouveau produit, puis apporter les améliorations nécessaires.
- D’abord, elle doit collecter des données de marché et réaliser des enquêtes clients pour déterminer ce qui empêche l’entreprise X de vendre le nombre de Widgets prévu.
- Vient ensuite l’analyse de ces données et de l’état actuel des problèmes de ventes.
- À partir de là, l’entreprise X déterminera l’état futur qu’elle espère atteindre en termes de ventes de Widgets.
- Ces deux points étant établis, l’entreprise X peut désormais calculer le pourcentage d’écart.
- Ces informations orienteront les actions nécessaires pour que l’entreprise atteigne sa cible, ce qui pourrait inclure l’augmentation de la force de vente, un investissement supplémentaire dans le marketing ou même des modifications du produit.
- Une fois le plan d’action défini, l’entreprise X le mettra en œuvre et suivra sa progression pour combler l’écart identifié.
Types d’analyse des écarts
L’analyse des écarts offre un moyen de mesurer l’investissement en temps, argent et ressources humaines nécessaire pour atteindre un résultat. Il existe plusieurs types d’écarts et de résultats que l’analyse des écarts peut cibler.
Analyse des écarts de marché
L’analyse des écarts peut aider à identifier les lacunes du marché. Une analyse des écarts de marché consiste à utiliser des outils et techniques de recherche marketing pour identifier les « lacunes du marché » — des disparités causées par une offre de produits insuffisante ou inadaptée ne satisfaisant pas les besoins des clients pour diverses raisons, ce qui entraîne des segments de marché sous-desservis.
Voici quelques-unes des principales causes des lacunes de marché :
- Les produits existants n’offrent pas les fonctionnalités perçues comme précieuses par les clients, ce qu’on appelle un écart produit
- Les tendances émergentes telles que les nouvelles technologies, réglementations, facteurs économiques et changements de comportement des clients peuvent créer une lacune dans le marché
- La croissance du marché total adressable pour un produit ou une marque crée un écart marketing lorsque les entreprises actuelles ne peuvent pas satisfaire la demande
- L’écart d’utilisation correspond à la différence entre le potentiel total du marché et l’utilisation réelle du produit, autrement dit sa part de marché actuelle, incluant les données sur l’utilisation du marché et l’utilisation existante.
Analyse des écarts stratégiques
Un processus systématique pour évaluer les différences entre la performance actuelle et les objectifs stratégiques souhaités. Il aide à identifier les axes d’amélioration et à développer des plans d’action pour aligner les activités sur les objectifs à long terme.
Analyse des écarts de processus
Cette méthode sert à évaluer les différences entre l’état actuel d’un processus métier spécifique et son état souhaité ou optimal. Elle aide les organisations à identifier les inefficacités, les redondances ou les domaines à améliorer au sein de leurs processus.
Analyse des écarts de performance
Une analyse des écarts de performance évalue la différence entre la performance réelle et la performance souhaitée au sein d’une organisation. Elle aide à améliorer les performances là où c’est nécessaire et facilite les actions ciblées pour améliorer la performance globale.
Analyse des écarts de compétences
Ce processus identifie la différence entre les compétences actuelles des employés et celles requises pour atteindre les objectifs de l’organisation. Il évalue les capacités de la main-d’œuvre et planifie les initiatives de formation et de développement pour s’assurer que les talents nécessaires sont en place.
Analyse des écarts produits
L’analyse des écarts peut également cibler un écart produit, qui mesure dans quelle mesure un produit répond à ses besoins ciblés. Une analyse des écarts produits correspond à la divergence entre les fonctionnalités d’un produit et celles perçues comme précieuses par les clients cibles.
Cette situation est causée par une mauvaise compréhension des besoins clients, probablement due à une recherche de marché insuffisante, un manque de preuve de concept, des omissions dans le processus de développement produit, ou simplement parce que certains clients ne s’alignent pas avec la mission de l’entreprise ou sa politique générale.
Dans certains cas, cela peut être dû à une technologie produit obsolète ou à des problèmes de fonctionnalités qui poussent les clients potentiels à choisir d’autres alternatives sur le marché. Les écarts produits peuvent être résolus par des techniques telles que la cartographie de la chaîne de valeur, le benchmarking ou le développement agile de produits.
Outils d’analyse des écarts
Il existe des outils d’analyse des écarts qui peuvent aider un chef de projet à identifier l’écart entre l’état actuel du projet et ses objectifs futurs. Ces outils contribueront également à clarifier les tâches nécessaires pour combler cet écart.
SWOT
L’un de ces outils est l’analyse SWOT, acronyme de forces (Strengths), faiblesses (Weaknesses), opportunités (Opportunities) et menaces (Threats). En utilisant une analyse SWOT de manière quantitative et qualitative, vous pouvez identifier les menaces internes et externes pesant sur le projet.
Diagramme en arête de poisson
Un autre outil est le diagramme en arête de poisson, également appelé diagramme causes-effets. Il permet de visualiser et de catégoriser les causes potentielles d’un problème, puis d’en identifier les causes profondes. C’est un outil utile lors des séances de brainstorming pour maintenir la discussion ciblée.
Modèle 7-S de McKinsey
Le modèle 7-S de McKinsey peut être utilisé pour améliorer la performance, examiner les effets des changements futurs, aligner les départements et les processus, et déterminer comment mettre en œuvre au mieux une stratégie proposée. Il peut être appliqué à des équipes ou à un projet en examinant les sept facteurs interdépendants de l’outil.
Analyse PEST
Un autre outil est l’analyse PEST, acronyme de facteurs politiques (Political), économiques (Economic), sociaux (Social) et technologiques (Technological). Elle permet d’élaborer un cadre de facteurs macro-environnementaux pour concevoir des stratégies environnementales efficaces, applicables aux projets concernés.
Modèles gratuits supplémentaires pour une meilleure analyse des écarts
L’analyse des écarts nécessite de collecter et d’analyser des données. Mais ce n’est que le début. Vous devez ensuite créer un plan d’action sur la base de ce que vous avez appris, puis suivre la progression de ce plan pour vous assurer d’atteindre vos jalons. Les logiciels de gestion de projet peuvent tout faire et bien plus, mais si vous n’êtes pas encore prêt à franchir ce pas, vous pouvez utiliser ces modèles gratuits pour la gestion de projet d’analyse des écarts.
Modèle d’éléments d’action
Les éléments d’action esquissés dans le modèle d’analyse des écarts peuvent être pleinement réalisés dans ce modèle gratuit d’éléments d’action pour Excel. Il fournit le qui, le quoi et le quand du plan, comme une liste de tâches mais plus robuste. Vous pouvez lister tous les éléments d’action, les affecter à votre équipe, définir la priorité pour organiser ce qui doit être fait quand, ajouter des instructions et même afficher le statut du travail. Pour plus de détails sur l’avancement et la performance, voici notre prochain modèle gratuit.
Modèle de tableau de bord de projet
Vous souhaiterez surveiller votre plan d’action lors de son exécution. Notre modèle gratuit de tableau de bord de projet pour Excel peut vous aider à suivre le temps consacré aux tâches, les coûts et la charge de travail. Contrairement aux logiciels de gestion de projet, vous devrez effectuer toutes les saisies vous-même, mais l’effort en vaut la peine pour rester dans les délais. Ce modèle peut également servir à collecter des données pour votre analyse des écarts — la boucle est bouclée.
Modèle de rapport d’avancement
N’oubliez pas de tenir vos parties prenantes informées de votre progression dans la réduction des écarts. Utilisez notre modèle gratuit de rapport d’avancement pour Word. C’est un document qui capture l’état d’avancement du projet pour mettre à jour les parties prenantes et gérer leurs attentes. Il comprend une section pour résumer le périmètre, le planning, les coûts et les risques du projet, puis vous pouvez entrer dans le détail des tâches individuelles et leur statut.
Comment ProjectManager facilite l’analyse des écarts
ProjectManager est un logiciel de travail et de gestion de projet en ligne qui peut vous aider à combler l’écart dans votre analyse. Notre outil organise votre plan d’action en tâches sur une chronologie, pouvant être assignées et suivies, tout en rendant compte aux parties prenantes de la progression vers votre objectif.
Diagrammes de Gantt pour une planification approfondie
Utilisez notre diagramme de Gantt interactif pour cartographier votre plan sur une chronologie visuelle reliant les tâches dépendantes afin d’éviter les goulots d’étranglement en cours de projet. Les diagrammes de Gantt sont des outils de gestion de projet essentiels qui définissent les jalons et bien plus encore. Contrairement à d’autres Gantt, le nôtre peut filtrer le chemin critique sans calculs complexes, puis définir une base de référence pour comparer l’effort planifié à l’effort réel lors de l’exécution. Cela vous aide à rester dans les délais.
Plusieurs vues pour exécuter le travail à votre façon
Une fois le projet entre les mains de votre équipe, celle-ci n’a peut-être pas envie d’utiliser un outil aussi axé sur la planification que le Gantt. Notre logiciel propose plusieurs vues de projet qui partagent les données en temps réel, permettant aux équipes de travailler comme elles le souhaitent. Les listes de tâches robustes affichent tout, de la priorité au statut, tandis que le flux de travail visuel d’un tableau kanban favorise la collaboration sur les sprints et permet aux équipes de gérer leur backlog.
Générer des rapports en quelques minutes
Les parties prenantes sont celles qui ont le plus à cœur le succès de votre plan de réduction des écarts. Les chefs de projet doivent gérer leurs attentes pour accomplir leur travail. Nos rapports en un clic sont entièrement filtrables pour n’afficher que les données que les parties prenantes ont besoin de voir, et peuvent être facilement partagés comme elles le souhaitent, en pièces jointes PDF ou même imprimés. Tenez les parties prenantes informées et gardez votre attention sur le projet.
Les gestionnaires bénéficient d’une transparence sur les processus de leur équipe, et les équipes disposent d’une plateforme collaborative qui les aide à mieux travailler ensemble grâce aux commentaires au niveau des tâches et au partage de fichiers. Les flux de travail automatisés et les approbations de tâches donnent aux gestionnaires le contrôle, et les notifications par e-mail et dans l’application maintiennent tout le monde sur la même longueur d’onde. Gardez l’œil sur les écarts et atteignez vos objectifs avec ProjectManager.
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L’analyse des écarts est un excellent outil pour prendre de meilleures décisions. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui vous permet de mettre en œuvre ces décisions plus efficacement grâce à des données en temps réel et des diagrammes de Gantt en ligne. Découvrez comment il peut vous aider à combler l’écart en essayant gratuitement pendant 30 jours.