Si no trabajas en el sector de la construcción, podrías asumir que los proyectos comienzan cuando las excavadoras, cargadores frontales y grúas llegan al sitio. Aunque este equipo puede utilizarse, la preconstrucción debe llevarse a cabo antes de iniciar cualquier obra.
Como su nombre lo indica, la preconstrucción es la fase que ocurre antes de la construcción propiamente dicha y es fundamental para el éxito del proyecto. Como en todo proceso de gestión de proyectos de construcción, existen pasos, reuniones, listas de verificación y más. Pero primero, comencemos con una definición.
¿Qué es la preconstrucción?
La fase de preconstrucción en la gestión de proyectos de construcción se refiere a la planificación preliminar y los servicios de ingeniería que la empresa constructora realiza antes de que inicie la obra. La empresa comienza definiendo el proyecto e identificando los riesgos. Esta fase también incluye la planificación y programación del alcance y la estimación de costos mediante el análisis de las necesidades del trabajo.
La preconstrucción es importante, pero también lo es contar con las herramientas adecuadas para crear un cronograma, formar un equipo y desarrollar un presupuesto. ProjectManager es un software de gestión de proyectos de construcción que te ayuda a planificar la obra para determinar si vale la pena ejecutarla. Nuestro diagrama de Gantt interactivo te permite estimar costos, planificar recursos y organizar tareas en una línea de tiempo. Puedes filtrar la ruta crítica y establecer una línea base para rastrear la variación del proyecto en tiempo real y mantener todo bajo control. Comienza hoy gratis con ProjectManager.
¿Por qué es importante la preconstrucción?
La principal razón para realizar la preconstrucción es asegurarse de que estás haciendo la debida diligencia antes de comenzar a construir. Sin esta fase, puedes perder dinero y poner en riesgo la seguridad de las personas. Esta fase de construcción también ayuda a convencer al cliente sobre la viabilidad del proyecto, aunque también puede tener el efecto contrario si resulta demasiado costoso o inviable por otras razones.
Si el cliente y el contratista están de acuerdo en proceder, entonces comienza el proceso. El constructor inicia proporcionando al cliente un costo y un cronograma para el proyecto de construcción. La fase de preconstrucción ofrece al equipo de construcción una descripción clara de sus roles y responsabilidades, así como una visión general del trabajo que debe realizarse. El cliente, por su parte, entiende qué debe hacer y cuánto va a costar.
El precio de esta fase depende del tipo de proyecto, la ubicación del sitio y el alcance. Sin embargo, como se mencionó antes, el cliente puede decidir no continuar si no está satisfecho. Aunque puede ser decepcionante realizar toda la debida diligencia y luego no avanzar con la obra, es mucho menos costoso que abandonar un proyecto una vez iniciado.
Pasos clave del proceso de preconstrucción
Aunque la fase de preconstrucción pueda parecer abstracta, es completamente práctica. Necesitas personas reales colaborando en tiempo real para generar estimaciones precisas, diseños, cronogramas y presupuestos. Las actividades que conforman esta fase pueden no realizarse en el sitio de obra, pero requieren el mismo tejido de colaboración que caracteriza a un equipo experimentado. Contar con el software adecuado conecta a los distintos departamentos involucrados y permite que el proceso fluya con más facilidad. Este proceso puede dividirse en las siguientes actividades.
1. Estudio de viabilidad del proyecto
Comienza con un estudio de viabilidad, que es una evaluación integral del proyecto de construcción propuesto. El objetivo principal es determinar si el proyecto vale la pena desde los puntos de vista financiero, técnico y de mercado. Ayuda a descubrir posibles problemas y ofrece una guía para que los responsables tomen decisiones sobre si continuar tal como está, modificarlo o abandonarlo completamente.
2. Inspección del sitio de construcción
Si el proyecto es factible, el siguiente paso es realizar una inspección del sitio de construcción como parte del proceso de planificación de la preconstrucción. Se trata de una evaluación de los desafíos y posibilidades del sitio. Por ejemplo, se consideran características físicas como la topografía y las estructuras existentes. También se incluyen factores ambientales y regulatorios, además de la infraestructura y el acceso.
3. Desarrollo del diseño
La fase de desarrollo del diseño es el siguiente paso y resulta fundamental para cerrar la brecha entre el diseño conceptual y los documentos de construcción finales. En esta etapa, los equipos de ingeniería y arquitectura trabajan juntos para agregar detalles a las ideas iniciales y hacerlas más construibles. Por ejemplo, pueden añadir planos arquitectónicos detallados, especificar materiales y acabados o coordinarse con consultores para asegurar que todo el diseño esté integrado. Esto ayuda a reducir el riesgo de retrasos, sobrecostos y órdenes de cambio.
4. Permisos de construcción y aprobaciones regulatorias
Esta es una parte esencial de la preconstrucción, ya que los permisos y aprobaciones garantizan que los proyectos de construcción cumplan con las normativas de salud, seguridad y medio ambiente. Estas normas existen para proteger a los ocupantes del edificio y asegurar que el proyecto cumpla con los códigos de construcción y leyes de zonificación locales. Ten en cuenta que los tipos de permisos y aprobaciones necesarios pueden variar según la naturaleza del proyecto.
5. Definición del alcance del proyecto
El alcance del proyecto define lo que se desea lograr y los requisitos relacionados con el espacio, el cronograma y el nivel de acabados necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto.
6. Programación de la construcción
En este punto, es momento de planificar y organizar la secuencia de actividades del proyecto de construcción. Todas las tareas deben dividirse en actividades más pequeñas y manejables, como preparación del sitio, estructura, plomería, etc. También es necesario estimar la duración de cada tarea considerando la disponibilidad de mano de obra, los tiempos de entrega de materiales y los desafíos potenciales. La programación de la construcción es mucho más sencilla con software de preconstrucción, ya que herramientas como el diagrama de Gantt permiten visualizar todo en una línea de tiempo fácil de consultar.
7. Estimación y elaboración del presupuesto de construcción
Paralelamente con las otras actividades se desarrolla el proceso de estimación de costos y precios asociados al proyecto. Los resultados del cómputo métrico forman parte del análisis financiero, pero también deben considerarse la mano de obra, la adquisición de equipos y los costos de alquiler. Esta estimación ayudará a crear un presupuesto final para el proyecto de construcción.
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8. Cómputo de materiales (Material Takeoff)
Mientras ajustas el plan de construcción para garantizar que funcione, los estimadores del proyecto trabajan en prever qué materiales y en qué cantidades serán necesarios. Durante ese proceso debe realizarse un cómputo de materiales para asegurarse de que cada material que se utilizará esté cuantificado, adquirido, entregado y considerado dentro del cronograma del proyecto.
En cuanto a los materiales del proyecto, contempla tiempos de entrega largos para asegurarte de que estén disponibles cuando se necesiten. Esto implica saber qué materiales y equipos necesitas y cómo los obtendrás a tiempo.
9. Proceso de licitación y selección de contratistas
Ahora que ya cuentas con estimaciones del proyecto, comenzarás a determinar con quién asociarte para la futura construcción, tanto en términos de contratista general como de subcontratistas. A veces esta actividad se realiza antes de completar las estimaciones, pero en cualquier caso, el proceso de licitación es clave para determinar el presupuesto y el cronograma finales. Las empresas que compiten presentarán sus ofertas estimando sus costos, y el contratista general evaluará cuál se ajusta mejor a sus necesidades y compromisos financieros.
10. Formación del equipo del proyecto
El equipo del proyecto está formado por subcontratistas y otros trabajadores que ejecutarán el plan de construcción. El contratista general seleccionará subcontratistas que comprendan el proyecto y tengan disponibilidad en su agenda para ajustarse al cronograma de construcción.
11. Reunión de preconstrucción
Todo proyecto de construcción tiene una reunión de preconstrucción para ayudar a definir correctamente el alcance del proyecto con especificaciones claras y requisitos de calidad. Estas reuniones aseguran que los subcontratistas estén plenamente informados sobre los planos del edificio para evitar retrabajos costosos durante la ejecución. Esto ayuda a reducir sobrecostos y retrasos.
Para lograr una reunión de preconstrucción eficiente que comunique las necesidades del proyecto sin perder tiempo, se debe preparar una agenda. La agenda expone los puntos principales de la reunión y actúa como guía para mantenerla enfocada.
La reunión de preconstrucción, similar a una reunión de lanzamiento del proyecto, ayuda a cerrar detalles pendientes y debe estar abierta a preguntas. Puede faltar un documento o los participantes pueden querer confirmar si su interpretación sobre un tema específico es correcta.
Contar con documentación para revisar durante una reunión de preconstrucción es fundamental. Debes tener a la mano el contrato del proyecto, donde se detallen las responsabilidades de cada parte y los métodos para gestionar el proyecto. El diseño también es un documento crucial, incluyendo planos y representaciones gráficas. Además, conviene tener disponible el cronograma junto con el plan de seguridad, el plan del sitio, el plan de calidad y el plan de comunicación.
El proceso de preconstrucción está supervisado por el gerente de preconstrucción. Conozcamos más sobre este rol clave.
¿Qué hace un gerente de preconstrucción?
Un gerente de preconstrucción desempeña un papel fundamental en el éxito de un proyecto de construcción antes siquiera de iniciar las obras. Ayuda a planificar y coordinar todas las actividades que ocurren antes de la construcción, como desarrollar presupuestos detallados, crear un cronograma realista, seleccionar subcontratistas, identificar y minimizar riesgos y controlar costos. Es el centro de toda la comunicación y puede sentar las bases del éxito del proyecto antes de que comience oficialmente.
Lista de verificación de preconstrucción
La fase de preconstrucción de un proyecto es compleja; estás definiendo todo lo necesario para ejecutar un proyecto de construcción fluido, que de por sí es una coreografía precisa entre personas, equipos y materiales.
Hemos reunido la documentación principal y otros entregables de la fase de preconstrucción que son planificados por el cliente, el equipo de diseño y el socio constructor.
- Descripción del proyecto: La descripción del proyecto incluye los planos de diseño relacionados con el tamaño, la distribución, el carácter, la calidad, los materiales de construcción y los sistemas del proyecto, así como cualquier otro detalle esencial. Esto conduce al desarrollo del plan de construcción, dividido en fases y con un cronograma.
- Alcance del trabajo: El documento de alcance del trabajo describe las tareas, los entregables y las responsabilidades del proyecto. Detalla qué se hará, cómo se hará y quién lo hará.
- Cronograma de construcción: El cronograma de construcción actúa como una hoja de ruta que incluye la secuencia y el tiempo de todas las tareas en un proyecto de construcción.
- Presupuesto de construcción: El presupuesto del proyecto de construcción es elaborado por los equipos de diseño y construcción, quienes determinan los costos involucrados en el proyecto, incluyendo soluciones alternativas.
- Plan de construcción: Este documento describe el alcance de un proyecto de construcción desde la planificación inicial hasta la finalización. Los planes de construcción incluyen el propósito del proyecto, sus objetivos y los entregables clave.
- Documentos de diseño: Durante la preconstrucción, los documentos de diseño son dibujos detallados, especificaciones e información que sirven como el plano general del proyecto. Proporcionan información a las partes interesadas, contratistas, ingenieros, arquitectos y constructores.
- Informe de inspección del sitio: Este documento ofrece una evaluación detallada y precisa del lugar seleccionado para un proyecto de construcción. Ayuda a desarrollar un cronograma y un plan de construcción realistas.
- Lista de cantidades: Una lista de cantidades es un documento clave creado durante la fase de preconstrucción. Describe en detalle los materiales y la mano de obra necesarios durante la fase de construcción. Debe desglosar los materiales, indicar su unidad de medida y las cantidades requeridas, entre otros detalles.
- Cronograma de adquisiciones: En la gestión de preconstrucción, el cronograma de adquisiciones detalla el tiempo y la secuencia de las actividades necesarias para obtener los materiales, equipos y servicios correctos para el proyecto.
- Plan de comunicación del proyecto: La comunicación del proyecto es clave para una fase de preconstrucción exitosa y para la ejecución hasta la finalización. Esto se logra al crear un plan de comunicación accesible y confiable para todos los involucrados. Cuanto mejor sea la comunicación durante la preconstrucción, mejor será el proyecto.
- Permisos e inspecciones: Los contratistas licenciados ejecutan los proyectos siguiendo las normativas, lo que implica cumplir con los códigos, obtener los permisos correspondientes y asegurar que el trabajo sea inspeccionado para verificar el cumplimiento. La preconstrucción evalúa a fondo los riesgos y cómo mitigarlos, incluyendo la evaluación del sitio y la comprensión de los requisitos de permisos e inspecciones antes de comenzar.
Plantilla de presupuesto de construcción
Esta plantilla de presupuesto de construcción te permite estimar los costos de las tareas del proyecto durante la fase de preconstrucción y compararlos con los costos reales una vez que inicia la fase de construcción, para determinar si tu proyecto está por encima o por debajo del presupuesto.
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ProjectManager ayuda con la preconstrucción
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Usa múltiples vistas de proyecto
La preconstrucción requiere coordinar a distintas partes para definir los detalles necesarios para ejecutar el proyecto de construcción, pero no todos utilizan las mismas herramientas. Nuestro software te permite trabajar con la herramienta que prefieras, incluyendo nuestros diagramas de Gantt dinámicos o vistas tipo hoja. También hay tableros kanban, vistas de lista y calendario para subcontratistas que necesitan centrarse en sus tareas. Cualquier vista que uses, se actualiza en tiempo real y actúa como una sola fuente de verdad. Esto significa que todos ven siempre los mismos datos actualizados.
Mantente conectado con herramientas de colaboración
La colaboración es fundamental. Si no puedes conectar a los distintos grupos que deben trabajar juntos para entregar un proyecto exitoso, el fracaso comienza antes de iniciar. Nuestro software en línea garantiza que todos puedan colaborar incluso si trabajan desde diferentes ubicaciones. Se pueden publicar comentarios en las tareas que activan alertas por correo electrónico y dentro de la aplicación. Cualquier integrante del proyecto puede etiquetar a otros para incluirlos en la conversación. Los planes y archivos se comparten fácilmente y nuestra herramienta tiene almacenamiento ilimitado para actuar como un centro centralizado de documentación y planos del proyecto.
Una vez que pases de la preconstrucción a la construcción, ProjectManager ya está configurado para ayudarte a mantenerte dentro del cronograma y del presupuesto. Nuestro panel en tiempo real te da una vista de alto nivel de seis métricas del proyecto, sin necesidad de configuración. Los informes personalizados con un clic profundizan en los datos del proyecto y se pueden compartir para actualizar al cliente. Incluso contamos con automatización de flujos de trabajo para optimizar procesos con configuraciones de aprobación de tareas, de modo que solo los autorizados puedan cambiar su estado. Somos tu solución integral para todas las necesidades de construcción.
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