Los proyectos de construcción vienen en todas las formas y tamaños, pero todos deben supervisarse de cerca. Por eso un proyecto genera muchos documentos de construcción. Levantar una estructura es un trabajo complejo y cada aspecto requiere dibujos de construcción para planificar en papel antes de comenzar la obra.
La importancia de los documentos de construcción y los planos en la gestión de proyectos de construcción no puede subestimarse. Preparan el proyecto para el éxito al detallar todo, desde el sitio hasta el diseño e incluso la administración del proyecto. Pero ¿qué son exactamente los documentos de construcción y qué tipos de planos existen?
¿Qué son los documentos de construcción?
Los documentos de construcción ayudan a los gerentes de proyecto a optimizar la planificación, programación y seguimiento de los proyectos. No existe un único tipo de documento de construcción y pueden ser escritos, gráficos o visuales.
ProjectManager es un software de gestión de proyectos de construcción con almacenamiento ilimitado de archivos. Se puede acceder desde la oficina, en la obra o de forma remota para que todos compartan los documentos de construcción desde un único centro. Si necesitas hacer cambios, todos se actualizan para mantener el trabajo alineado. Comienza gratis con ProjectManager.
En cierto modo, los documentos de construcción son piezas de un rompecabezas que conforman la visión completa del diseño, la ubicación y las características físicas del proyecto. No puedes obtener permisos de construcción sin los documentos correctos y no puedes construir legalmente sin permisos. Esto muestra la importancia de los documentos de construcción.
Documentos de construcción
A continuación se presentan algunos de los principales documentos que se crean a lo largo de las fases de construcción. Aunque cada uno cumple un propósito distinto, todos contribuyen a un objetivo común: facilitar el proceso de gestión del proyecto de construcción.
Crear estos documentos puede ser un desafío, por lo que hemos preparado plantillas gratuitas de gestión de proyectos de construcción para ayudarte en este proceso.
1. Plan de construcción
Un plan de construcción es un documento de construcción detallado que describe toda la información de planificación de un proyecto de construcción, como su alcance del trabajo, presupuesto, cronograma y estructura de desglose del trabajo (EDT), entre otros componentes importantes.
2. Presupuesto de construcción
Un presupuesto de construcción, o presupuesto de obra, es un documento que detalla todos los costos de un proyecto de construcción. El principal propósito de un presupuesto de construcción es ayudar a los gestores de proyectos de construcción a controlar el gasto durante la ejecución del proyecto para asegurar que los costos no se excedan y el proyecto siga siendo rentable.
Además, un presupuesto de construcción debe incluir un fondo de contingencia de construcción para cubrir gastos imprevistos, como el costo de responder a riesgos del proyecto.
3. Cronograma de construcción
Un cronograma de construcción, también conocido como cronograma de obra, es un documento que coordina las actividades que tienen lugar durante la fase de ejecución de un proyecto de construcción. El principal propósito de un cronograma de construcción es asegurar que todos los involucrados en el proyecto, como contratistas y subcontratistas, entiendan las fechas de entrega de sus entregables para que el proyecto pueda completarse a tiempo.
Usar un software de programación de construcción como ProjectManager ayuda a crear un cronograma de construcción detallado y a monitorear el avance del proyecto en tiempo real. ProjectManager está equipado con herramientas como diagramas de Gantt, listas de tareas, calendarios del proyecto y tableros que permiten supervisar cada actividad del cronograma de construcción.
4. Estimado de construcción
Un estimado de construcción es un documento que incluye los costos directos, indirectos y generales estimados de un proyecto de construcción, como materiales, mano de obra y alquiler de equipos. El estimado de construcción es la versión preliminar de un presupuesto de construcción.
Crear un estimado de construcción es un proceso complejo que puede resultar abrumador sin las herramientas adecuadas. Por eso es recomendable utilizar un software de estimación de construcción, que ayuda a mapear los diferentes costos de tu proyecto.
5. Alcance del trabajo
El alcance del trabajo es un documento que describe el trabajo que se realizará en un proyecto de construcción, incluyendo el cronograma estimado, los entregables, los costos y los términos de pago. Es un documento de construcción fundamental que suele utilizarse durante el proceso de licitación o como parte de los contratos de construcción.
6. Propuesta de construcción o licitación de construcción
Una propuesta de construcción o licitación es el documento que los contratistas utilizan para postularse a contratos de construcción. Explica cómo ejecutaría el contratista el proyecto, incluyendo detalles como el cronograma del proyecto, los costos, el alcance del trabajo, las especificaciones y más. Los contratistas suelen enviar este documento a los propietarios del proyecto después de recibir una solicitud de propuesta (RFP).
7. Lista de pendientes
Una lista de pendientes es un formulario de construcción que enumera las tareas que deben completarse antes de que la fase de construcción pueda considerarse finalizada. Usualmente son tareas no críticas, como retoques de pintura, limpieza de residuos o reemplazo de equipos defectuosos. Por lo general, esta lista se crea durante el recorrido de obra que hace el contratista y el dueño del proyecto cuando se está culminando el proyecto.
8. Solicitud de propuesta (RFP)
Una solicitud de propuesta (RFP) es un documento que se utiliza para iniciar el proceso de licitación de construcción, ya que permite a los propietarios solicitar propuestas de contratistas interesados en ejecutar su proyecto. Además, las RFP ayudan a los propietarios a especificar la información que desean conocer sobre las propuestas de los contratistas, como su alcance del trabajo, cronograma, costos y más.
9. Solicitud de información (RFI)
En muchos casos, documentos importantes de construcción como el alcance del trabajo pueden tener omisiones o errores, como tareas faltantes o especificaciones poco claras. En estos casos, puedes enviar una solicitud de información (RFI) al propietario del proyecto, arquitecto, ingeniero o gestor del proyecto de construcción para obtener más información sobre un asunto específico.
10. Renuncia de gravamen de construcción
Un gravamen de construcción es un reclamo legal que protege a las empresas constructoras, contratistas y subcontratistas en escenarios donde los propietarios del proyecto no están dispuestos a pagar por el trabajo realizado.
Por otro lado, una renuncia de gravamen de construcción es un documento que se intercambia entre propietarios y contratistas una vez que el proyecto ha sido completado y se ha efectuado el pago correspondiente. Una renuncia de gravamen es un documento legal mediante el cual un contratista renuncia al derecho de presentar un gravamen de construcción.
11. Solicitud de cotización (RFQ)
Una solicitud de cotización (RFQ) es un documento que se utiliza con frecuencia en construcción al contactar a un proveedor de bienes o servicios —como materiales de construcción— para estimar cuánto costarán los recursos del proyecto. El proveedor responderá con una cotización válida por un período limitado, ya que los precios de los materiales fluctúan con el tiempo. Luego, tras revisar varias cotizaciones y elegir al mejor proveedor para tu proyecto, puedes enviar una orden de compra y continuar con el proceso de adquisiciones.
12. Orden de cambio de construcción
Una orden de cambio de construcción se utiliza cuando el plan de construcción inicial necesita ajustarse. Hay muchas razones por las cuales esto puede ocurrir. Por ejemplo, los propietarios del proyecto pueden agregar trabajo adicional al plan de construcción durante la fase de ejecución. Esto significa que el alcance del trabajo inicial debe ampliarse y se requieren más materiales, mano de obra y equipos.
Además de esto, los costos del proyecto también se incrementarán por lo cual es necesario utilizar un formato de solicitud de cambio para que el contratista solicite una aprobación formal por parte del dueño del proyecto para un incremento del presupuesto y haya documentación de dicha aprobación. El uso de una solicitud de cambio, que se convierte en una orden de cambio una vez aprobado es muy importante en los proyectos de construcción, ya que proteje a ambas partes de malentendidos y posibles disputas legales.
13. Lista de cantidades (Bill of quantities)
Una lista de cantidades es un documento importante de planificación de construcción que describe la cantidad y calidad de los materiales requeridos para completar un proyecto de construcción, junto con los requisitos de mano de obra. Este formulario permite a los contratistas estimar los costos de construcción y preparar sus propuestas en consecuencia.
14. Diseño esquemático
Un diseño esquemático es un dibujo de construcción que muestra la distribución general del proyecto, cómo el sitio de construcción se integra con su entorno, cuáles serán las medidas reales del edificio y si se cumplen los códigos de construcción y otras regulaciones. Los diseños esquemáticos se crean durante la fase de diseño esquemático, que forma parte del proceso de diseño arquitectónico.
15. Especificaciones de construcción
Las especificaciones de construcción describen las directrices para el alcance del trabajo, los materiales y la calidad de la mano de obra para las actividades que componen un proyecto de construcción. Proporcionan información adicional que debe utilizarse junto con los planos de construcción para garantizar que el proyecto se complete bajo los estándares establecidos por el propietario y el equipo de diseño.
El equipo de diseño elabora las especificaciones de construcción y los propietarios del proyecto las aprueban antes de que la empresa constructora o el contratista general ejecute el trabajo.
16. Reporte diario de construcción
Un reporte diario de construcción, o informe diario de obra, es un documento que enumera el trabajo realizado durante el día en el sitio de construcción, junto con detalles como los inventarios de materiales y equipos, incidentes, condiciones climáticas y cualquier otra información relevante para el jefe de obra, el gestor del proyecto de construcción o el contratista general.
17. Cálculo de materiales (Material takeoff)
Un cálculo de materiales (material takeoff o MTO) es un documento de construcción que detalla los materiales necesarios para un proyecto y las cantidades requeridas según los planos y documentos disponibles. El objetivo principal de un cálculo de materiales es estimar con precisión el costo de dichos materiales.
18. Lista de valores (Schedule of values)
Una lista de valores es un documento de gestión de proyectos de construcción que permite a contratistas y subcontratistas reportar al propietario del proyecto el trabajo completado y los materiales utilizados. También indica los costos totales de mano de obra y materiales necesarios para finalizar el proyecto. Facilita el proceso de pago al permitir que ambas partes entiendan claramente qué se está pagando y qué sigue en el proceso.
19. Hoja de tiempo
Las hojas de tiempo son documentos que ayudan a los gestores de proyectos de construcción, supervisores de obra, jefes de cuadrilla y otros profesionales a registrar el tiempo que los trabajadores pasan en el sitio ejecutando tareas del proyecto. Esto permite calcular su pago según las horas trabajadas y su tarifa por hora.
20. Programa de pagos a contratistas
En construcción, un programa de pagos a contratistas es un formulario que permite llevar un registro de los pagos realizados a todos los contratistas contratados para ejecutar el trabajo. Este documento es ideal para contratistas generales, quienes suelen contratar a múltiples subcontratistas especializados para diferentes áreas del proyecto.
ProjectManager ayuda a gestionar la documentación de construcción
Como puedes ver, hay muchos documentos que gestionar. El software de gestión de proyectos puede ayudarte a organizar estos documentos y hacerlos accesibles para quienes los necesitan durante la ejecución del proyecto. ProjectManager ofrece almacenamiento ilimitado de archivos y funciona en línea, lo que permite a todos acceder a los documentos que necesitan cuando y donde trabajen. Pero nuestro software de gestión de proyectos de construcción es mucho más que un organizador de documentos.
Usa múltiples vistas de proyecto
La capacidad de compartir archivos es excelente, pero si no puedes ejecutar ese trabajo, tendrás que buscar otras herramientas, lo que complica todo. Nosotros lo mantenemos simple. Nuestras múltiples vistas de proyecto permiten que los gestores de proyectos de construcción planifiquen en diagramas de Gantt, los diseñadores visualicen el flujo de trabajo en tableros kanban, las cuadrillas marquen tareas completadas en la vista de lista y los interesados verifiquen el cumplimiento de hitos en la vista de calendario.
Conecta a todos en el proyecto
Surgen otros problemas cuando todos trabajan con los documentos de construcción de manera aislada. Si los equipos no pueden colaborar eficazmente, aparecerán problemas que generan retrasos y costos adicionales. Nuestro software en línea soluciona esto. Como mencionamos, los archivos se pueden compartir y los usuarios pueden comentar en las tareas y etiquetar a cualquier persona del proyecto para incorporarla a la conversación según sea necesario. Los correos electrónicos notifican los cambios del plan o los comentarios, pero también hay alertas dentro de la aplicación para que no tengas que salir de la herramienta.
Nuestro software es una excelente herramienta de gestión de proyectos de construcción que funciona como un centro centralizado para tus documentos y planos de construcción, pero también te brinda funciones para planificar, monitorear y reportar el proyecto. Obtén una vista de alto nivel con nuestro panel en tiempo real para mantenerte en curso. Luego utiliza informes personalizados para mantener informados a tus interesados. Te ayudaremos a gestionar expectativas y entregar resultados exitosos.
ProjectManager es un software galardonado que organiza y almacena todos tus documentos y planos de construcción. Nuestra plataforma colaborativa conecta a todo el equipo del proyecto y les permite trabajar con las herramientas que prefieran. Planifica, monitorea y reporta cada aspecto del proyecto de construcción. Comienza gratis con ProjectManager hoy mismo.