Un panel de control de gestión de proyectos es una de las herramientas esenciales para entregar proyectos según lo planificado. Esto se debe a que un panel de control de proyectos es una representación visual de los indicadores clave de rendimiento (KPIs) que proporciona una visión general de alto nivel de las métricas clave del proyecto. Para quienes no están listos para actualizar a un software de gestión de proyectos, existe una alternativa: las plantillas de panel de control para Excel.
Las plantillas de panel de control están diseñadas para rastrear una variedad de métricas diferentes que proporcionan datos vitales para los gerentes de proyectos y sus equipos. Tenemos plantillas de panel de control gratuitas que ayudarán a rastrear el presupuesto, la carga de trabajo, el progreso y más. Monitorear esto permite a los gerentes de proyectos determinar si el proyecto está en el cronograma sin exceder el presupuesto. Si no es así, se pueden hacer ajustes para retomarlo antes de que impacte el éxito del proyecto.
Descargue estas plantillas de panel de control para Excel de forma gratuita o regístrese para una prueba gratuita de 30 días de nuestro software y vea lo que los paneles de control en tiempo real pueden hacer al gestionar un proyecto, programa o portafolio. Hablaremos más sobre eso más adelante, pero primero, pasemos a las plantillas de panel de control para Excel de descarga gratuita.
1. Plantilla de Panel de Proyecto para Excel
Las plantillas de panel de control para Excel son importantes para obtener una visión general de alto nivel del proyecto. Esta plantilla gratuita de panel de proyecto para Excel es una excelente opción. Permite a los gerentes de proyectos y sus equipos monitorear el progreso del proyecto en varios gráficos de barras y gráficos circulares. Cuatro paneles juntos ofrecen una imagen clara del proyecto y dónde se encuentra con respecto a donde debería estar en términos del plan de proyecto.
Hay un gráfico circular que captura las tareas del proyecto. Hace que sea fácil ver de un vistazo qué porcentaje de las tareas del equipo se han completado, están en progreso, aún no han comenzado o están vencidas, así como el total. Un gráfico de barras de carga de trabajo muestra la asignación de recursos para el equipo del proyecto. Está codificado por colores para mostrar el trabajo en progreso, no iniciado y vencido. Un gráfico de duración de tareas muestra la duración y un gráfico de costos ayuda a rastrear el costo real frente al presupuesto para ese período.
Toda esta información es crucial para gestionar un proyecto, pero también lo es trabajar de manera eficiente. Las plantillas de panel de control para Excel simplemente no proporcionarán la eficiencia que está integrada en el software de gestión de proyectos. ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos y portafolios con paneles de control en tiempo real para proyectos individuales y múltiples proyectos. Debido a que nuestro panel de control está en línea, recopila datos en vivo automáticamente, sin necesidad de actualizar manualmente una plantilla. Nuestros paneles de control en vivo proporcionan una visión general actualizada del rendimiento y progreso del proyecto, lo que permite a los gerentes de proyectos hacer ajustes rápidamente si es necesario para retomar el trabajo. Las plantillas no pueden hacer eso. Comience con ProjectManager hoy de forma gratuita.
2. Plantilla de Panel de KPI para Excel
Pero, nuevamente, no todos están listos para actualizar a un software de gestión de proyectos con visualización de datos en tiempo real. Para quienes buscan plantillas de panel de control para Excel para ayudar en el seguimiento de tareas, descargue esta plantilla gratuita de panel de KPI para Excel. Esta es una excelente herramienta para proporcionar información crítica mientras monitorea, analiza y muestra los KPIs para gestionar mejor las organizaciones y proyectos.
Este panel de Excel tiene aún más gráficos y tablas para ayudar a rastrear el cronograma del proyecto, el presupuesto y más. Incluso hay una visión general anual de pérdidas y ganancias con dos gráficos, uno que muestra los ingresos a lo largo del tiempo y el otro los gastos. Esto ayudará a mantener a las organizaciones al tanto de si están en números rojos o negros. Esos datos se desglosan aún más en ingresos mensuales, ingresos trimestrales, gastos mensuales y gastos trimestrales. También hay un gráfico que captura el análisis de carga de trabajo y otro para la planificación de recursos, entre otros.
3. Plantilla de Panel de Presupuesto para Excel
Uno de los KPIs más importantes a rastrear es el costo. Esta plantilla gratuita de panel de presupuesto para Excel es un desglose detallado de los costos del proyecto esencial para realizar un seguimiento del presupuesto y entregar proyectos sin sufrir sobrecostos. También hay espacio para agregar el número de trabajo, el nombre del cliente, la descripción del trabajo y las fechas de inicio y finalización. Esta es sin duda una de las plantillas de panel de control para Excel necesarias para llevar un seguimiento de los presupuestos.
Debajo de eso hay coloridos gráficos circulares que hacen que esta hoja de cálculo de Excel sea fácil de leer y comprender. Por ejemplo, hay uno para mostrar los costos planificados frente a los costos reales, lo que ayuda a los gerentes de proyectos a ver si su gasto actual se alinea con donde el presupuesto indicaba que deberían estar en este momento. También hay gráficos circulares para costos directos de materiales, costos directos de mano de obra, costos directos de equipos y costos generales. Un gráfico de barras recoge los costos totales para una visión general del presupuesto, lo que es otra razón por la que este panel de Excel resulta útil para gestionar el presupuesto.
4. Plantilla de Panel de Seguimiento de Tareas para Excel
Los gerentes de proyectos utilizan un rastreador de tareas para organizar, priorizar y monitorear el progreso de las tareas individuales dentro de un proyecto. Esta plantilla gratuita de panel de seguimiento de tareas para Excel es una ubicación centralizada para gestionar todos los detalles del proyecto y mejorar la colaboración entre los miembros del equipo, mientras ayuda a los gerentes de proyectos a saber qué debe hacerse, quién es responsable y cuándo vence cada tarea.
En cuanto a las plantillas de panel de control para Excel, esta es otro elemento imprescindible. Está compuesta por un par de gráficos y gráficos circulares codificados por colores para que sea fácil asimilarlos rápidamente. Hay uno para los niveles de prioridad de las tareas, que tiene el estado en la columna de la izquierda, que va de muy bajo a crítico. También hay columnas para recuento y porcentaje. Hay otro, configurado de la misma manera, solo que este rastrea el estado de las tareas, desde en espera hasta no iniciadas. Esta información se traduce luego en gráficos circulares que muestran visualmente el porcentaje y los códigos de colores para quienes prefieren obtener su información de esa manera.
5. Plantilla de Panel de Gestión de Activos para Excel
Realizar un seguimiento de equipos, herramientas y otros activos empresariales se vuelve mucho más fácil con esta plantilla de panel de gestión de activos. Diseñada para consolidar la información de inventario en una única vista de informes, ayuda a los usuarios a monitorear las cantidades, valores y distribución de activos en distintas ubicaciones. Este panel de control favorece una mejor planificación de recursos, decisiones de mantenimiento y gestión de activos a largo plazo al presentar información crítica en un formato organizado.
Varias tablas y gráficos trabajan en conjunto para proporcionar una visión general completa de los datos de activos. Un gráfico de rosquilla visualiza cómo se distribuyen los activos entre categorías, mientras que los gráficos de barras comparan los valores y cantidades de activos. Las tablas de apoyo desglosan el inventario por ubicación, lo que permite a los usuarios comprender rápidamente dónde están asignados los activos.
Beneficios de Usar Plantillas de Panel de Control para Excel
Hemos hablado sobre la importancia de las plantillas de panel de control para Excel y por qué son beneficiosas para los gerentes de proyectos y sus equipos. Para ampliar este punto, enumeramos a continuación los beneficios de usar un panel de Excel en la gestión de proyectos.
- Los paneles de control reúnen varios datos del proyecto en una ubicación centralizada, lo que facilita el seguimiento y monitoreo del progreso en diferentes aspectos.
- Los paneles de Excel se pueden actualizar regularmente para reflejar datos casi en tiempo real, lo que brinda a los gerentes de proyectos una visión actualizada de cómo avanza el proyecto.
- Con los datos presentados en un formato fácilmente digerible, los gerentes de proyectos pueden identificar rápidamente problemas o áreas que necesitan atención y tomar decisiones informadas con mayor rapidez.
- Los gráficos y tablas ayudan a simplificar datos complejos, facilitando a los interesados la comprensión del estado del proyecto sin necesidad de profundizar en los datos brutos.
Desventajas de Usar Plantillas de Panel de Control para Excel
Si bien las plantillas de panel de control para Excel pueden ser útiles, no son una herramienta perfecta de gestión de proyectos. Ya hemos señalado algunas formas en que son inferiores al software de gestión de proyectos. Aquí hay algunas desventajas generales.
- Muchas plantillas prediseñadas tienen estructuras fijas que pueden no adaptarse a las necesidades únicas de cada proyecto. Personalizarlas lleva tiempo y representa un desafío.
- A medida que el proyecto crece o se vuelve más complejo, la plantilla puede no escalar eficazmente, creando problemas para manejar grandes cantidades de datos, rendimiento lento o desorganización.
- Los paneles de Excel dependen en gran medida de la entrada manual de datos o de importaciones. Si los datos no se actualizan de manera constante o se ingresan incorrectamente, puede generar resultados inexactos que podrían impactar la toma de decisiones.
- A menos que estén diseñadas específicamente con funciones de automatización o integración, las plantillas de Excel generalmente no extraen datos en tiempo real de otras fuentes, lo que podría resultar en información desactualizada si no se actualizan manualmente.
ProjectManager Es una Mejor Herramienta de Seguimiento de Proyectos que las Plantillas de Panel de Control para Excel
Si bien las plantillas de panel de control para Excel tienen un lugar en la gestión de proyectos, son principalmente un punto de partida hacia herramientas más sofisticadas. Pruebe estas plantillas de panel de control gratuitas y comprenda cuán útiles son para monitorear las métricas del proyecto, cumplir los plazos y mantenerse dentro del presupuesto. Pero lo más probable es que la frustración aparezca pronto. Después de todo, estos son solo documentos estáticos que deben actualizarse manualmente y son malas herramientas de colaboración. ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos y portafolios con paneles de control en tiempo real para proyectos y portafolios. Pero esa es solo una de las muchas funciones para entregar proyectos exitosos.
Múltiples Vistas de Planificación y Programación de Proyectos
Antes de poder rastrear datos, los proyectos deben planificarse y las tareas, recursos y costos deben programarse. Nuestro software tiene múltiples vistas de proyecto para hacer eso y ejecutar el trabajo. Los gerentes de proyectos prefieren los robustos diagramas de Gantt que programan tareas, recursos y costos, y también vinculan los cuatro tipos de dependencias de tareas para evitar retrasos y sobrecostos. Pueden filtrar por la ruta crítica en lugar de realizar cálculos largos y complicados. Luego, una vez establecida una línea base, el progreso y el rendimiento se rastrean en tiempo real. Los planes se comparten en el flujo visual de trabajo de los tableros kanban y las potentes listas de tareas para que los equipos ejecuten su trabajo, mientras que los interesados pueden mantenerse actualizados con la vista de calendario.
Funciones Robustas de Gestión de Recursos
Muchos de los paneles incluyen la carga de trabajo, como el nuestro, pero el software de gestión de proyectos real también cuenta con herramientas de gestión de recursos. Como se señaló anteriormente, tanto los recursos humanos como los no humanos se pueden programar en el Gantt. Al incorporar equipos, los gerentes de proyectos pueden establecer su disponibilidad según los días libres, las vacaciones y los festivos globales, así como los conjuntos de habilidades, lo que facilita la asignación de tareas. Hay una página de carga de trabajo codificada por colores para ver la asignación de recursos y equilibrar la carga de trabajo del equipo para mantener a todos trabajando a su capacidad. Nuestra página de equipo resume las actividades del equipo, que se pueden filtrar por prioridad, progreso y más. Incluso nuestras hojas de tiempo seguras, que agilizan la nómina, también miden cuánto ha avanzado cada miembro del equipo en la completación de tareas.
Por supuesto, hay más. Flujos de trabajo automatizados con aprobaciones de tareas para control de calidad, control de versiones, búsqueda global y almacenamiento ilimitado de archivos, notificaciones por correo electrónico y en la aplicación, y herramientas de gestión de riesgos. Pero primero, pruebe las plantillas de panel de control gratuitas para Excel, luego inicie una prueba gratuita y únase a los equipos exitosos de Avis, Nestlé y Siemens que usan nuestro software para entregar proyectos exitosos. Comience con ProjectManager hoy de forma gratuita.