Un panel de seguimiento de tareas es una herramienta visual que los gerentes de proyectos utilizan para monitorear, organizar y hacer seguimiento del progreso de las tareas o proyectos. Por lo general, ofrece una vista general de todas las tareas, su estado, plazos, prioridades y otros detalles importantes. Descarga esta plantilla gratuita de panel de seguimiento de tareas para Excel y asegúrate de que todo se esté realizando de manera eficiente.
Un panel de gestión de tareas es una herramienta esencial en la gestión de proyectos. Entonces, ¿por qué dependería un profesional de proyectos de una plantilla estática cuando puede contar con una herramienta más dinámica disponible en la mayoría de los softwares de gestión de proyectos? No te fíes de nuestra palabra. Abre el panel de tareas en ProjectManager y compruébalo por ti mismo.
Usa la prueba gratuita de 30 días para comparar el panel en tiempo real de ProjectManager con una hoja de cálculo de Excel. Nuestros paneles en vivo pueden monitorear las tareas de un proyecto, programa o portafolio de proyectos, actualizados en tiempo real para ofrecer a los usuarios los datos más precisos sobre dónde se encuentra el proyecto en comparación con donde estaba programado. No solo hay información de tareas, sino también gráficos y diagramas de fácil lectura sobre costos, carga de trabajo y más. Comienza hoy gratis con ProjectManager.
Por qué necesitas una plantilla de panel de seguimiento de tareas para Excel
Un panel de gestión de tareas es útil por diversas razones, especialmente cuando se gestionan tareas personales, equipos o proyectos. En primer lugar, en lugar de depender de listas de tareas o notas dispersas, un panel ofrece un único lugar para ver y gestionar todas las tareas del proyecto, lo que facilita mantenerse organizado y al tanto de todo.
Usar un panel de tareas en Excel permite adaptarlo a las necesidades de cada uno, ya sea añadiendo columnas para prioridades, plazos o responsables de tareas, o usando distintos colores para representar diferentes estados. Por supuesto, esto requiere familiaridad con el software, y Excel puede resultar difícil para quienes tienen poca experiencia.
Otra ventaja de usar una plantilla de panel de seguimiento de tareas en Excel es que permite ordenar, filtrar y manipular datos rápidamente. Esto es especialmente útil para hacer seguimiento de múltiples tareas, gestionar plazos y asegurarse de que todo esté en camino. Ese es, al fin y al cabo, el principal motivo por el que se usa un panel: obtener una visión general del proyecto y su progreso.
Haga clic en la imagen para descargar la plantilla gratuita.
Cuándo usar una plantilla de panel de seguimiento de tareas para Excel
Cuando se necesita organización, visibilidad y control sobre las tareas, pero no se está listo para actualizar a un software de gestión de proyectos, una plantilla de panel de gestión de tareas para Excel puede ser una buena solución. Aunque tiene limitaciones, aquí se presentan algunos escenarios en los que puede ser útil.
- Gestión de equipos pequeños o proyectos personales
- Búsqueda de una solución económica
- Necesidad de un seguimiento de proyectos personalizable y flexible
- Trabajo en un proyecto a corto plazo o puntual
- Cuando se necesita una herramienta visual sencilla para el seguimiento del progreso
- Cuando se necesita hacer seguimiento de múltiples tareas simultáneamente
- Colaboración a menor escala
- Seguimiento de tareas recurrentes
- Necesidad de informes y seguimiento simples
- Integración con otros sistemas de Microsoft
¿Quién debería usar esta plantilla de panel de seguimiento de tareas para Excel?
Un panel de tareas para Excel atraerá a una amplia variedad de personas y equipos que necesitan mantenerse organizados y gestionar eficientemente tareas, proyectos o cargas de trabajo. Estos son algunos grupos que pueden beneficiarse de su uso.
- Freelancers y solopreneurs
- Equipos pequeños o startups
- Gerentes de proyectos, especialmente en proyectos de tamaño pequeño a mediano
- Estudiantes o investigadores
- Organizadores de eventos
- Equipos de ventas o marketing
- Organizaciones sin fines de lucro o voluntarios
- Equipos de operaciones o administrativos
- Gerentes de grandes empresas que trabajan con equipos o proyectos más pequeños
- Propietarios de viviendas o individuos
- Consultores
- Entusiastas de la productividad
Cómo usar esta plantilla de panel de seguimiento de tareas para Excel
Descarga esta plantilla gratuita de gestión de tareas y obtén un documento completamente personalizable con gráficos y coloridos gráficos de pastel que ayudan a hacer seguimiento de la prioridad de tareas, el estado y más. Sigue estos pasos para poner en funcionamiento la plantilla gratuita y hacer seguimiento de las tareas.
Crea una lista de tareas y asígnalas a los miembros del equipo
En la parte inferior de la plantilla hay un gráfico. Aquí es donde los usuarios nombrarán el proyecto y listarán todas las tareas del proyecto. También hay una columna para listar los miembros del equipo asignados a cada tarea. Agrega esa persona a esta columna.
Añade fechas de inicio y fin planificadas
A continuación, hay dos columnas: una para la fecha de inicio y otra para la fecha de fin planificada. Agrega esas fechas para cada una de las tareas listadas a la izquierda. A medida que avance el proyecto, añade la fecha de fin real y el estado de cada tarea.
Establece un nivel de prioridad para cada tarea
Otra columna permite a los usuarios establecer la prioridad de cada tarea. Este menú desplegable ofrece opciones que van desde muy baja hasta crítica, cada una con un color específico para que la prioridad sea clara de un vistazo.
Monitorea el estado de las tareas
El gerente de proyecto o quien sea responsable de la plantilla de panel de seguimiento de tareas en Excel monitoreará el progreso de cada tarea y anotará su estado en la columna correspondiente. Este también es un menú desplegable, con estados de no iniciada, en progreso, en espera, atrasada y completada. Estos estados también están codificados por colores para facilitar su lectura rápida.
Ingresa datos para poblar los gráficos del panel
Una vez añadidos todos estos datos, se poblarán automáticamente los gráficos del panel. Estos datos deben actualizarse con regularidad para mantener los gráficos precisos.
Cómo gestionar tareas con ProjectManager
Como ya hemos mencionado, una plantilla de panel de seguimiento de tareas en Excel es una forma económica de gestionar tareas, pero no es la más eficiente ni efectiva. Esto se debe a que las plantillas son documentos estáticos que requieren actualizaciones constantes. ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos y portafolios con paneles en tiempo real que se actualizan automáticamente a medida que los miembros del equipo actualizan sus estados, lo que pueden hacer en cualquier lugar y en cualquier momento, incluso con nuestra aplicación móvil para Android e iOS. Eso no es posible con una plantilla. ¿Cómo funciona esto?
Crea cronogramas con potentes diagramas de Gantt
En lugar de usar una plantilla para listar tareas en una hoja de cálculo, nuestro potente diagrama de Gantt permite a los usuarios programar tareas, duración, prioridad, asignar miembros del equipo y más, además de agregar recursos no humanos y costos. Además, los cuatro tipos de dependencias de tareas pueden vincularse para evitar retrasos y sobrecostos. Hay un filtro más útil para mostrar el diagrama de Gantt como se desee, que también puede mostrar rápida y fácilmente la ruta crítica sin cálculos complejos ni que consuman tiempo. Luego, establece una línea de base. Esto captura el cronograma y el plan del proyecto, y lo comparará con el progreso real en tiempo real.
Gestiona los recursos para mantener la productividad del equipo
Otra funcionalidad que no se encuentra en una plantilla de panel de seguimiento de tareas en Excel es la gestión de recursos. Al incorporar al equipo, establece su disponibilidad, incluyendo permisos, vacaciones, festivos globales y habilidades. Esto facilita saber a quién asignar qué. Luego visita el gráfico de carga de trabajo codificado por colores para obtener una visión general de la asignación de recursos y ver si alguien está sobrecargado o subutilizado. Luego, equilibra su carga de trabajo para mantenerlos a plena capacidad sin riesgo de agotamiento. También hay una página de equipo para un resumen diario o semanal de las actividades del equipo, que puede filtrarse por prioridad, progreso y más.
¿Qué otras plantillas pueden ayudar a hacer seguimiento de tareas?
Para quienes no están listos para dar el salto al software de gestión de proyectos, ofrecemos más de 100 plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Excel y Word que cubren cada aspecto de la gestión de proyectos en múltiples industrias. Aquí hay algunas que pueden ayudar a hacer seguimiento de tareas.
Plantilla de diagrama de Gantt
Aunque no es tan útil como el software de diagramas de Gantt, esta plantilla gratuita de diagrama de Gantt para Excel puede ser una herramienta útil para programar y hacer seguimiento de tareas. Está dividida entre una hoja de cálculo que lista las tareas, la duración y más, con una línea de tiempo para mostrar todo el proyecto en una sola página.
Plantilla de plan de acción
Esta plantilla gratuita de plan de acción para Excel ayuda a visualizar los pasos para completar un proyecto. Divide ese proyecto en fases y bajo cada fase lista todas las tareas, prioridades, quién está asignado y más. Estima la duración de cada tarea e identifica los recursos que necesita.
Plantilla de lista de tareas
A veces, todo lo que se necesita es una lista sencilla. Esta plantilla gratuita de lista de tareas para Excel mantiene las cosas sin complicaciones para los proyectos más pequeños. Lista todas las tareas y las fechas de inicio y fin. Luego hay una columna para hacer seguimiento del porcentaje de completitud de cada tarea y ayudar a mantener el cronograma.
Contenido relacionado sobre gestión de tareas
La gestión de tareas es más amplia que una plantilla de panel de seguimiento de tareas en Excel. Para quienes deseen explorar el tema con mayor profundidad, sigan los enlaces a continuación para conocer consejos, técnicas y el mejor software de gestión de tareas.
- Guía completa de gestión de tareas
- Dependencias de tareas en gestión de proyectos
- Seguimiento de proyectos: guía completa
- Monitoreo y control de proyectos
- Plantilla de diagrama de Gantt para Excel
ProjectManager es un software online de gestión de proyectos y portafolios que conecta a los equipos, ya sea que estén en la oficina o en el campo. Pueden compartir archivos, comentar a nivel de tarea y mantenerse actualizados con notificaciones por correo electrónico y en la aplicación. Únete a equipos de Avis, Nestlé y Siemens que usan nuestro software para entregar proyectos exitosos. Comienza hoy gratis con ProjectManager.