Existen muchas formas de gestionar un proyecto. Aunque el software de gestión de proyectos es el estándar de referencia, hay muchas plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Google que puedes descargar para planificar, gestionar y hacer seguimiento de tus proyectos. Obtén estas plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Google y toma el control de tu proyecto para entregarlo con éxito.
Mejores plantillas de gestión de proyectos para Google Sheets
Existen muchas plantillas de gestión de proyectos para Google disponibles en línea. Cubren todas las fases del proyecto a lo largo de su ciclo de vida. Buscar en una base de datos tan amplia para encontrar las plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Google adecuadas puede resultar un poco intimidante.
Es fácil empezar a usar estas plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Google. Simplemente haz clic en el enlace de la plantilla que deseas, que se abrirá como un archivo de solo lectura. Ve a archivo y haz clic en hacer una copia. Así tendrás una plantilla de gestión de proyectos para Google funcional que podrás personalizar según tu proyecto.
1. Plantilla de plan de proyecto en Google Sheets
Un plan de proyecto reúne todos los elementos principales necesarios para guiar una iniciativa desde el concepto hasta la finalización, incluidos los objetivos, las tareas, los cronogramas y las responsabilidades. Dado que los planes completos pueden ser extensos, una plantilla de Google Sheets ofrece una forma práctica de condensar esa información en un formato conciso y accesible. Su diseño en cuadrícula mantiene los detalles organizados y permite a los equipos actualizar los datos rápidamente y compartir la versión más reciente sin fricciones.
Esta plantilla de plan de proyecto en Google Sheets agrupa los componentes esenciales en secciones claras. Describe los objetivos del proyecto y sus criterios de éxito, enumera al equipo de gestión del proyecto y a los principales interesados, y define el alcance para establecer límites. Otras secciones recogen el cronograma, las estimaciones de presupuesto y los recursos necesarios, lo que ayuda a los equipos a resumir toda la base de la planificación en un único documento estructurado y fácil de leer.
Por muy buenas que sean las plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Google, no son una solución perfecta para gestionar tu proyecto. Por un lado, son documentos estáticos que requieren actualizaciones manuales. Además, son documentos independientes, separados de tus otras herramientas de gestión de proyectos.
ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que cuenta con diagramas de Gantt robustos que no solo permiten organizar tareas, vincular los cuatro tipos de dependencias entre tareas y filtrar la ruta crítica, sino también gestionar recursos y costos en tiempo real. Una vez que hayas creado un presupuesto, establece la línea base para poder comparar los costos planificados con los costos reales en tiempo real, sin tener que actualizar constantemente tu hoja de Google. Empieza hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.
2. Plantilla de presupuesto del proyecto en Google Sheets
Un proyecto requiere financiamiento para ejecutar el plan. Sin un presupuesto, ese plan no es más que una buena idea. Sin embargo, contar con un presupuesto del proyecto no es una tarea sencilla. Implica estimar con precisión todos los costos asociados al proyecto. Si el cálculo es incorrecto, el dinero puede salir de tu propio bolsillo.
Usar esta plantilla gratuita de presupuesto de proyecto para Google puede ayudarte a prever mejor los costos del proyecto, lo cual resulta especialmente útil al presentar ofertas por un trabajo. Incluye espacio para registrar costos de mano de obra y materiales, así como gastos de viaje, equipos y costos fijos. Puedes añadir más categorías si lo deseas, ya que la plantilla de Google es totalmente personalizable.
Esta plantilla gratuita de gestión de proyectos para Google no solo te ayuda durante la planificación del presupuesto del proyecto, sino que también te permite hacer seguimiento de los costos para mantenerte dentro del presupuesto. Puedes comparar los costos planificados con los costos reales para evaluar si el proyecto va por buen camino.
3. Plantilla de diagrama de Gantt en Google Sheets
Los diagramas de Gantt son una de las herramientas de gestión de proyectos más versátiles, ya que permiten a los directores de proyecto planificar, programar y hacer seguimiento de sus proyectos. Tienen dos componentes principales: una tabla con información de las tareas del proyecto, como fechas límite y duración, y un gráfico de barras apiladas que muestra la línea de tiempo del proyecto.
Esta plantilla gratuita de diagrama de Gantt para Google Sheets te ayuda a visualizar la línea de tiempo del proyecto y el orden en el que se ejecutarán las actividades del proyecto. Solo tienes que introducir los detalles de las tareas y la plantilla de Google Sheets generará un gráfico de barras apiladas para tu proyecto.
4. Plantilla de informe de estado de proyecto en Google Sheets
Durante la ejecución del proyecto, supervisar su progreso y desempeño es fundamental. Una de las herramientas disponibles para hacerlo son los informes de proyecto. Existen distintos tipos de informes en la gestión de proyectos, pero pocos son tan completos como el informe de estado de proyecto, que recopila información a lo largo de un período específico del proyecto.
Contar con la plantilla gratuita de reporte de estado para Google permite estructurar todos los componentes del reporte y ofrecer una visión general del proyecto que facilita comprender cómo está avanzando y desempeñándose. Esto proporciona a los directores de proyecto información clave para su gestión y mantiene a los interesados informados para gestionar sus expectativas.
Obtén una visión general del proyecto, desde el avance hasta los entregables y los hitos alcanzados. También incluye una sección sobre la salud del proyecto, que abarca presupuesto, cronograma, alcance y calidad. Por último, presenta un resumen de la gestión de riesgos del proyecto y un espacio para formular recomendaciones.
5. Plantilla de registro de riesgos en Google Sheets
Hablando de riesgos, forman parte de todo proyecto y deben gestionarse. Los riesgos pueden ser positivos o negativos, unos para aprovechar y otros para mitigar. Usar la plantilla gratuita de registro de riesgos para Google garantiza que estés preparado para responder cuando un riesgo se materialice como un problema en el proyecto.
En esta plantilla gratuita de Google, dispones de una columna para registrar todos los riesgos que puedan presentarse en el proyecto. Luego, debes definir su impacto y la respuesta prevista en caso de que ocurran.
Esto permite no solo identificar riesgos, sino también resolverlos cuando se convierten en incidencias. La plantilla de gestión de proyectos para Google va más allá al definir el nivel de riesgo, lo que ayuda a priorizar la respuesta. Además, incluye un espacio para asignar un responsable del riesgo, que asumirá la responsabilidad de actuar si este se presenta en el proyecto.
6. Plantilla de ruta crítica en Google Sheets
La ruta crítica es la secuencia más larga de tareas dependientes en un proyecto y determina el menor tiempo posible de finalización. Usa esta plantilla gratuita de ruta crítica en Google Sheets para apoyar a los directores de proyecto en la programación de proyectos. Permite a los equipos calcular la duración de las tareas, definir dependencias e identificar las actividades que, si se retrasan, podrían extender el cronograma completo del proyecto.
7. Plantilla de diagrama PERT en Google Sheets
PERT es el acrónimo de técnica de evaluación y revisión de programas. Usar esta plantilla gratuita de diagrama PERT en Google Sheets ayuda a los equipos a representar visualmente las tareas del proyecto, sus dependencias y la línea de tiempo. Proporciona una forma estructurada de descomponer proyectos complejos en tareas individuales, estimar duraciones e identificar la ruta crítica para una programación más eficiente.
8. Plantilla de registro RAID en Google Sheets
Un registro RAID hace referencia a riesgos, supuestos, incidencias y decisiones. Esta plantilla de registro RAID en Google Sheets es una herramienta ideal para gestionar y hacer seguimiento de las incidencias cuando surgen en un proyecto. Cuanto antes se identifiquen y comprendan estos elementos, menor será la probabilidad de que afecten al proyecto en su conjunto. Usa la plantilla de registro RAID en Google Sheets para clasificar cada elemento RAID y proporcionar una descripción, así como su impacto, respuesta, nivel de prioridad y otros datos relevantes. Resulta útil para una planificación más eficaz y ayuda a los equipos a comprender mejor cómo los cambios pueden afectar al proyecto.
9. Plantilla de tablero kanban en Google Sheets
Un tablero kanban es una herramienta visual que puede ayudarte a gestionar cualquier tipo de proyecto. Basta con usar las tarjetas kanban para representar tareas y las columnas para mostrar cada una de las etapas de tus flujos de trabajo, moviendo las tarjetas a medida que se completan las tareas.
Además, este tablero kanban gratuito en Google Sheets te permite colaborar en línea con los miembros de tu equipo, asignarles tareas y hacer seguimiento de su progreso.
10. Plantilla de matriz RACI en Google Sheets
Organizar los proyectos ayuda a que funcionen mejor. Todas las personas involucradas deben conocer sus roles y responsabilidades; de lo contrario, se perderá demasiado tiempo explicando qué hacer y no el suficiente ejecutando el trabajo. Usar una plantilla gratuita de matriz RACI en Google Sheets es una forma eficaz de alinear al equipo y evitar problemas.
RACI es un acrónimo que significa responsable, aprobador, consultado e informado. La matriz RACI es un cuadro que asigna uno de estos roles a cada miembro del equipo del proyecto y a sus interesados. El cuadro se divide en fases en el eje vertical derecho y, en la parte superior horizontal, aparecen los nombres de todos los participantes del proyecto.
Esto crea una cuadrícula o matriz en la que cada celda, bajo el nombre de una persona, contiene una de las letras R, A, C o I. Por ejemplo, el director del proyecto puede ser responsable del plan del proyecto, mientras que los principales interesados querrán estar informados.
11. Plantilla de plan de asignación de recursos en Google Sheets
Los recursos son todo lo que necesitas para ejecutar el proyecto, desde el equipo de trabajo hasta materiales, equipos y otros elementos. Contar con esos recursos en las cantidades adecuadas y en el momento oportuno es una tarea compleja que requiere una planificación detallada. Usar la plantilla gratuita de plan de recursos en Google Sheets ayudará a que tu proyecto se ejecute de manera más fluida.
Utiliza esta plantilla gratuita para Google para identificar todos los recursos que necesitará el proyecto. Cada recurso se enumera y, en otra columna, puedes identificar al equipo y a sus integrantes, así como la cantidad de recursos necesarios para cada partida.
También hay una columna para registrar la tarifa y el costo total. De este modo, puedes integrar el cronograma y el presupuesto del proyecto para hacer un mejor seguimiento de los costos. Usa la cuadrícula de calendario para definir cuándo se necesita cada recurso. La plantilla de Google puede guardarse y utilizarse como datos históricos al planificar recursos para proyectos futuros.
12. Plantilla de lista de tareas en Google Sheets
Las personas han comprendido el poder de una lista de tareas desde que el bolígrafo tocó el papel. Es una de las herramientas de gestión de tareas más antiguas y su longevidad demuestra su valor. Piénsalo: ¿existe una mayor satisfacción que tachar una tarea de tu lista? Esta plantilla gratuita de lista de tareas para Google Sheets lleva esta herramienta a la era moderna.
Esta no es una lista de tareas cualquiera que anotarías en una nota adhesiva y pegarías en tu computadora. Esta plantilla gratuita de gestión de proyectos para Google es más dinámica. Como cualquier lista de tareas, comienza con un listado de todas las actividades que debes completar, incluidas sus fechas de inicio y de fin.
A diferencia de una lista de tareas convencional, incluye una columna en la que puedes registrar el porcentaje de avance de cada tarea e incluso su estado. Esto te permite hacer seguimiento del progreso y asegurarte de completar el trabajo de manera oportuna.
Ve más allá de las plantillas de gestión de proyectos para Google Sheets con ProjectManager
Por muy buenas que sean las plantillas de gestión de proyectos para Google, solo pueden llevarte hasta cierto punto. Resulta frustrante tener que introducir manualmente todos los datos en estas hojas de cálculo estáticas, que además están aisladas de tus otras herramientas de proyecto. Si buscas una forma de trabajar más fluida y eficiente, conviene explorar soluciones de software de gestión de proyectos. ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que te ayuda a planificar, gestionar y hacer seguimiento de tus proyectos en tiempo real. Todo lo que hace una plantilla de gestión de proyectos para Google, nuestro software lo hace mejor.
Mantén equilibrada la carga de trabajo de tu equipo
Ya has integrado tu plan de acción, plan de recursos, lista de tareas, presupuesto y EDT en nuestros potentes diagramas de Gantt. Ahora necesitas asegurarte de que tus equipos trabajen a su capacidad sin sobrecargarse ni afectar la moral, lo cual puede poner en riesgo el proyecto. Nuestras funciones de gestión de recursos te permiten definir la disponibilidad de cada miembro del equipo, incluidas vacaciones y días festivos globales. Luego, puedes cambiar al gráfico de carga de trabajo codificado por colores para identificar quién está sobreasignado y quién no. Sin salir del gráfico, puedes reasignar recursos para equilibrar la carga de trabajo del equipo.
Haz seguimiento del progreso y el desempeño en tiempo real
La planificación es solo el inicio del proyecto. A continuación viene la ejecución y el control, lo que implica contar con herramientas para supervisar lo que hace el equipo. Nuestro panel en tiempo real ofrece una visión general del proyecto a través de métricas como tiempo, costos, carga de trabajo y más, con gráficos y diagramas fáciles de interpretar. A diferencia de otros programas de gestión de proyectos más básicos, nuestro panel no requiere configuraciones complejas. Solo accede al panel y estará listo para usar.
Si necesitas un análisis más detallado, puedes utilizar nuestras herramientas de generación de reportes personalizables. Son fáciles de crear y pueden filtrarse para mostrar únicamente la información que necesitas. Incluyen reportes de estado y portafolio, reportes de hojas de tiempo y carga de trabajo, entre muchos otros. Todos pueden compartirse en distintos formatos con los interesados para mantenerlos informados.
Estas son solo algunas de nuestras funcionalidades. También ofrecemos múltiples vistas del proyecto además del diagrama de Gantt, como tableros kanban, listas de tareas y más, todas sincronizadas para que puedas trabajar como prefieras y colaborar con equipos multifuncionales. Además, contamos con herramientas de gestión de tareas que mejoran la productividad y funciones de gestión de riesgos para controlar incidencias. Las plantillas de gestión de proyectos para Google no pueden hacer nada de esto, y mucho menos automatizar flujos de trabajo o asignar aprobaciones de tareas para garantizar entregables de calidad.
ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que conecta equipos en cualquier lugar y en cualquier momento. Te ayudamos a planificar, gestionar y hacer seguimiento de tus proyectos en tiempo real mediante funciones dinámicas que te brindan mayor control para lograr resultados exitosos. Empieza hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.