La programación de proyectos puede ser difícil, pero el software puede hacerlo más manejable. Sin embargo, si aún no estás listo para dar el salto a un software de programación de proyectos en línea, las plantillas de programación de proyectos para Excel pueden ser un buen sustituto para empezar.
ProjectManager tiene docenas de plantillas gratuitas de gestión de proyectos que puedes descargar para ayudarte a gestionar cada fase de tu proyecto. Aquí tienes algunas plantillas de programación de proyectos para que empieces de inmediato.
Pero si buscas un software de programación de proyectos que te lleve al siguiente nivel, entonces necesitas ProjectManager. Nuestro software en la nube puede planificar, monitorear y generar informes sobre tu cronograma de principio a fin. Asegúrate de cumplir esos hitos con nuestro panel en tiempo real, que a diferencia de las plantillas u otros programas no requiere configuración. Empieza hoy gratis.
¿Por qué usar una plantilla de programación de proyectos?
Este blog ofrece varias plantillas de programación, así que ya sea que necesites programar un sprint con una plantilla kanban, un horario laboral semanal o un plan en cascada con un diagrama de Gantt, aquí lo encontrarás. Hay plantillas de programación de proyectos para ayudar a los gerentes de construcción a elaborar cronogramas, para la producción en la industria manufacturera y para cronogramas de hitos. Tener diferentes plantillas de programación facilita encontrar una que se adapte al trabajo.
Otras razones para usar plantillas de programación son que ahorran tiempo porque ya están hechas y se pueden personalizar rápidamente. También brindan consistencia. Una plantilla estandarizada asegura que se incluyan todos los elementos esenciales. Tener un marco claro para detallar tareas, plazos y recursos mejora la organización.
Mejores plantillas de programación de proyectos para Excel
Microsoft Excel no es naturalmente una buena herramienta de programación de proyectos. Sin embargo, estas plantillas gratuitas de programación de proyectos pueden ayudarte a crear un cronograma y cumplirlo. Sin ellas, te resultará difícil poner en marcha tu proyecto; con ellas, estarás en camino hacia un proyecto exitoso. Transforma tus hojas de cálculo con estas plantillas de programación en Excel.
1. Plantilla de diagrama de Gantt
Los cronogramas de proyectos están formados por tareas, muchas tareas. El paso crucial al programar cualquier proyecto es organizar esas tareas. Debes estimar su duración y establecer una prioridad para cada una para que tu equipo sepa qué hacer y cuándo hacerlo. Una lista de tareas puede iniciar este proceso, pero rápidamente te encontrarás con un límite a menos que uses un diagrama de Gantt.
Los diagramas de Gantt son herramientas visuales que toman cada tarea del proyecto y la ubican en un cronograma de proyecto. Puedes ver cada tarea en relación con las demás, ya que se representan como barras. Nuestra plantilla de diagrama de Gantt te ayuda a establecer fechas de inicio y fin, muestra las dependencias entre tareas y divide las fases de tu proyecto por color para diferenciarlas fácilmente. Es una plantilla de cronograma ideal.
Puedes conversar la creación del Gantt con tu equipo, que te ayudará a estimar mejor las duraciones. Luego, una vez que hayas creado el cronograma en tu Gantt, comparte el diagrama con tus interesados. Les proporcionará un mapa del proyecto y los orientará cuando les des actualizaciones periódicas durante la ejecución.
2. Plantilla de estructura de desglose del trabajo
Antes de poder programar, debes saber qué estás programando. Una estructura de desglose del trabajo es una herramienta que captura todos tus entregables. Es un diagrama en árbol con el entregable final en la parte superior y luego un desglose de cada entregable o tarea que te llevó hasta allí. Es una herramienta esencial de programación.
Nuestra plantilla gratuita de estructura de desglose del trabajo tiene todo lo que necesitas para ver todos los pasos necesarios para programar y completar tu proyecto. Primero, haces una lista detallada de tareas dividida en las fases del ciclo de vida de tu proyecto. La segunda parte de la plantilla es el diagrama en árbol, con el proyecto en la parte superior y entregables cada vez más pequeños debajo. Ahora sabes todo lo que debes agregar a tu cronograma de proyecto.
3. Plantilla de horario de trabajo
Tu cronograma de proyecto es solo una colección de fechas si no lo coordinas con tus recursos. Los recursos son todo lo que necesitas para hacer el trabajo: esto incluye equipos, materiales y, lo más importante, tu equipo. Organizar estos recursos para que trabajen con tu cronograma y llevar el proyecto a una conclusión exitosa a tiempo es donde resulta útil un horario de trabajo.
Nuestra plantilla de horario de trabajo te permite reunir a todas las personas de tu equipo u organización y designar dónde están ubicadas (si trabajan de forma remota), incluyendo sus horarios laborales y el trabajo del que son responsables. Todo esto se presenta a lo largo de un período de tiempo, generalmente una semana o un mes.
La flexibilidad de esta plantilla de cronograma de proyecto proviene de su capacidad para adaptarse a varios horarios de trabajo. Existe el tradicional de 9 a. m. a 5 p. m., de lunes a viernes. Pero algunos proyectos u organizaciones trabajan toda la semana, las 24 horas. Estos turnos pueden ser fijos o rotativos. Ya sea que tus trabajadores sean a tiempo parcial o completo, esta plantilla de horario de trabajo te ayudará a mantenerlos organizados.
4. Plantilla de seguimiento de tareas
Una vez que tienes un cronograma de proyecto y tus recursos están organizados, comienza lo verdaderamente interesante. Al ejecutar tus tareas, es importante contar con los medios para monitorear el progreso y asegurarte de que el avance real cumpla con el planificado. Nuestra plantilla de seguimiento de tareas te permite registrar tu trabajo y te ayuda a mantenerte en el cronograma.
Esta plantilla de programación de proyectos es más que una lista de pendientes, pero menos de lo que puede hacer un software de gestión de tareas. Sin embargo, la plantilla te permite hacer un seguimiento del estado, la prioridad, el tiempo y los recursos de tus tareas. Sigue las tareas a lo largo de su ciclo de vida, desde listas para asignar, terminadas o vencidas, reenviadas hasta finalizadas o fallidas.
Si buscas una herramienta más dinámica para rastrear tus tareas y mantenerte en el cronograma, querrás pasarte a un software de gestión de proyectos en línea. Obtendrás vistas de alto nivel del progreso con un panel y datos más detallados gracias a las diversas funciones de informes. También tendrás funciones para gestionar tus recursos y editar fácilmente tu cronograma a medida que surjan cambios.
5. Plantilla de registro de cambios
Lo inesperado ocurre incluso en los proyectos mejor planificados. Tu cronograma de proyecto es un documento vivo que debe ser capaz de responder a las solicitudes de cambio de los interesados. Otras variables, como el clima, miembros enfermos del equipo o problemas en tu cadena de suministro, pueden interrumpir tu progreso. Necesitas un registro de cambios que lleve el control de estos cambios.
Usar nuestra plantilla de registro de cambios te ayuda a identificar y seguir el cambio a medida que avanza en tu proyecto. Esto asegura que nada se pase por alto y te brinda las herramientas que necesitas para controlar y gestionar ese cambio. El registro de cambios proporciona visibilidad en el proceso. Asignas a alguien de tu equipo para resolverlo, lo que te permite establecer responsabilidad.
También puedes priorizar el cambio, ya que no todos tienen la misma importancia. Luego, puedes seguir el cambio de principio a fin. La plantilla tiene un espacio para numerar el cambio, cuándo se identificó por primera vez, quién es el responsable y su estado actual. Cada fila de la hoja de cálculo registra un cambio, por lo que tendrás un documento ordenado para gestionar el proceso.
6. Plantilla de plan de proyecto
Un cronograma de proyecto es parte del plan de proyecto más amplio. Debe funcionar en conjunto con todos los demás aspectos de tu proyecto, como la asignación de recursos, los costos y más. El plan de proyecto también incluye muchos documentos orientativos que informarán tu cronograma, como el caso de negocio y el acta de constitución del proyecto.
La plantilla gratuita de plan de proyecto para Word te ayuda a organizar todos los documentos importantes necesarios para planificar y programar un proyecto. Puedes adjuntar todos los archivos pertinentes, como tu estudio de viabilidad, y luego detallar el alcance del proyecto. Una vez que completes tu plan de proyecto, podrás finalizar tu cronograma.
7. Plantilla de diagrama PERT
Un diagrama PERT (program evaluation review technique) es una técnica de programación de proyectos que ayuda a los gerentes a organizar y coordinar tareas. Esta plantilla gratuita de diagrama PERT para Excel es una representación visual de la línea de tiempo del proyecto.
La plantilla de diagrama PERT puede ser utilizada por los gerentes de proyecto para desglosar tareas y analizarlas para estimar el tiempo mínimo necesario para entregar el proyecto. Esto permite programar proyectos complejos al visualizar las dependencias entre tareas. Esta plantilla de programación de proyectos ayuda a los gerentes a calcular la fórmula del diagrama PERT, que se basa en el promedio ponderado de tres cifras que dependen de las estimaciones más pesimista, más optimista y más probable de la duración del proyecto.
8. Plantilla de ruta crítica
Esta plantilla de programación de proyectos utiliza el análisis de la ruta crítica para permitir que los gerentes identifiquen las tareas que deben completarse para entregar un proyecto exitoso. La plantilla gratuita de ruta crítica para Excel calcula la ruta crítica, que es una herramienta valiosa para crear un cronograma realista.
Un diagrama de ruta crítica es un diagrama de red. Muestra las tareas como nodos o cuadros, conectados por flechas que representan las dependencias entre esas tareas y señalan la secuencia correcta de las mismas. En lugar de hacer los cálculos a mano, esta plantilla de programación de proyectos hace la mayor parte del trabajo por el gerente. Es ideal para programar cronogramas de proyectos complicados. Visualiza la cadena más larga e importante de tareas que deben completarse para entregar el proyecto a tiempo. Ahora los gerentes saben qué tareas deben priorizarse y cuáles pueden posponerse.
9. Plantilla de informe de estado del proyecto
El estado del proyecto es un informe que captura dónde se encuentra el proyecto en un momento específico. Puedes ver su salud y progreso. Esto se puede usar para actualizar a los interesados, pero también es un recurso valioso para los gerentes, ya que les permite verificar si están cumpliendo con el cronograma.
Usar la plantilla gratuita de informe de estado del proyecto para Excel te permite capturar todas las métricas necesarias para mantener tu proyecto en curso. Hay información general, un resumen del estado, la salud del proyecto, una visión general de la gestión de riesgos y recomendaciones y preocupaciones. Esta plantilla gratuita es vital para entregar tu proyecto a tiempo.
10. Plantilla de plan de recursos
Los recursos son una parte fundamental de cualquier cronograma de proyecto. Son las personas y cosas que necesitarás para completar las tareas. Asignarlos va de la mano con tu cronograma. Debes saber qué recursos necesitas y cuándo los necesitas.
Usar nuestra plantilla gratuita de plan de recursos para Excel te ayuda a organizar todos los recursos del proyecto. Puedes listar a todos los miembros del equipo por un lado y luego definir en qué departamento trabajan. Después puedes agregar su tarifa, costo y disponibilidad. Es la plantilla gratuita de programación de proyectos que necesitas para seguir la disponibilidad de tus recursos.
11. Plantilla de panel de control del proyecto
Para asegurarte de que tu cronograma se mantenga en curso una vez que tu equipo empiece a ejecutarlo, necesitas monitorear su progreso y rendimiento. El informe de estado es una de esas herramientas. Otra es un panel de control, que mide varias métricas y las muestra en gráficos y diagramas.
La plantilla gratuita de panel de control del proyecto para Excel es una herramienta potente que te permite seguir el estado de las tareas, la carga de trabajo del equipo, la duración de las tareas y los costos. Sin embargo, todos esos datos deben ingresarse y actualizarse manualmente en la plantilla, mientras que el software hace ese trabajo por ti.
12. Plantilla de registro de riesgos
Nada puede sacarte del cronograma más rápido que cuando surgen problemas en tu proyecto. Al planificar un cronograma debes ser consciente de qué riesgos podrían aparecer para poder identificarlos y resolverlos rápidamente antes de que impacten negativamente en el proyecto. Para eso, necesitas un registro de riesgos.
Una plantilla gratuita de registro de riesgos te permite recopilar todos los posibles problemas que podrían afectar tu proyecto. Puedes describir el riesgo en la columna más a la izquierda, luego en la siguiente columna escribir cómo impactaría en el proyecto. Después hay una columna para anotar tu respuesta, el nivel del riesgo y quién es responsable de identificarlo y resolverlo.
13. Plantilla de presupuesto del proyecto
El presupuesto es uno de los elementos del plan del proyecto que más impacta en tu cronograma. No puedes seguir trabajando si no tienes financiación. Por eso, un gerente de proyecto debe saber cuáles son los costos del proyecto y hacer un presupuesto antes de poder programar el trabajo para que se complete en el plazo establecido.
Con la plantilla de presupuesto del proyecto para Excel tienes espacio para listar todos los costos de mano de obra y materiales, en qué tareas se usarán y quién está asignado para hacer ese trabajo. También hay otras partidas, como gastos de viaje, alquiler de equipos y elementos fijos, donde el monto está definido y no cambia. Registra el costo de tu proyecto con nuestra plantilla gratuita.
ProjectManager ayuda con la programación de proyectos
Puedes programar un proyecto usando estas plantillas gratuitas, sin embargo, te verás sobrecargado y siempre retrasado. Lo que necesitas es un software de gestión de proyectos que tenga datos en tiempo real para planificar el proyecto, pero también monitorearlo mientras se ejecuta para ayudarte a mantenerte en curso. ProjectManager es una herramienta en la nube que te ayuda a planificar el cronograma de tu proyecto, monitorear su progreso y hacer seguimiento al rendimiento de tu equipo para que puedas cumplir con los plazos.
Planifica tu cronograma con diagramas de Gantt interactivos
Lograr que todas las tareas, recursos y costos de tu proyecto lleguen a tiempo es complicado. Los diagramas de Gantt son una gran herramienta para organizar todas esas actividades y verlas en una línea de tiempo que muestra todo el proyecto en un solo lugar. Puedes vincular dependencias para evitar retrasos e incluso filtrar por la ruta crítica. Luego establece una línea base y podrás hacer seguimiento a la variación del proyecto para asegurarte de que te mantienes en el cronograma.
Usa múltiples vistas de proyecto
A los gerentes les encantan los diagramas de Gantt, pero los equipos no necesitan ver el cronograma del proyecto con ese nivel de detalle. Ellos quieren saber qué tareas se les asignaron y para cuándo deben entregarlas. Todos los datos programados en el Gantt aparecen simultáneamente en nuestras otras vistas de proyecto, como hoja, lista de tareas, kanban y calendario. Hay una única fuente de verdad que mantiene a todos trabajando en la misma página, pero los equipos pueden seguir sus tareas en calendarios para fechas importantes, listas robustas de tareas o el flujo visual de un kanban.
Haz seguimiento al progreso de tu equipo en las tareas
Como se mencionó antes, puedes obtener una vista general del proyecto con nuestro panel en tiempo real. Sin embargo, para ver cómo progresa cada miembro del equipo en sus tareas asignadas, puedes consultar las hojas de tiempo o generar un informe de hojas de tiempo. Verás qué tanto ha avanzado tu equipo en completar sus tareas y sabrás si estás cumpliendo con el cronograma o si necesitas reasignar recursos para recuperar el ritmo. Las hojas de tiempo son seguras y también agilizan el proceso de nómina.
Las hojas de tiempo son solo uno de los muchos informes que puedes crear con una pulsación. Obtén informes sobre tiempo, costos y más para ayudarte a mantener el cronograma. Todos los informes pueden filtrarse para mostrar solo los datos que quieras ver y luego compartirse fácilmente con los interesados para mantenerlos actualizados. Nuestro software no solo te ayuda a mantener el cronograma, sino que también incluye gestión de tareas y recursos, automatización de flujos de trabajo y mucho más. Es el único software que necesitarás para gestionar tus proyectos.
ProjectManager es un software galardonado que planifica, programa y controla cada aspecto de tu proyecto. Nuestra plataforma colaborativa conecta a equipos híbridos y los ayuda a trabajar mejor juntos sin importar dónde, cuándo ni cómo trabajen. Únete a los equipos exitosos de NASA, Siemens y Nestlé que usan nuestra herramienta para entregar proyectos a tiempo. Empieza hoy gratis.