A lo largo de la ejecución de un proyecto, hay momentos en los que las adquisiciones requieren mayor claridad. Para obtener respuestas a las preguntas y dejar constancia de la comunicación con el proveedor, se utiliza una solicitud de información.
Contar con un procedimiento que brinde claridad al proceso de adquisiciones ayuda a que el proyecto avance sin contratiempos. Usar nuestra plantilla gratuita te ahorra tiempo y esfuerzo. Tiene espacio para toda la información que necesitas proporcionar y las preguntas que el proveedor debe responder.
Para descargar esta plantilla gratuita de solicitud de información, haz clic en la imagen.
¿Qué es una solicitud de información?
Una solicitud de información es un documento que formaliza la recopilación de datos sobre productos, bienes y servicios de proveedores existentes o potenciales. Es emitida por un cliente y enviada al proveedor.
Puede incluir preguntas generales sobre el bien o servicio ofrecido por el proveedor, pero también puede utilizarse para plantear una consulta sobre un producto, bien o servicio que ya se haya adquirido.
En la mayoría de los casos, esta solicitud te ayuda a determinar las características del proveedor con el que estás considerando trabajar. Funciona como un proceso preliminar para reducir un grupo grande a unas pocas empresas potenciales.
Su uso es una práctica empresarial común al definir los siguientes pasos. Puede complementarse con una solicitud de propuesta, una solicitud de licitación o una solicitud de cotización. A menudo, este documento es el primer paso en la gestión de relaciones con proveedores.
Una vez que inicies una relación comercial con un proveedor, deberás gestionar el proceso de adquisiciones. La gestión de proyectos te permite hacer seguimiento a los suministros a lo largo del ciclo de vida del proyecto. ProjectManager te ayuda a organizar a tus proveedores en una vista de lista que recopila toda su información relevante, la cual puede compartirse fácilmente con configuraciones de seguridad para mostrar el cronograma como solo lectura. Para gestionar el proceso de adquisiciones, configúralo en nuestros tableros kanban personalizables y obtén transparencia en cada etapa, además de ver el porcentaje completado en tiempo real.
¿Por qué necesitas una plantilla de solicitud de información?
Una solicitud de información se utiliza para recopilar datos de manera formal y estructurada, manteniendo a todos informados. Se emplea en varias industrias, principalmente en construcción, como medio para identificar los requisitos del cliente y obtener respuestas específicas por parte del proveedor.
Este tipo de solicitud ayuda a los clientes a conocer el mercado de los suministros o servicios que necesitan. Reúne la información de forma clara y comprensible, lo que facilita la toma de decisiones.
Dicho esto, la información recopilada suele ser sencilla. Generalmente se consulta sobre el tamaño de la empresa, su trayectoria, especialización, estudios de caso, referencias, perfiles del equipo directivo, entre otros.
También resulta útil como parte de la documentación general de solicitud, que puede incluir solicitudes de propuesta o de cotización. Todas funcionan en conjunto para ayudar a elegir el producto, bien o servicio adecuado. Sin embargo, esta solicitud no es el proceso mediante el cual se selecciona a un proveedor; simplemente responde a preguntas sobre lo que ofrece.
Aunque la investigación de mercado es más adecuada para una solicitud de propuesta, esta herramienta permite filtrar una larga lista de proveedores y reducirla a unos pocos que se ajusten a tus necesidades. El esfuerzo invertido en redactarla vale la pena.
Si no te tomas el tiempo de redactarla, no tendrás criterios comunes para comparar distintas propuestas. Esta solicitud asegura que tus decisiones se basen en especificaciones uniformes. De lo contrario, probablemente tendrás que hacerlo más adelante en el proceso de adquisiciones, lo que implica pérdida de tiempo.
Una vez hayas elegido un proveedor, esta herramienta te ayudará a aclarar dudas sobre el producto, bien o servicio. Sin ella, podrías terminar enfrentando conflictos más adelante. Te brinda la oportunidad de conocer a tus proveedores y entender mejor lo que ofrecen antes de explicar los detalles del proyecto. Así podrás obtener respuestas más objetivas y determinar si son adecuados para el trabajo.
¿Cuándo usar una plantilla de solicitud de información?
Se utiliza al realizar una adquisición dentro del proyecto y representa el primer paso en el proceso de adquisiciones. Se emplea para enfrentar un reto, aunque no necesariamente se conozca la solución al mismo. Sirve para explorar las opciones disponibles.
Puede utilizarse tanto en adquisiciones únicas como recurrentes. Es especialmente útil en estas últimas, ya que te permite crear un proyecto de proveedores. Genera una lista reducida de proveedores viables a los que se puede recurrir en futuras necesidades similares.
Una vez recibidas las respuestas, podrás reducir tu lista de proveedores a un grupo más manejable y usar esa información para enviar una solicitud de propuesta más detallada.
¿Quién debe usar la plantilla de solicitud de información?
La plantilla puede ser utilizada por el gerente de proyectos o el gerente de adquisiciones, según la estructura de tu organización, para iniciar el proceso de recopilación de propuestas de productos, bienes y servicios. Luego se envía a los proveedores y vendedores.
Estos proveedores completarán la información correspondiente y devolverán la solicitud al responsable del proceso de adquisiciones. Quien esté encargado de redactar la solicitud debe asegurarse de que incluya lo siguiente:
- Debe ser simple y fácil de comparar
- Debe ser clara para los proveedores
- No debe ser demasiado específica, mantén un enfoque general
- No debe requerir mucho tiempo por parte del proveedor
¿Cómo usar la plantilla de solicitud de información de ProjectManager?
La plantilla gratuita en Word de ProjectManager es todo lo que necesitas para iniciar el proceso de adquisiciones en tu proyecto. Es una herramienta esencial al crear contratos entre el proyecto y sus proveedores. La plantilla incluye campos para toda la información que necesitas recopilar.
Encabezado de la solicitud
La primera sección de la plantilla recoge los datos importantes para el seguimiento. Aquí puedes numerar la solicitud para uso interno. También hay un espacio para la fecha de emisión y la fecha límite para recibir una respuesta. Incluye además el nombre del proyecto, el destinatario y el remitente de la solicitud.
Descripción de la solicitud
Se proporciona un espacio amplio para escribir la información que deseas obtener. Aquí puedes plantear tus preguntas. Recuerda no entrar en demasiados detalles; sé breve y directo. Debajo de este campo, hay espacio para indicar los archivos adjuntos y quién los presentó.
Respuesta del proveedor
Otra sección amplia permite al proveedor responder a la solicitud. Debajo, hay un campo para que la persona que responde firme y ponga la fecha.
¿Cómo usar una plantilla de solicitud de información en ProjectManager?
ProjectManager es una herramienta galardonada que organiza equipos y proyectos para que trabajen de manera más eficiente. Durante el proceso de adquisiciones, puedes usar este software de gestión de proyectos en la nube para hacerlo más productivo.
Utiliza la herramienta para gestionar el proceso, listando a todos los proveedores en una lista de tareas, donde podrás reunir información importante como nombre, dirección y contacto. Estas listas están en línea y pueden compartirse, o puedes restringir el acceso según tu política.
Una vez que hayas seleccionado un proveedor, puedes gestionar todo el proceso de suministro en un tablero kanban, una de las muchas vistas del proyecto disponibles. El tablero está compuesto por columnas que representan las etapas del ciclo de producción. Debajo de cada columna hay tarjetas que representan los suministros que estás obteniendo.
El tablero kanban visualiza el flujo de trabajo a medida que los suministros se trasladan del almacén al lugar de trabajo. Puedes ver el panorama completo y reasignar recursos para evitar cuellos de botella. También es una excelente herramienta para que los equipos gestionen su trabajo, agrupando tareas pendientes y organizando sus sprints.
Todos los datos se comparten en el software. Si estás gestionando el cronograma del proyecto con un diagrama de Gantt, las tareas que asignas al equipo pueden gestionarse también en el tablero kanban, la lista de tareas o una vista de calendario. El Gantt te permite planificar adquisiciones, establecer hitos y vincular dependencias para evitar cuellos de botella.
Desarrollar una buena relación con proveedores es una parte clave de la gestión del proyecto, pero es solo una pieza del panorama general. Si buscas un software en la nube que te ayude a organizar el proyecto desde la planificación hasta los informes, prueba ProjectManager. Activa tu prueba gratuita de 30 días.