Zu wissen, welche Projekte deine Zeit und deinen Aufwand wert sind – oder sogar welche Aufgaben in einem Projekt wichtig sind – ist grundlegend für das Projekt- und Portfoliomanagement. Verwende unsere kostenlose Priorisierungsmatrix-Vorlage für Excel, um Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Lade sie jetzt herunter und beginne mit der Priorisierung!
Um diese kostenlose Priorisierungsmatrix-Vorlage herunterzuladen, klicke auf das Bild unten.
Was ist eine Priorisierungsmatrix-Vorlage?
Eine Priorisierungsmatrix-Vorlage ist ein Tool, das Projektmanagern und ihren Teams hilft, Projektoptionen objektiv zu vergleichen, um zu bestimmen, was kritisch und dringend erledigt werden muss, was einen hohen Nutzen für die Organisation bringt und welche Option die größten Erfolgschancen hat. In Kombination mit Projekt- und Portfoliomanagementsoftware ist sie ein hilfreiches Werkzeug für alle – vom Teammitglied bis zum Großunternehmen –, wenn es darum geht, die nächsten Schritte zu entscheiden.
Es gibt mehrere Arten der Projektpriorisierung, aber die bekannteste ist die Eisenhower-Matrix. Es handelt sich um eine einfache, aber leistungsstarke Entscheidungsmethode, die ein Quadrat in vier Quadranten unterteilt. Oben stehen „jetzt erledigen“ und „später erledigen“. Auf der linken Seite stehen „wichtig“ und „nicht wichtig“. Das Projekt, die Aufgabe oder was auch immer du bewertest, fällt in einen dieser Quadranten und leitet deine Entscheidungsfindung.
Die Priorisierungsmatrix-Vorlage ist ein vielseitiges Tool, das dabei hilft, festzustellen, welche Aufgaben oder potenziellen Projekte am wichtigsten für den Projekterfolg sind. Du kannst sie auch aus der Perspektive des magischen Dreiecks – Zeit, Kosten und Umfang – betrachten.
Unabhängig vom Ergebnis funktioniert die Priorisierungsmatrix-Vorlage nur dann, wenn du das Team, die Stakeholder und alle am Projekt beteiligten Personen einbeziehst. Lege fest, was priorisiert werden soll, und nutze die gesammelten objektiven Informationen, um dein Projekt oder deine Aufgabe im passenden Quadranten zu platzieren.
Wer sollte diese Priorisierungsmatrix-Vorlage verwenden?
Jeder, der eine Projektentscheidung treffen muss, kann diese Priorisierungsmatrix-Vorlage für Excel verwenden. Diese Vorlage kann von einem Projektmanagementbüro (PMO) sowie von Projekt-, Programm- oder Portfoliomanagern genutzt werden, um strategische Entscheidungen auf hoher Ebene zu treffen.
Projektteams können sie ebenfalls verwenden, wenn sie entscheiden, wie sie ihre Aufgaben angehen sollen. Die Priorisierungsmatrix-Vorlage ermöglicht es ihnen zu erkennen, welche Aufgaben dringend und entscheidend für den Projekterfolg sind, welche übersprungen werden könnten, ohne das Ergebnis zu gefährden, und welche dazwischen liegen.
Tatsächlich kann auch ein einzelnes Teammitglied die Priorisierungsmatrix-Vorlage verwenden, um seine eigene Arbeitslast zu managen. Sie hilft dabei, produktiver zu arbeiten, indem die wichtigsten Aufgaben sichtbar werden. Manchmal ist es schwierig zu erkennen, welche Aufgabe wirklich entscheidend ist, bis man Abstand gewinnt und das Problem objektiv betrachtet.
Egal, wer die Priorisierungsmatrix-Vorlage nutzt – Entscheidungen müssen auf Daten basieren. Das können historische Daten sein oder, wenn du versuchst, ein Portfolio zu priorisieren, solltest du Daten aus diesen Projekten extrahieren. ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware mit One-Click-Berichten, die Live-Daten erfassen, damit du fundiertere Entscheidungen treffen kannst. Verwende unseren Portfolio-Statusbericht oder spezifischere Berichte wie Zeit-, Aufgaben- und weitere Berichte, um Echtzeitdaten einzusehen. Passe diese Berichte an, um genau das hervorzuheben, was du sehen möchtest, und teile sie problemlos mit Stakeholdern. Starte noch heute kostenlos mit ProjectManager.
Wann Sie diese Priorisierungsmatrix-Vorlage verwenden sollten
Wie bereits erwähnt, ermöglicht dir die Priorisierungsmatrix-Vorlage jederzeit eine objektive Entscheidungsfindung, wenn du eine Entscheidung treffen musst. Im Projektmanagement gibt es drei Hauptsituationen, in denen die Priorisierungsmatrix-Vorlage eingesetzt werden sollte.
Projekte priorisieren
Es ist ein hervorragendes Tool, um Projekte zu priorisieren. Es gibt viele Projekte, aber nicht alle sind für eine Organisation optimal. Tatsächlich haben die meisten Organisationen einfach nicht die Ressourcen, um so viele Projekte zu unterstützen. Daher benötigen Sie eine Priorisierungsmatrix-Vorlage, um zu vermeiden, wertvolle Zeit und Geld für Sackgassen zu verschwenden.
Zeit managen
Die Priorisierungsmatrix-Vorlage kann Ihnen auch helfen, Zeit besser zu managen als mit einer einfachen To-do-Liste. Nutzen Sie sie als Zeitmanagement-Tool, um herauszufinden, welche Aufgaben kritisch sind und sofort erledigt werden müssen. Sie zeigt Ihnen auch, welche Aufgaben bis morgen warten können, ohne den Projekterfolg zu gefährden.
Konsens erreichen
Schließlich kann die Priorisierungsmatrix-Vorlage auch dabei helfen, Konsens herzustellen. Jedes Teammitglied hat eigene Ziele, von denen einige mit dem Projekt übereinstimmen, andere eher subjektiv sind. Die Verwendung der Priorisierungsmatrix-Vorlage zeigt allen Beteiligten objektiv, was für das Gesamtwohl des Projekts zuerst erledigt werden muss.
Wie Sie diese Priorisierungsmatrix-Vorlage verwenden
Die kostenlos herunterladbare Priorisierungsmatrix-Vorlage für Excel ist ein leistungsstarkes Entscheidungswerkzeug. Wir haben sie mit Blick auf Einfachheit entwickelt, weshalb sie aus einem Kasten besteht, der in vier Quadranten unterteilt ist.
Auf der linken Seite befindet sich eine vertikale Linie mit der Skala „Wichtigkeit“, unterteilt in „niedrig“ (unten) und „hoch“ (oben). Quer darüber verläuft eine horizontale Linie mit der Skala „Dringlichkeit“, unterteilt in „hoch“ (links) und „niedrig“ (rechts). Jeder der vier Quadranten kombiniert also eine Wichtigkeitsstufe mit einer Dringlichkeitsstufe und erhält entsprechend eine der vier Bezeichnungen: „Sofort erledigen“, „Planen“, „Delegieren“ oder „Verschieben oder eliminieren“.
Nach der Recherche und der gemeinsamen Analyse mit dem Projektteam platzieren Sie das Projekt oder die Aufgabe im passenden Quadranten. Die obere linke Ecke („Sofort erledigen“) ist für alles, was sowohl wichtig als auch dringend ist. Hier befinden sich die Aufgaben oder Projekte, die unbedingt und sofort erledigt werden müssen. In diesem Feld sollte sich idealerweise nur ein Punkt befinden, so kritisch ist er.
Das obere rechte Feld („Planen“) ist für Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. Betrachten Sie dies als Projekte oder Aufgaben ohne unmittelbare Deadline, die aber dennoch entscheidend für den Projekterfolg sind. Zwischen den beiden oberen Quadranten besteht ein fließender Übergang, denn Aufgaben im rechten Bereich können in den linken wandern, sobald eine Deadline näher rückt.
Nun zum unteren Bereich. Wie erwartet sind diese Aufgaben keine hohe Priorität. Der untere linke Quadrant („Delegieren“) umfasst Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind. Das bedeutet, dass sie zwar zeitkritisch sind, jedoch nicht wesentlich zum Endergebnis beitragen. Wenn Sie diese Aufgaben aus dem Projekt entfernen oder an andere weitergeben können, sollten Sie dies tun.
Schließlich gibt es den unteren rechten Quadranten („Verschieben oder eliminieren“). Diese Aufgaben sind weder dringend noch wichtig. Alles, was Zeit verschwendet oder nicht zum Projekterfolg beiträgt – etwa Aufgaben ohne Mehrwert oder ohne Return on Investment – landet hier.
ProjectManager und Projektpriorisierung
Sobald du weißt, welches Projekt gestartet werden soll, benötigst du die richtigen Werkzeuge, um es umzusetzen. Projektmanagementsoftware hilft dir dabei, dein Projekt zu planen, zu terminieren und zu verfolgen. ProjectManager ist eine Projektmanagementsoftware, die all das mit Echtzeitdaten ermöglicht, sodass du fundiertere Entscheidungen treffen kannst.
Mit interaktiven Gantt-Diagrammen planen
Sobald feststeht, an welchem Projekt du arbeiten wirst, musst du deine Aufgaben organisieren und einen Zeitplan sowie ein Budget erstellen. Unsere Online-Gantt-Diagramme helfen dir dabei, abhängige Aufgaben zu verknüpfen, Meilensteine zu definieren und sogar nach dem kritischen Pfad zu filtern. Sobald der Plan steht, setzt du eine Baseline, um Zeitplan und Budget festzuhalten, damit du deinen Plan mit dem tatsächlichen Fortschritt in Echtzeit vergleichen kannst. Das hilft dir, auf Kurs zu bleiben. Außerdem lassen sich unsere Gantt-Diagramme leicht teilen und aktualisieren.
Fortschritt und Leistung in Echtzeit verfolgen
Sobald du eine Baseline gesetzt hast, kannst du die Projektabweichungen verfolgen – ein entscheidender Faktor, um dein Projekt im Zeitplan zu halten und Budgetüberschreitungen zu vermeiden. Erhalte einen Überblick über sechs wichtige Projektmetriken mit unserem Echtzeit-Dashboard. Es ist keine Einrichtung erforderlich, wir übernehmen das vollständig für dich. Wenn du tiefer in die Daten eintauchen möchtest, kannst du individuell anpassbare Berichte mit einem Tastendruck generieren. Erhalte Projekt- und Portfoliostatusberichte, Aufgaben-, Zeit-, Kostenberichte und mehr. Filtere die Informationen, die du benötigst, und teile sie mit Stakeholdern, um sie auf dem Laufenden zu halten.
ProjectManager verwenden, sobald du ein Projekt ausgewählt hast
ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagementsoftware, die dir hilft, dein Projekt zu planen, zu terminieren und zu verfolgen, sobald du priorisiert hast, an welchem du arbeiten wirst. Unser Tool erfasst Daten in Echtzeit für präzisere Entscheidungsfindung und bietet deinem Team eine kollaborative Plattform zum Kommentieren, Teilen von Dateien und für eine bessere Zusammenarbeit. Starte noch heute kostenlos mit ProjectManager.