Un tableau de bord budgétaire est essentiel à la gestion de projet. Il offre une représentation visuelle de la situation financière du projet, facilitant ainsi le suivi des coûts. Utilisez ce modèle gratuit de tableau de bord budgétaire pour Excel afin d’obtenir des informations clés qui mèneront à des décisions plus éclairées sur les finances du projet.
Cliquez sur l’image pour télécharger le modèle gratuit.
Qu’est-ce qu’un tableau de bord budgétaire ?
Un tableau de bord budgétaire est un outil visuel qui permet de suivre et de surveiller les aspects financiers d’un projet. Il affiche des métriques clés liées au budget, telles que les coûts prévus par rapport aux coûts réels, les dépenses et les prévisions, permettant aux chefs de projet d’évaluer rapidement si le projet respecte ses contraintes financières.
Cet outil garantit que les ressources sont allouées efficacement, met en évidence tout risque de dépassement de coûts ou de retard, et contribue à prendre des décisions fondées sur les données pour maintenir le projet sur la bonne voie financièrement.
Cela dit, un tableau de bord budgétaire Excel est un substitut insuffisant aux fonctionnalités de tableau de bord disponibles dans les logiciels de gestion de projet, qui peuvent fournir des données en temps réel. ProjectManager est un logiciel primé de gestion de projets et de portefeuilles avec des tableaux de bord budgétaires en temps réel pour superviser des projets individuels, des programmes ou même un portefeuille entier de projets. Les membres de l’équipe peuvent mettre à jour leurs statuts n’importe où, à tout moment (même depuis notre application mobile pour Android et iOS). Cela met automatiquement à jour les tableaux de bord qui suivent les coûts, le temps, la charge de travail et bien plus encore. Commencez à utiliser ProjectManager gratuitement dès aujourd’hui.
Quand utiliser un tableau de bord budgétaire
Un tableau de bord budgétaire Excel est utile dans de nombreux contextes. Concentrons-nous sur deux d’entre eux : la gestion de projet et la gestion opérationnelle.
Gestion de projet
Le tableau de bord budgétaire est utile à plusieurs étapes clés d’un projet. Durant les phases de planification initiales, il aide à établir une base financière claire pour s’assurer que le budget est aligné sur les objectifs et le périmètre du projet. Une fois le projet lancé, il suit les coûts réels par rapport au budget prévu, mettant en évidence les éventuels dépassements.
Face aux ajustements budgétaires, un tableau de bord fournit des informations rapides pour soutenir la prise de décisions éclairées concernant la réaffectation des ressources ou l’ajustement des délais. Il constitue également un moyen clair et accessible de rendre compte de la situation financière aux parties prenantes et à la direction générale.
Gestion opérationnelle
Dans ce contexte, un tableau de bord budgétaire aide à suivre l’utilisation des ressources et à s’assurer que les activités opérationnelles respectent le budget, en optimisant l’efficacité des coûts. Il peut également surveiller les coûts opérationnels continus, identifier les écarts et mettre en œuvre rapidement des actions correctives si un département dépasse ses limites financières.
Le tableau de bord budgétaire peut aussi aider à prévoir les dépenses futures et les besoins opérationnels, ce qui favorise la santé financière et la durabilité à long terme. Son utilisation régulière permet de mettre en évidence les domaines de sur- ou sous-dépenses, autorisant ainsi des améliorations continues de l’efficacité opérationnelle.
Pourquoi utiliser ce modèle de tableau de bord budgétaire pour Excel ?
Un tableau de bord budgétaire offre plusieurs avantages clés, notamment pour les chefs de projet et les équipes opérationnelles, bien qu’ils soient mieux servis par un logiciel de gestion de projet. Toutefois, Excel permet une personnalisation complète adaptée aux besoins de chacun.
De nombreuses personnes sont déjà familières avec Excel, ce qui réduit la courbe d’apprentissage et permet aux utilisateurs de configurer et gérer rapidement leurs tableaux de bord sans avoir besoin d’un logiciel ou d’une formation spécialisée. Cela est rentable, car il fait probablement partie de la suite logicielle de l’entreprise.
Excel permet aux utilisateurs d’importer et de lier facilement des données provenant de diverses sources, telles que des logiciels de comptabilité ou des outils de gestion de projet, leur permettant de mettre à jour le tableau de bord de manière transparente à mesure que de nouvelles données arrivent. Bien sûr, cela doit être fait manuellement, ce qui prend du temps.
Excel offre une certaine flexibilité selon le niveau de maîtrise des formules, et les fichiers peuvent être partagés, bien qu’ils ne soient pas idéaux pour la collaboration, car le partage peut générer de nombreuses versions en circulation. Cependant, un tableau de bord budgétaire est indispensable pour surveiller les coûts et maintenir les projets dans les limites du budget.
Que comprend ce modèle de tableau de bord budgétaire pour Excel ?
Une fois le modèle gratuit de tableau de bord budgétaire téléchargé, les utilisateurs disposent d’un document entièrement personnalisable. Ils peuvent ajouter ou supprimer des éléments pour mieux correspondre à leurs besoins. Voici ce qui est inclus dans le téléchargement.
Coûts des matériaux
Ce sont les dépenses associées aux matières premières ou aux fournitures nécessaires à la réalisation d’un projet ou au soutien des opérations. Il s’agit des coûts des biens tangibles consommés ou utilisés lors de la production ou de l’exécution d’un projet. Le tableau de bord budgétaire comprend les éléments suivants.
- Description de l’article et unité de mesure
- Quantité
- Coûts unitaires
Coûts de main-d’œuvre
Il s’agit des dépenses associées au travail effectué par les employés ou les sous-traitants pour réaliser un projet ou maintenir les opérations. Ces coûts comprennent généralement les salaires et rémunérations, les heures supplémentaires, les honoraires des sous-traitants et indépendants, les avantages sociaux, les charges sociales et les coûts de formation et de développement. Pour cette section, renseignez les éléments suivants.
- Nom du travailleur
- Rôle du travailleur
- Heures travaillées
- Taux horaire
Coûts d’équipement
Les coûts d’équipement sont les dépenses liées à l’acquisition, à la maintenance et à l’exploitation des machines, outils ou autres actifs physiques nécessaires à un projet ou à une opération. Ces coûts comprennent généralement l’achat, la location, la maintenance et la réparation, l’amortissement et les coûts d’exploitation. Les utilisateurs renseigneront le tableau suivant.
- Description de l’équipement
- Quantité
- Coût d’achat ou de location
- Coût de maintenance
Frais généraux
Ce sont les dépenses indirectes nécessaires au soutien du projet ou de l’opération, mais qui ne sont pas directement liées à une tâche ou à une activité spécifique. Ces coûts sont généralement fixes ou semi-variables et sont répartis sur l’ensemble du projet ou de l’entreprise, tels que les loyers, les charges, les frais administratifs, les assurances, les fournitures et équipements de bureau et les honoraires professionnels. Renseignez les éléments suivants.
- Type de frais généraux
- Base d’allocation
- Taux d’allocation des frais généraux
Graphique des coûts totaux
Toutes ces données alimentent le graphique des coûts totaux afin de fournir un aperçu de la situation financière.
Graphique des coûts prévus vs. coûts réels
Ce graphique en secteurs est codé par couleur pour montrer le montant prévu, les coûts réels et le solde.
Détail des coûts prévus vs. coûts réels
Ce graphique complète le graphique en secteurs mais fournit une ventilation plus détaillée de ces coûts.
Comment créer un tableau de bord budgétaire avec ProjectManager
Si tout cela vous semble excellent, c’est effectivement le cas. Cependant, l’utilisation d’un tableau de bord budgétaire Excel présente des inconvénients. N’oubliez pas que les feuilles de calcul Excel exigent beaucoup de leurs utilisateurs. Ces chiffres ne sont pas collectés automatiquement, comme c’est le cas avec un logiciel de gestion de projet. L’utilisateur doit saisir ces données manuellement, ce qui est non seulement chronophage, mais aussi inexact, car les choses évoluent rapidement. Voyons comment le tableau de bord budgétaire de ProjectManager améliore Excel en en créant un dans le logiciel, ce qui signifie simplement démarrer un essai gratuit de 30 jours, sans carte de crédit requise.
1. Ouvrez la vue du diagramme de Gantt
Une fois un projet créé, incluant un budget, basculez vers la vue du diagramme de Gantt, l’une des multiples vues de projet disponibles dans notre logiciel. Les autres sont la vue feuille (comme un diagramme de Gantt, mais sans la chronologie), le tableau kanban, la liste des tâches et la vue calendrier.
2. Listez les tâches
À ce stade, les utilisateurs peuvent ajouter manuellement les tâches au diagramme de Gantt ou les importer. Notre logiciel permet d’importer des feuilles de calcul Excel, des fichiers CSV et des fichiers Microsoft Project.
3. Assignez les tâches aux membres de l’équipe
Le diagramme de Gantt permet d’assigner les tâches aux membres de l’équipe. Le taux de rémunération horaire peut être défini pour chaque membre. Une page de charge de travail offre une vue d’ensemble codée par couleur de l’allocation des ressources, permettant aux chefs de projet de voir qui est surchargé ou sous-utilisé. Ils peuvent ensuite équilibrer la charge de travail pour maintenir tout le monde à pleine capacité et éviter l’épuisement. Les feuilles de temps sécurisées permettent aux équipes de saisir leurs heures n’importe où, à tout moment, offrant également une visibilité sur les coûts de main-d’œuvre.
4. Estimez le coût de chaque tâche
En ajoutant les coûts de main-d’œuvre et tout autre coût de ressources non humaines, les chefs de projet peuvent prévoir le coût de chaque tâche répertoriée. Cela permet d’obtenir une estimation plus précise du budget du projet.
5. Saisissez le coût réel de chaque tâche au fur et à mesure de leur achèvement
Les coûts prévus sont désormais dans le logiciel. Au fur et à mesure que les équipes mettent à jour leurs statuts, les coûts réels se mettent à jour sur le diagramme de Gantt. Cela fournit les données permettant à notre logiciel de comparer les coûts prévus et réels du projet.
6. Suivez le budget avec le tableau de bord en temps réel de ProjectManager
Une fois qu’une base de référence est définie sur le diagramme de Gantt, le logiciel se met à jour automatiquement. Les chefs de projet peuvent ouvrir le tableau de bord en temps réel pour obtenir une vue d’ensemble des coûts, du temps, de la charge de travail du projet et bien plus encore. Ils peuvent également utiliser des rapports personnalisables pour obtenir plus de détails et même les partager avec les parties prenantes afin de les tenir informées.
D’autres modèles de budget gratuits
Un tableau de bord budgétaire n’est qu’un parmi les plus de 100 modèles gratuits de gestion de projet pour Excel et Word qui aident à gérer chaque aspect d’un projet dans de nombreux secteurs. En voici quelques-uns liés aux budgets.
Modèle de budget de projet
Téléchargez ce modèle gratuit de budget de projet pour Excel afin de créer un budget plus précis pour vos projets et d’en assurer le suivi pour respecter ce budget. Notre modèle gratuit répertorie toutes les tâches et sous-tâches du projet, puis ajoute les coûts de main-d’œuvre, de matériaux et autres. Il comprend également une colonne pour les coûts réels afin de vérifier leur alignement avec les coûts prévus.
Modèle de budget opérationnel
Un budget opérationnel aide à prévoir les revenus et les dépenses sur une période donnée. Téléchargez ce modèle gratuit de budget opérationnel pour Excel pour obtenir une vue détaillée de l’année ou du trimestre à venir et prédire avec précision les revenus et dépenses que l’organisation devrait réaliser sur cette période.
Modèle de proposition de budget
Utilisez ce modèle gratuit de proposition de budget pour Excel pour prévoir tous les coûts associés à un projet à venir. Il peut être présenté aux parties prenantes potentielles pour obtenir un financement. S’il est approuvé, utilisez ce modèle gratuit pour élaborer le budget du projet.
Contenu associé sur les budgets
Un tableau de bord budgétaire fait partie de la gestion budgétaire au sens large. Pour ceux qui souhaitent en savoir plus sur les budgets, explorez les liens ci-dessous.
- Budget de projet : bases de la budgétisation
- Planification de projet : guide complet
- Diagramme de Gantt
- Modèle de budget de projet pour Excel
- Modèles de planification de projet
- Logiciel de tableau de bord de projet
ProjectManager est un logiciel en ligne de gestion de projets et de portefeuilles qui connecte les équipes qu’elles soient au bureau ou sur le terrain. Elles peuvent partager des fichiers, commenter au niveau des tâches et rester informées grâce aux notifications par e-mail et dans l’application. Rejoignez les équipes d’Avis, Nestlé et Siemens qui utilisent notre logiciel pour mener à bien leurs projets. Commencez à utiliser ProjectManager gratuitement dès aujourd’hui.