Les parties prenantes sont toutes les personnes qui ont un intérêt direct dans un projet. Elles peuvent être internes, comme les chefs de projet, les équipes, les propriétaires ou les investisseurs, ou externes, comme les clients, les consommateurs ou les fournisseurs. Un projet peut comporter de nombreuses parties prenantes, et les gérer efficacement nécessite des modèles de gestion des parties prenantes.
ProjectManager est un logiciel de gestion de projet qui vous aide à gérer vos projets et vos parties prenantes. Si vous n’êtes pas encore prêt à essayer le logiciel gratuitement, nous proposons également des dizaines de modèles de gestion de projet gratuits pour Excel et Word qui peuvent vous aider à chaque phase de votre projet. Voici quelques modèles gratuits de gestion des parties prenantes.
1. Modèle d’analyse des parties prenantes
Un projet peut comporter de nombreuses parties prenantes, mais votre rôle en tant que chef de projet est de les identifier. Chaque partie prenante peut avoir des intérêts différents, ou ces intérêts peuvent évoluer au cours du projet. L’utilisation de notre modèle gratuit d’analyse des parties prenantes pour Excel vous aide à élaborer un plan de communication efficace pour les tenir correctement informées.
Ce modèle comprend des champs pour saisir les informations de base sur les parties prenantes, notamment leur titre, leurs coordonnées et leur influence ou pouvoir sur le projet. Vous pouvez ensuite positionner chaque partie prenante par rapport au projet, en notant sa priorité, son expertise et son rôle dans la prise de décision. Enfin, vous pouvez évaluer l’engagement de chaque partie prenante envers le projet et mieux la gérer.
2. Modèle de rapport d’état du projet
Les parties prenantes doivent rester informées tout au long du projet. Selon la partie prenante, cependant, le niveau d’information et la fréquence des mises à jour peuvent varier. Qu’elles aient besoin de détails ou simplement d’une vue d’ensemble, les chefs de projet doivent tout de même rendre compte régulièrement. L’utilisation de notre modèle gratuit de rapport d’état du projet pour Excel est un excellent outil pour capturer une période donnée du projet.
Le problème avec un modèle statique est qu’il doit être mis à jour manuellement et que les informations ne peuvent pas être personnalisées pour refléter les préoccupations de chaque partie prenante.
Gérez les parties prenantes en ligne avec ProjectManager
Contrairement aux outils statiques, ProjectManager est un logiciel en ligne qui fournit des données en temps réel. Les rapports peuvent être filtrés pour n’afficher que les informations pertinentes pour chaque partie prenante.
- Générez des rapports sur l’état d’avancement, les écarts et plus encore en un clic
- Partagez les rapports dans une variété de formats personnalisables
- Les licences invités gratuites pour les parties prenantes offrent des informations en temps réel via des tableaux de bord et des plannings. Essayez gratuitement
3. Modèle de carte des parties prenantes
Si vous recherchez un outil visuel pour identifier et cartographier vos parties prenantes, téléchargez notre modèle gratuit de carte des parties prenantes pour Excel. Vous pouvez utiliser la carte des parties prenantes pour éclairer votre prise de décision lorsque vous interagissez avec elles. Elle est essentielle pour établir un plan de communication des parties prenantes viable.
Le modèle de carte des parties prenantes vous aide à déterminer qui veut savoir quoi, à quel moment ils ont besoin d’être informés et comment ils préfèrent recevoir leurs mises à jour.
À lire également : 5 exemples de cartes des parties prenantes avec analyse
Cette carte des parties prenantes comporte quatre catégories pour gérer vos parties prenantes : gérer étroitement, maintenir satisfait, tenir informé et surveiller. Placez chaque partie prenante identifiée dans la bonne case et utilisez un code couleur pour indiquer si elle est favorable, neutre ou critique pour le projet.
4. Modèle de registre des parties prenantes
Un registre des parties prenantes est un moyen simple et efficace de présenter les informations pour mieux comprendre chaque partie prenante, son influence et la meilleure façon de la gérer. Téléchargez ce modèle gratuit de registre des parties prenantes pour Excel pour identifier les parties prenantes et leur impact potentiel sur le projet.
Idéalement, utilisez ce modèle pendant la phase de planification du projet pour identifier les parties prenantes le plus tôt possible. Il peut également aider à constituer et développer l’équipe projet pour s’assurer que les bonnes personnes sont sélectionnées. Il est également utile pour définir les critères de réussite, aidant les chefs de projet à aligner les objectifs sur les attentes des parties prenantes.
5. Modèle de dossier de justification
Les parties prenantes étant directement concernées par le projet, l’une de leurs principales préoccupations porte sur les coûts liés à son exécution. Elles veulent savoir si les coûts d’investissement en valent la peine. Vous pouvez le démontrer avec notre modèle gratuit de dossier de justification pour Word, qui résume les objectifs, les coûts et les bénéfices du projet.
Le dossier de justification constitue une étape de diligence raisonnable importante pour les parties prenantes, en prouvant que leur investissement dans le projet est bénéfique. Elles peuvent y lire un résumé exécutif, la déclaration de mission du projet et le livrable final qui sera produit. On y trouve également les objectifs du projet et la manière de les atteindre, l’évaluation financière et l’analyse de marché, entre autres. Ce document facilitera l’obtention de l’adhésion des parties prenantes.
6. Modèle d’analyse coûts-avantages
Un autre modèle gratuit qui peut aider à prouver aux parties prenantes que le projet vaut leur investissement est notre modèle gratuit d’analyse coûts-avantages pour Excel. Il vous aide à examiner les chiffres et à déterminer si l’argent investi dans le projet est à la hauteur des livrables.
Un modèle d’analyse coûts-avantages permet de chiffrer les coûts et les bénéfices du projet. En soustrayant les bénéfices des coûts, vous pouvez voir quel profit, le cas échéant, sera généré par le projet. Il peut s’agir de gains financiers, mais ce modèle peut également déterminer si les objectifs commerciaux et les buts valent les coûts engagés. Ces informations peuvent aider à obtenir l’adhésion des parties prenantes au projet.
7. Matrice RACI
Il est clairement important d’identifier et de définir les rôles et responsabilités de votre équipe projet, mais les chefs de projet négligent souvent cet exercice lorsqu’il s’agit des parties prenantes. Après tout, votre équipe de projet n’est que l’une des nombreuses parties prenantes du projet. L’utilisation de notre modèle gratuit de matrice RACI pour Excel vous permet de catégoriser toutes les personnes impliquées dans le projet, y compris les parties prenantes.
RACI signifie Responsable, Approbateur, Consulté et Informé. Sur notre modèle gratuit, vous listez toutes les parties prenantes (ou l’ensemble de l’équipe projet) sur le côté gauche, tandis que leur titre figure en haut du tableau. Dans la case correspondante, vous indiquez si elles sont responsables, approbateur, consultées ou informées. Vous disposez ainsi d’un document pour guider tous les membres de l’équipe, y compris les parties prenantes, qui ont différents niveaux d’implication et d’impact sur le projet.
8. Modèle de collecte des exigences
Les parties prenantes veulent connaître les problèmes que le projet cherche à résoudre, comment il prévoit d’atteindre son objectif, quelles conditions ou capacités doivent être remplies, et plus encore. Tout cela est abordé dans notre modèle gratuit de collecte des exigences pour Word. Il s’agit d’un document clé pour les parties prenantes qui regroupe en un seul endroit les informations essentielles sur le projet.
Ce modèle gratuit couvre un large éventail de sujets. Il répertorie les exigences du projet, depuis les exigences des utilisateurs, fonctionnelles et système jusqu’aux exigences logicielles, d’interface, de flux de travail, de changement et de risques. Il s’agit d’une vue d’ensemble, ce qui convient à la plupart des parties prenantes et évite d’entrer dans les détails. Il comprend même une section permettant à tous de signer le document pour confirmer qu’ils en ont pris connaissance et sont en accord avec son contenu.
9. Modèle de plan de communication
Vous avez besoin d’un plan de communication pour transmettre l’information à votre équipe projet. L’utilisation de notre modèle gratuit de plan de communication pour Word vous aidera à définir les objectifs et à planifier les communications avec les parties prenantes. Il s’agit de l’un des modèles de gestion des parties prenantes les plus importants, car une partie prenante bien informée est plus facile à gérer et moins susceptible d’interférer dans le projet.
Outre les objectifs, le modèle de plan de communication vous aide à définir comment vous atteindrez ces objectifs, dans quel délai et avec quels indicateurs pour mesurer votre succès. Vous identifierez les ressources et les outils associés à la diffusion de l’information, ainsi que les moyens d’en évaluer l’efficacité. Une fois établi, le plan est susceptible d’évoluer pour rester pertinent et efficace.
10. Modèle d’organigramme
Connaître la structure organisationnelle d’une entreprise ou d’un projet permet à chacun de savoir à qui il doit rendre compte. Utilisez notre modèle gratuit d’organigramme pour Excel. Il s’agit d’un diagramme de flux qui illustre la structure hiérarchique interne d’une organisation ou d’un projet.
Ce document est une représentation visuelle facile à comprendre de la chaîne de commandement. Si les petites organisations, comme les startups, ou les projets simples n’en ont peut-être pas besoin, plus l’organisation ou le projet est grand et complexe, plus ce modèle de gestion des parties prenantes devient essentiel. Chacun doit savoir à qui il rend compte et qui détient l’autorité, ce que ce modèle illustre précisément.
ProjectManager facilite la gestion des parties prenantes
Une fois que vous aurez téléchargé et utilisé nos modèles gratuits de gestion des parties prenantes, vous constaterez rapidement qu’ils ont leurs limites. En effet, les modèles doivent être mis à jour manuellement, ils ne sont pas collaboratifs et sont isolés des autres outils de gestion de projet. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet qui vous aide à planifier, gérer et suivre votre gestion des parties prenantes en temps réel.
Partagez les plans de projet avec les parties prenantes
Les projets ont besoin de plans, mais les plans ne fonctionnent pas sans vos parties prenantes. La création d’un planning sur nos puissants diagrammes de Gantt vous permet de gérer les parties prenantes dans votre équipe projet, d’organiser leurs tâches, de relier les dépendances pour éviter des retards coûteux et de les affecter à des travaux que vous pouvez suivre en temps réel. Le plan de projet peut être facilement partagé avec l’équipe projet et les parties prenantes pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
Surveillez les progrès et les performances en temps réel
Une fois que vous avez défini une référence sur le Gantt, vous pouvez suivre votre effort planifié par rapport à votre effort réel. Non seulement cela vous aide à respecter votre planning et votre budget, mais les parties prenantes souhaitent également être tenues informées de ces données précieuses. Le tableau de bord en temps réel ne nécessite aucune configuration, contrairement aux outils allégés, et suit tout, de la charge de travail aux coûts et au temps, dans des graphiques et diagrammes faciles à lire. C’est un excellent moyen d’avoir une vue d’ensemble du projet à tout moment.
Les chefs de projet peuvent utiliser les fonctionnalités de gestion des ressources pour maintenir la productivité de leurs équipes. La disponibilité peut être définie à l’avance pour simplifier la planification, et notre graphique de charge de travail avec code couleur vous permet de visualiser l’allocation de votre équipe. Vous pouvez ensuite équilibrer la charge de travail depuis le graphique pour maintenir votre équipe à pleine capacité. Ils ne sont pas surchargés, et les parties prenantes sont satisfaites de constater cette productivité.
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Si cela ne suffit pas pour votre gestion des parties prenantes, notre site regorge de contenus gratuits. Il y a des blogs hebdomadaires, des guides, des vidéos et, bien sûr, davantage de modèles de gestion de projet gratuits pour Excel et Word. Voici quelques ressources pour en savoir plus sur la gestion des parties prenantes.
- Guide de gestion des parties prenantes
- Analyse des parties prenantes 101
- Qu’est-ce que la théorie des parties prenantes
- Parties prenantes vs actionnaires : quelle est la différence ?
- Cartographie des parties prenantes 101 : guide rapide sur les cartes des parties prenantes
ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui permet aux équipes de mieux travailler ensemble. Les outils de gestion des tâches s’ajoutent aux fonctionnalités de productivité et de gestion des risques pour vous aider à identifier, suivre et atténuer les risques. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd’hui.