Une partie prenante peut être une personne, un groupe ou une organisation susceptible d’affecter ou d’être affecté par le projet. Les chefs de projet doivent identifier les parties prenantes et définir leur relation au projet pour gérer leurs attentes. L’un des outils utilisés à cet effet est le registre des parties prenantes. Téléchargez ce modèle de registre des parties prenantes gratuit pour Excel afin d’identifier les parties prenantes et de comprendre leur impact potentiel sur le projet.
Pour télécharger ce modèle gratuit de registre des parties prenantes pour Excel, cliquez sur l’image.
Pourquoi avez-vous besoin d’un modèle de registre des parties prenantes ?
Ce modèle gratuit de registre des parties prenantes présente toutes les informations devant être incluses pour comprendre chaque partie prenante, son influence et la façon de communiquer et de la gérer. C’est simplement une manière plus efficace et cohérente de rassembler des informations. Une fois le projet terminé, le modèle peut être archivé et récupéré comme données historiques pour la gestion de futurs projets.
Par ailleurs, un modèle de registre des parties prenantes permet au chef de projet de mieux planifier et d’interagir avec les parties prenantes. En identifiant les parties prenantes clés tôt dans le cycle de vie du projet, les chefs de projet peuvent développer une stratégie de gestion des parties prenantes qui répond à leurs besoins et intérêts, et planifier une communication efficace.
Un modèle de registre des parties prenantes peut également aider à gérer les risques et problèmes en comprenant le pouvoir, l’influence et le niveau d’intérêt de chaque partie prenante dans le projet. Cela permet au chef de projet d’évaluer comment utiliser au mieux le temps et le budget. Il peut également tirer parti des opportunités en démontrant la valeur des contributions des autres, ce qui renforce la confiance.
Il est également important de définir les critères de succès, de former et développer une équipe de projet et de définir les tâches et responsabilités. C’est pourquoi le modèle de registre des parties prenantes utilisé avec un logiciel de gestion de projet peut mieux gérer les projets. ProjectManager est un logiciel primé de gestion de projet et de portefeuille qui peut tenir les parties prenantes informées grâce à des outils de reporting personnalisables. Les chefs de projet peuvent rapidement générer des rapports de statut ou de portefeuille, ainsi que des rapports sur d’autres métriques. Ces rapports peuvent être filtrés pour n’afficher que les données qui intéressent les parties prenantes, puis partagés avec elles sous plusieurs formats. Démarrez avec ProjectManager gratuitement dès aujourd’hui.
Quand utiliser un modèle de registre des parties prenantes ?
Il existe de nombreuses occasions d’utiliser un modèle de registre des parties prenantes. Il est utilisé lors de la phase de planification d’un projet pour identifier tôt les parties prenantes. Mais ce n’est pas seulement lors de la planification qu’il peut être efficace.
Un modèle de registre des parties prenantes peut aider à la formation et au développement d’une équipe de projet. Après tout, les membres de l’équipe sont des parties prenantes et le registre peut aider à déterminer qui devrait faire partie de l’équipe et comment la gérer au mieux.
Les chefs de projet utilisent également un modèle de registre pour définir les critères de succès. Il aide les chefs de projet à comprendre les priorités et l’impact potentiel de chaque partie prenante, ce qui permet à l’équipe d’aligner ses objectifs sur les attentes des parties prenantes et de les impliquer proactivement.
Le modèle de registre améliore la communication en définissant comment informer chaque partie prenante, la quantité d’informations à communiquer et la fréquence. Il peut également aider à la gouvernance, à la définition des tâches et responsabilités, et à la prise de décision.
Qui devrait utiliser ce modèle gratuit de registre des parties prenantes ?
Le modèle de registre des parties prenantes est la responsabilité du chef de projet. S’il s’agit d’un programme ou d’un portefeuille, c’est le directeur de programme ou de portefeuille qui est chargé de remplir le modèle.
Bien que le chef de projet soit celui qui crée le registre, l’équipe de projet, le commanditaire, l’analyste métier et le propriétaire du projet le révisent pour s’assurer qu’il est complet et précis.
Le modèle de registre des parties prenantes sera ensuite consulté tout au long du projet. Il guide le processus de prise de décision, informe la communication avec les parties prenantes et bien plus encore.
Comment utiliser ce modèle de registre des parties prenantes pour Excel
Téléchargez le modèle gratuit et obtenez un document Excel entièrement personnalisable. D’autres catégories peuvent être ajoutées selon les besoins pour compléter le profil des parties prenantes.
Listez les parties prenantes
La première colonne répertorie les parties prenantes du projet, et cette liste doit être exhaustive. Toutes les parties prenantes n’auront pas besoin du même niveau d’attention, ce qui est détaillé plus loin dans le modèle.
Rôle de la partie prenante
Cette colonne identifie le rôle de la partie prenante dans le projet : membre de l’équipe, commanditaire, autorité réglementaire, etc.
Catégorie de partie prenante
Il existe deux types de base de parties prenantes : internes et externes. Une partie prenante interne appartient à l’organisation et est responsable du projet. Les parties prenantes externes sont celles situées en dehors de l’organisation, mais toujours affectées par le projet.
Pouvoir/Influence de la partie prenante
Utilisez le menu déroulant pour définir le pouvoir ou l’influence de chaque partie prenante sur le projet : fort, neutre ou faible, selon leur capacité à influencer les décisions ou les résultats pour l’organisation.
Intérêt des parties prenantes
Cette colonne mesurant le niveau d’intérêt de chaque partie prenante dans le projet est également définie par un menu déroulant : fort, neutre ou faible. Contrairement au pouvoir, qui reflète la capacité à orienter les décisions, l’intérêt désigne les préoccupations, objectifs ou aspirations de la partie prenante liés au projet.
Attentes des parties prenantes
Ici, les chefs de projet peuvent détailler ces attentes pour mieux les gérer. Par exemple, si la partie prenante est le propriétaire dans un projet de construction et que son intérêt est fort, l’attente est qu’un bâtiment soit prêt à la location à une date précise.
Communication
Chaque partie prenante a besoin de mises à jour. Une fois la fréquence de communication définie, le chef de projet voudra également connaître le canal de communication préféré : en tête-à-tête, par e-mail, par SMS, etc.
Contact
Enfin, les coordonnées de chaque partie prenante sont saisies ici : téléphone, e-mail, fax et adresse, si nécessaire.
Comment ProjectManager aide à la gestion des parties prenantes
Le modèle de registre des parties prenantes est un document important pour gérer les parties prenantes tout au long du cycle de vie du projet. Cependant, cela ne fait que poser les bases. Un logiciel de gestion de projet surveillera le projet et fournira les rapports et autres fonctionnalités dont les parties prenantes ont besoin. ProjectManager est un logiciel primé de gestion de projet et de portefeuille doté de rapports personnalisables, du suivi des temps et des coûts, ainsi que de fonctionnalités de partage de fichiers et de collaboration.
Suivez les coûts, l’avancement et les délais du projet
Les rapports personnalisables permettent d’entrer dans les détails, mais pour une vue d’ensemble du projet ou du portefeuille, les parties prenantes peuvent consulter les tableaux de bord en temps réel. Ils collectent automatiquement les données en direct et les affichent sur des graphiques faciles à lire. Les chefs de projet peuvent planifier sur des diagrammes de Gantt robustes, puis établir une base de référence pour comparer l’effort planifié à l’effort réel en temps réel.
Partagez des fichiers et collaborez en ligne
La communication avec les parties prenantes est essentielle. Les chefs de projet peuvent facilement partager des plans de projet ou tout document dans le logiciel, qui dispose d’un stockage de fichiers illimité. Il existe plusieurs vues pour partager des informations. Les parties prenantes peuvent par exemple visualiser le projet sur la vue calendrier, offrant un aperçu mensuel du projet. L’outil est également une plateforme collaborative à part entière : des commentaires peuvent être ajoutés au niveau des tâches et des notifications par e-mail ou dans l’application peuvent être configurées. 
Quels autres modèles peuvent aider à la gestion des parties prenantes ?
Le modèle de registre des parties prenantes n’est que l’un des plus de 100 modèles gratuits pour Excel et Word disponibles sur notre site. Voici quelques modèles supplémentaires de gestion des parties prenantes.
Modèle d’analyse des parties prenantes
Le modèle gratuit d’analyse des parties prenantes pour Excel capture les informations de base sur les parties prenantes et le projet. Il définit également le niveau d’engagement de chaque partie prenante, ce qui aide les chefs de projet à comprendre comment les gérer tout au long du projet.
Modèle de cartographie des parties prenantes
Le modèle gratuit de cartographie des parties prenantes pour Excel est une matrice permettant aux chefs de projet de positionner chaque partie prenante selon son niveau d’intérêt et d’influence. Il est également codé par couleur pour définir si la partie prenante est un promoteur, neutre ou un bloqueur.
Modèle de plan de communication
Un modèle de plan de communication couvre plus que la communication avec les parties prenantes, mais celle-ci y est incluse. Il comprend un résumé décrivant le plan, le personnel et les outils de communication, l’efficacité de révision, l’enregistrement des résultats et plus encore.
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- Analyse des parties prenantes 101 (exemple et modèle inclus)
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