Une carte des parties prenantes vous permet d’identifier les parties prenantes de votre projet, c’est-à-dire toute personne ayant un intérêt direct dans un projet. Les parties prenantes peuvent être des commanditaires, l’équipe de projet, des sous-traitants et les utilisateurs finaux du produit ou service livré par le projet.
C’est pourquoi la gestion des parties prenantes fait partie de tout projet réussi. Les chefs de projet doivent définir leurs parties prenantes et leur relation au projet, ce qui se fait grâce à une technique de gestion de projet appelée cartographie des parties prenantes. Téléchargez notre modèle gratuit de cartographie des parties prenantes pour Excel !
Pour télécharger ce modèle gratuit de cartographie des parties prenantes pour Excel, cliquez sur l’image.
Qu’est-ce qu’une carte des parties prenantes ?
Un modèle de cartographie des parties prenantes est un outil visuel qui vous aide à identifier qui sont les parties prenantes d’un projet. Ce outil de gestion de projet aide les chefs de projet à évaluer l’impact et l’influence de leurs parties prenantes.
Une carte des parties prenantes comprend une liste de toutes les parties prenantes du projet, qu’il s’agisse d’individus, de groupes ou d’organisations, et décrit leur perspective et leur intérêt dans le projet.
Ces informations sont utilisées pour cartographier leur relation avec les objectifs du projet et leurs homologues parties prenantes. Cela se fait visuellement, avec un graphique qui classe les parties prenantes par pertinence et identifie les problèmes éventuels.
Pour développer et élargir vos communications avec les parties prenantes, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de projet. ProjectManager dispose de fonctionnalités de reporting automatisé qui donnent à vos parties prenantes les informations souhaitées au moment voulu. Toutes les parties prenantes ne souhaitent pas les mêmes données, c’est pourquoi nos rapports en un clic peuvent être filtrés pour afficher exactement ce qu’elles veulent voir. Partagez des rapports sur les écarts, le statut de projet et de portefeuille, et plus encore. Vous pouvez également ajouter des parties prenantes à votre projet avec une licence invité gratuite, leur permettant de consulter les données à tout moment.
Quand utiliser un modèle de cartographie des parties prenantes ?
Ce modèle peut être utilisé à tout moment au démarrage d’un projet. Vous pouvez l’utiliser lors de la rédaction d’un plan de projet, d’une proposition de projet, d’un plan de gestion de la qualité, ou conjointement avec d’autres méthodes telles que l’analyse des écarts.
En termes généraux, un modèle de cartographie des parties prenantes vous permet d’identifier les parties prenantes clés pour une meilleure gestion du changement, des risques et de la communication.
Qui devrait utiliser un modèle de cartographie des parties prenantes ?
Notre modèle de cartographie des parties prenantes est le plus souvent utilisé par les chefs de projet pour identifier les parties prenantes clés. Le chef de projet doit gérer ces parties prenantes, et pour ce faire, une cartographie est nécessaire.
Le processus de cartographie des parties prenantes aide les chefs de projet à évaluer le niveau d’intérêt et d’influence de chaque partie prenante dans le projet. Cela fournit au chef de projet des informations qu’il peut utiliser pour définir des attentes, des limites et d’autres approches de gestion des parties prenantes.
Le terme « niveau d’influence » désigne le pouvoir que possède chaque partie prenante pour définir et modifier le projet. Le terme « intérêt » désigne l’impact des résultats du projet sur les parties prenantes, sans qu’elles aient le pouvoir de l’influencer.
La gestion des parties prenantes est essentielle au succès du projet, car ce sont elles qui, pour l’essentiel, définissent ce qu’est ce succès. Les projets ont souvent de nombreuses parties prenantes, et ce modèle aide le chef de projet à les identifier, les impliquer et les gérer.
Comment utiliser ce modèle de cartographie des parties prenantes pour Excel
L’utilisation de notre modèle simplifie le processus en vous fournissant une carte visuelle déjà conçue. Il vous suffit d’ajouter les détails de vos parties prenantes. Notre modèle est personnalisable pour s’adapter à la taille de votre projet.
1. Listez vos parties prenantes
Sur le côté droit du modèle de cartographie se trouve un espace pour lister toutes vos parties prenantes et une légende. La légende est une représentation colorée de leur statut actuel :
- Vert : Promoteur (favorable)
- Jaune : Neutre (ni favorable ni opposé)
- Rouge : Bloqueur (opposé)
2. Estimez le niveau d’influence et d’intérêt de vos parties prenantes
Puisque les parties prenantes sont listées à droite, sélectionnez simplement leur numéro correspondant et tracez-le à un point indiquant leur niveau d’influence et d’intérêt. Vous pouvez ensuite colorier la cellule pour noter leur statut actuel : vert pour un promoteur, jaune pour neutre et rouge pour un bloqueur.
3. Placez les parties prenantes dans les quadrants de la carte
À gauche se trouve la carte des parties prenantes, divisée en quadrants. La ligne verticale indique le niveau d’influence, du plus bas en bas au plus élevé en haut. La ligne horizontale représente leur niveau d’intérêt, du plus bas à gauche au plus élevé à droite.
- Gérer étroitement : Ce sont les parties prenantes ayant le plus d’intérêt et d’influence sur le projet. Fournissez-leur un rapport de statut régulièrement et sollicitez leurs retours.
- Satisfaire : Ce groupe est moins intéressé, mais influent. Il a également besoin de mises à jour régulières et vous souhaitez obtenir ses retours avant toute décision finale.
- Informer : Ces personnes sont généralement les utilisateurs du projet, avec moins d’influence mais un intérêt élevé. Elles doivent être mises à jour tout au long du projet, mais moins fréquemment que les groupes précédents.
- Surveiller : Ce groupe a moins d’influence et d’intérêt, mais gardez-le à l’œil et assurez-vous qu’il ne manque aucun changement majeur.
4. Gérez les relations avec les parties prenantes en conséquence
Vous disposez maintenant d’une carte des parties prenantes et pouvez l’utiliser pour élaborer des plans de gestion et de communication pour vos projets.
Pourquoi utiliser un modèle de cartographie des parties prenantes pour Excel ?
Notre modèle communique les détails sur vos parties prenantes de manière visuelle, ce qui aide à informer vos décisions. Ce modèle fait le travail de préparation pour vous, afin que vous puissiez vous concentrer sur la définition de vos parties prenantes par rapport au projet.
Avantages du modèle Excel de cartographie des parties prenantes
Une fois rempli, vous pouvez commencer à élaborer votre plan de communication avec les parties prenantes : qui veut savoir quoi, à quelle fréquence les rencontrer et comment ils préfèrent leurs rapports. Cela aide à influencer les parties prenantes et leurs attentes tout au long du projet.
Souvent, les risques potentiels se manifestent d’abord dans ce processus, vous permettant de planifier en conséquence. Vous pouvez voir quelles parties prenantes pourraient entrer en conflit avec d’autres et comment éviter ces problèmes.
La carte des parties prenantes est excellente pour développer un plan de communication avec vos parties prenantes clés. Vous pouvez déterminer comment elles préfèrent recevoir les communications : réunion, e-mail, SMS, etc.
Inconvénients du modèle Excel de cartographie des parties prenantes
Ce modèle Excel est un bon point de départ pour la cartographie. Cependant, les modèles Excel sont des documents statiques avec des inconvénients : vous devrez mettre à jour manuellement votre carte et les membres de l’équipe ne peuvent pas collaborer en ligne.
Plus important encore, la carte des parties prenantes est un outil limité. Utilisez plutôt un logiciel de gestion de projet comme ProjectManager, qui vous permet de générer des rapports de statut, d’utiliser des diagrammes de Gantt pour créer des plannings visuels et de surveiller les projets avec des tableaux de bord en temps réel.
Comment ProjectManager vous aide à gérer les parties prenantes
ProjectManager est un logiciel primé qui organise vos communications avec les parties prenantes pour tenir tout le monde informé. Notre outil basé sur le cloud vous fournit des données en temps réel pour des présentations plus informatives.
Les parties prenantes souhaitent des rapports sur l’avancement du projet. Notre fonctionnalité de reporting peut générer des rapports de statut en un seul clic. Obtenez d’autres rapports sur le temps restant pour les tâches, les coûts et plus encore.
Il est facile de planifier vos réunions régulières avec les parties prenantes. Nos multiples vues de projet incluent un calendrier, une liste de tâches, un tableau kanban et un diagramme de Gantt. Toutes capturent les dates et jalons importants, qui peuvent automatiser les notifications par e-mail pour vous informer lorsque ces délais approchent.
Gérez vos parties prenantes comme vous gérez votre équipe, en créant des profils avec des pièces jointes et d’autres informations pour savoir comment et quand communiquer avec elles. Vous pouvez même les impliquer dans le travail, en partageant des plans ou en les mentionnant dans des commentaires au niveau des tâches.
Autres modèles de gestion de projet utiles pour la gestion des parties prenantes
Le modèle de cartographie des parties prenantes est un bon début, mais vous aurez besoin de plus d’outils pour les gérer. ProjectManager propose des dizaines de modèles gratuits de gestion de projet couvrant tous les aspects du travail. Voici quelques modèles spécifiquement liés à la gestion des parties prenantes.
Modèle d’analyse des parties prenantes
Pour aider davantage à identifier les parties prenantes, ce modèle gratuit d’analyse des parties prenantes vous aide à trouver la meilleure façon et fréquence pour communiquer avec elles. Ce modèle vous aide également à développer une stratégie pour mieux les gérer et obtenir leur approbation.
Modèle de plan de communication
Une fois que vous savez qui sont vos parties prenantes et comment elles souhaitent recevoir les communications, vous devez établir un plan. Notre modèle gratuit de plan de communication vous aide à mettre en place des calendriers et des retours pour tenir tout le monde informé.
Modèle de matrice RACI
Une autre façon d’organiser vos parties prenantes est notre modèle de matrice RACI. RACI signifie responsable, imputable, consulté et informé. Ce modèle gratuit vous aide à regrouper les parties prenantes dans ces catégories pour les gérer tout au long du projet.
ProjectManager rationalise votre gestion des parties prenantes pour une plus grande efficacité, tout en vous donnant les outils nécessaires pour mieux planifier, programmer, surveiller et rendre compte de votre projet. Rejoignez des dizaines de milliers d’équipes qui utilisent déjà notre outil pour organiser leur travail en profitant de cet essai gratuit de 30 jours dès aujourd’hui.