Que votre événement soit grand ou petit, il aura un coût. Pour éviter les dépassements de budget et prévoir un coût précis pour l’événement, vous aurez besoin d’un budget événementiel. Notre modèle gratuit de budget événementiel pour Excel vous aide à estimer le coût de chaque aspect de votre événement, de la salle aux intervenants. Ne dépassez pas votre budget : planifiez à l’avance avec notre modèle gratuit de budget événementiel pour Excel.
Pour télécharger ce modèle gratuit de budget événementiel, cliquez sur l’image.
Qu’est-ce qu’un budget événementiel ?
Un budget événementiel est une estimation des dépenses liées à l’organisation d’un événement. Il indique le coût de chaque tâche en fonction des ressources nécessaires pour la réaliser. Disposer d’un budget événementiel vous aide à calculer le coût de l’événement et vous permet ensuite de suivre ces coûts au fur et à mesure de sa préparation.
Il est utile d’utiliser une structure de découpage du travail pour déterminer tous les livrables de l’événement. Vous pouvez ainsi associer les ressources nécessaires aux tâches requises pour créer chaque livrable. C’est le point de départ d’un budget événementiel, mais aussi du calendrier de l’événement. Ces deux éléments sont essentiels pour élaborer votre plan d’événement.
Le budget événementiel est établi avant l’événement et peut parfois amener un organisateur à réaliser que l’événement n’est pas viable. L’événement pourrait s’avérer trop coûteux. Il vaut toujours mieux s’en rendre compte avant de commencer à investir de l’argent dans ce qui sera une cause perdue. Mais nous aborderons d’autres raisons pour lesquelles vous avez besoin d’un modèle de budget événementiel dans la section suivante.
Une fois le budget événementiel établi, vous souhaiterez l’intégrer à un plan d’événement. Un logiciel de gestion de projet vous aide à organiser toutes ces tâches et bien plus encore. ProjectManager dispose de puissants diagrammes de Gantt qui organisent les tâches, relient les quatre types de dépendances entre tâches et filtrent même par chemin critique pour vous aider à identifier les tâches essentielles et non essentielles. Une fois votre plan planifié, définissez une référence et vous pourrez suivre votre budget planifié et votre calendrier par rapport à vos coûts réels et à votre avancement pour rester dans les limites du budget. Commencez dès aujourd’hui avec ProjectManager gratuitement.
Pourquoi avez-vous besoin d’un modèle de budget événementiel ?
Nous allons d’abord expliquer l’avantage d’utiliser un modèle de budget événementiel, puis aborder les raisons plus générales d’utiliser un budget événementiel lors de la planification d’un événement. Premièrement, un modèle signifie que le travail a déjà été amorcé pour vous. Le modèle Excel contient les formules nécessaires pour additionner vos dépenses, afficher le budget, puis le comparer à vos coûts réels pour rester dans les limites de ce budget. Vous pouvez archiver le modèle Excel et l’utiliser comme données historiques lors de la planification d’un événement similaire.
En termes généraux, l’élaboration d’un budget événementiel remplit plusieurs fonctions. L’estimation du coût de l’événement vous aidera à déterminer si l’événement doit effectivement avoir lieu. Vous pouvez également utiliser notre modèle gratuit de budget événementiel pour Excel pour suivre vos coûts pendant l’exécution de l’événement. Nous l’expliquerons plus tard, mais c’est un excellent outil pour vous aider à respecter votre budget. Naturellement, un budget événementiel permettra de prévoir le coût de l’événement ainsi que de donner une idée des revenus qu’il pourrait générer, vous aidant à obtenir son approbation. Il est facile d’ajouter le modèle gratuit à la proposition d’événement et de créer une présentation convaincante.
Comment utiliser ce modèle de budget événementiel
Lorsque vous téléchargez notre modèle gratuit de budget événementiel pour Excel, vous verrez qu’il est divisé en sept catégories de coûts d’événement. Mais le modèle est entièrement personnalisable. Vous pouvez ajouter ou supprimer des catégories selon vos besoins ; nous avons simplement inclus ce qui correspond généralement aux dépenses associées à la gestion d’un événement.
Catégories de coûts d’événement
Les catégories de coûts d’événement vont des coûts du lieu aux divertissements pour les participants. Toutes ces catégories sont décomposées en diverses tâches nécessaires à la mise en place de cette catégorie particulière, incluant le coût de la main-d’œuvre et des matériaux. Il y a un total de ces coûts estimés, qui constitue le poste budgétaire, puis une colonne dans laquelle vous pouvez ajouter les coûts réels pour suivre les coûts de votre événement et rester dans les limites du budget.
Coûts du lieu
Il s’agira probablement de votre dépense la plus importante. Le lieu est également l’une des catégories les plus importantes de votre budget événementiel. Vous souhaiterez trouver un espace suffisamment grand pour accueillir le nombre de participants attendus et qui complète l’événement. Gardez à l’esprit que vous ne voulez pas dépenser trop pour le lieu.
Coûts d’équipement
Il y aura presque certainement des coûts d’équipement associés à l’événement. Si vous avez des intervenants, vous aurez besoin d’un système audio/visuel et éventuellement d’un service de streaming si vous prévoyez de partager l’événement en ligne. Vous pourriez vous associer à un service de billetterie. Il y a de nombreux petits et grands éléments auxquels vous devriez réfléchir soigneusement pour éviter tout coût inattendu.
Frais de déplacement et d’hébergement
Le transport et l’hébergement peuvent aller de l’acheminement des intervenants en avion à la réservation d’hôtels ou à la mise à disposition de parkings pour les participants. Si vous disposez d’un parking, vous pourriez envisager un service de voituriers. Si vous n’avez pas de parking, vous pourriez prévoir des navettes vers l’événement ou des services de covoiturage. Là encore, tous ces coûts doivent être anticipés pour établir un budget plus précis.
Coûts marketing
Tout aussi important que le lieu est le marketing. Si vous ne pouvez pas cibler votre audience et lui communiquer l’importance de l’événement, personne ne viendra. Cela peut inclure de la signalétique ou des campagnes par e-mail, la création d’un site web, du publipostage, etc. Avant de pouvoir faire tout cela, il faut évidemment avoir défini votre audience cible, puis créer le contenu marketing, comme le design de la marque, le ton et les autres éléments stylistiques. Ils devront ensuite être adaptés au canal de diffusion. Il y a beaucoup de travail et de coûts liés à cette catégorie d’événement.
Coûts de personnel
Les événements ne s’organisent pas seuls. Vous aurez besoin d’une équipe qui nécessitera probablement le recrutement et l’embauche de travailleurs temporaires. Au-delà du coût de ces indépendants, il y a le travail de création et de publication des descriptions de poste, l’examen des candidatures reçues et les entretiens avec les candidats potentiels. Cela demande beaucoup de temps et d’efforts. Pensez à noter les coûts dans ce modèle de budget événementiel pour Excel.
Restauration et traiteur
Presque tous les événements prévoient une forme de restauration, qu’il s’agisse d’un repas complet ou simplement d’un café. C’est la première décision à prendre : quel type de nourriture et quelle qualité. Selon l’événement, vous pourriez vous en charger vous-même avec des viennoiseries et du café, ou opter pour quelque chose de plus élaboré, ce qui nécessitera les services d’un traiteur professionnel et de son équipe. Cela n’inclut même pas les tables, chaises, serviettes, etc. La présence d’alcool est une autre considération, et il faut vérifier si le lieu est autorisé à en vendre. Quel que soit votre choix, il constituera un poste dans votre budget.
Intervenants / Divertissements
La plupart des événements ont un conférencier principal, des tables rondes et même un certain type de divertissement, comme un cocktail de networking avec un groupe ou un DJ. Cela crée le besoin d’une scène ou d’une piste de danse, de cachets d’apparition, de production vidéo, de graphiques, de déplacements, etc. Certains de ces coûts figureront dans d’autres catégories, mais vous pourriez vouloir les isoler pour cette catégorie spécifique.
Modèles de gestion d’événements
Le modèle de budget événementiel pour Excel n’est pas le seul modèle gratuit que vous pouvez télécharger depuis la page de modèles de notre site. Vous y trouverez des dizaines de modèles gratuits de gestion de projet pour Excel et Word qui couvrent chaque phase de votre projet. Voici quelques modèles liés aux événements que vous pouvez télécharger gratuitement maintenant.
Le budget événementiel n’est qu’une partie d’un plan d’événement plus large, que vous pouvez ébaucher en téléchargeant notre modèle gratuit de plan d’événement pour Excel. Vous pouvez y planifier toutes vos tâches, estimer leur durée et suivre si elles ont commencé ou sont terminées.
Modèle de proposition d’événement
Avant de pouvoir estimer votre budget événementiel, vous devez proposer l’idée. L’utilisation de notre modèle gratuit de proposition d’événement pour Word vous aide à vendre l’événement en expliquant son objectif, ses buts et ses objectifs, ainsi que l’audience cible, le calendrier et bien plus encore.
Comment ProjectManager vous aide à suivre votre budget événementiel
Les modèles sont parfaits pour proposer l’événement et obtenir son approbation, puis planifier et budgétiser l’événement, mais vous voudrez ensuite utiliser un logiciel de gestion de projet. Les modèles sont des documents statiques, mais ProjectManager fournit des données en temps réel pour vous aider à prendre des décisions plus éclairées. Notre logiciel dispose de diagrammes de Gantt pour la planification, puis de quatre autres vues de projet — tableaux kanban, listes de tâches, calendrier et vues feuille — qui permettent à votre équipe de travailler comme elle le souhaite. Vous pouvez ensuite suivre leur progression n’importe où et même gérer les ressources pour garantir le succès de votre événement.
Suivez l’avancement avec des tableaux de bord en temps réel
Un producteur d’événements peut être partout à la fois, à condition d’utiliser notre logiciel. En basculant simplement vers le tableau de bord en direct, il peut obtenir une vue d’ensemble de haut niveau du travail en cours. Le tableau de bord capture automatiquement les données en temps réel et les affiche dans des graphiques et des tableaux faciles à lire qui montrent l’état général du projet, les tâches, le temps, le coût, la charge de travail et l’avancement. Contrairement aux outils de planification basiques, nous ne vous faisons pas perdre du temps dans un long processus de configuration. Il est prêt quand vous l’êtes.
Restez productif avec les outils de gestion des ressources
Pour garantir que l’événement se déroule sans accroc, vous devez suivre le travail effectué pour le mettre en place et le gérer tout au long de l’événement. Nos outils de gestion des ressources vous aident à lister la disponibilité de votre équipe, y compris les congés et les jours fériés, leurs compétences, puis à surveiller leur charge de travail. Notre graphique de charge de travail est codé par couleur pour repérer facilement les surcharges. Vous pouvez ensuite réattribuer leurs tâches directement depuis le graphique pour équilibrer la charge de travail et maintenir tout le monde à pleine capacité.
Plus de contenu sur la gestion d’événements
Si vous êtes encore curieux à propos des budgets, de la planification et de la gestion d’événements, nous avons plus de contenu à vous proposer. Notre site est un hub en ligne pour tout ce qui concerne la gestion de projet, dans de nombreux secteurs différents. Nous publions des blogs hebdomadaires, des guides approfondis, des vidéos tutorielles, des eBooks et, bien sûr, des modèles. Voici quelques-unes de nos ressources liées aux événements.
- Comment créer un budget événementiel
- 10 modèles gratuits de gestion d’événements pour Excel et Word
- Gestion d’événements : guide rapide
ProjectManager est le meilleur logiciel de planification d’événements
Maintenant que vous avez lu sur la gestion d’événements, il devrait être clair que ProjectManager est l’outil dont vous avez besoin pour bien faire le travail. Notre logiciel en nuage vous connecte aux équipes sur site et au bureau, vous permettant de partager des fichiers et de commenter au niveau des tâches pour favoriser une meilleure collaboration. Nous disposons d’outils de gestion des tâches et des risques pour garantir la productivité de votre projet sans retards, ainsi que de rapports pour tenir les parties prenantes informées. Commencez dès aujourd’hui avec ProjectManager gratuitement.