O Microsoft Project tem sido o software de gerenciamento de projetos mais popular por anos. Isso ocorre principalmente porque gerentes de projetos e membros de equipe já estavam acostumados a outros produtos da Microsoft, não necessariamente porque o Microsoft Project seja a melhor opção.

Embora tenham surgido desafios ao seu domínio e muitas ferramentas o tenham superado, a Microsoft continua sendo um gigante nesse setor. Nenhuma discussão sobre software de gerenciamento de projetos estaria completa sem incluir o Microsoft Project.

Mas o que é o Microsoft Project e quais são seus principais recursos? Vamos explorar o Microsoft Project para que você possa determinar se ele é o software de gerenciamento de projetos certo para você. Se ele não atender a todos os seus critérios, talvez seja melhor optar por uma alternativa ao Microsoft Project.

O que é Microsoft Project?

O Microsoft Project é um software de gerenciamento de projetos usado para criar cronogramas, planos de projeto, gerenciar recursos e acompanhar o tempo. Ele oferece recursos como gráficos de Gantt, quadros kanban e calendários de projeto para profissionais de gerenciamento de projetos.

O software é disponibilizado em duas edições para desktop, cada uma com níveis diferentes de funcionalidade. Embora ofereça ferramentas robustas de planejamento, ele costuma ser considerado complexo, caro e menos colaborativo em comparação com soluções modernas baseadas em nuvem, o que pode limitar a acessibilidade para equipes mais amplas.

O Microsoft Project também é conhecido como MS Project, Project Standard ou Project Professional, que são os dois nomes oficiais das versões atuais do software. Essa distinção é importante, pois a Microsoft oferece outros produtos com nomes semelhantes, como Microsoft Planner, Project Server e Dynamics 365 Project Operations.

Planos e preços do Microsoft Project

O Microsoft Project já foi oferecido por meio de serviços de assinatura, como o Project Online e o Project for the Web. Esses produtos foram descontinuados, e o Microsoft Project agora está disponível apenas como um aplicativo para desktop em duas edições: Project Standard 2024 e Project Professional 2024.

• Project Standard 2024: licença de uso único por US$ 679,99
• Project Professional 2024: licença de uso único por US$ 1.129,99

Muitos argumentam que essa estrutura de preços não é conveniente para muitas equipes, pois os custos podem aumentar exponencialmente à medida que novos membros são adicionados. Existem muitas alternativas ao Microsoft Project no mercado, como o ProjectManager, que oferecem os mesmos recursos de gerenciamento de portfólio de projetos por um custo menor.

Se você está procurando um software de gerenciamento de projetos mais acessível e flexível, existe o ProjectManager, uma ferramenta colaborativa de gerenciamento de trabalho e projetos que permite trabalhar da forma que você preferir. Diferentemente do Microsoft Project, oferecemos uma plataforma colaborativa e intuitiva com múltiplas visualizações de projeto—gerentes podem planejar projetos em gráficos de Gantt ou na visualização em planilha, enquanto as equipes podem usar quadros kanban, calendários ou listas de tarefas robustas para gerenciar seu trabalho. Comece hoje mesmo gratuitamente.

Visualizações do Microsoft Project

Assim como o ProjectManager, o Microsoft Project oferece várias visualizações para gerentes de projetos e equipes, embora sua plataforma seja muito menos colaborativa. A seguir está uma descrição simples das visualizações oferecidas pelo MS Project.

• Visualização em grade: Uma visualização semelhante a uma planilha usada para planejar e gerenciar projetos com listas de tarefas, datas de início e término, durações e dependências. Ela permite filtragem, agrupamento e ordenação para uma organização flexível das tarefas.
• Visualização em quadro: Um quadro visual no estilo kanban para gerenciar o fluxo de trabalho e o status das tarefas. Observação: essa visualização era mais presente no Project for the Web e, nas edições atuais para desktop do Microsoft Project, uma funcionalidade equivalente pode exigir personalização ou integração com ferramentas de terceiros.
• Visualização de linha do tempo: O tradicional gráfico de Gantt para programar tarefas ao longo da linha do tempo do projeto. No Microsoft Project Standard 2024 e no Project Professional 2024, é possível criar várias barras de linha do tempo, destacar caminhos de tarefas e visualizar o caminho crítico.
• Visualização de diagrama de rede: Exibe tarefas e dependências em um diagrama no estilo de fluxograma, útil para compreender os relacionamentos rapidamente.
• Visualização de calendário: Mostra as tarefas distribuídas em um calendário mensal ou semanal, sendo útil para projetos orientados por prazos.

Recursos do Microsoft Project

Há muitos recursos de que gerentes de projetos e suas equipes precisam para gerenciar melhor seu trabalho, e o MSP oferece vários deles. No entanto, para ter uma visão completa, abaixo está uma lista dos principais recursos disponíveis para clientes que estão dispostos a pagar o preço.

• Planejamento de projetos: Use gráficos de Gantt, dependências de tarefas, marcos e múltiplas linhas do tempo para planejar o trabalho. O mecanismo de planejamento do Microsoft Project ajusta automaticamente as datas quando ocorrem alterações, oferecendo mais controle do que o Microsoft Planner.
• Comunicação e colaboração: O Microsoft Project Standard 2024 não oferece suporte à coautoria em tempo real, mas os arquivos ainda podem ser compartilhados, exportados para o Excel ou impressos. Para comunicação em tempo real, o Microsoft Teams continua sendo a solução complementar.
• Coautoria: Disponível no Microsoft Project Professional 2024, que permite que arquivos sejam compartilhados e atualizados por meio do SharePoint ou do OneDrive. No Project Standard 2024, apenas a edição por um único usuário é compatível.
• Relatórios: Relatórios pré-configurados para acompanhar progresso, custos, recursos, programas e portfólios. Relatórios visuais personalizados também podem ser gerados no Excel ou no Power BI.
• Roteiro: O recurso Roteiro no Microsoft Project Professional 2024 permite acompanhar objetivos de alto nível, fases e marcos em vários projetos, oferecendo visibilidade sobre portfólios.
• Planilhas de horas: A coleta de planilhas de horas não está integrada ao Microsoft Project Standard 2024. Essa funcionalidade está incluída no Project Professional 2024, que oferece suporte à captura de trabalho de projetos e não relacionado a projetos para fins de relatórios e folha de pagamento.
• Gerenciamento de recursos: O Microsoft Project Standard 2024 permite atribuir e acompanhar recursos em relação às tarefas, monitorar cargas de trabalho e custos. O Project Professional 2024 amplia isso com recursos avançados, como agrupamento de recursos, compromissos e gerenciamento em nível corporativo.
• Linhas de base e acompanhamento: Defina linhas de base do projeto e meça o progresso real em relação aos cronogramas planejados, ajudando os gerentes a identificar atrasos ou estouros de orçamento.

Aqui está uma tabela que resume as visualizações e os recursos oferecidos pelo Microsoft Project, distinguindo entre o Project Standard 2024 e o Project Professional 2024.

Prós e contras do Microsoft Project

Nada é perfeito. Até mesmo o Microsoft Project tem seus pontos negativos. Se você está pensando em experimentá-lo, vale a pena considerar seus prós e contras.

Vantagens

• Uma das principais vantagens é ser um produto da Microsoft, o que permite integração com outros produtos da empresa, incluindo Microsoft 365, Skype e SharePoint.
• Possui uma interface semelhante à de outros produtos da Microsoft.
• Está no mercado há muito tempo, e seus recursos evoluíram ao longo dos anos.
• Faz parte da Microsoft e conta com a confiabilidade e o suporte associados a uma empresa consolidada.
• Possui ferramentas de gerenciamento financeiro que ajudam gerentes de projetos na estimativa de orçamentos.
• Pode ser licenciado como um aplicativo para desktop. Embora isso possa fazê-lo parecer ultrapassado, ainda há organizações que preferem essa opção em vez de uma solução totalmente baseada em nuvem.
• Oferece modelos para ajudar os usuários a começar, o que economiza tempo.

Desvantagens

• O Microsoft Project tem funcionalidades de nuvem limitadas em comparação com ferramentas SaaS modernas. Mesmo com a integração ao SharePoint, ele não oferece a flexibilidade nem a facilidade de uso das soluções totalmente nativas em nuvem.
• É difícil de aprender e usar. Há um investimento significativo de tempo e esforço, e até mesmo treinamentos intensivos, antes que gerentes de projetos e suas equipes se sintam confortáveis utilizando o software. Isso adiciona tempo ao projeto durante a fase de implementação.
• É caro. Os custos da licença de compra única são elevados e, no caso do Project Professional 2024, o valor é ainda maior se você quiser recursos de colaboração. Isso aumenta rapidamente à medida que você compra licenças para membros da equipe que precisam acessar o software para aproveitar esses recursos. Caso contrário, ele acaba sendo uma ferramenta cara usada apenas pelo gerente de projetos.
• Não é fácil de compartilhar. Como mencionado anteriormente, os arquivos são salvos no formato proprietário MPP, o que significa que, se você não estiver usando o MS Project, não conseguirá abrir esses arquivos. Isso seria menos problemático se o software fosse mais barato, mas se for necessário ter uma licença do MS Project apenas para visualizar um arquivo MPP, os custos se acumulam. Isso cria muitos obstáculos desnecessários ao compartilhar arquivos de projeto.

Perguntas frequentes sobre o Microsoft Project

O Microsoft Project é gratuito?

Não, o Microsoft Project não é gratuito. Ele está disponível apenas como uma compra única: o Microsoft Project Standard 2024 custa US$ 679,99, e o Microsoft Project Professional 2024 custa US$ 1.129,99. Na verdade, o preço é mais alto do que o da maioria dos softwares de gerenciamento de projetos comparáveis.

O Microsoft Project está incluído no Microsoft 365?

O Microsoft Project faz parte do conjunto mais amplo de produtos do Microsoft Office, porém não é incluído junto com outros softwares do Office, como Word, Excel e Outlook. Há duas edições disponíveis, Microsoft Project Standard 2024 e Microsoft Project Professional 2024. Ambas compartilham um formato de arquivo exclusivo, chamado MPP.

O MS Project funciona no Mac?

Atualmente, a versão desktop do Microsoft Project não é compatível com computadores Mac, mas existe uma alternativa caso você precise usar o MS Project no Mac. É possível utilizar uma máquina virtual ou simplesmente optar por uma alternativa ao Microsoft Project.

O ProjectManager é a melhor alternativa ao MS Project para Mac, pois oferece ainda mais recursos do que o Microsoft Project em um ambiente totalmente online e colaborativo, além de ser mais fácil de usar.

O ProjectManager é a melhor alternativa ao MS Project

Se você sente que o MS Project não é a opção ideal para você, não se preocupe. O ProjectManager permite planejar projetos online em um formato fácil de usar, ideal para colaboração. Você pode importar e editar arquivos MPP por meio da nossa integração com o Microsoft Project.

Compartilhe planos com a equipe e as partes interessadas

Diferentemente do MS Project, nosso software é colaborativo desde a sua base. Você não precisa se inscrever no SharePoint nem gastar uma fortuna comprando licenças para todos os membros da equipe. Os gerentes podem criar planos em nosso gráfico de Gantt interativo, inclusive filtrando o caminho crítico. Depois que uma linha de base é definida, é possível acompanhar o progresso em tempo real. Em seguida, basta compartilhar o plano com a equipe e as partes interessadas. Simples assim.

Automatize tarefas repetitivas e mantenha as equipes produtivas

Nosso software é fácil de usar e não exige treinamento. É só conectar e usar. Além disso, adicionamos fluxos de trabalho personalizados e aprovações de tarefas para otimizar processos de negócios e manter as equipes focadas em atividades mais importantes. Os gerentes podem criar quantos gatilhos quiserem para acionar ações e definir quem pode alterar o status de uma tarefa, garantindo o controle da qualidade do trabalho realizado.

Colabore e trabalhe melhor em conjunto

Embora o ProjectManager não tenha um aplicativo para desktop, seu software baseado em nuvem pode ser usado a qualquer hora e em qualquer lugar. Equipes híbridas adoram nossa ferramenta porque tanto equipes tradicionais quanto ágeis podem utilizá-la para trabalhar juntas. As equipes podem comentar no nível da tarefa, compartilhar arquivos e se manter atualizadas por meio de notificações por e-mail e alertas no aplicativo. Há uma única fonte de informação, garantindo que todos estejam sempre alinhados.

O ProjectManager ainda oferece suporte prático de uma equipe especializada. Isso faz parte do pacote ao usar nossa ferramenta, assim como onboarding e treinamento para planos empresariais e corporativos. Talvez seja a hora de derrubar o Golias do setor e trabalhar com uma ferramenta que ajuda você, em vez de atrapalhar.

Mais alternativas ao Microsoft Project

Embora não existam outros produtos da Microsoft com os mesmos recursos do Project Standard 2024 ou do Project Professional 2024, a Microsoft oferece algumas ferramentas de gerenciamento de tarefas de projetos que ainda podem ser úteis.

Microsoft Planner Basic

O Microsoft Planner Basic pode servir como um substituto viável ao Microsoft Project quando as equipes precisam de uma organização simples de tarefas, em vez de um agendamento avançado de projetos. Seus quadros no estilo kanban permitem criar tarefas, atribuir responsáveis, definir datas de entrega e acompanhar o progresso de forma visual.

Microsoft Planner Premium

O Microsoft Planner Premium amplia a funcionalidade do Planner Basic com recursos orientados por IA, acompanhamento avançado de tarefas e visualizações de projeto mais sofisticadas, tornando-se uma alternativa mais robusta ao Microsoft Project. Usuários do plano Premium se beneficiam de modelos, priorização de tarefas e automação de fluxos de trabalho.

Microsoft Project Server

O Microsoft Project Server é uma solução corporativa abrangente que pode servir como um substituto completo ao Microsoft Project, especialmente para organizações que exigem gerenciamento centralizado de projetos e portfólios. Embora exija infraestrutura de servidor e configuração, sua capacidade de oferecer visibilidade e controle em nível corporativo o torna uma alternativa robusta ao Microsoft Project.

Microsoft Lists

O Microsoft Lists oferece uma forma colaborativa de gerenciar projetos, sendo uma alternativa viável ao Microsoft Project para equipes que precisam de acompanhamento de tarefas personalizável. Embora não possua recursos avançados de agendamento, como gráficos de Gantt, sua adaptabilidade e curva de aprendizado baixa o tornam eficaz para equipes que buscam uma substituição mais leve ao Microsoft Project.

Microsoft To Do

O Microsoft To Do pode servir como uma alternativa leve ao Microsoft Project quando indivíduos ou pequenas equipes precisam de um gerenciamento simples de tarefas, em vez de um agendamento avançado de projetos. Ele permite criar listas de tarefas, definir lembretes, acompanhar prazos e sincronizar informações entre dispositivos dentro do Microsoft 365.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem, que reflete automaticamente as atualizações de status assim que são publicadas. Gerentes de projetos contam com ferramentas para controlar o planejamento, o monitoramento e os relatórios do progresso do projeto, enquanto os membros da equipe podem colaborar com recursos simples de entender. Experimente o ProjectManager hoje mesmo com este teste gratuito de 30 dias.