Es gibt eine Konstante in jedem Projekt: Veränderung. Änderungsmanagement ist der Schlüssel, damit Projekte auf Kurs bleiben. Ein Änderungsprotokoll ist das Werkzeug, das dies möglich macht. Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Änderungen in Ihren Projekten zu kontrollieren und zu verwalten, laden Sie die kostenlose Änderungsprotokoll-Vorlage für Excel von ProjectManager herunter.

Um diese kostenlose Änderungsprotokoll-Vorlage für Excel herunterzuladen, klicken Sie auf das Bild unten.

Was ist ein Änderungsprotokoll?

Ein Änderungsprotokoll ist ein Projektdokument, das systematisch alle Änderungen an einem Projektsystem, Dokument oder Prozess erfasst und nachverfolgt. Es dient als historischer Nachweis, der das „Was“, „Wann“, „Warum“ und „Wer“ jeder Änderung dokumentiert.

Das Ziel eines Änderungsprotokolls ist es, eine klare Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, die Teams hilft, die Entwicklung eines Projekts oder Systems zu verstehen. Dieses Protokoll ist besonders nützlich in Bereichen wie der Softwareentwicklung, wo häufig Fehlerbehebungen und Updates vorkommen. Eine Änderungsprotokoll-Vorlage ist jedoch in jedem Kontext hilfreich, in dem Änderungen dokumentiert werden müssen.

Warum Sie eine Änderungsprotokoll-Vorlage benötigen

Projekte werden sorgfältig geplant. Schon vor dem Start wird viel recherchiert und analysiert, um den richtigen Weg festzulegen. Doch sobald der Plan auf die Realität trifft, treten Veränderungen auf. Egal wie gründlich Ihre Risikoanalyse war, etwas Unerwartetes wird passieren. Vielleicht fällt ein Gerät aus, Teammitglieder werden krank oder das Wetter spielt nicht mit – es kann alles Mögliche sein.

Ein Änderungsprotokoll – ob Änderungsmanagementprotokoll, Änderungsauftrag-Protokoll oder Änderungssteuerungsprotokoll genannt – ist ein Dokument, das es Ihnen ermöglicht, Änderungen bei ihrem Auftreten zu erfassen und sie während des gesamten Projekts zu verfolgen, bis das Problem vollständig gelöst ist.

Wenn Sie die Änderungsprotokoll-Vorlage jedoch in ProjectManager öffnen, können Sie Projektänderungen in unserer Software mit fünf verschiedenen Ansichten verwalten: Gantt, Kanban-Board, Aufgabenliste, Kalender und Tabellenansicht. Außerdem können Sie in Echtzeit mit Ihrem Team an diesen Aufgaben zusammenarbeiten und den Fortschritt mit Live-Dashboards und sofortigen Statusberichten verfolgen. Starten Sie kostenlos mit ProjectManager und verfolgen Sie Ihre Änderungen besser!

Mehr Transparenz

Wenn Sie eine Änderungsprotokoll-Vorlage verwenden, holen Sie Änderungen aus dem Verborgenen, wo sie am meisten Schaden anrichten können, und bringen sie ans Licht. Jetzt gibt es Transparenz. Die Änderung wurde identifiziert, und es sind Teammitglieder zugewiesen, um sie zu bearbeiten und Verantwortlichkeit zu schaffen. Das Team kann das Projekt mit dem Vertrauen fortsetzen, dass die aufgetretene Änderung bearbeitet wird.

Die Änderungsprotokoll-Vorlage ist ein Werkzeug, um den Aufwand zur Behebung einer Änderung zu verfolgen. Sie bietet dem Projektmanager die Möglichkeit, die Änderung nicht nur zu identifizieren, sondern auch einem Teammitglied zuzuweisen und eine Frist festzulegen, bis wann die Änderung gelöst sein muss.

Diese Änderung wird priorisiert und vom Anfang bis zum Abschluss verfolgt. In der Änderungsprotokoll-Vorlage können alle Kommentare und Notizen zur jeweiligen Änderung gespeichert werden. Dies ist eine wesentliche Funktion jedes Projekts. Wie bereits erwähnt, ist Veränderung eine Konstante. Sie gehört zu den Hauptverantwortlichkeiten eines Projektmanagers, und das Ignorieren des Änderungsprotokolls ist, als würde man ein Projekt ohne Steuerung leiten – man läuft unweigerlich auf Grund.

Wer sollte ein Änderungsprotokoll verwenden?

Alle Rollen, die Projekte, Systeme oder Dokumentationen verwalten, die häufigen Änderungen unterliegen, können ein Änderungsprotokoll verwenden. Zum Beispiel kann ein Softwareentwickler oder Ingenieur ein Änderungsprotokoll nutzen, um Änderungen an Code, Software-Releases oder Fehlerbehebungen zu verfolgen, um eine nachvollziehbare Änderungshistorie für das Team und die Stakeholder zu gewährleisten.

Projektmanager hingegen können diese Änderungsprotokoll-Vorlage verwenden, um Änderungen am Projektumfang, Zeitplänen und Ergebnissen zu dokumentieren. Sie dient als Aufzeichnung der Projektentwicklung und erleichtert die Kommunikation mit den Stakeholdern.

Was ist in unserer Änderungsprotokoll-Vorlage enthalten?

Nach dem Download unserer kostenlosen Änderungsprotokoll-Vorlage sehen Sie, dass unsere Tabelle Platz für alle Aspekte Ihres Änderungsmanagements bietet. Sie können die Änderungen nummerieren – da es wahrscheinlich mehrere geben wird – und deren Fortschritt während des gesamten Projekts nachverfolgen.

Die Vorlage ermöglicht es Ihnen, festzuhalten, wann die Änderung erstmals entdeckt wurde, wer sie besitzt und für ihre Lösung verantwortlich ist, sowie den Status und die Priorität der betreffenden Änderung.

Jede Zeile ist so gestaltet, dass sie eine Änderung erfasst, wobei die Spalten den Fortschritt von der Entdeckung bis zur Behebung darstellen. Dies ist besonders nützlich, da so sichergestellt wird, dass kein Änderungsauftrag, der im Verlauf Ihres Projekts auftritt, übersehen oder ignoriert wird.

Wie Sie unsere Änderungsprotokoll-Vorlage verwenden

Nachdem Sie die Änderungsprotokoll-Vorlage geöffnet haben, sehen Sie viele Spaltenüberschriften mit leeren Feldern darunter. Diese leeren Zellen sind dafür vorgesehen, die entsprechenden Daten einzutragen. Natürlich ist die gesamte Vorlage bearbeitbar, sodass Sie die Überschriften an Ihren Arbeitsprozess und Ihre Bezeichnungen anpassen können.

Im Folgenden finden Sie eine kurze Erklärung der verschiedenen Abschnitte unserer Vorlage.

• Projektname: Hier tragen Sie den Namen des Projekts ein, an dem Sie arbeiten, da möglicherweise mehrere Projekte innerhalb eines Programms gleichzeitig laufen.
• Name des Projektmanagers: Geben Sie die Person an, die das Projekt leitet, und fügen Sie bei Bedarf Kontaktdaten hinzu.
• Name des Programmmanagers: Wenn das Projekt Teil eines größeren Programms ist, geben Sie den Namen und die Kontaktdaten der Person an, die dieses Programm verwaltet.
• Änderungs-Nr.: Eine einfache nummerische Liste der im Tabellenblatt erfassten Änderungen, um die Nachverfolgung zu erleichtern.
• Art der Änderungsanforderung: Geben Sie an, um welche Art von Änderung es sich handelt, z. B. ob sie sich auf ein Produkt oder einen anderen Aspekt des Projekts bezieht.
• Datum der Identifizierung: Erfassen Sie das Datum, an dem die Änderung erstmals bemerkt wurde.
• Beschreibung: Beschreiben Sie kurz, worin die Änderung besteht.
• Status: Notieren Sie den aktuellen Status der Änderung, z. B. „Offen“ (identifiziert, aber noch nicht bearbeitet), „In Arbeit“ (Maßnahmen zur Lösung wurden begonnen) oder „Geschlossen“ (Änderung abgeschlossen). Diese Spalte kann auch anzeigen, ob die Änderung verspätet oder kombiniert ist, z. B. wenn zwei ähnliche Änderungsanforderungen zusammengeführt werden. Dieses Feld ist ein Dropdown-Menü.
• Priorität: Geben Sie an, wie wichtig es ist, die Änderung zu bearbeiten, und markieren Sie sie als kritisch, hoch, mittel oder niedrig. Dieses Feld ist ebenfalls ein Dropdown-Menü.
• Zugewiesen an: Diese Spalte gibt an, wer mit der Lösung der Änderungsanforderung beauftragt ist.
• Erwartete Lösung: Notieren Sie, bis wann die Änderungsanforderung abgeschlossen sein sollte.
• Maßnahmen: Listen Sie die Schritte auf, die erforderlich sind, um die Änderungsanforderung zu lösen.
• Auswirkung: Beschreiben Sie, wie sich die Änderung auf das Projekt auswirkt, z. B. auf Zeitplan, Umfang, Ressourcen usw.
• Datum des Arbeitsbeginns: Geben Sie an, wann die Arbeit zur Lösung der Änderungsanforderung begonnen hat.
• Erforderliche Eskalation: Notieren Sie, ob zusätzliche Ressourcen benötigt werden, um den Änderungsauftrag abzuschließen.
• Datum der Lösung: Geben Sie das Datum an, an dem die Änderungsanforderung abgeschlossen und geschlossen wurde.
• Freigabe: Der verantwortliche Manager bestätigt hier den erfolgreichen Abschluss der Änderungsanforderung mit seiner Unterschrift.
• Kommentare: Zusätzliche Anmerkungen, die in keine andere Spalte passen, können hier eingetragen werden.

Beispiele für die Verwendung einer Änderungsprotokoll-Vorlage

Fachleute aus nahezu jeder Branche können von der Verwendung dieser Änderungsprotokoll-Vorlage profitieren.

• Änderungsprotokoll im Bauwesen: Diese Vorlage ist unverzichtbar, um Änderungen wie Änderungsaufträge, Designänderungen, Materialaustausche, Änderungen der Standortbedingungen, Änderungen des Projektumfangs und vieles mehr zu dokumentieren und zu verwalten.
• Änderungsprotokoll für IT-Projekte: IT-Teams können von einer Änderungsprotokoll-Vorlage profitieren – etwa bei Incident Management oder Änderungsanforderungen. Wenn zum Beispiel eine Firewall-Regel geändert oder Sicherheitssoftware aktualisiert wird, ist die Vorlage ideal, um diese Informationen zu verfolgen.
• Änderungsprotokoll für Softwareentwicklung: Jede Änderung an der Software kann in der Vorlage erfasst werden. Dazu gehören neue Funktionen, Bereitstellungen, Sicherheitspatches oder Systemupdates. Sie hilft, die Entwicklung der Software nachvollziehbar und transparent zu dokumentieren.
• Änderungsprotokoll in der Fertigung: Hersteller können ein Änderungsprotokoll nutzen, um Änderungen an Produktdesigns, Produktionsprozessen und Qualitätssicherungsverfahren zu dokumentieren. Dies ist eine einfache Möglichkeit, Produktkonsistenz und Rückverfolgbarkeit sicherzustellen.
• Änderungsprotokoll im Projektmanagement: Projektmanager verwenden eine Änderungsprotokoll-Vorlage, um Änderungen am Projektumfang, Zeitplan, Budget oder an den Ergebnissen sorgfältig nachzuverfolgen. Wenn sich beispielsweise aufgrund unvorhergesehener Umstände Fristen ändern, kann der Projektmanager diese in der Vorlage dokumentieren.

Wie man das Änderungsprotokoll in ProjectManager importiert

Unsere kostenlose, herunterladbare Änderungsprotokoll-Vorlage ist ein großartiges Werkzeug, aber nur der erste Schritt zu einem dynamischeren Änderungsmanagement. ProjectManager ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Software, die Ihre Änderungsauftrags-Vorlage auf die nächste Stufe hebt.

Wenn Sie ein neues Projekt in ProjectManager öffnen, wechseln Sie einfach in die Gantt-Ansicht. Oben rechts finden Sie eine Import-Schaltfläche. Klicken Sie darauf und importieren Sie die Änderungsprotokoll-Vorlage genauso, wie Sie eine Aufgabenliste importieren würden.

Alle Daten, die Sie in die Änderungssteuerungs-Vorlage eingegeben haben, werden nun im Gantt-Diagramm angezeigt, das rechts eine visuelle Zeitleiste mit allen Aufgaben über die gesamte Projektdauer zeigt. Noch besser: Die Tabelle ist jetzt dynamisch. Das bedeutet, Sie können jeden Änderungsauftrag einem Teammitglied zuweisen, das daraufhin automatisch benachrichtigt wird.

Nicht nur werden sie benachrichtigt, sondern da ProjectManager cloudbasiert ist, erhalten Sie ebenfalls eine Benachrichtigung, sobald sie ihren Status zum Änderungsauftrag aktualisieren. Es können auch automatische Benachrichtigungen eingerichtet werden, um ein Teammitglied daran zu erinnern, dass die Frist näher rückt, oder um Sie zu informieren, wenn der Änderungsauftrag verspätet bearbeitet wird.

Es gibt außerdem eine Kommunikationsfunktion, sodass Teammitglieder miteinander oder mit dem Teamleiter in Kontakt treten können, falls sie Fragen haben. Während der Bearbeitung eines Änderungsauftrags oder bei seiner Zuweisung werden wahrscheinlich viele unterstützende Dokumente und andere Unterlagen anfallen, die in ProjectManager direkt dem jeweiligen Änderungsauftrag angehängt werden können.

Eine Änderungsprotokoll-Vorlage ist der erste Schritt im Änderungsmanagement. Der nächste Schritt ist eine leistungsstarke Projektmanagement-Software wie das cloudbasierte ProjectManager. Unsere Funktionen machen das Änderungsmanagement effizienter und effektiver, indem Aufgaben Teammitgliedern zugewiesen und deren Fortschritte in Echtzeit nachverfolgt werden können. Möchten Sie es bei Ihrem nächsten Projekt ausprobieren? Klicken Sie hier, um eine kostenlose 30-tägige Testversion zu starten.