Ein Projektbudget enthält die finanziellen Details Ihres Projekts, einschließlich der Schätzungen aller Kosten und der Mittel, die Sie investieren müssen, um ein erfolgreiches Projekt zu erreichen – von Ressourcen bis hin zu Materialien.

Überwachen Sie die Projektausgaben mit dieser Projektbudget-Vorlage in Excel. Sie enthält sogar eine farbliche Kennzeichnung, um Sie zu warnen, wenn Sie in den roten Zahlen sind! Das Budget ist das Herzstück des Projekts, daher müssen Sie es genau verfolgen, um Kostenüberschreitungen zu vermeiden. Hier kommt diese Budgetvorlage ins Spiel.

Um diese kostenlose Projektbudget-Vorlage herunterzuladen, klicken Sie auf das Bild.

Warum brauchen Sie eine Projektbudget-Vorlage?

Ein Projekt besteht aus Aufgaben, die zu seiner Fertigstellung führen. Dieser Prozess ist nicht kostenlos. Es werden Ressourcen benötigt, z. B. die Einstellung eines Projektteams, möglicherweise die Vergabe an externe Anbieter, der Erwerb von Materialien und die Deckung vieler anderer Kosten, die bezahlt und dokumentiert werden müssen.

Hier kommt das Budgetmanagement während der Planungsphase ins Spiel. Es ist entscheidend, diese Kosten so genau wie möglich zu berechnen, um eine realistische Kostenbasis zu schaffen, die Mittel zu sichern und das Budget nicht zu überschreiten, was das gesamte Projekt gefährden könnte.

Das bedeutet, dass Ihre Kostenschätzungen präzise oder zumindest so genau wie möglich sein müssen. Dieses Budgetblatt kann Ihnen dabei helfen.

Oder – noch besser – erstellen Sie Ihr Budget direkt in ProjectManager. Legen Sie das Budget von Anfang an fest, schätzen Sie die geplanten Kosten und erfassen Sie die tatsächlichen Kosten, während das Projekt voranschreitet. Sie können sogar die Stundensätze des Teams einbeziehen, um die Ressourcenkosten während der Ausführung zu überwachen. Nutzen Sie das Gantt-Diagramm, die Tabellenansicht und Dashboards, um die tatsächlichen Kosten mit den geplanten zu vergleichen und sicherzustellen, dass Sie im Budget bleiben. Starten Sie in wenigen Minuten mit ProjectManager und beginnen Sie mit der dynamischen Budgetverfolgung.

Die Verwaltung eines Projekts bringt viele Unwägbarkeiten mit sich, was die Erstellung des Budgetplans erschwert. Mit einer kostenlosen Projektbudget-Vorlage in Excel haben Sie jedoch eine solide Grundlage, um ein verlässliches und nützliches Finanzmodell zu erstellen.

Einige der Projektkosten lassen sich leichter erfassen, wie zum Beispiel:

• Arbeitskosten
• Beraterhonorare
• Rohstoffe
• Softwarelizenzen
• Reisekosten

Andere Kosten können variieren oder sich von Projekt zu Projekt unterscheiden, wie zum Beispiel:

• Telefongebühren
• Büroräume
• Büroausstattung
• Allgemeine Verwaltungskosten
• Unternehmensversicherung

Sobald Sie Ihre Projektbudget-Vorlage heruntergeladen und ausgefüllt haben, verfügen Sie über alle erforderlichen Felder, um mit diesem wichtigen Schritt der Projektplanung zu beginnen. Ohne ein Ausgaben-Tracking-Tool, das diese Daten erfasst, sind Sie jedoch von Anfang an im Nachteil. Der Budgetierungsprozess kann wie eine unklare Formel erscheinen und ist keine exakte Wissenschaft, aber mit der richtigen Projektbudgetierungssoftware haben Sie deutlich mehr Kontrolle über die finanziellen Rahmenbedingungen des Projekts. So erhöhen Sie Ihre Erfolgschancen.

Neben Budgetvorlagen sind zwei Werkzeuge, die Ihnen helfen können, die Kosten besser zu verwalten, Gantt-Diagramme und Dashboards. ProjectManager bietet eine preisgekrönte Gantt-Diagramm-Funktion, mit der Sie Kosten direkt Aufgaben zuordnen können. Sie können auch Arbeitskosten für das Team festlegen, und diese potenziellen Kosten werden automatisch berechnet, wenn Aufgaben und Arbeitsstunden zugewiesen werden. Außerdem können unsere Echtzeit-Dashboards während des Projektfortschritts die Kosten verfolgen und mit den geplanten Kosten vergleichen, um sicherzustellen, dass das Budget eingehalten wird.

Wann sollte eine Projektbudget-Vorlage verwendet werden?

Geld ist das, was das Projekt ermöglicht, daher wird wahrscheinlich bereits in der Initiierungsphase über Kosten gesprochen. Die Budgetverwaltung wird jedoch in der Regel während der Planungsphase behandelt.

Sie können Ihr Budget nicht berechnen, ohne vorher zu wissen, wofür Sie es ausgeben werden. Deshalb werden Budgets erstellt, sobald mit der Planung und Organisation des Zeitplans begonnen wird. Um einen präzisen Zeitplan zu erstellen, müssen Sie definieren, welche Arbeiten auszuführen sind und wie lange sie dauern werden. Dabei kann Ihnen eine Projektstrukturplan-Vorlage helfen, um alle Projektaufgaben zu identifizieren. Diese Aufgaben hängen davon ab, dass die Mittel für die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stehen.

Unsere kostenlose Projektbudget-Vorlage dient in erster Linie als Kostenkontrollmechanismus, um zu vergleichen, wie viel die Fertigstellung des Projekts kosten wird, im Vergleich zu dem, was für die Ausgaben genehmigt wurde. Diese Budgettabelle ermöglicht es Projektmanagern daher, ihr Budget innerhalb von Projektbeschränkungen wie den festgelegten Zeit- und Kostenlimits zu erstellen.

Ein Budget wird erstellt, indem die Kosten für jede Projektaufgabe geschätzt werden, einschließlich der Ressourcen, die für deren Ausführung erforderlich sind. Diese Schätzungen benötigen Sie, um Ihre Projektbudget-Vorlage auszufüllen. Sie können unsere Kostenschätzungsvorlage verwenden, um diese Berechnungen durchzuführen und mit den Stakeholdern zu teilen.

Wer sollte diese kostenlose Projektbudget-Vorlage verwenden?

Die Endverantwortung liegt beim Projektmanager, der jeden Aspekt des Projekts überwachen muss, einschließlich der Erstellung und Pflege dieser kostenlosen Projektbudget-Vorlage. Auch wenn er die Budgetierungsaktivitäten leitet, arbeitet er nicht allein. Um genauere Schätzungen zu erhalten, wird er die Mitglieder des Teams einbeziehen, die an der Projektausführung beteiligt sind.

Sobald das Budget fertiggestellt ist, kann sich das Team auf die zugewiesenen Aufgaben konzentrieren. Die Verwaltung des Budgets bleibt in der Verantwortung des Projektmanagers, aber je nach Größe der Organisation können tägliche Aufgaben an einen Administrator, wie einen Projektkoordinator oder einen Assistenten des Projektmanagers, delegiert werden.

Das Budget wird jedoch auch mit den Stakeholdern geteilt. Sie müssen informiert bleiben und stellen häufig Änderungsanfragen, die sich direkt auf das Budget auswirken. Deshalb stehen Budgetthemen während Stakeholder-Präsentationen oft auf der Tagesordnung – auch wenn es nur darum geht, zu bestätigen, dass das Projekt im Budgetrahmen bleibt.

Wie importiert man die Projektbudget-Vorlage für Excel in ProjectManager?

Ihre kostenlose Excel-Vorlage ist ein leeres Blatt – jetzt müssen Sie sie in ein nützliches Werkzeug verwandeln. Indem Sie so viele Informationen wie möglich in diese Projektbudget-Vorlage eintragen, übernehmen Sie die Kontrolle über den finanziellen Aspekt Ihres Projekts. Fangen wir an.

Arbeitskräfte und Materialien

Dies ist das Herzstück des Projekts und wahrscheinlich der kostspieligste Bestandteil, den Sie in Ihre Projektbudget-Vorlage aufnehmen müssen. Beginnen Sie mit einer Projektstrukturplan-Vorlage, um diese Posten in einzelne Arbeitspakete aufzuteilen, die bestimmten Aufgaben zugeordnet sind. Es mag wie ein unnötiges Detail erscheinen, ist es aber nicht. Jeder Euro muss erfasst werden, wenn Sie die Kosten kontrollieren wollen – je präziser Sie sind, desto genauer werden Ihre Schätzungen und desto eher bleiben Sie im Budget.

Nachdem Sie das Projekt mithilfe der PSP-Spalte in kleine Aufgaben zerlegt haben, ist es an der Zeit, jeder Aufgabe Arbeits- und Materialkosten zuzuordnen. Das ist das Geld, das Sie für die Zusammenstellung des Teams, die Zeit für die Aufgabenerledigung und die erforderlichen Materialien ausgeben. Es ist viel Arbeit, aber wenn Sie dies vor dem Projektstart tun, ersparen Sie sich später Kopfschmerzen und Kostenüberschreitungen.

Weitere Posten

Ein Projektbudget umfasst natürlich nicht nur Arbeitskräfte und Materialien, auch wenn diese den größten Anteil ausmachen. Es ist wichtig, jeden Betrag zu erfassen, denn auch kleine – und manchmal nicht so kleine – Posten summieren sich. Lassen Sie nicht zu, dass diese Kosten Ihr Budget durcheinanderbringen: Identifizieren Sie sie und tragen Sie sie in Ihre kostenlose Excel-Vorlage ein.

Reisekosten

Ein Beispiel sind Reisekosten. Ihre Projektbudget-Vorlage sollte eine Spalte enthalten, in der Sie festhalten, ob und wann Reisen erforderlich sind und wie hoch die Kosten einschließlich Spesen sein werden. Vielleicht sind Reisen nicht Teil Ihres Projekts, aber Sie sollten sie in Betracht ziehen. Besser, Sie haben es geprüft und ausgeschlossen, als während der Projektumsetzung von unerwarteten Ausgaben überrascht zu werden.

Ausrüstung

Dasselbe gilt für Ausrüstung. Wahrscheinlich werden Sie hier Kosten haben. Diese können von schwerem Gerät bis hin zu kleineren Gegenständen reichen, müssen aber in der Vorlage erfasst werden, um die Projektkosten genau zu kalkulieren.

Fixkosten

Es gibt auch feste Kosten, für die es in der kostenlosen Projektbudget-Vorlage in Excel einen eigenen Bereich gibt. Fixkosten sind Beträge, die sich nicht ändern, wie eine regelmäßige wöchentliche oder monatliche Zahlung. Außerdem gibt es eine Spalte für Sonstiges, also Posten, die in keine andere Kategorie der heruntergeladenen Vorlage passen.

Geplantes vs. tatsächliches Budget

Der letzte Teil Ihrer kostenlosen Excel-Vorlage sind die Spalten, die Sie während der Projektverfolgung am häufigsten ansehen werden. Hier vergleicht das Tabellenblatt das geplante Budget mit dem tatsächlichen Budget – also den tatsächlich für jede Aufgabe ausgegebenen Betrag. Eine Spalte zeigt die Kostenschätzung, die nächste den tatsächlichen Betrag und eine dritte den Saldo. Hier sehen Sie, ob Sie im Budget geblieben sind oder es überschritten haben.

Wie verwendet man eine Projektbudget-Vorlage für Excel in ProjectManager?

Wenn Sie bereit sind, ein statisches Excel-Blatt hinter sich zu lassen und auf eine leistungsstarke Projektmanagement-Software umzusteigen, ist ProjectManager die Lösung. Es ist einfach, die Daten aus Ihrem Excel-Blatt in die Software zu übertragen. Sie müssen lediglich ein neues Projekt erstellen und die Gantt-Diagramm-Ansicht öffnen.

Sobald das Projekt gestartet ist, können Sie die Informationen aus Ihrer Projektbudget-Vorlage manuell in das Gantt-Diagramm übertragen. Die gleichen Regeln gelten: Geben Sie einfach die Aufgabennamen, Verantwortlichen, geplanten Stunden, Projektkosten usw. ein.

Jetzt, da Ihr Projekt in ProjectManager eingerichtet ist, können Sie die Kosten während des Projektverlaufs verfolgen. Das liegt daran, dass sich das Budget automatisch aktualisiert, wenn Teammitglieder Aufgaben abschließen und ihren Status aktualisieren, sodass Sie stets die neuesten Informationen haben. Anschließend können Sie das Budget des Projekts oder sogar mehrerer Projekte in der Dashboard-Ansicht einsehen. Dies bietet einen sofortigen Überblick, ermöglicht aber auch bei Bedarf eine detaillierte Analyse.

Wenn Sie Ihr Projekt auf die nächste Stufe bringen möchten, brauchen Sie eine Projektmanagement-Software mit Werkzeugen zur Planung, Überwachung und Berichterstattung in Echtzeit. Unsere kostenlose Projektbudget-Vorlage hilft Ihnen, Budget und Ausgaben zu kontrollieren – aber unsere Gantt-Diagramme und Dashboards sind überlegene Tools, die den Prozess automatisieren und viele zusätzliche Funktionen bieten. Testen Sie es mit unserer kostenlosen 30-Tage-Testversion.