Téléchargez notre modèle Excel gratuit de suivi des tâches de projet pour commencer une liste de choses à faire, une liste de tâches ou pour commencer à gérer un projet. Il comprend des colonnes prévues et réelles pour vous aider à mesurer l’avancement du projet au fur et à mesure. Le suivi des tâches n’a jamais été aussi simple qu’avec ce modèle gratuit pour Microsoft Excel.
Qu’est-ce qu’un modèle de suivi des tâches ?
Un modèle de suivi des tâches offre un moyen structuré de suivre l’avancement des tâches, les délais, les attributions et d’autres détails pertinents. Il fournit un emplacement central pour lister et organiser les tâches, ce qui facilite le suivi de la date limite et du statut de chaque tâche afin de garantir qu’elles sont terminées à temps. Utilisez le modèle de suivi des tâches pour Excel pour clarifier qui est responsable de chaque tâche et faciliter la communication entre les membres de l’équipe.
Pour télécharger ce modèle gratuit de suivi des tâches, cliquez sur l’image.
Pourquoi vous avez besoin d’un modèle de suivi des tâches
Si vous n’avez pas de liste de tâches, vous ne pouvez pas dire si votre projet est dans les délais ou non. Toute la planification de projet du monde est inutile si vous n’avez pas mis en place une liste de contrôle ou un système de gestion des tâches pour suivre ces tâches et savoir si le travail est effectué ou si les membres de l’équipe prennent du retard.
Notre modèle gratuit de suivi des tâches peut être utilisé sous n’importe lequel des formats de gestion des tâches ci-dessous.
- Modèle de liste des tâches de projet
- Modèle de suivi des tâches
- Modèle de liste de contrôle des tâches
- Modèle de suivi de projet
- Modèle d’analyse des tâches
La gestion des tâches est le processus par lequel vous pouvez suivre une tâche tout au long du cycle de vie du projet. Cela inclut la planification, la programmation, l’exécution et le suivi de ladite activité. Une tâche de projet doit être suivie sous tous ses aspects, ce qui comprend son statut, sa priorité, son temps, ses ressources, sa récurrence, ses notifications, etc.
Les modèles de suivi des tâches ne sont pas le seul outil pour cela. Pour amener le suivi et la gestion des tâches à un tout autre niveau, vous pouvez également utiliser un logiciel de suivi de projet doté de fonctionnalités de gestion des tâches telles que des diagrammes de Gantt, des tableaux kanban et des outils de collaboration en temps réel.
Qui devrait utiliser un modèle Excel de suivi des tâches ?
Les rôles qui utiliseraient ce modèle Excel de suivi des tâches peuvent inclure des chefs de projet, des membres de l’équipe, des responsables des opérations, des analystes métier et même des parties prenantes. Chaque rôle interagit différemment avec le modèle. Par exemple, les chefs de projet remplissent le modèle avec des tâches, les attribuent aux membres de l’équipe, fixent des délais et surveillent les progrès. Ils peuvent tirer parti de ce modèle Excel pour une vue d’ensemble centralisée du projet et de meilleurs rapports.
Les membres de l’équipe peuvent recevoir des tâches via le modèle où ils peuvent ajouter des notes, rester organisés et gérer leur charge de travail. Les responsables des opérations peuvent l’utiliser pour suivre les tâches opérationnelles, l’allocation des ressources et les plannings de maintenance, tandis que les parties prenantes peuvent recevoir un PDF du modèle afin d’avoir de la visibilité sur l’avancement du projet.
Comment utiliser un modèle Excel de suivi des tâches
Mais revenons à l’utilisation de ce modèle de liste des tâches de projet. C’est assez explicite, mais un bref aperçu du processus n’est jamais une mauvaise idée. Voyons toutes les colonnes qui composent notre modèle de suivi de projet.
- Nom / Description de la tâche : Attribuez un nom unique à chaque tâche.
- Dépendance de la tâche : Utilisez une structure de découpage du travail pour identifier les dépendances entre les tâches et déterminer le chemin critique de votre projet.
- Responsable de la tâche : Chaque tâche doit avoir un responsable, quelqu’un qui est chargé de l’exécuter.
- Priorité de la tâche : Utilisez la structure de découpage du travail et la méthode du chemin critique pour déterminer la priorité de vos tâches.
- Dates d’échéance : Définissez les dates de début et de fin de chaque tâche. Pour ce faire, vous devrez estimer la durée de chaque tâche avant le projet en utilisant des techniques de gestion de projet comme la méthode PERT.
- Statut de la tâche : Le but même du suivi des tâches est de surveiller le statut de vos tâches et de déterminer si elles sont en retard, en pause ou terminées avec succès.
- Notes : Ajoutez toute note supplémentaire concernant la tâche.
Comment mettre à jour et partager votre modèle Excel de suivi des tâches
Vous ne pouvez pas suivre les tâches si leur statut n’est pas mis à jour. Votre équipe projet effectue les mises à jour de statut des tâches, ce qui vous permet de savoir où elles en sont dans le projet. Si vous utilisez ce modèle gratuit de liste de contrôle des tâches pour Excel, les membres de l’équipe peuvent ajouter ces mises à jour de statut dans le document Microsoft Excel.
En tant que chef de projet, la première chose à faire est de s’assurer que tout le monde dispose d’une copie de Microsoft Excel. Ensuite, un modèle mis à jour de la liste des tâches du projet peut être enregistré. Vous pouvez désigner une personne autorisée pour s’assurer que la version la plus récente du modèle Excel de suivi des tâches circule.
Une autre solution consiste à utiliser un modèle de suivi des tâches sur Google Sheets, afin que la version la plus récente du document soit partagée par tous. Ou bien, vous pouvez essayer un logiciel de suivi des tâches, comme ProjectManager, pour ne pas avoir à télécharger des modèles Excel de gestion des tâches et à gérer d’anciennes versions.
- Allez dans le menu principal, là, dans le coin supérieur droit de la page, vous trouverez un menu déroulant.
- Faites défiler jusqu’à ce que vous trouviez « importer », et cliquez dessus.
- Cela vous amènera à une nouvelle page, la page d’importation, où plusieurs options vous permettront d’importer différents modèles Excel de gestion de projet dans votre logiciel de gestion de projet.
- Vous pouvez maintenant visualiser votre document, le partager avec l’équipe ou les parties prenantes et le télécharger au format PDF, Excel, CSV ou Microsoft Office.
Exemples d’utilisation d’un modèle de suivi des tâches
Les professionnels de nombreux secteurs peuvent bénéficier de ce modèle de suivi des tâches de projet. Voici quelques exemples.
Modèle de suivi des tâches pour la construction
Considérez ce modèle comme une liste de pointage pour les projets de construction. Par exemple, si une équipe de construction construit un nouvel immeuble de bureaux, elle peut utiliser le modèle de suivi des tâches pour suivre des tâches telles que la préparation du site, les travaux de fondation, la charpente, les finitions intérieures, etc. Il peut également aider à gérer les sous-traitants et à surveiller l’avancement prévu par rapport au réel.
Modèle de suivi des tâches pour le marketing
Dans un projet marketing, l’équipe peut utiliser ce modèle si elle lance une campagne marketing pour un nouveau produit. Elle peut s’en servir pour suivre des tâches telles que la planification des publications sur les réseaux sociaux, le marketing par e-mail, la création de contenu et l’analyse de la campagne afin de tout garder dans les délais.
Modèle de suivi des tâches pour le développement logiciel
Si une équipe de développement logiciel crée une nouvelle application mobile, elle peut utiliser un modèle de suivi des tâches de projet pour suivre des tâches telles que le codage des modules, la conception de l’interface utilisateur, les phases de test et la correction des bugs. C’est un moyen documenté de s’assurer que toutes les étapes du développement sont suivies et que les délais sont respectés.
Modèle de suivi des tâches pour la fabrication
Lors de la mise en place d’une nouvelle ligne de production, une équipe de fabrication peut utiliser un modèle de suivi des tâches de projet pour superviser des tâches telles que l’installation des équipements, les tests, la formation du personnel et la documentation des processus. Cet outil aide à surveiller le processus de mise en œuvre et garantit que tous les éléments du projet sont intégrés correctement.
Modèle de suivi des tâches pour la planification d’événements
Les équipes chargées de la planification d’événements peuvent utiliser ce modèle gratuit si elles organisent un événement d’entreprise tel qu’une conférence. Il peut les aider à superviser la sélection du lieu, les arrangements pour la restauration, la coordination des intervenants et la logistique sur place. Le modèle Excel permet de gérer tous les détails et d’assurer le bon déroulement de l’événement.
Comment suivre les projets et les tâches dans ProjectManager
Comme mentionné ci-dessus, notre modèle Excel de suivi des tâches peut vous aider à visualiser une liste de tâches et à la suivre. Mais les tableurs de gestion des tâches créés avec Microsoft Excel ou Google Sheets ne rivalisent pas avec un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud comme ProjectManager.
Diagrammes de Gantt
Avec votre modèle Excel de suivi des tâches désormais entièrement intégré dans un outil de gestion de projet robuste comme ProjectManager, vous pouvez facilement créer un diagramme de Gantt qui vous permet de suivre les tâches, d’identifier le chemin critique, d’attribuer des ressources, entre autres fonctions de gestion des tâches.
La barre de durée qui relie la date de début de la tâche à sa date limite se remplit au fur et à mesure que la tâche avance. Vous pouvez ainsi voir d’un coup d’œil si la tâche du projet progresse comme prévu. Vous disposez également d’un tableur pour visualiser votre liste de tâches.
Tableaux de bord de gestion de projet
Il existe des outils de gestion des tâches plus approfondis qui vous offrent une meilleure visibilité sur le respect des délais. Un tableau de bord de gestion de projet en temps réel montre l’avancement global du projet à travers six indicateurs clés. Les données sont automatiquement calculées pour vous et affichées sous forme de graphiques et de diagrammes faciles à lire.
Il existe un indicateur de progression qui examine les différentes parties de votre projet et indique si elles sont sur la bonne voie. Vous pouvez également consulter les tâches et voir celles qui sont en cours, terminées ou non commencées. Pour une vue d’ensemble plus large, des graphiques sur les coûts, la charge de travail et plus encore sont disponibles.
Rapports
Générez des rapports sur la santé globale du projet, les écarts, le statut et plus encore. Les rapports de suivi des tâches peuvent être facilement partagés ou imprimés. Plus important encore, vous pouvez rapidement filtrer les rapports pour afficher uniquement les informations de gestion des tâches demandées par vos parties prenantes.
Vues multiples
Les parties prenantes ne sont pas les seules à bénéficier de notre outil de gestion des tâches. Les équipes n’ont pas besoin de tous les détails inclus dans le diagramme de Gantt. Elles veulent savoir quelles tâches elles doivent accomplir et pour quand. La vue tableau kanban est une représentation visuelle du flux de travail, avec des cartes représentant les tâches et des colonnes représentant les listes à faire des différentes phases de production.
Les tâches peuvent être priorisées, afin que les équipes sachent sur quoi travailler et quand. Les chefs de projet peuvent également utiliser le kanban pour assurer la transparence du processus de suivi des tâches et résoudre rapidement les éventuels goulets d’étranglement avant qu’ils n’affectent le calendrier du projet, voire le plan du projet.
Et ce ne sont que deux des vues de gestion de projet. Il existe également un calendrier de projet, qui est plus qu’un simple endroit pour collecter des dates et une liste de tâches. Ces deux vues se mettent à jour avec tous les autres outils de gestion de projet à mesure que de nouveaux statuts sont enregistrés. Elles disposent aussi des mêmes fonctionnalités de suivi des tâches que les autres vues, de sorte que les équipes peuvent travailler comme elles le souhaitent.
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