Les parties prenantes sont toutes les personnes qui ont un intérêt direct dans le projet. Il peut s’agir d’individus, de groupes ou d’institutions. Savoir les identifier et comprendre leur relation avec le projet permet de mieux gérer leurs attentes. Un outil permet d’atteindre cet objectif : le registre des parties prenantes.
Qu’est-ce qu’un registre des parties prenantes ? Nous y répondrons dans un instant, puis nous verrons quand l’utiliser. Vous trouverez également un modèle gratuit de registre des parties prenantes à télécharger et à utiliser pour gérer vos parties prenantes. Enfin, nous expliquerons les nombreux avantages d’un registre des parties prenantes et présenterons d’autres modèles gratuits qui facilitent la gestion des parties prenantes.
Qu’est-ce qu’un registre des parties prenantes ?
Un registre des parties prenantes est un outil que les chefs de projet utilisent pour recueillir et organiser les informations sur les parties prenantes qui ont un impact sur le projet qu’ils gèrent. Ce document aide les chefs de projet à analyser l’influence et l’intérêt de chaque partie prenante vis-à-vis du projet tout au long de son cycle de vie.
Le registre des parties prenantes est divisé en sections qui détaillent les données essentielles sur chaque partie prenante. Parmi les informations recueillies figurent, par exemple, leur nom, leur rôle, leurs intérêts, leur niveau d’influence, leurs préférences de communication et leur impact potentiel sur le projet. Le registre sert ensuite de référentiel central des informations sur les parties prenantes, que le chef de projet et l’équipe projet utilisent pour comprendre les parties prenantes du projet, leurs besoins, leurs attentes ainsi que les risques ou opportunités liés à leur implication dans le projet.
Un logiciel de gestion de projet permet d’aller plus loin avec le registre des parties prenantes. ProjectManager est un logiciel primé de gestion de projets et de portefeuilles qui aide à gérer les attentes des parties prenantes. L’outil offre un stockage de fichiers illimité, ce qui signifie que le registre des parties prenantes peut être enregistré dans le logiciel. Ainsi, tous les membres du projet peuvent le consulter à tout moment.
Tenez facilement vos parties prenantes informées avec ProjectManager
ProjectManager propose des vues de projet qui servent également à la gestion des parties prenantes. Les chefs de projet peuvent planifier sur des diagrammes de Gantt, qui relient les dépendances entre tâches, filtrent le chemin critique et permettent de définir une référence de base pour suivre les écarts. Ils peuvent ensuite partager le plan avec l’équipe projet et les parties prenantes.
- Les parties prenantes peuvent disposer de tableaux de bord personnalisés pour des mises à jour adaptées
- Filtrez des rapports personnalisables pour afficher les données que les parties prenantes doivent connaître
- Les licences invité gratuites offrent un accès en lecture seule aux projets pour une vision détaillée. Essayez-le gratuitement
Quand utiliser un registre des parties prenantes
Un registre des parties prenantes est utile dans presque tous les secteurs : toute personne impliquée dans la gestion de projet aura donc intérêt à en utiliser un. De nombreux secteurs y ont recours, comme les services professionnels, car ces équipes réalisent des projets pour des clients et doivent gérer leurs attentes.
Le registre des parties prenantes doit être créé tôt dans le processus de planification du projet, mais c’est un document évolutif qui doit être revu et mis à jour tout au long du cycle de vie du projet. Il constitue une partie importante du plan de projet, car il définit l’importance des parties prenantes et leur influence sur le projet. Le registre des parties prenantes aide à répondre à leurs besoins et à leurs attentes, et précise comment et à quelle fréquence communiquer avec elles.
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Il existe de nombreuses raisons d’utiliser un registre des parties prenantes. D’abord, il garantit que les bonnes personnes sont invitées à la réunion de lancement du projet. Un registre des parties prenantes aide aussi à élaborer des plans de gestion des parties prenantes. Et, comme nous l’avons mentionné plus haut, il détermine par quels canaux, à quelle fréquence et quelles informations doivent être communiquées aux parties prenantes tout au long du projet.
Modèle de registre des parties prenantes
Un modèle de registre des parties prenantes permet de mettre en place ces catégories à l’avance : le chef de projet n’a plus qu’à remplir les champs. Ce document peut être utilisé tout au long du projet et mis à jour selon les besoins. Il assure aussi une cohérence une fois le projet terminé et archivé, ce qui aide lors de projets futurs lorsque vous recherchez des données historiques pour orienter la planification.
Utilisez ce modèle gratuit de registre des parties prenantes pour Excel afin de mieux comprendre les parties prenantes du projet et de gérer leurs attentes, pour qu’elles n’entravent pas l’avancement du projet. Ce document Excel entièrement personnalisable vous permet d’ajouter ou de supprimer des éléments pour recueillir différentes données sur vos parties prenantes.
Exemple de registre des parties prenantes
Imaginons un projet et voyons comment une partie prenante est définie et gérée tout au long de son cycle de vie. Une société de services professionnels est engagée pour mettre à jour le système informatique d’une entreprise. Lorsque la société commence à planifier cette mise en œuvre, elle dresse d’abord la liste des noms des parties prenantes.
Cette liste de parties prenantes comprendra son équipe, le PDG et le directeur technique (CTO) de l’entreprise, ainsi que toutes les personnes de cette entreprise qui utiliseront le système informatique. Une fois la liste complète établie, l’étape suivante consiste à définir leur rôle, ce que nous venons de faire, et leur catégorie. Il existe deux catégories : externe, comme le client, et interne, comme l’équipe projet.
Ensuite, chaque partie prenante doit être analysée selon son pouvoir d’influence sur le projet. Par exemple, le PDG et le directeur technique de l’entreprise auront une forte influence sur le projet. D’autres auront une influence faible ou neutre. Ces distinctions aident à gérer chaque partie prenante.
Un autre critère est l’intérêt des parties prenantes pour le projet. Le client et son personnel porteront un fort intérêt au projet, d’autres beaucoup moins. Cela détermine également la manière dont chaque partie prenante sera gérée tout au long du projet. Les attentes de chaque partie prenante constituent un autre aspect. Par exemple, le directeur technique peut souhaiter une réunion hebdomadaire, tandis qu’une autre partie prenante préférera une réunion quotidienne. Il faut ensuite définir comment ces informations sont transmises : par e-mail, par téléphone, en réunion individuelle, etc. Les coordonnées de chacun sont également recueillies.
Avantages d’un registre des parties prenantes
Un projet réussi est livré dans les délais, dans le respect du budget et des exigences de qualité. Pourtant, un aspect de la réussite d’un projet est souvent négligé : les parties prenantes. Beaucoup d’entre elles ont le pouvoir d’influencer les résultats du projet. Leur intérêt et leur implication doivent donc être pris au sérieux et gérés avec soin.
Le registre des parties prenantes est un outil qui aide à gérer les parties prenantes en les comprenant et en évaluant l’impact potentiel de chacune sur le projet. Il indique au chef de projet comment interagir de manière proactive avec les parties prenantes, répondre à leurs préoccupations et aligner les objectifs du projet sur leurs attentes.
Le registre des parties prenantes aide les chefs de projet à identifier les risques du projet et les opportunités liés à leurs échanges avec les parties prenantes. L’un des avantages des registres des parties prenantes est qu’ils aident à élaborer des stratégies pour gérer les risques et tirer parti des opportunités, afin d’obtenir de bons résultats et de garder les parties prenantes satisfaites du projet.
Plus de modèles gratuits de gestion des parties prenantes
Le registre des parties prenantes n’est que l’un des nombreux outils dont disposent les chefs de projet pour gérer les parties prenantes. Notre site propose plus de 100 modèles de gestion de projet gratuits pour Excel et Word, qui couvrent toutes les phases d’un projet dans de nombreux secteurs. Voici quelques-uns des modèles gratuits de gestion des parties prenantes que vous pouvez télécharger dès maintenant.
Modèle d’analyse des parties prenantes
Ce modèle gratuit d’analyse des parties prenantes pour Excel est un autre document qui permet de recenser les personnes ayant un intérêt direct dans la réussite du projet. Il se distingue du registre des parties prenantes en regroupant les parties prenantes par groupe, selon leur niveau de participation, leur intérêt et leur pouvoir ou influence sur le projet.
Modèle de cartographie des parties prenantes
Une cartographie des parties prenantes est un outil plus visuel qu’un registre des parties prenantes ou qu’un modèle d’analyse. Elle sert pourtant le même objectif : comprendre qui sont les parties prenantes du projet et comment le chef de projet doit interagir avec elles. Ce modèle gratuit de cartographie des parties prenantes pour Excel se présente sous la forme d’un cadre divisé en quatre quadrants.
Les quatre quadrants s’intitulent satisfaire, gérer étroitement, surveiller et tenir informé. L’axe horizontal mesure leur niveau d’intérêt, de faible à élevé, tandis que l’axe vertical mesure leur niveau d’influence, également de faible à élevé. Les parties prenantes clés sont listées à droite, puis placées dans la matrice selon leur position, et enfin identifiées par un code couleur indiquant si elles sont favorables, neutres ou opposées.
Comment ProjectManager facilite la gestion des parties prenantes
Les modèles peuvent aider à identifier les parties prenantes du projet et à déterminer comment les gérer en évaluant, entre autres, leur influence et leur intérêt pour le projet, mais ils ne sont d’aucune aide pendant l’exécution du projet. En effet, ces modèles sont des documents statiques. Ils ne sont pas conçus pour la collaboration. Le logiciel de gestion de projet est l’étape suivante pour gérer les parties prenantes.
ProjectManager est un logiciel primé de gestion de projets et de portefeuilles basé sur le cloud, ce qui permet de partager les plans avec les parties prenantes. Celles-ci peuvent même bénéficier de l’accès nécessaire aux vues du projet pour rester informées de l’avancement, y compris sur l’application mobile pour iOS et Android. Mais ce n’est qu’une des façons de communiquer avec les parties prenantes.
Tableaux de bord de projet en temps réel
Les parties prenantes ont besoin de connaître certains détails du projet. Des outils comme le registre des parties prenantes aident à déterminer le niveau de ces informations. La plupart des parties prenantes clés ont besoin d’une vue d’ensemble du projet, qu’elles peuvent obtenir à tout moment en basculant vers les tableaux de bord de projet ou de portefeuille en temps réel. Le tableau de bord collecte automatiquement les données et les affiche sous forme de graphiques faciles à lire qui présentent les délais, les coûts et plus encore. Inutile de configurer le tableau de bord, contrairement aux solutions plus légères qui exigent une configuration complexe et chronophage. Une fois la référence de base définie sur le diagramme de Gantt, les données en temps réel alimentent le tableau de bord pour un rapport d’état instantané.
Partagez des rapports personnalisables
Les parties prenantes ont des intérêts différents, et communiquer avec elles exige d’adapter les messages à ces intérêts. Pour celles qui ont besoin d’informations filtrées et pour qui les tableaux de bord ne suffisent pas, il existe des rapports personnalisables. Il existe des rapports d’état, ainsi que des rapports de portefeuille pour les parties prenantes impliquées dans plusieurs projets. D’autres rapports portent sur les écarts, les feuilles de temps et plus encore. Tous les rapports peuvent être filtrés pour n’afficher que les données que chaque partie prenante souhaite voir. Ils peuvent ensuite être partagés dans de nombreux formats adaptés aux préférences des parties prenantes.
Contenus connexes sur la gestion des parties prenantes
La gestion des parties prenantes est un vaste sujet qui va au-delà des registres des parties prenantes. Pour celles et ceux qui souhaitent en savoir plus, notre site est une ressource en ligne consacrée à tous les aspects de la gestion de projet. Nous publions chaque semaine des articles de blog, des tutoriels vidéo, des livres électroniques, des guides, des modèles gratuits et plus encore. Voici quelques contenus récents en lien avec la gestion des parties prenantes et des projets.
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ProjectManager est un logiciel en ligne de gestion de projets et de portefeuilles qui relie les parties prenantes, les équipes et toutes les personnes impliquées dans le projet, qu’elles soient au bureau, sur le terrain ou n’importe où dans le monde. Elles peuvent partager des fichiers, commenter au niveau des tâches et rester informées grâce aux notifications par e-mail et dans l’application. Rejoignez les équipes d’Avis, Nestlé et Siemens qui ont utilisé ProjectManager pour mener à bien leurs projets. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd’hui.