Hay mucho trabajo involucrado en lograr que un proyecto sea aprobado. Es necesario convencer a las partes interesadas o a los clientes de que el proyecto vale la pena. Esto debe hacerse desde el inicio y, por lo general, se logra mediante el resumen de un proyecto.

Esto supone una gran responsabilidad para un resumen de un proyecto, que por definición es una visión general breve del proyecto. Por ello, no se puede desperdiciar nada. Cada palabra debe contribuir a demostrar que el proyecto es viable y que generará un retorno de la inversión.

¿Qué es un resumen de un proyecto?

Para empezar, definamos el término. Un resumen de un proyecto es un documento o una parte de un documento más amplio que ofrece una visión general completa pero concisa del proyecto propuesto, incluidos sus aspectos clave. También describe los objetivos del proyecto, la información de contexto necesaria para situarlo, los requisitos, los problemas, el análisis y finaliza con una conclusión.

Si bien el resumen de un proyecto puede ser un documento independiente o el prefacio de otros tipos de documentación del proyecto, lo más habitual es que se utilice como introducción de la propuesta del proyecto. Como se ha mencionado, un resumen de un proyecto debe enganchar al lector. Al igual que la frase inicial de un libro que invita a seguir leyendo, el resumen de un proyecto debe captar la atención y guiar al lector a lo largo de la propuesta del proyecto.

¿Cuándo usar un resumen de un proyecto?

El resumen de un proyecto se crea durante la presentación del proyecto. Proporciona una visión general del proyecto, incluida una breve descripción y sus elementos esenciales. Aquí es donde comienzas a definir los objetivos del proyecto, el cronograma de tareas que deben ejecutarse para entregarlo, una estimación de su presupuesto, entre otros aspectos, para garantizar que todos comprendan el plan básico.

El resumen de un proyecto puede ser la parte más importante de tu propuesta de proyecto, ya que es la primera vez que el lector entra en contacto con el proyecto y con las razones por las que consideras que vale la pena ejecutarlo. Asegúrate de realizar una investigación exhaustiva para crear un resumen de un proyecto bien estructurado. Esto puede ayudar a convencer a un cliente o a una parte interesada del valor del proyecto.

Aunque una propuesta de proyecto comienza con el resumen de un proyecto, no es raro que esta sea la última sección que se redacta. Si investigas el tema a fondo, abordarás cuestiones que surgen en otras secciones de la propuesta del proyecto. Por lo tanto, cuando completes la propuesta, contarás con toda la información necesaria para elaborar correctamente un resumen ejecutivo.

Si se hace correctamente, el resumen de un proyecto guiará al cliente a lo largo de la propuesta del proyecto y, al finalizar, aprobará el trabajo. Es recomendable contar con toda esa documentación en un software de gestión de proyectos para poder convertir fácilmente el resumen de un proyecto en un plan de proyecto. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea con almacenamiento ilimitado de archivos que actúa como un centro para tu documentación del proyecto. Si recopilas la propuesta del proyecto en nuestra vista de lista, es fácil cambiar al diagrama de Gantt, donde puedes crear un cronograma visual en una línea de tiempo. Comienza hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

¿Qué debe incluir un resumen de un proyecto?

Un resumen de un proyecto debe ser breve, pero sin quedarse corto y sin restarle espacio suficiente para vender el proyecto a la parte interesada o al cliente. Debes evitar la jerga y la información propietaria o confidencial, como los secretos comerciales. Escribe con frases claras y fáciles de entender. El resumen de un proyecto no debe ser difícil de comprender.

Información del proyecto

Comenzarás describiendo información general de alto nivel sobre el proyecto, que incluye:

• Nombre del proyecto
• Director del proyecto
• Patrocinador del proyecto
• Fecha

Puedes añadir el equipo del proyecto si ya ha sido conformado en este punto. También es una buena práctica ofrecer una breve descripción general del proyecto, sus objetivos y metas, beneficios, entre otros aspectos. Indica qué es lo que se va a lograr y cómo. Además, cuando se trata de proyectos externos a tu organización, es recomendable incluir información de contexto.

Cronograma del proyecto

El cronograma del proyecto es una línea de tiempo cronológica que representa el proyecto desde el inicio hasta el final. En esa línea de tiempo se incluyen las actividades y tareas que deben ejecutarse para alcanzar el entregable final del proyecto. Esto incluye fechas, duración, hitos y todos los entregables. No es necesario ser tan detallado como al planificar el plan del proyecto, pero sí se requiere un esquema general.

Presupuesto del proyecto

El presupuesto suele incluirse dentro del cronograma del proyecto y no es un pronóstico detallado de costos, pero sigue siendo un componente importante y debe incorporarse. Es recomendable contar con proyecciones financieras que muestren cuánto costará el proyecto y qué tipo de retorno se espera. Un presupuesto base también resulta útil.

Plan de recursos

Para ayudar aún más a las partes interesadas a comprender el proyecto, es conveniente incluir una lista de recursos. Los recursos son todo aquello que se necesita para completar el proyecto. Esto incluye el equipo del proyecto, los materiales, el equipo y otros elementos.

Resumen de la gestión de riesgos

Todo proyecto conlleva riesgos inherentes. Las partes interesadas quieren saber qué riesgos identificas como posibles en el proyecto, cuál sería su impacto y cómo planeas mitigarlos. Esto incluye obstáculos y desafíos, es decir, cualquier elemento que afecte el alcance, el costo y el tiempo del proyecto. Describe de forma breve tu plan de gestión de riesgos. Podrás profundizar en los detalles si el proyecto es aprobado.

Cómo redactar un resumen de un proyecto

Ya hemos repasado los componentes básicos de un resumen de un proyecto. Ahora veamos cómo redactarlo. Aunque el resumen de un proyecto es breve por definición, la investigación es extensa. Sigue estos pasos para asegurarte de hacer un trabajo completo.

1. Hablar con tu equipo

Ninguna persona por sí sola está preparada para afrontar los desafíos de un resumen de un proyecto. Es necesario reunir a tu equipo de proyecto. Ellos son quienes ejecutarán el proyecto en primera línea, por así decirlo. Cuentan con la experiencia y el conocimiento necesarios. Utilízalos como recurso durante la investigación del proyecto.

2. Conocer a tu audiencia

La investigación es una parte del proceso para convencer a las partes interesadas del valor del proyecto. La forma en que se presenta es la otra. Debes hablar el lenguaje de las partes interesadas. El tono, la elección de palabras y otros elementos variarán según te dirijas a un cliente o a una parte interesada. Esto es especialmente relevante en función del sector, ya que no se aborda de la misma manera un proyecto de construcción que uno de manufactura o de TI.

3. Definir tus objetivos

Es importante dejar claro cuál es el objetivo del proyecto y qué indica que el proyecto se ha completado con éxito. Para ello, es necesario compartir las métricas que se utilizarán para medir el proyecto. También debes conocer la intención del proyecto, similar a su declaración de misión.

4. Redactar el resumen de un proyecto

Trabaja con tu equipo para redactar un resumen de un proyecto claro y conciso. Asegúrate de haber incluido todos los componentes mencionados anteriormente. No olvides revisar el resumen de un proyecto, ya que nada resulta menos profesional que una mala gramática o errores ortográficos.

Otras plantillas de gestión de proyectos para crear un resumen de un proyecto

El resumen de un proyecto es una de las decenas de plantillas de gestión de proyectos gratuitas que ofrecemos tanto para Excel como para Word. Existen plantillas para cada fase de un proyecto. A continuación, se muestran algunas que están relacionadas con el resumen de un proyecto.

Plantilla de línea de tiempo del proyecto

Un resumen de un proyecto debe incluir una línea de tiempo breve del proyecto. La plantilla gratuita de línea de tiempo del proyecto para Excel puede ayudarte con esto. Cuenta con una columna en el lado izquierdo donde puedes añadir tareas, fechas de inicio y fin, así como la duración, lo que luego genera automáticamente una línea de tiempo visual en el lado derecho.

Plantilla de propuesta de proyecto

El resumen de un proyecto forma parte de la propuesta de proyecto más amplia. Necesitas una para que un proyecto sea aprobado y financiado. Nuestra plantilla gratuita de propuesta de proyecto para Word incluye todo, desde el resumen hasta la solución, la implementación y los entregables.

ProjectManager es ideal para hacer seguimiento de tu proyecto

Las plantillas pueden ayudarte a organizar tus ideas y a entregar un excelente resumen de un proyecto y una propuesta, pero una vez aprobado, necesitarás un software de gestión de proyectos para planificar, gestionar y hacer seguimiento del trabajo. ProjectManager es un software en línea que permite a los equipos trabajar de forma más eficiente, al mismo tiempo que ofrece a los gestores herramientas para supervisar el trabajo en tiempo real.

Hacer seguimiento del progreso con paneles en tiempo real

Una vez que tengas tu cronograma del proyecto en nuestro sólido diagrama de Gantt, puedes establecer una línea base, lo que te permite comparar el esfuerzo planificado con el esfuerzo real en tiempo real. Estos datos también alimentan nuestro panel en tiempo real y se muestran en gráficos y diagramas fáciles de interpretar. Obtienes una vista de alto nivel del progreso y el rendimiento del proyecto en cualquier momento. A diferencia de otros productos de software, no requiere configuraciones complejas ni que consuman tiempo. Está listo cuando tú lo estás.

Profundizar en los datos con informes personalizables

Cuando necesitas un mayor nivel de detalle del que ofrece un panel, puedes generar un informe. Basta con unos pocos clics y luego puedes personalizar cada informe para mostrar solo los datos que deseas ver. Obtén informes de estado y de portafolio, así como informes de variación, carga de trabajo y más. Todos los informes se pueden compartir fácilmente en distintos formatos con las partes interesadas para mantenerlas informadas.

Por supuesto, para entregar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, es necesario hacer algo más que supervisarlo y hacerle seguimiento en tiempo real. Por eso, contamos con funcionalidades que te ayudan a gestionar riesgos, tareas y recursos. Nuestra herramienta facilita y agiliza la incorporación de tu equipo, y les permite colaborar, añadir comentarios a las tareas y compartir archivos. Te ayudamos a convertir un resumen de un proyecto en un proyecto exitoso.

ProjectManager es un software galardonado que te brinda las herramientas necesarias para alcanzar los objetivos y metas de tus proyectos. Obtén datos en tiempo real que te ayuden a tomar decisiones más informadas y ofrece a tus equipos una plataforma colaborativa que les permita trabajar mejor juntos. Comienza hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.