Usa esta plantilla de propuesta de proyecto para iniciar un nuevo proyecto: describe los objetivos del proyecto, entregables, cronogramas, recursos y presupuesto. Luego, explica qué problema resuelve tu proyecto y estarás mucho más cerca de obtener la aprobación y comenzar. Descarga gratis tu plantilla de propuesta de proyecto para Word y empieza tu proyecto con el pie derecho.
Para descargar esta plantilla gratuita de propuesta de proyecto, haz clic en la imagen.
Nuestra plantilla de propuesta de proyecto en Word está diseñada para funcionar en proyectos de cualquier industria. Personalízala a tu gusto y conviértela en una de las siguientes:
- Plantilla de propuesta de construcción
- Plantilla de propuesta de proyecto de TI
- Plantilla de propuesta de marketing
- Plantilla de propuesta de ingeniería
- Plantilla de propuesta empresarial
Pero antes de profundizar en cómo hacer una propuesta de proyecto y cómo usar nuestra plantilla gratuita, comencemos por entender qué es una propuesta de proyecto.
¿Qué es una propuesta de proyecto?
Puedes pensar en esta plantilla de propuesta de proyecto como el vehículo mediante el cual presentas la justificación de tu proyecto. Es un documento de comunicación formal que existe para convencer a tu patrocinador o jefe de que el proyecto tiene una buena razón para existir, ya que aborda un problema específico o aprovecha una oportunidad de negocio única.
La propuesta de proyecto se crea para iniciar un nuevo proyecto. Debe ser detallada, pero la carta de presentación y el resumen ejecutivo deben ser claros para convencer al patrocinador de su valor. Todo el proyecto depende del documento de propuesta, porque tras revisarlo, el patrocinador lo aprobará o lo rechazará.
¿Por qué necesitas una plantilla de propuesta de proyecto?
Una plantilla de propuesta de proyecto es necesaria para coordinar recursos, tareas, equipos y materiales dentro de un plazo determinado para alcanzar un objetivo empresarial. Te ayuda a estructurar el proyecto para mantenerlo alineado con tus metas y objetivos. Este enfoque es lo que conduce al éxito del proyecto.
La plantilla de propuesta de proyecto debe ser utilizada por el gerente del proyecto, aunque no siempre sea así. A veces, un gerente de proyecto se une después de que la propuesta ya fue aprobada, y hereda el documento con la expectativa de ejecutarlo. En cualquier caso, cuando se aprueba una propuesta de proyecto, el siguiente paso es escribir un caso de negocio, un documento en el que se detallan y explican los requisitos financieros. También deberás redactar un acta de constitución del proyecto para delimitar su alcance y asegurar que todas las partes involucradas sepan qué se requiere.
¿Cómo completar una plantilla de propuesta de proyecto?
Redactar una propuesta de proyecto varía según el tipo de proyecto, pero la planificación de cualquier proyecto comparte componentes fundamentales. Uno de esos elementos universales, sin importar en qué estés trabajando, es definir a tu audiencia. Debes saber a quién te diriges, o tu proyecto no tendrá dirección, ya sea una propuesta de construcción, TI, marketing o negocios.
Otro aspecto esencial es identificar un problema y explicar cómo el plan del proyecto es la solución. Los proyectos no se inician por diversión. Debe haber un propósito, y este debe estar claramente definido en la propuesta.
Todos los proyectos requieren investigación. Ya sea mediante datos históricos, estudios de mercado o la experiencia de expertos, el proyecto debe demostrar que se ha investigado a fondo cuál es el problema y cuáles son las soluciones potenciales. Luego, el proyecto debe alinearse con el plan estratégico de la organización. Por supuesto, debe estar en sintonía con sus objetivos, pero también debe contribuir directamente al éxito organizacional. Esto debe quedar claro en el formato de tu propuesta de proyecto.
Todo plan también debe tener un cronograma sobre el cual se desarrollará el proyecto. Los recursos deben especificarse —tipo y cantidad—, ya que son los materiales con los que se construirá el proyecto. Con todos estos pilares en su lugar, ya puedes comenzar a trabajar con tu plantilla de propuesta de gestión de proyectos.
Si bien algunas personas usan una plantilla de propuesta de proyecto en Excel, hemos proporcionado una plantilla en Word para ayudarte a crear el documento paso a paso. Solo tienes que completar cada sección con la información pertinente del proyecto. Entonces, ¿cómo se usa esta plantilla gratuita de propuesta de proyecto?
¿Qué incluye esta plantilla de propuesta de proyecto en Word?
Si estás buscando un formato de propuesta de proyecto, probablemente quieras aprender a crear tu propia propuesta. Nuestra plantilla gratuita de propuesta de proyecto en Word es un excelente punto de partida para cualquiera que quiera redactar una.
La mayoría de los ejemplos de propuestas de proyecto tienen una estructura similar. Estos son los elementos más importantes del esquema de una propuesta de proyecto:
- Carta de presentación
- Resumen ejecutivo
- Proceso
- Consulta inicial
- Solución
- Implementación
- Entregables
- Duración
- Costos del proyecto
- Facturación
- Términos y condiciones
- Carta de aceptación
Nuestra plantilla gratuita de propuesta de proyecto en Word incluye todos estos elementos y se puede adaptar fácilmente a propuestas de TI, construcción, marketing o negocios. Úsala como ejemplo de propuesta de proyecto y prueba nuestra herramienta de gestión de proyectos cuando estés listo para comenzar a gestionarlo.
¿Cómo usar esta plantilla gratuita de propuesta de proyecto en Word?
A continuación, describimos todos los pasos que debes seguir para crear tu propuesta de proyecto. Cada sección de esta sencilla plantilla de propuesta de proyecto para Word está explicada en detalle para ayudarte a saber qué datos o información debes incluir en cada parte.
Resumen ejecutivo
Primero, tienes que redactar lo que se llama un resumen ejecutivo del proyecto. Piénsalo como una vista general del proyecto, donde se detalla su historia, visión, objetivos y cronograma. Es como tu presentación de ascensor, donde quieres captar la atención con una imagen clara del proyecto completo. Tras este resumen, que esboza cada sección del formulario de propuesta, el patrocinador ya debería estar convencido de la idea.
Historia
En esta sección, proporcionas el historial de la empresa para dar contexto al proyecto. Describe los antecedentes relevantes hasta la fecha de la propuesta. Si hubo proyectos anteriores cuya experiencia pueda ayudar o dificultar el nuevo proyecto, menciónalos. No omitas detalles: si lo haces, el patrocinador podría pedir más información y retrasar el inicio.
Requisitos
Aquí debes detallar a fondo el problema empresarial que el proyecto resuelve o la oportunidad que aprovecha. Si es un problema, ¿de qué tipo es? ¿Qué características tiene? Si se trata de una oportunidad, ¿cuál es el entorno y el marco de tiempo para aprovecharla?
Solución
Ahora viene la parte clave de la propuesta: ¿cómo piensas resolver el problema? Redacta la solución, luego explica su alcance y cómo se implementará. Mantente enfocado. Tu proyecto trata sobre esta solución y solo esta. Cuanto más específico seas, más clara será tu propuesta y más probabilidades tendrá de éxito.
Formato de la plantilla de propuesta de proyecto
Ya tienes el contexto y el historial listos. Ahora debes describir el nuevo proyecto.
¿Cuál es tu visión y objetivo?
Sé claro al exponer la visión del proyecto y sus objetivos, y cómo se alinean con el plan de negocios de la organización. Debes ser específico y los objetivos deben ser medibles. Piensa en acciones realistas y limitadas en el tiempo. No es lugar para generalidades: indica los resultados concretos que esperas lograr.
¿Cuáles son los entregables?
Cualquiera sea el alcance del proyecto, habrá entregables a lo largo de su ciclo de vida. Estos son fundamentales para el éxito y deben detallarse.
¿Cuál es el cronograma?
Un proyecto no es un proyecto si no tiene fin. Todo proyecto está sujeto a un cronograma, y aquí es donde lo describes. ¿Cuánto tiempo necesitas para completar las fases? Especifica eso aquí.
¿Cuáles son los recursos?
Todo proyecto necesita recursos para ejecutarse, y en esta sección detallarás los necesarios. Enumera el tipo de recurso, la cantidad y añade notas si es necesario.
¿Cuál es el presupuesto del proyecto?
Los recursos cuestan dinero, y ese compromiso financiero debe estimarse aquí. Es una parte crucial del presupuesto para el patrocinador, ya que será quien lo financie y debes demostrarle el retorno de la inversión.
¿Quién es el responsable del proyecto?
Aquí debes identificar a las personas responsables del proyecto, su destinatario y para quién se ejecuta. Determina quién es el patrocinador, el cliente, el gerente de proyecto, etc.
¿Cómo se informará el avance del proyecto?
Si el patrocinador aprueba el proyecto, querrá recibir un informe de estado y un reporte de avance periódicamente. La frecuencia de estos reportes se definirá en esta sección del formulario. También puedes incluir cómo se distribuirán y quién los recibirá, así como el número de reuniones de equipo previstas durante el ciclo de vida del proyecto.
¿Cuáles son los riesgos e incidencias?
Los riesgos son cosas que podrían ocurrir. Debes documentarlos, explicar cómo podrían suceder y qué hacer en caso de que ocurran. Las incidencias son hechos que ya han ocurrido. Aunque probablemente haya pocas antes del inicio del proyecto, si algo puede impedir que se entreguen los entregables, este es el lugar donde debes registrarlo.
¿Cuáles son las implicaciones para el proyecto?
Aquí debes explicar qué pasaría si el patrocinador decide no aprobar el proyecto. ¿Cuáles serían las implicaciones? Deja claro que el costo para la empresa de no ejecutar el proyecto es mayor que si lo aprueban, incluyendo un escenario comparativo.
¿Cuáles son los criterios de éxito?
¿Cómo se define el éxito en este proyecto? Esta sección es para indicar exactamente eso. Sé específico al detallar los criterios de éxito. Es útil enumerar cinco criterios clave con los que se medirá el proyecto.
Autorización
Alguien tendrá que autorizar el proyecto durante su ciclo de vida. Esta sección sirve para identificar quiénes son esas personas.
Anexos
Documenta aquí todos los documentos de respaldo que sustentan tu proyecto.
Beneficios de usar una plantilla de propuesta de proyecto
La ventaja de usar una plantilla de propuesta de proyecto es que el esquema ya está hecho. Solo tienes que completar los espacios. Es cierto que esa es la parte difícil, pero cualquier herramienta que te ayude a estructurar la propuesta facilitará tanto su redacción como su lectura.
Por definición, una plantilla también crea continuidad. Usar una plantilla significa que todas tus propuestas tendrán una apariencia unificada. Eso te hará ver más profesional. Recuerda que muchas propuestas se centran tanto en los detalles —que son importantes— que olvidan que la presentación también influye en el cliente potencial.
Desde un punto de vista práctico, una plantilla ahorra tiempo. Como ya se mencionó, no tienes que reinventar la rueda cada vez que propongas un proyecto. En cambio, puedes dedicar tu tiempo a los aspectos fundamentales, que son los más importantes para ganar la propuesta.
Desventajas de usar una plantilla de propuesta de proyecto
La mayor desventaja de usar una plantilla es que es un documento estático. Si ganas el proyecto, todos esos datos tendrán que transferirse al software de gestión de proyectos que uses para planificar, gestionar y hacer seguimiento del trabajo.
Pero como la mayoría del software de gestión no se usa para redactar propuestas, veamos otros problemas. Las plantillas son genéricas por diseño, y es posible que la que estás usando también la utilice tu competencia. No es la mejor forma de diferenciarte ni de demostrar que eres la mejor opción para el proyecto.
Las plantillas no están hechas para ser únicas y, muchas veces, se sienten como una solución genérica para algo muy específico. El proyecto, sea cual sea, es único. Si propones gestionarlo con una plantilla genérica, ya estás en desventaja. Estás mostrando que no te importa lo suficiente como para crear algo a medida para ese proyecto.
Consejos para usar esta plantilla de propuesta de proyecto
Algo que debes recordar al crear una propuesta es que la carta de presentación o el resumen ejecutivo suele ser lo único que leen. Si no logras captar su atención desde el inicio, pueden perder el interés. Y adiós proyecto.
En esa misma línea, debes demostrar a lo largo de toda la propuesta que comprendes las necesidades del cliente, los interesados y/o los usuarios finales. Por eso la investigación es clave. No se espera que sepas todo sobre su negocio, pero sí que hagas el esfuerzo por conocer a fondo la iniciativa que estás proponiendo.
Aunque probablemente hayas dedicado bastante tiempo al alcance y presupuesto, puede que no hayas hecho una revisión final de la propuesta. La edición es importante. Queda mal si hay errores de ortografía o si el tono y estilo no coinciden con los de la organización.
Deja reposar la propuesta, tómate un café o un descanso, y vuelve a leerla con ojos frescos. Te sorprenderá lo que encuentres. Mejor aún, pídele a otra persona que la revise. Nunca sobran ojos cuando se trata de un documento importante.
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