Uno de los grandes desafíos que enfrentan las organizaciones es alinear su planificación estratégica y sus objetivos de negocio con los proyectos que ejecutan. En organizaciones pequeñas, la priorización de proyectos no siempre es crítica. Por el contrario, en organizaciones grandes puede existir una gran brecha entre los objetivos estratégicos y el portafolio de proyectos.
En cualquier tipo de organización, existen métodos simples que permiten priorizar proyectos de manera efectiva, aplicar la visión estratégica, cumplir los objetivos de negocio y asignar recursos de forma equilibrada.
¿Qué es la priorización de proyectos?
La priorización de proyectos es el proceso de determinar cuáles proyectos nuevos o existentes son más urgentes para una organización. Esto puede lograrse mediante distintos métodos de priorización de proyectos que permiten a los gestores de portafolios evaluar la viabilidad, el impacto, la rentabilidad y el valor potencial de un proyecto.
¿Por qué es importante la priorización de proyectos?
La priorización de proyectos es especialmente importante para las organizaciones grandes que gestionan múltiples proyectos y programas dentro de su portafolio. Estas organizaciones, como cualquier otra, deben ejecutar varios proyectos de manera simultánea pero cuentan con recursos limitados, lo que hace necesario priorizar las ideas de proyecto potenciales.
Los program managers, portfolio managers y las PMO son responsables de priorizar proyectos. Lo hacen estableciendo criterios de priorización de proyectos que ponderan los pros y contras de proyectos existentes y proyectos potenciales, y luego toman una decisión basada en su análisis. ProjectManager ayuda con la priorización de proyectos al permitir que los gestores de portafolios hagan seguimiento en tiempo real a múltiples proyectos con diagramas de Gantt, roadmaps, paneles de portafolio, calendarios de proyectos y otras herramientas. Comienza gratis.
Existen distintos métodos de priorización de proyectos que puedes utilizar durante el proceso de intake de proyectos.
Métodos de priorización de proyectos
Hay muchos métodos de priorización de proyectos que puedes utilizar para gestionar tus portafolios de proyectos. Estos son los tres métodos más utilizados. Cada uno tiene ventajas y desventajas dependiendo de las necesidades de tu gestión de portafolios o tu oficina de gestión de proyectos.
Modelo de puntuación
El modelo de puntuación es un método de priorización de proyectos que se basa en la opinión de expertos en la materia. Este método consiste simplemente en evaluar distintos aspectos de un proyecto y asignarles una escala numérica. Por ejemplo, puedes asignar valores numéricos al nivel de riesgo de un proyecto, sus beneficios potenciales, su viabilidad y otras variables. El modelo de puntuación es definido por el gestor de programa, gestor de portafolio o la PMO en colaboración con equipos multifuncionales.
Matriz de priorización de proyectos
Una matriz de priorización de proyectos es una herramienta de gestión de proyectos que permite a los program managers y portfolio managers priorizar proyectos comparando varias variables de priorización en una sola matriz comparativa. Una matriz de priorización de proyectos es muy similar a una matriz de Eisenhower, una tabla 2×2 que se usa para comparar la urgencia e importancia de las tareas.
Una matriz de priorización de proyectos funciona igual que una matriz de Eisenhower, pero generalmente involucra más variables y se utiliza principalmente durante el proceso de selección y priorización de proyectos.
Período de recuperación
Como su nombre sugiere, el método de priorización de proyectos basado en el período de recuperación se enfoca únicamente en eso: el tiempo que tarda una organización en recuperar la inversión realizada en un proyecto. Según este método, priorizarás los proyectos dependiendo de qué tan rápido puedan devolver la inversión realizada.
Plantilla de matriz de priorización de proyectos
Esta plantilla gratuita de matriz de priorización de proyectos es un excelente punto de partida para priorizar tareas o proyectos. Esto significa que puedes usarla tanto para la gestión de proyectos como para la gestión de portafolios. Una vez que construyas tu matriz de priorización de proyectos, puedes cargar tu archivo de Excel en ProjectManager para utilizar sus sólidas funciones de gestión de proyectos, programas y portafolios.
Hemos creado más de 100 plantillas de gestión de proyectos que puedes utilizar para gestionar todos los aspectos de tus proyectos, programas o portafolios.
Proceso de priorización de proyectos: cómo priorizar proyectos en 4 pasos
1. Evalúa tus proyectos existentes
Como líder de equipo, debes dedicar un poco de tiempo a reflexionar sobre dónde estás tú y tu organización antes de comenzar a asumir nuevos proyectos. Lamentablemente, eso no siempre sucede.
A medida que tu empresa evoluciona, siempre tendrás recursos limitados en forma de tiempo insuficiente, dinero insuficiente o personal insuficiente. Esto es cierto en prácticamente cualquier organización, grande o pequeña. Entonces, ¿cómo frenas la presión por asumir cualquier proyecto en cualquier momento mientras necesitas utilizar a tus equipos de gestión de proyectos como herramientas para alcanzar tus objetivos estratégicos?
Utilizas tu portafolio actual de proyectos como un indicador que muestra cómo se están asignando tus recursos en ese momento y te da una idea de si tus proyectos están alineados con tu estrategia.
3. Prioriza los proyectos nuevos y existentes
Una vez que hayas definido los criterios de priorización de proyectos que mejor se ajustan a las necesidades de tu organización, podrás priorizar tanto los proyectos existentes como los potenciales. Ahora puedes elegir el método de priorización de proyectos que funcione mejor para tu organización y establecer un sistema de priorización de proyectos.
4. Gestiona tus proyectos de manera agresiva
La clave final para alinear la estrategia empresarial y la gestión de proyectos para alcanzar las prioridades más altas es gestionar tus proyectos de manera agresiva. Esto te permite enfocarte y reenfocarte constantemente en tus áreas clave de impacto, en la estrategia a largo plazo de la organización y en la alineación de tus recursos. En muchas organizaciones, es necesario fortalecer la disciplina de gestión de proyectos, y el enfoque en una cultura de gestión de proyectos constante es un punto de énfasis continuo para las PMO.
ProjectManager ayuda con la priorización de proyectos
Una matriz de priorización de proyectos te ayudará a determinar qué proyectos deben gestionarse primero, pero ProjectManager hace mucho más y lo hace en tiempo real. Las plantillas son estáticas; nuestro software para PMO en línea ofrece datos en tiempo real para que los gestores de portafolios puedan tomar decisiones más informadas.
Ve todos tus proyectos en un solo lugar
Saber qué proyectos requieren tu atención es difícil. Con nuestra hoja de ruta de gestión de portafolios, puedes verlos todos en un gráfico de barras visual. Esto incluye los recursos que están utilizando, cronogramas, dependencias y mucho más. Esto les da a los gestores de portafolios una visión general que les permite asignar recursos y priorizar sus proyectos.
Obtén una vista de alto nivel del progreso y el rendimiento
Cuantos más datos, mejor para la priorización de proyectos. Los gestores de portafolios pueden ver todos sus proyectos en una sola página cuando quieran con nuestros dashboards de gestión de portafolios en tiempo real. No hay configuración necesaria, como sí sucede con herramientas básicas, y los datos en vivo se recopilan automáticamente y se muestran en gráficos coloridos que rastrean seis métricas, desde tiempo hasta costos y más.
Una vez que tu proyecto esté alineado con la estrategia de tu organización, tendrás que implementarlo, y para hacerlo con éxito necesitas las herramientas adecuadas de gestión de proyectos. ProjectManager es una suite colaborativa en línea diseñada para líderes de proyecto que necesitan planificar, monitorear y reportar su trabajo en tiempo real. Compruébalo tú mismo con esta prueba gratuita de 30 días.