Una vez que tengas un plan estratégico que defina la estrategia de tu negocio y establezca objetivos a largo plazo, el siguiente paso es lograr lo que te has propuesto. Usa nuestra plantilla gratuita de plan operativo para Word para trazar los pasos que tomarás para pasar de donde estás a donde quieres llegar.
Para descargar esta plantilla gratuita de plan operativo, haz clic en la imagen.
¿Qué es una plantilla de plan operativo?
Un plan operativo es a corto plazo y puede abarcar períodos diarios, semanales o mensuales. Se enfoca en las operaciones del negocio, que son todas las actividades que se ejecutan para entregar un producto o servicio. El objetivo del plan operativo es cumplir con las iniciativas estratégicas de un negocio. Por eso un plan operativo es más detallado que un plan estratégico; especifica cronogramas, el alcance del trabajo y más.
La plantilla gratuita de plan operativo para Word es una herramienta para organizar toda la información que necesitarás para cumplir los objetivos estratégicos de tu negocio. Funciona como un plan para describir las tareas, los recursos, el presupuesto y el cronograma, pero también como un medio para comunicar el plan operativo a toda la organización y lograr el compromiso de todos los involucrados. Deben comprender los plazos, las métricas de éxito y otros aspectos importantes.
¿Por qué deberías usar una plantilla de plan operativo?
Usar nuestra plantilla gratuita de plan operativo para Word le proporciona a tu empresa un documento único que comunica los objetivos para que todos los comprendan. Ayuda a identificar partes del negocio que necesitan mejoras, que pueden generar más ingresos, que son ineficientes o que pueden beneficiarse de una alianza.
Un plan operativo es útil para empresas de cualquier tamaño, grandes o pequeñas, ya que conecta a los equipos a través de los departamentos y enfoca sus actividades en lograr los objetivos estratégicos del negocio. A través del plan operativo, el equipo directivo puede detallar las tareas y describir de qué será responsable cada persona dentro de la empresa.
El plan operativo no solo establece el trabajo, sino que define las métricas que medirán el progreso de ese trabajo para garantizar que se mantenga dentro del cronograma. Todo esto contribuye a aumentar la productividad, ya que existen asignaciones, plazos y supervisión que ayudan a mantener a todos encaminados.
¿Quién debería usar esta plantilla de plan operativo?
Dado que el plan operativo está diseñado para crear tareas diarias que permitan alcanzar los objetivos a corto plazo de un negocio, es un documento que pasará por muchas manos. El primero es el liderazgo, ya que ellos son los encargados de desarrollar el plan estratégico que da forma al plan operativo.
Luego, los gerentes suelen ser los responsables de crear el plan operativo, aunque implicará bastante comunicación con el liderazgo para asegurar que aborde todo lo que está establecido en la estrategia general del negocio.
Finalmente, el plan operativo llega al equipo o a los empleados que tienen asignadas las tareas que permitirán alcanzar los objetivos del negocio. Mientras realizan ese trabajo, los gerentes también usarán el plan operativo para monitorear su progreso y asegurarse de que estén cumpliendo los hitos que indican que el trabajo avanza según lo previsto.
Desglosar los objetivos estratégicos en pasos accionables es lo que convierte al plan operativo en una herramienta eficaz para las empresas. Debe coordinarse entre diferentes departamentos, a menudo en distintas ubicaciones, y fluir sin obstáculos a través de los distintos niveles directivos. Hacer esto garantiza que todos trabajen hacia los mismos objetivos. El software de gestión de proyectos es clave para planificar, gestionar y hacer seguimiento de un plan operativo.
ProjectManager es un galardonado software de gestión de proyectos que puede hacer mucho más que una plantilla estática. Mientras que nuestra plantilla gratuita de plan operativo para Word establece la base, nuestro software la ejecuta con potentes diagramas de Gantt que organizan tareas, recursos y costos en una línea de tiempo. Puedes vincular los cuatro tipos de dependencias de tareas para evitar retrasos costosos y establecer una línea base para monitorear tu progreso en tiempo real frente al plan. Empieza hoy con ProjectManager de forma gratuita.
¿Qué incluye esta plantilla de plan operativo para Word?
Cuando descargas nuestra plantilla gratuita de plan operativo para Word, obtienes un esquema de todo lo que necesitarás para desarrollar y ejecutar ese plan operativo con el fin de alcanzar tus objetivos estratégicos. Puedes añadir el logotipo de tu empresa y personalizar la plantilla como quieras. Si necesitas agregar o eliminar secciones, es tan fácil como cortar y pegar.
En la parte superior de la plantilla del plan operativo encontrarás un cuadro informativo. Aquí puedes nombrar el plan, indicar quién lo creó y la fecha en que se realizó. También hay espacio para agregar información de contacto. Nuevamente, si deseas incluir detalles administrativos adicionales, la plantilla puede personalizarse fácilmente. Luego viene el contenido principal del plan operativo, que incluye lo siguiente:
Resumen Ejecutivo
Debes iniciar el plan operativo resumiéndolo para los interesados que solo querrán conocer los aspectos generales. En esta breve sección, menciona todos los puntos que se detallarán más adelante.
Objetivos Operativos
Los objetivos de tu plan estratégico van a dirigir los objetivos del plan operativo. La iniciativa estratégica es más general y el plan operativo debe llenar los espacios en blanco para dejar claro cómo pasarás de donde estás actualmente como negocio a donde quieres estar. Sin embargo, ese objetivo operativo debe alinearse con el estratégico.
Tareas, Procesos y Flujos de Trabajo
Aquí entramos en los detalles del plan operativo. Este es el lugar donde se determinan las tareas y los recursos necesarios para ejecutarlas. Deberás asignar cada tarea a un equipo o miembro específico, así como definir los procesos que utilizarán y trazar los flujos de trabajo.
Presupuesto Operativo
Las tareas y los recursos son los que más cuestan. Aquí es donde harás una proyección financiera precisa del plan operativo. Tendrás que volver a enumerar las tareas y los recursos, pero esta vez añadir un costo estimado junto a cada tarea y los recursos asociados para determinar cuánto costará el proyecto.
Cronograma Operativo
Ya has indicado qué debe hacerse, quién lo hará y con qué recursos, incluyendo su costo. Ahora es momento de desarrollar un cronograma. El proyecto, por definición, tiene una fecha de inicio y de finalización. Cada tarea también tiene una fecha de inicio y fin. Para determinar la duración del proyecto, deberás enumerar todas las tareas y añadir una fecha de inicio, fecha de finalización y duración para cada una.
Plan de Contratación
Dependiendo de tu organización, podrías tener equipos internos que ejecutarán el plan operativo o podrías necesitar contratar a otros para cumplir con los requisitos del plan. Aquí es donde deberás indicarlo. Si se necesitan nuevas contrataciones, describe cuáles serán esos puestos.
Aseguramiento y Control de Calidad
Es posible que el plan operativo requiera cumplir con varias normativas o códigos. Incluso si no existe tal obligación para lo que planeas realizar, igualmente querrás asegurarte de que lo que produces cumple con las expectativas de calidad. Esto requiere contar con un plan de aseguramiento de calidad que incluya controles para monitorear y responder a los problemas.
Indicadores Clave de Desempeño (KPIs)
Para controlar el plan operativo durante su ejecución, deberás definir indicadores clave de desempeño. Estas métricas te permitirán medir el progreso y el rendimiento para asegurarte de que estás alcanzando los hitos, cumpliendo el cronograma y manteniéndote dentro del presupuesto.
Riesgos, Supuestos y Restricciones
Todo proyecto tiene riesgos, supuestos y restricciones. Aquí deberás identificar cuáles son y cómo los abordarás. Todos pueden impactar al proyecto, ya sea positiva o negativamente. Es fundamental contar con un plan para afrontarlos rápidamente y mitigar o aprovechar estos factores cuando se presenten.
ProjectManager ayuda con la planificación operativa
Para gestionar todas estas partes de tu plan operativo, necesitarás un software de gestión de proyectos. ProjectManager es un software galardonado que te ayuda a planificar, gestionar y monitorear tu plan operativo en tiempo real. Sus funciones de gestión de riesgos, tareas y recursos te ayudan a mantener el proyecto encaminado y a los equipos productivos al gestionar eficazmente el tiempo, los recursos y los costos.
Usa Múltiples Vistas de Seguimiento del Proyecto
Un plan operativo se ejecuta en distintos departamentos dentro de una empresa. Estas áreas del negocio suelen utilizar diferentes herramientas, desde desarrollo hasta marketing y ventas. Nuestras múltiples vistas de proyecto permiten que cada quien use la herramienta que mejor le funcione. Los gerentes pueden planificar en diagramas de Gantt mientras otros ejecutan el plan en tableros kanban para visualizar el flujo de trabajo (ideal para desarrolladores de software), listas de tareas, calendarios y más. Cada vista del proyecto se actualiza en tiempo real, por lo que sin importar cuál estés usando, los datos estarán actualizados y todos se mantendrán alineados.
Supervisa Costos, Tiempo y Progreso con Paneles en Tiempo Real
Los KPIs son esenciales para mantener el plan operativo en el camino correcto. Algunas de esas métricas son los costos, el tiempo y el progreso, todos clave para cumplir con el cronograma y mantenerte dentro del presupuesto. Nuestro panel en tiempo real recopila automáticamente estos datos y los muestra en gráficos y tablas fáciles de leer que muestran estas métricas, además de la carga de trabajo y más. No se necesita una configuración complicada o que consuma tiempo, como sucede con herramientas más básicas. Simplemente cambia a la vista del panel y obtendrás una visión general de alto nivel de tu proyecto.
ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que permite a los equipos planear, gestionar y hacer seguimiento de los planes operativos en tiempo real. Los diagramas de Gantt trazan tu plan, incluidos los costos, los recursos y más. Usa tableros kanban, listas de tareas y otras vistas para ejecutar el trabajo, y genera fácilmente informes personalizables para obtener más detalle del que pueden ofrecer los paneles. Luego compártelos para mantener informados a los interesados. Comienza hoy con ProjectManager de forma gratuita.