¿Necesitas saber cómo planificar un evento? Si estás organizando un evento importante como una conferencia, podemos ayudarte a crear, estructurar y presentar tu plan de evento con éxito. Este artículo cubrirá todo lo que debes considerar al planificar un evento, incluidas las etapas de planificación, consejos y una práctica lista de verificación.

¿Qué es la planificación de eventos?

La planificación de eventos es el proceso de organizar y gestionar diferentes tipos de eventos, desde algo tan pequeño como una reunión hasta algo tan grande como una convención, y todo lo que hay entre ambos extremos. Planificar un evento implica considerar todos los aspectos, ya sea una fiesta de cumpleaños o un evento de networking.

Esto significa estimar presupuestos, crear cronogramas para programar el evento, reservar el lugar y a los ponentes o panelistas, obtener los permisos necesarios, gestionar la comida, el transporte y más. Si el evento tiene un tema, también lo desarrollarás. Además, serás responsable de asegurar los recursos necesarios para que el evento sea un éxito.

¿Qué es un plan de evento?

Un plan de evento define cómo se ejecutará el evento. Incluye todos los componentes como las fechas de inicio y fin, el presupuesto, el lugar, el marketing, los asistentes y más. La magnitud y complejidad del plan varían según el tamaño del evento, pero los retos fundamentales son los mismos.

Organizar todas esas partes, especialmente en eventos grandes, requiere un software de gestión de proyectos eficaz. ProjectManager es un software galardonado que te permite planificar, gestionar y dar seguimiento a tu evento para garantizar su éxito.

Nuestros potentes diagramas de Gantt te ayudan a enumerar todas las tareas y los recursos y costos asociados, asignarlos a tu equipo y establecer hitos para dar seguimiento al progreso. Todo el plan es visible en una línea de tiempo del proyecto y se puede guardar estableciendo una línea base. Así podrás comparar el progreso planificado con el real para asegurarte de que estás cumpliendo los plazos. Empieza hoy gratis con ProjectManager.

¿Quién crea y gestiona un plan de evento?

Generalmente, distintos profesionales de eventos son responsables de elaborar y gestionar un plan. El organizador o coordinador de eventos crea el plan trabajando con el cliente o la entidad organizadora para entender los objetivos, el público objetivo, el presupuesto y el resultado deseado. Luego, el gestor de eventos se encarga de ejecutar el plan, supervisando la logística en el lugar y asegurando que todo ocurra según lo previsto.

En eventos de gran tamaño o complejidad, puede haber un equipo dedicado a crear y gestionar el plan. Este equipo puede encargarse de la logística, patrocinios, recaudación de fondos, marketing, inscripciones, etc. También pueden participar partes interesadas clave como líderes comunitarios, patrocinadores o ponentes, quienes aportan ideas durante el proceso de planificación y deben estar informados sobre el plan.

Ejemplo de plan de evento

La mayoría tenemos algo de experiencia planificando eventos, ya sea en casa, en el trabajo o en nuestra comunidad. Para este ejemplo, nos centraremos en eventos grandes.

Una conferencia es un ejemplo común de evento de gran escala, así que, para fines de gestión, hablemos de una conferencia TEDx en la que participamos para ilustrar cómo planificar un evento. Este caso es útil para explicar la estructura y los retos de organizar un gran evento, así como las ventajas de planificarlo con software de gestión de proyectos.

Estos son otros componentes clave al organizar un evento:

• Cronograma del evento: Define primero una línea de tiempo que incluya la planificación previa, la ejecución y las actividades posteriores al evento.
• Presupuesto: Estima los costos y establece un presupuesto. Esto influirá en decisiones como el lugar, las estrategias de marketing y publicidad, etc.
• Ubicación: El evento debe realizarse en un lugar que implique gestión logística, catering y decoración.
• Marketing: Una vez elegido el lugar, diseña un programa de marketing que puede incluir un sitio web, campañas en redes sociales, email marketing y material impreso.
• Publicidad: Complementa el marketing con anuncios en radio, TV, prensa o revistas.
• Voluntarios: Un evento grande requiere un equipo amplio. Esto implica contratos, definición de roles, reuniones y programación de turnos.
• Ponentes: Un ponente principal o un grupo de ponentes atrae audiencia. Esto requiere contratos, curadores, un programa, biografías y ensayos.
• Patrocinadores: Gran parte del presupuesto proviene de patrocinadores, lo que implica contratos, marketing y logística.
• Producción: Incluye contratos y la organización de grabaciones, transmisión en vivo y equipo audiovisual.
• Escenario: El lugar del evento incluye un escenario con proyector, pantalla, micrófonos, internet, baterías, cables, etc.
• Asistentes: Es fundamental comunicarse con ellos para brindar información, gestionar pagos, enviar correos, dar indicaciones y entregar acreditaciones y accesos.

Proceso de planificación de eventos: pasos para planificar un evento

Hemos cubierto mucho sobre la planificación de eventos, así que vamos a convertir esos consejos en pasos concretos. Estos pasos te guiarán hacia el éxito. Continuemos con nuestro ejemplo de la conferencia TEDx.

1. Definir los objetivos y metas del evento

Para la conferencia TEDx, ¿cuáles serán los objetivos y metas? Esto ayudará a definir cómo medir el éxito del evento. ¿Por qué se realiza? ¿Qué problema intentas resolver? ¿Qué mensaje quieres transmitir? Considera los objetivos generales de la organización y cómo el evento se alinea con su misión, valores y objetivos estratégicos.

Siempre que sea posible, formula estas metas bajo los criterios SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con límite de tiempo). Para este evento, los objetivos pueden incluir aumentar el reconocimiento de marca, recaudar un monto específico o generar un número determinado de clientes potenciales calificados.

2. Formar el equipo

Con las metas y objetivos claros, el siguiente paso es formar el equipo. ¿Qué roles clave se necesitan para organizar la conferencia TEDx? Algunos comunes son: gestor de eventos, planificador, coordinador de logística, responsable de comunicaciones, responsable financiero o director creativo. Si es necesario, contrata profesionales externos o aprovecha las habilidades del equipo interno según sus fortalezas y experiencia.

3. Establecer el presupuesto del evento

Define el presupuesto en función de los objetivos y metas. Considera categorías como el lugar, catering, bebidas, marketing, promociones, honorarios de ponentes, personal, mano de obra, tecnología y transporte. En este caso, gran parte del presupuesto podría destinarse al ponente principal, ya que es la atracción principal del evento.

4. Elegir la fecha y el lugar

Busca una fecha que funcione para tu organización y las partes clave. Idealmente, ofrece más de una opción como plan de respaldo. Antes de seleccionar el lugar, investiga y solicita varias cotizaciones que se ajusten al tamaño y estilo del evento. Las opciones pueden incluir salones de eventos, hoteles, instituciones culturales o espacios al aire libre si el clima lo permite.

5. Seleccionar a los ponentes

En este punto, probablemente ya tengas en mente quiénes serán los ponentes. Contáctalos y solicita un presupuesto. Si es necesario, ajusta el presupuesto o ten un plan alternativo en caso de que no sea viable.

6. Marketing y publicidad del evento

Con los detalles definidos, es momento de promocionar el evento. Lo ideal es contar con un sitio web o página de aterrizaje con toda la información, agenda, ponentes, ubicación, etc. Las redes sociales son útiles para generar expectativa con avances, presentaciones de ponentes o contenido detrás de cámaras. También considera email marketing, video marketing y estrategias de posicionamiento SEO. Usar un sistema de venta de entradas confiable puede agilizar el registro y mejorar la experiencia de los asistentes.

7. Ejecutar el evento

En este último paso, disfruta del trabajo realizado y ve cómo cobra vida el evento. Mientras se desarrolla, toma notas sobre lo que funciona bien y lo que no. Esta información ayudará a evitar errores en el futuro y a establecer pautas para próximos eventos.

Al dividir el alcance de tu plan de evento en pasos manejables, el proceso resulta menos abrumador.

Plantilla gratuita de plan de evento

Esta plantilla de plan de evento gratuita en Excel es una excelente herramienta para empezar a recopilar la información necesaria. Puedes personalizarla con los detalles de tu evento.

Roles en la planificación de eventos

Como era de esperar, hay muchos roles diferentes que trabajan juntos para dar vida a un evento. Es fácil confundirse. ¿Eres un gestor de eventos o un planificador de eventos? ¿Hay alguna diferencia entre ambos? Veamos algunos de los roles más comunes en la planificación de eventos y definámoslos.

Gestor de eventos

El gestor de eventos a menudo se confunde con el planificador de eventos, pero son dos funciones distintas. En pocas palabras, el gestor de eventos se encarga de las actividades de gestión de eventos, que implican coordinar e implementar el evento. Se ocupa de la configuración, incluido el diseño, y se asegura de que la visión del planificador se haga realidad.

Planificador de eventos

El planificador de eventos organiza, coordina y ejecuta el evento. Se encarga de generar la idea, supervisar el montaje y el desmontaje. Selecciona el lugar, crea el presupuesto y se asegura de que todo esté bajo control. Lo que lo diferencia es que diseña la estrategia del evento hasta el más mínimo detalle.

Productor de eventos

El productor de eventos desarrolla el plan estratégico del planificador. Es quien toma la idea y la convierte en un evento real. Se encarga de los aspectos técnicos, como audio/visual, diseño de escenario, etc. Trabaja con el planificador para programar el evento, pero utiliza sus conocimientos y experiencia para producirlo y dejar una gran impresión en los asistentes y el cliente.

Consejos para la planificación de eventos

Lamentablemente, siempre habrá variables fuera de tu control que afecten la planificación, como el clima, retrasos en las entregas, problemas técnicos y otros imprevistos. Como se dijo antes, no puedes cambiar la fecha del evento, así que debes estar lo más preparado posible para cualquier riesgo o problema que pueda surgir ese día.

Realiza una revisión posterior al evento

Una revisión posterior al evento, o post-mortem, es muy valiosa. Al analizar lo que funcionó y lo que no, podrás planificar mejor el próximo evento. Siempre hay lecciones aprendidas y aplicarlas en el siguiente proyecto evitará errores pasados y aumentará las probabilidades de éxito.

Usa plantillas para planificación de eventos

Contar con una plantilla ayuda a no olvidar elementos importantes del evento. Te permite organizar tareas, recursos, costos y más. Utiliza nuestra plantilla gratuita de plan de evento para empezar con buen pie.

Usa herramientas para planificación de eventos

Una plantilla es útil, pero limitada. Debes actualizarla manualmente y no es muy colaborativa. Herramientas como diagramas de Gantt, tableros kanban, listas de tareas y calendarios facilitan la planificación y ejecución del evento. También permiten hacer seguimiento para garantizar que se cumpla el plan.

Prepara un plan B

Por muy importante que sea tu plan, pueden surgir problemas. Puede haber fenómenos climáticos u otras causas que afecten el evento. Por eso es fundamental contar con un plan B. Puede que nunca lo uses, pero si lo necesitas, estarás preparado.

Usa una lista de verificación

Otro consejo es crear una checklist. Así podrás reunir todas las tareas y sus razones en un solo lugar. Usar una lista de verificación puede combinarse con herramientas de planificación de proyectos. Cuantas más medidas preventivas, mejor. Además, pocas cosas son tan satisfactorias como tachar una tarea completada.

Lista de verificación para planificación de eventos

Hay mucho que gestionar en la planificación de un evento, así que es clave contar con una lista que incluya todo lo que debe figurar en tu plan de gestión de eventos. A continuación, una lista general para comenzar. Cuantas más preguntas te hagas, mejor será tu checklist. Siéntete libre de añadir tus propias responsabilidades y tareas.

Metas y objetivos

• ¿Cuál es la razón de ser de tu evento?
• ¿Cuáles son las metas que se espera que logre este evento?
• ¿Cuáles son los objetivos de ingresos?
• ¿Quién es tu público objetivo?
• ¿Cuántas personas asistirán?
• ¿Hay un costo asociado a la venta de boletos y cuál es?
• ¿Dónde se llevará a cabo el evento?
• Crea un cronograma del evento.

Presupuesto del evento

• Determina cuáles serán los costos
• Si realizaste eventos similares, usa y ajusta un presupuesto anterior como referencia
• ¿Qué software de boletos y registro se utilizará?
• Finaliza las contribuciones de los patrocinadores
• Fija el precio de los boletos

Fecha y lugar

• ¿Cuándo se llevará a cabo el evento?
• Ten una fecha alternativa en caso de problemas
• ¿Existe el mejor lugar para el evento?
• ¿Es el lugar adecuado para el número de asistentes previsto?
• Decide la infraestructura necesaria: wifi, capacidad, baños, cercanía a tiendas y restaurantes, etc.
• Contrata un servicio de catering
• Asegura el equipo que necesitarás
• ¿Cuáles son tus necesidades de seguridad?
• ¿Necesitas permisos, licencias o seguros?
• Crea señalización para el evento y planes de comunicación para los asistentes

Ponentes

• Investiga posibles ponentes
• Crea una lista de ponentes relevantes
• Elabora una propuesta para los ponentes
• Contacta a los ponentes
• Finaliza la selección, consigue biografías y fotos y organiza viajes y alojamiento

Patrocinadores

• Elabora una lista de patrocinadores y lo que puedes ofrecerles
• Verifica si hay patrocinadores que hayan colaborado en eventos similares
• Contacta a posibles patrocinadores

Sitio web

• Aprobación del diseño
• Actualiza el sitio o crea uno nuevo exclusivo
• Asegúrate de que el sitio soporte el tráfico esperado
• Que el sitio sea compatible con dispositivos móviles

Marketing y publicidad del evento

• ¿Cuál es tu mensaje principal?
• Coordina con herramientas digitales y redes sociales
• Agrega el evento a calendarios en línea
• Promociona el evento con publicaciones en blogs y otros medios como videos y anuncios en línea
• Envía recordatorios a todos los involucrados uno o dos meses antes de la fecha

Últimos pasos

• Cronograma
• Catering
• Ponentes y guiones
• Lugar
• Equipo
• Decoración
• Contratos

Consejo profesional: Hay mucho que coordinar y planificar, por lo que existe la necesidad de software de gestión de proyectos con las funciones adecuadas para la gestión de eventos. Este proporciona un portal común donde puedes seguir los costos y tareas con alertas automáticas. También ofrece una plataforma de comunicación y colaboración que reduce la necesidad de correos innecesarios. El software reúne todos tus archivos en un solo lugar y simplifica los reportes del equipo al añadir eficiencia y reducir el estrés.

ProjectManager ofrece potentes herramientas para la planificación de eventos

ProjectManager es un software en línea ideal para la planificación de eventos. Contamos con herramientas de gestión de proyectos para eventos que te ayudan a mantener organizadas todas las partes, desde la gestión de proveedores hasta la promoción. Nuestro software de planificación te permite dar seguimiento a todos los elementos que conforman tu plan de evento.

Mantén informados a los interesados con calendarios de eventos

Nuestras múltiples vistas de proyecto permiten que planificadores y gerentes de eventos utilicen calendarios de proyectos, diagramas de Gantt, listas de tareas y tableros kanban para los equipos. Aunque los informes pueden mantener informados a los interesados, es posible que quieran tener acceso directo al proyecto. Comparte la vista de calendario con ellos para que puedan ver las fechas de inicio y fin de todas las tareas, así como los hitos. Esto ayuda a gestionar sus expectativas.

Profundiza en las actividades del evento con tableros kanban

Utiliza el tablero kanban de ProjectManager para gestionar las actividades diarias que deben ejecutarse para planificar, programar y dar seguimiento a tu plan de evento. Mueve las tareas de una columna a otra mientras colaboras con tu equipo, lo que facilita detectar cuellos de botella y asegurar que todo se complete a tiempo para el evento.

Haz seguimiento de los costos de mano de obra del evento con hojas de tiempo y tableros en tiempo real

Además, las hojas de tiempo facilitan la facturación de todos tus eventos. Se pueden enviar y aprobar con solo presionar una tecla. Nuestro software también ofrece varias vistas, desde una lista hasta un calendario e incluso un tablero kanban, que ayuda a visualizar el flujo de trabajo para mantener las tareas al día.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que te ayuda a planificar y supervisar los detalles de tu evento. Desde potentes herramientas de planificación hasta informes y tableros en tiempo real que capturan todos los detalles, puedes usar nuestro software para cumplir con el calendario y mantenerte dentro del presupuesto planificado. Prueba nuestro software hoy con una prueba gratuita de 30 días.