¿Qué es una lista de tareas?
Una lista de tareas es, por supuesto, una lista de tareas. Enumerar las tareas es una práctica útil que ayuda a trabajar de forma más eficiente, ya que permite definir claramente lo que se debe hacer.
Por lo tanto, una lista de tareas es el lugar donde se recopila todo el trabajo necesario para completar un proyecto. Puede ser una lista de tareas personal que reúna únicamente el trabajo propio o una lista de tareas de equipo que capture el trabajo que el grupo debe completar.
Sin embargo, una lista de tareas puede ser más que una simple lista de actividades. Por ejemplo, ProjectManager permite asignar prioridades a las tareas para mostrar cuáles deben completarse primero. También es posible registrar fechas límite, agregar descripciones del trabajo, crear subtareas e incluso establecer tareas recurrentes. Nuestra vista de lista es ideal para que los equipos administren y hagan seguimiento de su trabajo en tiempo real, pero también funciona como un cronograma básico o una estructura de desglose del trabajo simplificada.
¿Por qué usar una lista de tareas?
En términos simples, una lista de tareas hace que los grandes objetivos parezcan más alcanzables al dividirlos en partes más pequeñas. Escribir las cosas siempre es útil. Al crear una lista de tareas, es posible identificar elementos que inicialmente se habían pasado por alto. Esto ofrece una mejor visión general del proyecto y ayuda a planificar cómo completarlo.
Las listas de tareas también ofrecen ventajas al momento de analizar el trabajo realizado. Al revisar una lista de tareas anterior, es posible identificar qué funcionó mejor y qué no. Luego, al crear una nueva lista de tareas, este conocimiento puede utilizarse para organizar y ejecutar el trabajo de manera más eficiente.
¿Qué es un software de lista de tareas?
El software de lista de tareas cuenta con funciones que ayudan a organizar el trabajo al permitir planificar, priorizar y hacer seguimiento del progreso. Está diseñado para ayudar a definir cada tarea y etiquetarla según su prioridad, proyecto y otros criterios.
Algunas soluciones de software ofrecen un mayor control sobre las tareas, ya que permiten asignarlas a miembros del equipo, adjuntar archivos e incluso incluir los costos y recursos asociados con su ejecución. Las herramientas de lista de tareas como estas suelen formar parte de funciones más amplias de un software de gestión de proyectos.
Software de lista de tareas de escritorio vs. en línea
Una lista de tareas, en su forma más básica, es simplemente un conjunto de actividades que se deben completar. Sin embargo, las herramientas digitales ofrecen más funciones, ahorran tiempo y ayudan a trabajar de manera más productiva.
Pero, ¿cómo elegir el mejor software de gestión de tareas para un equipo? Antes de tomar una decisión, es importante analizar las ventajas y desventajas de cada opción.
Software de lista de tareas de escritorio
Las aplicaciones de escritorio suelen ser costosas y ese costo aumenta por cada miembro del equipo que se agregue a la herramienta. Sin embargo, tienden a ser más rápidas y algo más confiables porque no dependen de la velocidad de la conexión a internet. Si se pierde la conexión, una herramienta de escritorio seguirá permitiendo trabajar, lo cual es una gran ventaja.
Software de lista de tareas en línea
En las aplicaciones en línea siempre existe cierta preocupación relacionada con la seguridad. El trabajo se almacena en la nube, lo que puede parecer menos seguro, pero en realidad es más confiable que guardar todo en un solo disco duro que podría dañarse o corromperse. Además, el precio suele manejarse mediante un modelo de suscripción, por lo que es posible contratar solo lo que se necesita.
La mayor diferencia entre ambos es que el software de lista de tareas en línea conecta a gerentes y equipos, lo cual resulta especialmente útil cuando se trabaja de forma remota y no todos están en la misma oficina. Además, las herramientas en línea proporcionan datos en tiempo real, lo que permite reaccionar con la información más actualizada sobre el estado del proyecto.
Lista de pendientes vs. lista de tareas semanal vs. lista de tareas de proyecto
Los términos “lista de tareas” y “lista de pendientes” suelen usarse indistintamente. A veces, incluso se le conoce como lista de tareas de proyecto. Luego están las listas de tareas semanales, cuyo significado parece bastante claro. Aunque todos estos términos son similares en concepto y comparten muchas características, existen algunas diferencias importantes que vale la pena conocer.
Lista de pendientes
Una lista de pendientes suele ser más personal que profesional. Tiende a parecerse a la lista de compras pegada en la puerta del refrigerador. De hecho, las listas de pendientes suelen ser incluso más específicas que una lista del supermercado, ya que normalmente organizan únicamente las actividades de un día.
Lista de tareas semanal
Una lista de tareas semanal se utiliza para ampliar el alcance de una lista de pendientes. No se trata de un conjunto de actividades que deben completarse durante el día, sino de una visión más a largo plazo de proyectos más grandes. Es decir, incluyen hitos. Los hitos en los proyectos marcan el final de una fase y el comienzo de la siguiente, pero también pueden utilizarse para señalar fechas o trabajos importantes.
Lista de tareas de proyecto
Esto nos lleva a la lista de tareas de proyecto, que normalmente es más profesional y más completa en cuanto a lo que busca lograr. Es similar a una lista de pendientes porque puede incluir trabajo diario y también se parece a una lista de tareas semanal porque generalmente incorpora hitos. Sin embargo, es más colaborativa. Hay otras partes interesadas involucradas. Tendrá más funciones y las fechas límite serán menos flexibles. Es la herramienta preferida por las empresas que trabajan en proyectos porque ofrece una mejor organización.
Cómo administrar una lista de tareas en ProjectManager
ProjectManager es una herramienta galardonada que organiza las tareas para ayudar a trabajar de forma más productiva. Como software completo de gestión de proyectos, las funciones de lista de tareas están integradas perfectamente en un conjunto de herramientas que permiten administrar proyectos de principio a fin. Para comenzar a administrar una lista de tareas, siga los siguientes pasos.
Agregar o importar tareas
Crear una lista de tareas comienza reuniendo todas las tareas necesarias para cumplir con los requisitos del trabajo. Es importante ser detallado e incluir todo, sin importar qué tan pequeño sea, ya que luego se podrá editar o simplificar.
Importe esa lista de tareas desde cualquier hoja de cálculo o agregue las tareas manualmente en la vista de lista de tareas del proyecto. También hay plantillas específicas por industria para ayudar a comenzar.
Priorizar tareas
Tener todas las tareas reunidas es el primer paso para organizarlas. El siguiente paso es priorizar qué debe hacerse y cuándo para establecer un orden cronológico. Esto comienza a dar forma al cronograma.
Cree una etiqueta para cada tarea con el fin de determinar su nivel de prioridad, desde muy baja hasta crítica. Esto ayuda a los equipos a saber qué debe completarse primero y también facilita buscar tareas dentro de la lista.
Agregar fechas límite
Cada tarea tiene una fecha de inicio y una fecha de finalización. Para crear un cronograma, primero es necesario estimar la duración de cada tarea.
Agregue las fechas en nuestra lista de tareas. Hay un calendario que permite seleccionar las fechas fácilmente. Solo elija la línea de tiempo del proyecto y guarde la tarea.
Completar detalles
Las tareas son más que prioridades y fechas límite. Son pequeños trabajos que deben ser ejecutados por el equipo. Por ello, es necesario contar con un espacio para proporcionar instrucciones y más información.
Complete el campo de descripciones y agregue indicaciones sobre cómo ejecutar la tarea. Luego, adjunte cualquier documento o imagen relevante directamente a la tarea para que el equipo pueda consultarlos cuando sea necesario.
Asignar, hacer seguimiento y agregar tareas recurrentes
Cuando la lista de tareas esté completa, es momento de ejecutarla o asignar ese trabajo al equipo. Una vez que el trabajo comience, será necesario hacer seguimiento de su progreso para asegurarse de que todo avance según el cronograma.
Use el menú desplegable para asignar la tarea al miembro adecuado del equipo. Haga seguimiento del progreso mediante el panel en tiempo real, la página del equipo, los reportes con un solo clic y más.
Si la tarea se repite, configure una tarea recurrente actualizando los ajustes de recurrencia en la tarjeta de la tarea. Puede encontrar esta opción debajo del nombre de la tarea, entre la fecha límite y la prioridad.
Mantenimiento de una lista de tareas
Una vez creada la lista de tareas, no basta con dejarla ahí y esperar resultados. Una lista de tareas es un documento de gestión de proyectos dinámico que requiere mantenimiento ocasional. En este caso, el mantenimiento implica mucho más que tachar las tareas completadas. Siempre es necesario revisar la lista de tareas, reevaluar las prioridades y editarla según sea necesario.
Mejores prácticas
A continuación, se presentan algunas recomendaciones para aprovechar al máximo una lista de tareas.
- Sea lo más detallado posible. Es más fácil eliminar que agregar, por lo que conviene incluir todo, sin importar qué tan pequeño sea, para reunir todas las actividades en un solo lugar. Si es necesario editar después, siempre se puede reducir la lista a lo esencial.
- Asigne un número a cada tarea para identificarla. Esto ayuda al momento de hacer referencia a una tarea y facilita la comunicación cuando la lista de tareas se comparte con un equipo. También hace más sencilla la búsqueda dentro de listas extensas.
- Divida la lista de tareas en diferentes categorías. Ya se hizo en términos de prioridad, pero esa es solo una categoría. También puede organizarse por fase del proyecto o según el departamento o equipo responsable de ejecutar cada tarea. Esto permite mantener el control del trabajo y revisar su estado para evitar que algo pase desapercibido.
- Convierta la lista de tareas en un gráfico, como un diagrama de Gantt. Esto organiza todo el trabajo cronológicamente en una línea de tiempo horizontal y brinda una mejor perspectiva. Esta vista puede ayudar a planificar mejor el cronograma, ya que permite ver cada tarea en relación con la fecha límite general.
Cosas que se deben evitar
Debería estar claro qué se necesita para crear una lista de tareas, pero vale la pena reiterarlo. Hay atajos que pueden tomarse solo para plasmar todo rápidamente, pero eso puede convertirse en un problema más adelante.
- No estimar la duración de la tarea. Sin una estimación de tiempo, la tarea no forma parte del cronograma general del proyecto y puede generar retrasos cuando no haya tiempo disponible.
- Usar diferentes metodologías o medios. Es posible comenzar con una lista en papel, luego decidir utilizar una herramienta digital más dinámica y finalmente pasar a una aplicación en línea. Si se están probando opciones, eso está bien, pero no conviene tener partes del trabajo dispersas en diferentes lugares. Una vez evaluadas las ventajas y desventajas, tome una decisión y manténgase con ella.
- No cree la lista de tareas el mismo día en que comenzará el trabajo. A algunas personas les gusta comenzar el día haciendo una lista de tareas, pero eso quita tiempo de trabajo, reduce la productividad y puede convertirse en una forma de procrastinación. Es mejor terminar el día preparando el siguiente día, semana o mes y organizando el trabajo con anticipación. Así podrá comenzar el día de inmediato.
- No sea poco realista. Una lista de tareas es un documento de trabajo, no una lista de deseos. Debe incluir objetivos alcanzables. Para determinar qué es realista y qué no, puede utilizar la técnica SMART, que significa específico, medible, alcanzable, resultados y plazo de tiempo. Esto ayudará a identificar lo que se puede y no se puede hacer.
Más sobre la gestión de tareas
Las listas de tareas no son la única forma de gestionar tareas, por supuesto. Existe toda una disciplina dedicada a ello llamada gestión de tareas. Esta amplía el concepto de lista de tareas para incluir la asignación, colaboración, seguimiento y elaboración de reportes sobre el trabajo.
Por ejemplo, un tablero kanban es una herramienta visual utilizada para hacer el trabajo más eficiente. Las tareas se representan mediante tarjetas que se mueven de una columna a otra a medida que avanzan por el ciclo de producción. Esto permite que los equipos administren el backlog y planifiquen sprints, mientras que los gerentes tienen visibilidad total del proceso.
Los diagramas de Gantt son una herramienta visual para planificar y programar proyectos. Cuentan con una línea de tiempo en la que cada tarea se representa desde el inicio hasta la finalización. Además, los diagramas de Gantt permiten dividir tareas más grandes en hitos, que indican cuándo termina una fase y comienza otra. También incluyen herramientas para vincular dependencias entre tareas, es decir, aquellas tareas que deben comenzar o finalizar cuando otra inicia o termina. Esto ayuda a evitar cuellos de botella más adelante en el proyecto.
Si está buscando una herramienta de lista de tareas capaz de gestionar proyectos de principio a fin, pruebe ProjectManager. La herramienta incluye todas las funciones de gestión de tareas mencionadas anteriormente y muchas más para ayudar a planificar, hacer seguimiento y generar reportes sobre proyectos. Mantenga el trabajo bajo control y mejore la productividad aprovechando esta prueba gratuita de 30 días. ¡Regístrese hoy mismo!