Los proyectos necesitan una variedad de recursos para ejecutarse y entregarse con éxito. En la mayoría de los casos, estos recursos provienen de una organización patrocinadora o de un patrocinador de proyecto.

¿Qué es un patrocinador de proyecto? Definición

Un patrocinador de proyecto es una persona que proporciona los recursos financieros para financiar un proyecto. Además de asegurar la financiación, el patrocinador de proyecto puede proponer el acta de constitución de proyecto, el caso de negocio establecer la visión del proyecto y definir las directrices de gobernanza. El patrocinador de proyecto también suele ser responsable del retorno de la inversión y del impacto que el proyecto tiene en la organización. Una vez aprobado el proyecto, el patrocinador supervisa al equipo de gestión del proyecto desde una perspectiva estratégica, mientras que los gestores de proyectos se encargan de las actividades diarias.

¿El patrocinador de proyecto financia el proyecto?

Si bien es habitual que el patrocinador de proyecto asegure la financiación desde una organización, no es responsable de financiarlo por completo. El patrocinador es un defensor del proyecto y su papel va más allá de financiarlo, ya que trabaja para aprobar gastos y asignar los fondos necesarios para iniciar y completar el proyecto.

Piensa en el patrocinador de proyecto como la persona que garantiza que el proyecto esté alineado con los objetivos estratégicos de la organización. Su función principal es ofrecer dirección estratégica, autoridad y apoyo para asegurar el éxito del proyecto, y al hacerlo, obtiene la financiación desde la organización en lugar de aportarla directamente de sus propios recursos financieros.

Patrocinio de proyectos

El patrocinio de proyectos puede variar según el tipo de proyecto y la organización. Por ejemplo, en una empresa unipersonal, el patrocinador de proyecto es el propietario del negocio, quien contrata a un equipo de proyecto para ejecutar el trabajo. En el caso de un proyecto de TI en una organización grande, el patrocinador de proyecto podría ser el director de información, quien trabajará con un gestor de proyectos de TI y un grupo de miembros del equipo. En otros casos, los ejecutivos de nivel C y los gerentes senior pueden ser los patrocinadores ejecutivos de un proyecto.

Los patrocinadores de proyecto y los gestores de proyectos necesitan una herramienta de gestión de proyectos para colaborar y garantizar que sus proyectos sean exitosos. ProjectManager es un software de gestión de proyectos robusto con todas las herramientas necesarias para planificar, programar y hacer seguimiento de proyectos desde la ideación hasta la entrega, como diagramas de Gantt, tableros kanban y hojas de tiempo. Además, ProjectManager cuenta con tableros en tiempo real, funciones de colaboración e informes de proyecto que ayudan a los patrocinadores de proyecto a supervisar múltiples proyectos y comunicar su avance a sus organizaciones.

Rol del patrocinador de proyecto

El patrocinador de proyecto es responsable de muchos aspectos del proyecto, desde iniciarlo y asegurar su viabilidad hasta hacer seguimiento al avance y evaluar sus resultados. Su rol puede dividirse en tres partes: visión del proyecto, gobernanza del proyecto y realización del valor o beneficios.

Establecer la visión del proyecto

• Garantiza que el caso de negocio sea válido y esté alineado con la propuesta del negocio
• Alinea el proyecto con la estrategia, los objetivos y las metas del negocio
• Se mantiene informado de los eventos del proyecto para asegurar su viabilidad
• Determina la viabilidad del proyecto
• Define los criterios de éxito del proyecto y cómo encaja con el negocio en general

Establecer las directrices de gobernanza del proyecto

• Garantiza que el proyecto esté alineado con los objetivos estratégicos de su organización
• Mantiene las prioridades organizacionales durante todo el proyecto
• Ofrece apoyo para la organización del proyecto
• Define los roles del proyecto y la estructura de informes
• Actúa como punto de escalación cuando surgen problemas fuera del control del gestor de proyectos
• Obtiene los recursos financieros del proyecto y aprueba el plan de recursos preparado por el gestor de proyectos
• Toma decisiones sobre el avance y las fases del proyecto

Definir objetivos y estimar los beneficios del proyecto

• Garantiza que los riesgos y los cambios sean gestionados
• Ayuda a asegurar los controles del proyecto y la revisión de procesos
• Supervisa la entrega del valor del proyecto
• Aprueba los entregables
• Evalúa el estado del proyecto y su avance
• Colabora en la toma de decisiones
• Supervisa la calidad del proyecto a lo largo de sus fases

Responsabilidades del patrocinador de proyecto

Los patrocinadores de proyecto desempeñan distintos roles en cada fase del ciclo de vida del proyecto. Aquí tienes una descripción general de los principales roles y responsabilidades de un patrocinador de proyecto en cada fase de la gestión del proyecto.

Responsabilidades del patrocinador de proyecto durante la iniciación

Los patrocinadores de proyecto son responsables de revisar y aprobar las propuestas de proyecto para asegurarse de que estén alineadas con la planificación estratégica de la organización. También pueden aportar comentarios para asegurar que la propuesta sea aprobada por la alta dirección y así ayudar a asegurar la financiación.

El patrocinador de proyecto selecciona al gestor de proyectos durante la fase de iniciación, y le otorga un mandato claro, contexto para el proyecto y el nivel de autoridad que tendrá.

Durante la iniciación, el patrocinador de proyecto se asegura de que el proyecto sea adecuado para la organización, aportando comentarios sobre el acta de proyecto y participando en la reunión de lanzamiento. El patrocinador ayuda en la toma de decisiones durante esta fase.

Responsabilidades del patrocinador de proyecto durante la planificación

En la fase de planificación, el patrocinador de proyecto verifica que el plan del proyecto sea realista y viable. Esto incluye revisar las restricciones de tiempo y asegurarse de que el equipo no tenga expectativas imposibles de cumplir.

El patrocinador de proyecto también puede ayudar a resolver problemas que estén fuera del alcance del gestor de proyectos. Si hay otros proyectos en curso, el patrocinador se encarga de que trabajen de forma coordinada y no en conflicto.

Responsabilidades del patrocinador de proyecto durante la ejecución

Durante las fases de implementación y control, el patrocinador de proyecto debe trabajar con el gestor de proyectos sin sobrepasar límites. Evalúa el avance real del proyecto en comparación con lo planificado y proporciona retroalimentación cuando es necesario.

Los patrocinadores también ayudan al gestor de proyectos y al equipo a trabajar de manera más autónoma para resolver problemas a medida que surgen, asegurándose de que los procesos se sigan correctamente. Identifican factores que puedan causar problemas y celebran la culminación de los hitos.

Responsabilidades del patrocinador de proyecto durante el cierre

En la fase de cierre, el patrocinador de proyecto participa en la evaluación post-mortem del rendimiento y otros aspectos del proyecto. Se asegura de que las entregas y aprobaciones finales se realicen correctamente. También facilita la conversación que determina si el proyecto fue un éxito o un fracaso.

En general, un patrocinador de proyecto ayuda a optimizar las comunicaciones. Fomenta la confianza y la colaboración, y evita que los problemas escalen. En cuanto a los problemas, establece mecanismos para identificar inconvenientes relacionados con cronograma, costos y calidad. En ese sentido, también se encarga de garantizar que la gestión de riesgos sea eficaz. Por último, promueve el registro y la documentación para almacenar datos históricos.

Ahora que entendemos mejor el rol del patrocinador de proyecto, comparemos este puesto con otros roles de gestión de proyectos similares.

Patrocinador de proyecto vs. gestor de proyectos

Como se mencionó antes, el patrocinador de proyecto difiere del gestor de proyectos porque este último está a cargo de las operaciones diarias del equipo de gestión del proyecto durante las fases de planificación, programación, ejecución y cierre.

El patrocinador de proyecto, en cambio, supervisa el proyecto desde una perspectiva estratégica que requiere comprender cómo los proyectos se alinean con la planificación estratégica de la organización. Esta mentalidad le permite priorizar ideas de proyectos según los beneficios que aporten a la organización.

Patrocinador de proyecto vs. propietario del proyecto

Mientras que el patrocinador de proyecto se enfoca principalmente en asegurar los recursos financieros y poner el proyecto en marcha, el propietario del proyecto es la persona responsable del éxito o fracaso general del proyecto. Trabajará estrechamente con los gestores de proyectos para asegurar que todo avance según lo previsto y reportará los resultados al patrocinador.

Patrocinador de proyecto vs. patrocinador ejecutivo

Aunque los términos patrocinador de proyecto y patrocinador ejecutivo pueden utilizarse indistintamente, existen diferencias sutiles entre estos roles, especialmente en organizaciones grandes y complejas.

El patrocinador de proyecto está más involucrado directamente en el proyecto, actuando como la persona responsable del éxito del proyecto. Proporciona apoyo, recursos y orientación al equipo, ayudando a cerrar la brecha entre el equipo y la alta dirección.

El patrocinador ejecutivo, por otro lado, es un defensor de alto nivel del proyecto y se centra en la visión general. Tiene una mentalidad más estratégica y se asegura de que el proyecto esté alineado con los objetivos globales de la organización. Además de abogar por el proyecto en los niveles más altos, ayuda a eliminar obstáculos organizacionales importantes y a obtener el apoyo ejecutivo necesario.

Patrocinador de proyecto vs. champion del proyecto

Pueden existir algunas características superpuestas entre un patrocinador de proyecto y un champion del proyecto, pero se trata de roles distintos. Normalmente, un patrocinador de proyecto ocupa un puesto formal de alto nivel dentro de la organización. Tiene la autoridad para asignar recursos, aprobar presupuestos y tomar decisiones esenciales. También puede proporcionar recursos y garantizar que el proyecto entregue el valor empresarial esperado.

Los champions del proyecto desempeñan un rol más informal en la influencia del proyecto. Pueden o no ocupar un puesto de alto nivel, y su impacto proviene de su pasión y entusiasmo por el proyecto. El champion puede ayudar a motivar e inspirar al equipo, ofreciendo apoyo y aliento para impulsar el proyecto.

Patrocinador de proyecto vs. interesado del proyecto

El interesado del proyecto puede confundirse con el patrocinador de proyecto debido a la similitud en los términos. Sin embargo, sus roles y su nivel de participación en el proyecto son muy diferentes.

Un interesado del proyecto es cualquier persona afectada por el proyecto en algún grado. Hay interesados internos como la junta directiva, los accionistas y los empleados, y también interesados externos como agencias gubernamentales, propietarios de terrenos, etc. El patrocinador de proyecto suele formar parte de la organización que es propietaria del proyecto.

¿Qué habilidades debe tener un patrocinador de proyecto?

Los patrocinadores de proyecto suelen ser gerentes senior o ejecutivos con gran capacidad de liderazgo, planificación financiera, planificación estratégica y gestión empresarial. Necesitan pensar estratégicamente y tener la capacidad de anticipar desafíos y oportunidades potenciales, guiando el proyecto en consecuencia.

Las habilidades de comunicación y relaciones interpersonales les permiten comunicarse eficazmente con distintos públicos, mientras que las habilidades para resolver problemas les ayudan a desarrollar soluciones creativas cuando surgen problemas complejos.

Sin embargo, para desempeñar con éxito su rol de patrocinador de proyecto, deben ser expertos en gestión de portafolios de proyectos y contar con habilidades de gestión de proyectos como planificación, programación y seguimiento. Esto se complementa con la capacidad del patrocinador para identificar y mitigar riesgos, ya que pueden detectar problemas potenciales antes de que descarrilen el proyecto.

Cómo ProjectManager ayuda a los patrocinadores de proyecto y gestores de proyectos

Los patrocinadores de proyecto necesitan actualizaciones periódicas del estado del proyecto. ProjectManager ofrece varias herramientas que ayudan a completar tareas a tiempo y dentro del presupuesto, y luego comunicar ese éxito al patrocinador de proyecto.

Planifica, programa y haz seguimiento con diagramas de Gantt

Por ejemplo, con nuestro diagrama de Gantt en línea, cuando los miembros del equipo inician sesión y completan sus tareas asignadas, el avance del proyecto se actualiza en tiempo real. Esto te ayuda a mantenerte dentro del cronograma y ofrece una forma visual de actualizar al patrocinador de proyecto sobre el estado del proyecto.

Supervisa proyectos de un vistazo con tableros en tiempo real

ProjectManager también cuenta con un panel en tiempo real que muestra datos vivos del proyecto. Estos gráficos pueden filtrarse para mostrar solo la información que el patrocinador de proyecto quiere ver y luego compartirse digitalmente o imprimirse para una presentación. Si te vas a reunir con el patrocinador de proyecto, lleva el software contigo; podrás acceder fácilmente a él si surge alguna pregunta que requiera profundizar en los datos.

Los patrocinadores de proyecto necesitan este tipo de transparencia: se sienten parte del proceso y pueden proporcionar la orientación que se les asigna para mantener el proyecto alineado con los objetivos empresariales de la organización.

Los patrocinadores de proyecto son uno de los muchos engranajes que impulsan un proyecto hacia un final exitoso. Son especialmente importantes porque tienen el poder de aprobar o rechazar cambios para mantener los proyectos alineados con la estrategia empresarial. Por ello, debes mantenerlos bien informados. Si deseas integrar mejor al patrocinador de proyecto, prueba ProjectManager gratis con este periodo de 30 días.