Crear un plan de proyecto es una de las responsabilidades más importantes de un director de proyectos. Este documento debe incluir todo lo que el equipo necesita para ejecutar un proyecto, como su presupuesto, cronograma, alcance, requerimientos de recursos, roles y responsabilidades, entre otros aspectos. Sin embargo, crear planes de proyecto puede ser un desafío tanto para los directores principiantes como para los experimentados. Por eso hemos creado este ejemplo de plan de proyecto para ayudar a los directores a incluir lo más importante.
Cuando estés listo, puedes probar ProjectManager. Somos un software de gestión de proyectos en línea con herramientas como diagramas de Gantt para filtrar la ruta crítica y líneas base que te permiten comparar el esfuerzo planificado con el esfuerzo real en tiempo real. Una vez que hayas creado tu plan de proyecto, usa el Gantt para cumplirlo. Empieza gratis hoy mismo.
Ejemplo de plan de proyecto
Es importante tener en cuenta que la complejidad de un plan de proyecto puede variar según el tipo de proyecto o la organización. Este ejemplo de plan de proyecto cubre las áreas básicas de tu proyecto, como la programación, la gestión del alcance y la gestión de tareas. Además, puedes añadir otras secciones e incluso otros documentos del proyecto para incluir todo el detalle que necesites.
1. Alcance del proyecto
Definir el alcance del proyecto es uno de los pasos más importantes al crear un plan de proyecto. El término alcance del proyecto se refiere a las tareas y entregables que deben completarse para finalizar el proyecto con éxito.
Con base en el alcance del proyecto, podrás priorizar las tareas y calcular el presupuesto y el cronograma. Enumera tus tareas en orden de importancia y haz una estimación de cuánto dinero y tiempo se necesitarán para completar el proyecto.
| Entregable | Descripción | Criterios de aceptación | Responsable |
| Diseño del sitio web | Creación del diseño visual y estructura de navegación del sitio web corporativo. | Aprobación del diseño por parte del cliente y compatibilidad con dispositivos móviles. | Equipo de diseño |
| Desarrollo del sistema | Programación del backend y base de datos para el portal de clientes. | Funcionalidad completa y sin errores críticos en pruebas de usuario. | Desarrolladores |
| Capacitación del usuario | Sesiones de formación para el personal sobre el uso del nuevo sistema. | Al menos el 90% de los participantes completan la formación y aprueban la evaluación. | Gerente de proyecto |
2. Tareas del proyecto
Las tareas son los trabajos pequeños que conforman el proyecto. Debes crear una lista detallada y priorizada que determine cada paso del proyecto. Habrá tareas que sean cruciales para el éxito del proyecto y deban completarse, pero también otras que se puedan eliminar sin afectar el resultado general.
Una vez que hayas recopilado las tareas necesarias para completar el proyecto, debes determinar, con la mayor precisión posible, cuánto tiempo tomará cada una. Solo podrás hacer una estimación, por supuesto, pero deberías basarte en la experiencia previa y en cualquier otro factor disponible para que esas estimaciones sean lo más precisas posible.
Para gestionar las tareas de tu proyecto, recomendamos utilizar las siguientes herramientas:
- EDT: una estructura de desglose del trabajo (EDT) te permite dividir el alcance del proyecto en tareas individuales que pueden gestionarse fácilmente.
- Listas de tareas: las listas de tareas son ideales tanto para los directores de proyectos como para los miembros del equipo. Son una forma sencilla de planificar, programar y hacer seguimiento del trabajo.
- Tableros kanban: los tableros kanban permiten a los directores gestionar los flujos de trabajo con un enfoque visual de gestión de tareas.
- Diagramas de Gantt: los diagramas de Gantt son una potente herramienta de gestión de proyectos que permite administrar tareas y cronogramas.
| ID | Tarea | Prioridad | Duración estimada | Responsable | Estado |
| 1 | Reunión inicial con el cliente | Alta | 1 día | Gerente de proyecto | Completada |
| 2 | Definir requisitos funcionales | Alta | 3 días | Analista de negocio | En progreso |
| 3 | Diseñar prototipo inicial | Media | 5 días | Diseñador UX | Pendiente |
| 4 | Desarrollar módulo de autenticación | Alta | 7 días | Desarrollador backend | Pendiente |
3. Hitos del proyecto
Estos son las fases o eventos principales de tu proyecto que se agrupan para dividir el proyecto en partes más manejables. Los hitos del proyecto pueden añadirse a un diagrama de Gantt con una descripción y una fecha de entrega; hablaremos más sobre esto a continuación.
| Hito | Descripción | Fecha de entrega | Dependencias |
| Inicio del proyecto | Firma del contrato y aprobación del plan de trabajo. | 05/01/2025 | Ninguna |
| Entrega del prototipo | Presentación del diseño funcional y validación del cliente. | 20/01/2025 | Definición de requisitos |
| Pruebas del sistema | Pruebas integrales antes del lanzamiento. | 15/02/2025 | Desarrollo completado |
| Lanzamiento del producto | Implementación final y entrega al cliente. | 01/03/2025 | Pruebas del sistema |
4. Dependencias de tareas del proyecto
No todas las tareas son iguales, ya que algunas no pueden comenzar hasta que la anterior haya finalizado. Es importante saber qué tareas son dependientes entre sí. Una tarea dependiente puede bloquear el trabajo de otro miembro del equipo y hacer que todo el proyecto se desvíe. Asegúrate de anotar esas dependencias en tu plan de proyecto y enlazarlas para que tú y el equipo sean conscientes de la importancia de completar una antes de iniciar la otra.
| ID de tarea | Tarea | Depende de | Tipo de dependencia | Impacto si se retrasa |
| 1 | Revisión de requisitos | Ninguna | Inicio a inicio | Retrasa la planificación general |
| 2 | Diseño del prototipo | Revisión de requisitos | Fin a inicio | Afecta el inicio del desarrollo |
| 3 | Desarrollo del sistema | Diseño del prototipo | Fin a inicio | Retrasa pruebas y entregas posteriores |
| 4 | Pruebas de aceptación | Desarrollo del sistema | Fin a inicio | Pospone la entrega al cliente |
5. Duración de las tareas
Para crear un cronograma de proyecto, debes conocer la duración de cada tarea. Asegúrate de incluir esta información en tu plan de proyecto para que los miembros del equipo sepan el tiempo asignado a cada una.
| Tarea | Fecha de inicio | Fecha de fin | Duración estimada | Duración real |
| Revisión de requisitos | 03/01/2025 | 05/01/2025 | 3 días | 3 días |
| Diseño del prototipo | 06/01/2025 | 12/01/2025 | 5 días | 6 días |
| Desarrollo del sistema | 13/01/2025 | 27/01/2025 | 10 días | 11 días |
| Pruebas de aceptación | 28/01/2025 | 31/01/2025 | 4 días | 4 días |
6. Requerimientos de recursos
Tu plan de proyecto debe describir los requerimientos de recursos de cada tarea. Esto incluye las horas de trabajo, horas de uso de equipos y materiales. Al definir claramente los recursos necesarios para cada tarea, estableces la base para una planificación, programación y seguimiento de recursos eficaces.
| Tarea | Recurso | Tipo | Horas estimadas | Materiales requeridos |
| Diseño del prototipo | Diseñador UX | Recurso humano | 40 horas | Herramientas de diseño (Figma, Adobe XD) |
| Desarrollo del sistema | Desarrollador backend | Recurso humano | 80 horas | Servidor de pruebas, IDE, librerías |
| Pruebas de aceptación | QA Tester | Recurso humano | 30 horas | Herramientas de testeo, dispositivos móviles |
| Capacitación del usuario | Instructor | Recurso humano | 16 horas | Manual del usuario, proyector |
7. Cronograma del proyecto
Ahora que has recopilado información sobre las tareas, como su duración, dependencias, fechas límite y requerimientos de recursos, puedes crear un cronograma de proyecto preciso que también considere la asignación de recursos para cada tarea. Tu cronograma debe organizar las tareas de manera que el equipo pueda completar el proyecto sin contratiempos y con el tiempo suficiente.
| Fase | Tareas incluidas | Fecha de inicio | Fecha de fin | Duración |
| Inicio | Reunión inicial, revisión de requisitos | 03/01/2025 | 06/01/2025 | 4 días |
| Planificación | Diseño del prototipo, definición del cronograma | 07/01/2025 | 14/01/2025 | 8 días |
| Ejecución | Desarrollo del sistema, integración de componentes | 15/01/2025 | 04/02/2025 | 15 días |
| Cierre | Pruebas finales, capacitación, entrega al cliente | 05/02/2025 | 10/02/2025 | 6 días |
8. Presupuesto del proyecto
El éxito financiero de tu proyecto depende de la precisión del presupuesto del proyecto. Para elaborarlo, deberás estimar los costos de cada tarea en función de los requerimientos de recursos definidos previamente.
Una vez que tengas una estimación de costos para cada tarea, puedes sumar esos valores para obtener una estimación del costo total del proyecto. Esta será la base de tu presupuesto. Nuestra plantilla gratuita de presupuesto de proyecto es una excelente herramienta para ayudarte en este proceso.
| Partida | Descripción | Costo estimado (USD) | Costo real (USD) | Variación |
| Recursos humanos | Salarios del equipo de desarrollo y diseño | 12,000 | 12,500 | +500 |
| Infraestructura | Servidores, alojamiento web, herramientas de software | 3,000 | 2,800 | -200 |
| Capacitación | Formación para el personal del cliente | 1,000 | 900 | -100 |
| Contingencia | Reserva para imprevistos del proyecto | 1,500 | 1,000 | -500 |
| Total | — | 17,500 | 17,200 | -300 |
10. Registro de riesgos
Un registro de riesgos es un documento donde los directores de proyecto pueden listar fácilmente los riesgos existentes y potenciales del proyecto. Es un elemento fundamental de cualquier plan de proyecto, ya que permite priorizar riesgos, desarrollar estrategias de mitigación y asignar responsables para cada riesgo. También puedes crear un plan de gestión de riesgos para detallar tus tácticas de gestión de riesgos.
| ID | Riesgo | Probabilidad | Impacto | Estrategia de mitigación | Responsable |
| R-01 | Retraso en la entrega de requisitos | Alta | Alto | Reuniones semanales de seguimiento con el cliente | Gerente de proyecto |
| R-02 | Fallo en el entorno de pruebas | Media | Medio | Copia de seguridad del entorno y revisión técnica previa | Administrador de TI |
| R-03 | Rotación del personal clave | Baja | Alto | Plan de reemplazo y documentación continua del proyecto | Gerente de RRHH |
| R-04 | Cambio en los requisitos del cliente | Media | Alto | Proceso formal de gestión de cambios | Gerente de proyecto |
11. Proceso de gestión de cambios
Habrá circunstancias fuera de tu control que harán necesario ajustar el plan de proyecto. Por ejemplo, un interesado clave podría añadir un nuevo requisito justo después de que inicie la ejecución. Esto afecta lo que habías planificado inicialmente.
Para manejar situaciones como esta, necesitarás un plan de gestión de cambios. La mayoría de los procesos de gestión de cambios funcionan con una solicitud de cambio presentada por la persona que desea modificar el plan. Una vez que se aprueba esa solicitud, se emite una orden de cambio y se ejecuta la modificación.
Quién aprueba las solicitudes de cambio puede variar según la organización. Algunas cuentan con un comité de control de cambios (CCB), mientras que otras delegan esta función en el director del proyecto.
| ID de cambio | Descripción | Solicitado por | Fecha de solicitud | Estado | Aprobado por |
| C-01 | Agregar módulo de informes personalizados al sistema. | Cliente | 20/01/2025 | Aprobado | Comité de control de cambios (CCB) |
| C-02 | Modificar la interfaz principal para incluir el logotipo actualizado. | Gerente de marketing | 25/01/2025 | Pendiente | Gerente de proyecto |
| C-03 | Extender el plazo de entrega de pruebas una semana más. | Equipo de QA | 28/01/2025 | Rechazado | Gerente de proyecto |
12. Supuestos del proyecto
No importa cuánto planifiques y estimes, siempre quedarán algunos supuestos e hipótesis. Los supuestos del proyecto se refieren a todo aquello que el equipo de gestión de proyectos considera cierto sin tener necesariamente datos o evidencia que lo respalden. Estos supuestos se confirman o se refutan a medida que se ejecuta el proyecto. Es importante documentar todos los supuestos del equipo, ya que podrían ser relevantes en el futuro.
| ID | Supuesto | Base del supuesto | Riesgo asociado si no se cumple |
| A-01 | El cliente entregará todos los requisitos antes del inicio del desarrollo. | Compromiso verbal del cliente en la reunión inicial. | Retraso en la planificación y sobrecostos por redefinición de alcance. |
| A-02 | El equipo de desarrollo estará disponible al 100% durante el proyecto. | Asignación confirmada por la dirección de TI. | Retraso en entregas por falta de recursos. |
| A-03 | El software se implementará en un entorno de producción estable. | Confirmación del proveedor de infraestructura. | Posibles fallos técnicos o interrupciones del servicio. |
13. Restricciones del proyecto
Existen restricciones que aplican a todo proyecto. Inicialmente, la mayoría de los expertos en gestión de proyectos coincidían en tres restricciones: tiempo, costo y alcance, conocidas como la triple restricción de la gestión de proyectos. Sin embargo, hoy en día la mayoría de los directores de proyectos coinciden en que existen tres restricciones adicionales: calidad, riesgo y recursos.
| Restricción | Descripción | Impacto potencial | Acción de control |
| Tiempo | El proyecto debe completarse antes del 15 de marzo de 2025. | Reducción del margen de maniobra en caso de retrasos. | Seguimiento semanal del avance y control del cronograma. |
| Costo | El presupuesto máximo aprobado es de USD 18,000. | Limitaciones en la contratación de recursos externos. | Uso de reserva de contingencia solo con aprobación formal. |
| Alcance | Solo incluye el desarrollo del módulo principal, sin extensiones futuras. | Riesgo de solicitudes adicionales fuera de alcance. | Aplicación estricta del proceso de gestión de cambios. |
| Calidad | El software debe cumplir con las normas ISO 9001 de aseguramiento de calidad. | Aumento del tiempo de validación y pruebas. | Auditorías internas de calidad en cada fase del proyecto. |
| Recursos | El equipo disponible se limita a seis personas. | Sobrecarga de trabajo y riesgo de retrasos. | Priorización de tareas críticas y redistribución de carga. |
Plantilla de plan de proyecto
Esta plantilla gratuita de plan de proyecto es una excelente herramienta para crear un plan de proyecto. Úsala para describir el alcance, el cronograma, el presupuesto y otros detalles importantes de la gestión de proyectos.
También puedes agregar documentación adicional. Explora nuestra biblioteca de plantillas de gestión de proyectos para encontrar más plantillas gratuitas de gestión de proyectos.
Uso de software de gestión de proyectos para hacer seguimiento a un plan
Como puedes ver, incluso un proyecto simple requiere recopilar y organizar mucha información. Puedes hacerlo de la manera tradicional, en papel, pero existen herramientas de planificación que facilitan ese trabajo y lo hacen más eficiente y productivo.
Como se mencionó anteriormente, hay plantillas de gestión de proyectos que puedes usar para crear tu plan paso a paso. Aunque son un buen punto de partida, siguen siendo documentos independientes que pueden resultar difíciles de compartir. Pueden sobrescribirse o duplicarse en los correos de los miembros del equipo, lo que provoca confusión y serias consecuencias para el proyecto.
No es necesario dejar de usar las plantillas de planificación de proyectos. Son una excelente manera de comenzar el proceso de planificación. Sin embargo, las herramientas de gestión de proyectos en línea te ofrecen mayor flexibilidad, más funciones y una plataforma que fomenta la colaboración real para alcanzar el éxito del proyecto.
ProjectManager es ideal para la planificación de proyectos
Ninguna herramienta de gestión de proyectos hace más por la planificación que ProjectManager. Nuestro software galardonado incluye potentes funciones que te ayudan en todos los aspectos de la planificación.
Una de esas funciones es nuestro diagrama de Gantt en línea. Los diagramas de Gantt son herramientas excelentes para visualizar tu cronograma mediante un gráfico de barras que muestra las tareas, la duración e incluso las dependencias entre ellas. Estas dependencias están enlazadas, por lo que puedes ver fácilmente dónde los miembros del equipo podrían quedar bloqueados.
Cuando llevas tu diagrama de Gantt a un entorno en línea, se abre un nuevo mundo de posibilidades de gestión. Primero, puedes importar fácilmente tu plan de proyecto a ProjectManager desde cualquier plantilla creada en Word o Excel, manteniendo el formato y completando automáticamente la hoja de cálculo y el gráfico de barras del Gantt.
Como el diagrama de Gantt está en línea, es fácil de usar. Todas las tareas se guardan de forma remota y pueden compartirse fácilmente desde cualquier dispositivo. La colaboración se realiza a nivel de tarea, y puedes adjuntar archivos y mantener la conversación vinculada al trabajo correspondiente.
Como se mencionó, los cambios son inevitables, y un diagrama de Gantt en línea te permite ajustar la duración de las tareas con solo arrastrar y soltar el cursor. Esto te ahorra tiempo, al igual que las notificaciones automáticas que te alertan cuando una tarea se completa o está a punto de retrasarse, para que puedas detectarlo en tiempo real y corregirlo antes de que se convierta en un problema.
Las herramientas de planificación en línea hacen la planificación más productiva
Esa es solo una de las ventajas de planificar con ProjectManager. Aún necesitas recopilar los datos, pero ahora se almacenan en línea, donde pueden acceder fácilmente los miembros del equipo y las partes interesadas. Cada vez que importas tu lista de tareas en el software de gestión de proyectos, se crea automáticamente tu plan, lo que te permite centrarte en gestionar un proyecto exitoso.
Cuando planificas un proyecto y gestionas todas sus fases hasta su finalización con éxito, necesitas las herramientas adecuadas para optimizar el proceso y fomentar la colaboración y la comunicación. ProjectManager tiene todas las funciones necesarias para planificar tu proyecto y es una herramienta en línea que informa en tiempo real, de modo que siempre tendrás claridad sobre el plan frente a la ejecución real del proyecto. Compruébalo tú mismo con nuestra prueba gratuita de 30 días.