Los gerentes de proyecto conocen la ruta crítica. Es la secuencia más larga de tareas que deben completarse para entregar el proyecto y estas tareas se conocen como actividades críticas. Retrasar cualquiera de ellas retrasa el cronograma general. Un cronograma CPM o cronograma del método de la ruta crítica utiliza la ruta crítica al programar un proyecto.
Utilizar un cronograma CPM brinda a los gerentes de proyecto información valiosa durante la fase de planificación de sus proyectos. También ayuda a mantener el proyecto dentro del cronograma al enfocarse en lo que debe hacerse y saber qué puede omitirse si es necesario. Todo gerente de proyecto debería tener un cronograma CPM en su conjunto de herramientas. Aprenda cómo crear uno, aproveche algunas plantillas gratuitas para ayudarle y descubra cómo el software CPM facilita el proceso.
¿Qué es un cronograma CPM?
Un cronograma CPM se utiliza para planificar y controlar un proyecto. Identifica las actividades que requerirán la mayor cantidad de tiempo para completar el proyecto mientras se entregan todas las actividades críticas. Esto se conoce como la ruta crítica y controla la duración del proyecto. Un cronograma CPM asigna a cada actividad una fecha de inicio temprana y una fecha de inicio tardía. Este calendario se visualiza en un diagrama de red o un diagrama de Gantt.
Una tarea crítica tiene una reserva de tiempo de ejecución igual a cero, lo que significa que si cambia la duración de la tarea, el cronograma de todo el proyecto se verá afectado. Este impacto negativo terminará siendo costoso, además de añadir tiempo al cronograma y posiblemente introducir riesgos. Por eso las tareas críticas dentro de un cronograma CPM requieren control y detección oportuna de riesgos.
El método de la ruta crítica se utiliza ampliamente en el sector del transporte, pero también puede aplicarse a proyectos de construcción, aeroespacial y defensa, desarrollo de software, investigación, desarrollo de productos, ingeniería y mantenimiento de plantas, entre otros. Los cronogramas CPM son tan utilizados porque visualizan el cronograma de manera gráfica y priorizan las actividades críticas que requieren atención.
Determinar la ruta crítica requiere mucho tiempo y los gerentes de proyecto han recurrido al software de gestión de proyectos para obtener ayuda. Sin embargo, no todos los programas cuentan con esa funcionalidad. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea con sólidos diagramas de Gantt que filtran la ruta crítica. No tendrá que hacer nada más que presionar una tecla. Nuestros diagramas de Gantt también le permiten establecer una línea base una vez que haya creado su plan de proyecto. Ahora puede realizar un seguimiento en tiempo real del esfuerzo planificado frente al esfuerzo real para ayudar a mantener el proyecto dentro del cronograma. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.
¿Para qué se utiliza un cronograma CPM?
Un cronograma CPM es una técnica de planificación que ayuda a los gerentes de proyecto a identificar qué debe hacerse en sus proyectos y cuánto tiempo tomará. Proporciona información útil al planificar un proyecto, asignar recursos y, por supuesto, programar tareas o actividades.
Los gerentes de proyecto utilizan un cronograma CPM tanto para proyectos actuales como futuros porque permite evaluar las expectativas y compararlas con el progreso real. Los datos recopilados en el proyecto en el que está trabajando actualmente pueden ayudarle a programar el siguiente proyecto con mayor precisión.
La programación no se limita únicamente a la duración y los plazos. También existen recursos que deben asignarse. Un cronograma CPM hace que la gestión de recursos sea más efectiva al permitir que los gerentes de proyecto prioricen tareas porque pueden ver cuándo y cómo deberán asignarlos de la mejor manera.
Incluso los mejores cronogramas encontrarán problemas que causarán retrasos. Los gerentes de proyecto trabajan para evitar situaciones que puedan afectar negativamente la línea de tiempo del proyecto. Un cronograma CPM ayuda a lograrlo al facilitar la prevención de cuellos de botella. Los cuellos de botella pueden evitarse al identificar qué tareas pueden y cuáles no pueden ejecutarse en paralelo al programar el proyecto.
¿Qué debe incluir un cronograma CPM?
Para crear un cronograma CPM, primero debe conocer sus componentes, los cuales se presentan a continuación.
- Tareas: Una unidad individual de trabajo dentro de una cadena más amplia de actividades que conduce a un entregable o a la finalización del proyecto.
- Fecha de inicio más temprana: El punto más temprano del cronograma en el que una actividad puede comenzar.
- Fecha de inicio más tardía: El punto más tardío del cronograma en el que una actividad puede comenzar.
- Fecha de finalización más temprana: El punto más temprano del cronograma en el que una actividad puede finalizar.
- Fecha de finalización más tardía: El punto más tardío del cronograma en el que una actividad puede finalizar.
- Duración acelerada: El menor tiempo posible para completar una actividad.
- Dependencias entre tareas: Ocurren cuando una tarea debe finalizar o comenzar antes de que otra pueda comenzar o finalizar. Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas: fin a inicio, fin a fin, inicio a inicio e inicio a fin.
- Hitos del proyecto: Un punto importante dentro del cronograma del proyecto, como el inicio o finalización de una fase del proyecto.
Cómo crear un cronograma CPM
Ahora que comprendemos los términos, es momento de crear un cronograma CPM. Esto puede hacerse siguiendo los siete pasos descritos a continuación. Como puede observar, el proceso requiere tiempo. Aunque es importante comprenderlo, un software de gestión de proyectos como ProjectManager realiza este trabajo automáticamente. Solo debe filtrar la ruta crítica y podrá verla en la línea de tiempo de su diagrama de Gantt. Sin embargo, si no cuenta con un software de gestión de proyectos, siga estos pasos.
1. Enumere todas las tareas del proyecto
Para comenzar, debe conocer todas las actividades que formarán parte de su proyecto. Una estructura de desglose del trabajo (EDT) es un diagrama en árbol que le permite identificar todos los entregables del proyecto y las tareas necesarias para crearlos. El entregable final se ubica en la parte superior y todas las actividades que conducen a él aparecen jerárquicamente debajo. Una vez que haya completado una EDT, contará con todo el trabajo necesario para elaborar el cronograma del proyecto.
2. Estime las fechas de inicio y finalización
El siguiente paso consiste en estimar la duración de cada tarea identificada en el paso anterior. No solo intentará determinar cuánto tiempo tomará cada tarea, sino también definir con la mayor precisión posible las fechas de inicio y finalización. Reúnase con su equipo de proyecto para obtener la previsión más precisa posible. Su experiencia y conocimientos hacen que sus aportes sean muy valiosos.
3. Determine la holgura de cada tarea
La holgura, también llamada flotación, es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse sin afectar negativamente la siguiente tarea ni el cronograma general del proyecto. En otras palabras, cuando una tarea tiene holgura, usted sabe que puede retrasarse durante un período específico. Esto se conoce como una tarea no crítica. Ninguna actividad dentro de la ruta crítica tiene holgura y no puede retrasarse. Por eso se consideran críticas para el proyecto.
4. Identifique las dependencias entre tareas
Como su nombre lo indica, una dependencia entre tareas es una tarea relacionada con otra. Las tareas dependientes deben identificarse, ya que pueden provocar cuellos de botella más adelante durante la ejecución del proyecto. Como se definió anteriormente, existen cuatro tipos de dependencias entre tareas y debe registrar qué tipo corresponde a cada una. Al identificar las dependencias entre tareas en su proyecto, podrá determinar con mayor precisión la ruta crítica del proyecto.
5. Dibuje un diagrama CPM
Para realizar un análisis de la ruta crítica, debe elaborar un diagrama CPM. Este es un tipo de diagrama de red y requerirá tiempo y mucho trabajo manual (a menos que, por supuesto, utilice un software de gestión de proyectos). Tenga cuidado, hacerlo manualmente aumenta la probabilidad de errores que pueden afectar sus resultados.
6. Identifique la ruta crítica
Ahora que ha elaborado un diagrama CPM, puede identificar la ruta crítica. Como se indicó anteriormente, estará compuesta por actividades que no tienen holgura. La ruta crítica corresponde a las actividades de su diagrama CPM que no pueden retrasarse. También representa la duración más larga del proyecto.
7. Complete su cronograma CPM
Una vez identificada la ruta crítica, ahora puede programar su proyecto. Es fácil distinguir las tareas críticas de las tareas no críticas. También ha identificado las dependencias entre tareas, lo que le ayudará a evitar cuellos de botella. Sin embargo, una vez programado el proyecto, el trabajo no termina. Deberá revisar y actualizar el cronograma mientras ejecuta el proyecto. Cualquier problema o retraso afectará la ruta crítica y probablemente tendrá que rehacerla a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Continúe analizando y actualizando el cronograma CPM durante todo el proyecto.
Plantilla del método de la ruta crítica
Esta plantilla CPM gratuita para Excel está diseñada para ayudarle a organizar las tareas de su proyecto y calcular su duración estimada, así como las fechas de inicio y finalización, para que pueda estimar la duración total del proyecto e identificar las actividades que conforman la ruta crítica de su cronograma de proyecto.
Plantillas gratuitas de gestión de proyectos
Como puede ver, crear un cronograma CPM requiere mucho trabajo. Sin embargo, existen algunos atajos que pueden ayudar. ProjectManager ofrece decenas de plantillas de gestión de proyectos gratuitas para Excel y Word que cubren cada fase del proyecto. A continuación se presentan algunas que pueden hacer que la creación de un cronograma CPM sea menos complicada.
Plantilla de línea de tiempo de proyecto
Un cronograma CPM es una forma de crear una línea de tiempo para su proyecto. Independientemente del método que utilice, contar con una línea de tiempo visual facilita la gestión, el seguimiento y el intercambio del cronograma. Nuestra plantilla gratuita de línea de tiempo de proyecto para Excel está compuesta por dos partes. Una permite registrar tareas, fechas de inicio, fechas de finalización y duración en una hoja de cálculo. La otra muestra esos datos dentro de una línea de tiempo.
Plantilla de estructura de desglose del trabajo
Puede crear un cronograma CPM sin utilizar una estructura de desglose del trabajo, pero si desea asegurarse de no omitir ninguna actividad, no es recomendable hacerlo. Con nuestra plantilla gratuita de estructura de desglose del trabajo para Excel, puede organizar su proyecto desde el entregable final hacia abajo y evitar pasar por alto elementos críticos que podrían retrasar la ejecución del proyecto.
Plantilla de seguimiento de tareas del proyecto
Por supuesto, tener un cronograma CPM es solo el comienzo. También debe implementarlo. Para mantenerse dentro del cronograma, deberá realizar el seguimiento de la ejecución de las tareas y asegurarse de que se alineen con el plan del proyecto. Aquí es donde entra en juego nuestra plantilla gratuita de seguimiento de tareas del proyecto para Excel. Esta registra todas las tareas y dependencias, además de la fecha de inicio y las fechas de finalización planificadas y reales para ayudarle a mantenerse en el camino correcto.
ProjectManager le ayuda a cumplir su cronograma CPM
Las plantillas son útiles para crear un cronograma CPM, pero una vez que comienza su ejecución, necesita un software de gestión de proyectos para mantenerse dentro de ese cronograma. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que proporciona datos en tiempo real para ayudarle a tomar decisiones más informadas mientras administra el cronograma de su proyecto.
Realice el seguimiento del progreso con paneles en tiempo real
Cuando establece una línea base para su cronograma en nuestro diagrama de Gantt, puede supervisar su proyecto en tiempo real. Los datos que revisa están actualizados para ayudarle a identificar problemas antes de que se conviertan en inconvenientes mayores. Nuestro panel en vivo recopila automáticamente esa información y la presenta mediante gráficos y diagramas fáciles de entender que muestran tiempo, costos, carga de trabajo y mucho más. No se necesita una configuración compleja y que consuma tiempo, como ocurre con otros programas más básicos. Nuestro panel está listo cuando usted lo esté.
Automatice tareas simples y concéntrese en las críticas
Un cronograma CPM se divide entre tareas críticas y no críticas. Estas últimas aún pueden consumir tiempo. Utilizar nuestra automatización de flujos de trabajo permite que su equipo se concentre en las tareas críticas del proyecto. Configure flujos de trabajo personalizados, automatización de flujos de trabajo y aprobaciones de tareas para establecer reglas estrictas para el recorrido de una tarea. Puede definir qué usuarios pueden aprobar una tarea a medida que avanza por sus diferentes etapas para garantizar que solo se apruebe trabajo de calidad. Cree tantos desencadenadores como necesite para cambiar el estado de la tarea, las etiquetas, los responsables y mucho más.
Existen muchas otras funciones en nuestro software que le ayudan a entregar su proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Ya sea mediante gestión de tareas, gestión de recursos o gestión de riesgos, tendrá control en tiempo real para realizar ajustes cuando sea necesario y mantener todo bajo control. Además, los informes personalizables ofrecen mayor nivel de detalle y pueden compartirse fácilmente para mantener informadas a las partes interesadas. No cree ni administre su cronograma sin nuestro software.
ProjectManager es un software galardonado que permite a los equipos planificar, gestionar y dar seguimiento a proyectos en tiempo real. Nuestro software colaborativo conecta a todos, ya sea que estén en la oficina de al lado o en cualquier otra parte del país, permitiéndoles compartir archivos, dejar comentarios y mucho más. Únase a equipos de Avis, Nestlé y Siemens que utilizan nuestro software para alcanzar el éxito. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.