La programación consiste en realizar las tareas a tiempo y dentro del presupuesto. Es uno de los aspectos más importantes de la planificación de un proyecto.
La herramienta más popular para programar proyectos es el diagrama de Gantt, que te permite crear una línea de tiempo visual para tu proyecto. Identificar la ruta crítica en un diagrama de Gantt te ayuda a alcanzar tus objetivos de manera más rápida y eficiente. Pero antes de aprender cómo identificar la ruta crítica en un diagrama de Gantt, comencemos por definir qué es la ruta crítica en la gestión de proyectos.
¿Qué es la ruta crítica?
El concepto de ruta crítica proviene del método de la ruta crítica (CPM, por sus siglas en inglés), una técnica de planificación y programación de proyectos que utiliza un diagrama de red para representar las tareas del proyecto, sus fechas de inicio y finalización previstas, su duración y el orden en que deben completarse.
Uno de los principios fundamentales del método de la ruta crítica es que todos los proyectos constan de múltiples secuencias paralelas de tareas, conocidas como rutas, que se muestran en un diagrama de ruta crítica. La ruta crítica de un proyecto es la secuencia más larga de tareas o actividades dependientes y el tiempo total que se necesita para completarlas de principio a fin.
Por ejemplo, en el siguiente diagrama de ruta crítica, hay dos secuencias de tareas: (A, C, E) y (B, D, F). La secuencia (A, C, E) tiene una mayor duración, ya que estas tareas tardan 37 días en completarse, mientras que (B, D, F) solo requiere 23 días. Por lo tanto, la ruta crítica de este proyecto está compuesta por las tareas A, C y E.
Esta plantilla de diagrama de ruta crítica en Excel también muestra el inicio temprano (ES), fin temprano (EF), inicio tardío (LS), fin tardío (LF) y la holgura (slack) de cada tarea del proyecto, todos ellos valores necesarios para calcular la ruta crítica de un proyecto.
Sin embargo, aunque utilizar un diagrama de ruta crítica es un método preciso, puede resultar lento y propenso a errores humanos. Por eso, la mayoría de los directores de proyectos prefieren utilizar software con diagramas de Gantt, como ProjectManager, que identifica automáticamente la ruta crítica de un proyecto.
ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube que ofrece múltiples vistas y permite a los equipos trabajar desde cualquier lugar y de la forma que prefieran. El diagrama de Gantt en línea de ProjectManager puede vincular dependencias de tareas, establecer hitos, asignar recursos y crear cronogramas interactivos de proyecto. Comienza a usar ProjectManager gratis hoy mismo.
El diagrama de Gantt de ProjectManager puede filtrar la ruta crítica. Más información
¿Qué es un diagrama de Gantt?
Un diagrama de Gantt es un gráfico de barras que visualiza el cronograma de un proyecto de principio a fin. El diagrama de Gantt ha sido una herramienta fundamental en la programación y una característica clave en cualquier software de gestión de proyectos.
El diagrama de Gantt se divide en dos partes. En el lado izquierdo hay una hoja de cálculo que enumera las tareas, fechas de inicio y finalización, prioridad y otros datos según el tipo de proyecto. En el lado derecho se muestra el gráfico de barras que refleja la información recopilada en el lado izquierdo.
El diagrama de Gantt se utiliza durante la fase de planificación del proyecto, una vez que se han identificado todas las tareas mediante una estructura de desglose del trabajo (EDT). Es común crear el cronograma con un enfoque de inicio temprano, lo que significa que cada tarea comienza justo después de que la anterior termina, ayudando así a maximizar el tiempo de holgura o float time.
Cómo mostrar la ruta crítica en un diagrama de Gantt
La ruta crítica y los diagramas de Gantt encajan perfectamente en la programación de proyectos, ya que la ruta crítica define la secuencia de tareas que podrían retrasar tu proyecto. Para hacerlo correctamente, debes seguir estos cuatro pasos.
A continuación, veremos el proceso para mostrar la ruta crítica de un proyecto utilizando el diagrama de Gantt de ProjectManager.
1. Lista las tareas del proyecto
Las tareas del proyecto son pequeños conjuntos de trabajo que conducen al entregable final. Todas las tareas necesarias para completar tu proyecto deben estar incluidas en tu cronograma de proyecto. Como se mencionó antes, esto puede hacerse mediante una estructura de desglose del trabajo (EDT), que muestra el entregable final en la parte superior y las tareas que llevan a él ramificadas hacia abajo. Esto te proporciona una lista completa de tareas, actividades y entregables necesarios para finalizar el proyecto.
Para crear una lista de tareas en ProjectManager, simplemente abre la vista del diagrama de Gantt y comienza a añadir los nombres de las tareas. También puedes indentar las tareas dependientes o subtareas si es necesario.
Como se señaló anteriormente, una estructura de desglose del trabajo (EDT) ayuda a identificar las tareas del proyecto y agruparlas en secuencias o paquetes de trabajo. Esto ofrece una lista completa de las tareas, actividades y entregables necesarios para completar el proyecto.
El diagrama de Gantt de ProjectManager incluye una columna de EDT que indica la jerarquía de las tareas y cuáles dependen unas de otras o pertenecen a la misma secuencia. Por ejemplo, según la numeración de la estructura de desglose del trabajo, la tarea “Revisión final” (1.3) está dentro de “Diseño y planificación” (1).
2. Define la duración y las fechas de entrega de las tareas
La duración es el tiempo que se necesita para completar cada una de las tareas identificadas en el primer paso. Sumar todas las duraciones te dará la duración total del proyecto. Existen varios métodos para estimar el tiempo, entre ellos consultar datos históricos de proyectos similares al que estás gestionando o reunirte con tu equipo, los interesados y expertos para obtener sus opiniones.
Estas estimaciones te permitirán planificar un cronograma más realista y evitar cuellos de botella en la ejecución.
El diagrama de Gantt de ProjectManager incluye columnas para ingresar la duración y las fechas de inicio y finalización planificadas de las tareas del proyecto. También cuenta con campos para introducir la duración real, así como las fechas reales de inicio y fin de las tareas, de modo que los usuarios puedan comparar sus estimaciones con el desempeño real del proyecto.
3. Identifica y vincula las dependencias de tareas
Existen cuatro tipos de dependencias de tareas en un diagrama de Gantt: fin a inicio, fin a fin, inicio a inicio e inicio a fin. El software avanzado de diagramas de Gantt, como ProjectManager, facilita la vinculación de dependencias entre tareas con solo unos clics. Para hacerlo, selecciona una tarea, haz clic derecho y elige “Vincular tareas”. Aparecerá una ventana emergente donde podrás elegir el tipo de dependencia y ver la holgura (slack) de cada tarea.
Identificar las dependencias en tu proyecto te ayuda a evitar cuellos de botella, ya que puedes planificar con anticipación y asignar recursos (personas, materiales, equipos, etc.) según sea necesario para mantener el proyecto dentro del cronograma.
Una vez que establezcas las dependencias de las tareas en el diagrama de Gantt de ProjectManager, la línea de tiempo del proyecto mostrará flechas que conectan las tareas dependientes, como se ve en la siguiente imagen.
4. Calcula la holgura de las tareas e identifica la ruta crítica
En la gestión de proyectos, los términos slack, lag o float se refieren al tiempo que una tarea puede retrasarse sin afectar la fecha general de finalización del proyecto. Esto ocurre en proyectos donde existen secuencias más largas de tareas que brindan un margen de flexibilidad para completar las secuencias más cortas.
Las tareas en la ruta crítica no tienen holgura ni retraso, lo que permite a los directores de proyecto identificarlas mediante un diagrama de ruta crítica y cálculos del método CPM. Sin embargo, esto no es necesario al usar ProjectManager, ya que el software calcula automáticamente la holgura de cada tarea y resalta las tareas críticas.
Con ProjectManager, solo necesitas listar las tareas del proyecto, ingresar su duración y fechas de entrega, vincular las dependencias y luego filtrar las tareas de la ruta crítica con un solo clic.
5. Agrega hitos del proyecto
Aunque no son necesarios para identificar la ruta crítica en un diagrama de Gantt, los hitos del proyecto ayudan a visualizar mejor los elementos que conforman la ruta crítica.
Los hitos del proyecto son fechas clave que marcan el final de una fase y el inicio de la siguiente. También puedes añadir los entregables al diagrama de Gantt. Luego, identifica la secuencia más larga de tareas o el conjunto de enlaces que va desde el inicio hasta la finalización del proyecto, y esa será tu ruta crítica.
Beneficios de identificar la ruta crítica en un diagrama de Gantt
Existen muchas ventajas al usar software con diagramas de Gantt, como ProjectManager, en lugar de aplicar manualmente el método de la ruta crítica. A continuación se presentan algunos de los beneficios principales:
- Calcula automáticamente las duraciones y dependencias de las tareas sin necesidad de diagramas manuales.
- Ajusta la ruta crítica de forma instantánea cuando cambian los plazos o las tareas.
- Muestra la ruta crítica de manera clara y más interactiva que un diagrama de red CPM tradicional.
- Minimiza los errores humanos en la secuenciación y el cálculo de duraciones.
- Permite simular escenarios hipotéticos para analizar el impacto en los plazos del proyecto ajustando los datos del cronograma.
- Algunos software de diagramas de Gantt, como ProjectManager, integran asignación de recursos, presupuestos y seguimiento de costos con el análisis de la ruta crítica.
- Permite a los equipos visualizar y actualizar la ruta crítica en una plataforma compartida.
Plantilla de ruta crítica
Esta plantilla de ruta crítica es ideal para crear una lista de tareas, identificar dependencias, indicar la duración de las tareas y calcular sus fechas estimadas de inicio y finalización.
El diagrama de Gantt de ProjectManager calcula automáticamente la ruta crítica
Usar el plan de proyecto de TI gratuito en ProjectManager ofrece muchas ventajas frente a una plantilla independiente, que requiere actualizaciones manuales y no se integra con el resto de tus herramientas de gestión de proyectos. Nuestro diagrama de Gantt interactivo hace todo lo que caracteriza a un buen diagrama de Gantt: organiza tareas, establece hitos, vincula dependencias y muestra todo tu proyecto en una línea de tiempo visual.
Visualiza todo tu proyecto en diagramas de Gantt
Como se mencionó antes, una vez que tengas tu cronograma en el diagrama de Gantt, solo debes filtrar para ver la ruta crítica. Eso es todo. No se necesitan ecuaciones ni cálculos complicados. Una vez que hayas completado tu cronograma y presupuesto en el Gantt, puedes establecer una línea base. Esta línea captura tu plan inicial y te permite compararlo con tu progreso real, haciendo un seguimiento en tiempo real.
Colabora con tu equipo
ProjectManager convierte tu diagrama de Gantt en una plataforma colaborativa. Puedes adjuntar archivos y documentos a tareas individuales. Los miembros del equipo asignados pueden agregar comentarios y comunicarse con otros sin importar dónde se encuentren. Incluso si alguien del equipo no está asignado a una tarea, basta con etiquetarlo para incluirlo en la conversación. Las notificaciones por correo electrónico y las alertas dentro de la aplicación te mantienen siempre al tanto de las actualizaciones.
Haz seguimiento del progreso en tiempo real
Puedes hacer un seguimiento aún más detallado del progreso de tu proyecto con el panel de control en tiempo real, totalmente integrado con el diagrama de Gantt. Cuando se actualizan las tareas, el panel recopila esos datos, realiza los cálculos automáticamente y muestra los resultados en gráficos e informes fáciles de interpretar sobre tiempo, costo, carga de trabajo y más. No necesitas configurar manualmente el panel en vivo como ocurre con otros programas. Está listo para usarse desde el primer momento.
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