Saber cómo iniciar un proyecto es una de las habilidades más importantes para cualquier gerente de proyectos. Un proyecto grande (o uno pequeño) comienza con lo básico y va creciendo hasta convertirse en algo más grande y complejo. Tienes que ponerte a trabajar, pero la forma en que lo hagas es igual de importante.
10 pasos sencillos para iniciar un proyecto
Los proyectos pueden parecer complicados, y sin duda pueden serlo. Pero incluso el proyecto más complejo puede dividirse en pasos sencillos para que sea más manejable. Una vez hecho esto, necesitarás un software de gestión de proyectos para iniciar, ejecutar y entregar el proyecto.
ProjectManager es un galardonado software de gestión de proyectos que permite a los equipos planificar, gestionar y hacer seguimiento de proyectos en tiempo real. Usa nuestros potentes diagramas de Gantt para planificar proyectos, vincular dependencias y establecer una línea base para comparar el esfuerzo planificado con el real en tiempo real. Empieza a usar ProjectManager hoy mismo, gratis.
1. Determina el propósito del proyecto
Antes de iniciar un proyecto, debes entender por qué existe el proyecto. ¿Cuál es su propósito o razón de ser? Esta visión debe ser clara y compartida por todo el equipo del proyecto.
2. Define las metas y los objetivos del proyecto
Ahora que tienes una idea general de por qué existe el proyecto, debes profundizar un poco más y definir sus metas y objetivos. Es decir, ¿qué quiere lograr la organización con este proyecto? Las metas y los objetivos deben ser SMART, es decir, específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo definido.
3. Determina el alcance del proyecto
El alcance del proyecto forma parte de la etapa de planificación y determina y documenta todos los entregables, tareas y costos del proyecto. Crea un esquema detallado de todos los aspectos del proyecto, como los recursos, los plazos, etc.
4. Estima la duración del proyecto
La duración del proyecto es el tiempo total necesario para completarlo. Puedes calcularla usando una estructura de desglose del trabajo para identificar todos los entregables y, a partir de ellos, todas las tareas. Luego, a cada tarea se le asignan fechas de inicio y fin. Cuando termines, tendrás la duración del proyecto.
5. Estima los costos del proyecto
Los costos del proyecto se refieren a la inversión financiera necesaria para entregar el proyecto. Cada tarea tendrá costos asociados, como los salarios de los miembros del equipo, el alquiler de equipos, las materias primas y más. Cada uno de estos costos debe estimarse con precisión y sumarse para determinar el presupuesto del proyecto.
6. Realiza un estudio de viabilidad
Un estudio de viabilidad te indicará si vale la pena iniciar el proyecto. Es una revisión práctica del plan del proyecto y del método propuestos, para que no te involucres en un proyecto que no ofrecerá retorno de la inversión.
7. Crea la documentación de inicio del proyecto
El estudio de viabilidad es solo uno de los muchos documentos que se crean durante el inicio de un proyecto. Estos son algunos otros.
- Caso de negocio: Este documento justifica el proyecto evaluando sus beneficios, costos y riesgos.
- Acta de constitución del proyecto: Un documento breve que describe los objetivos y beneficios clave del proyecto.
- Acta del equipo: Define las metas, los recursos y los objetivos del equipo del proyecto.
- Declaración del alcance: Enumera todos los elementos del alcance del proyecto, incluidos los supuestos, los requisitos y los criterios de aceptación.
8. Define el presupuesto del proyecto y consigue financiamiento
Una vez que hayas estimado los costos del proyecto, como se explicó arriba, crearás el presupuesto del proyecto, que es la cantidad de dinero necesaria para entregar el proyecto y que a menudo incluye el margen de ganancia del equipo de gestión, como ocurre en los proyectos de construcción. Este presupuesto deberá presentarse al cliente o a las partes interesadas y ser aprobado por ellos para obtener el financiamiento necesario para ejecutar el proyecto.
9. Forma el equipo del proyecto
Cuando el proyecto y su presupuesto están aprobados, el siguiente paso es formar un equipo del proyecto con las habilidades y la experiencia necesarias para ejecutarlo según lo planificado. Un gerente de proyectos liderará este equipo y definirá sus roles y responsabilidades.
10. Realiza una reunión de inicio del proyecto
Una reunión de inicio (kickoff) es la forma en que un proyecto comienza oficialmente. Informa a todas las partes interesadas que el proyecto ha comenzado, presenta al equipo y comunica los requisitos, los antecedentes y otros aspectos del proyecto.
Plantilla de plan de proyecto
Hemos creado una plantilla de plan de proyecto gratuita para Word que te ayuda a reunir la información que necesitas antes de iniciar tu proyecto, como el cronograma, el presupuesto y el alcance, entre otros aspectos.
Incluso puedes agregarle documentación adicional. Consulta nuestra biblioteca para encontrar más plantillas gratuitas de gestión de proyectos.
3 consejos esenciales para iniciar un proyecto
En los proyectos más grandes o formales existe el “kickoff” del proyecto, toda una fase compuesta por todo lo que hay que hacer antes del inicio real del trabajo. Consulta nuestra lista de verificación para el inicio del proyecto para ver la lista detallada. En resumen, el kickoff consiste en reunir toda la información necesaria para encontrar al equipo y las herramientas adecuados, y en definir los objetivos y el alcance del proyecto mediante la creación de mucha documentación.
Por ejemplo, está la declaración de trabajo, que describe lo que pretendes lograr. También hay que elaborar presupuestos, redactar contratos con proveedores, crear organigramas del equipo y hacer evaluaciones de riesgos, por mencionar solo algunos.
Todo eso es importante. Pero a veces, mientras corremos de un lado a otro para conseguir aprobaciones y crear la documentación del próximo proyecto, nos olvidamos de lo básico. Ya sea que estés planificando un proyecto grande o uno pequeño, debes recordar lo esencial para que el proyecto empiece con el pie derecho.
A continuación, describimos tres aspectos esenciales para iniciar un proyecto.
Pon a todos en sintonía
Es fundamental que todas las personas involucradas en el proyecto participen desde el principio para definirlo y opinar sobre sus riesgos, resultados y entregables, lo que ayuda a garantizar un resultado exitoso. Esto incluye no solo a tu equipo, sino también a las partes interesadas, los responsables del negocio, los usuarios finales, el equipo de arquitectura de TI… a todos.
Devin Deen, Scrum Master y experto en gestión de proyectos, sugiere que la forma más eficaz de poner a todos en sintonía al inicio de un proyecto es simplemente crear una presentación de PowerPoint junto con tu equipo. La palabra clave es “junto”. Todos deben contribuir y trabajarla en conjunto, y sí, eso incluye a las partes interesadas del negocio. La presentación debe abordar los puntos principales del proyecto, como los objetivos, el alcance, los roles y responsabilidades, el enfoque, el cronograma y los riesgos. Al pedir su apoyo, logras que todas las partes se sumen y fomentas su compromiso.
Pero, más allá de eso, al invitar a las personas a participar en la creación conjunta del proyecto, obtendrás compromiso y apoyo desde el principio. Así que, ya sea que optes por una presentación colaborativa de PowerPoint o simplemente invites a un café a las personas clave, lo importante es poner a todos en sintonía lo antes posible.
Conoce a tu equipo
Contratas por la experiencia, pero los proyectos no se tratan solo de entregar tareas a tiempo. ¡A veces pasas más tiempo con tus compañeros de trabajo que con tu propia familia! Es importante desarrollar una cultura de equipo en la que todos se sientan comprometidos, involucrados, escuchados y respetados. Para lograrlo, necesitas conocer a tu equipo.
No es tan difícil como parece. Dedica un poco de tiempo a reunirte individualmente con los miembros del equipo y averigua qué quieren lograr con el proyecto y cómo afectará sus vidas. Pregúntales también qué habilidades y oportunidades esperan obtener. Es importante que sepas desde el principio en qué puedes aportar valor para desarrollar las habilidades de tu equipo, pero también en qué pueden aportar valor ellos en otras áreas del proyecto que quizá no sean evidentes por su puesto principal.
También te conviene organizar actividades de team building, como la clásica fiesta de inicio o incluso un encuentro previo para conocerse. Puede parecer un poco prematuro celebrar al inicio de un proyecto, pero cada hito en el camino hacia la finalización exitosa del proyecto merece ser reconocido.
Consigue las herramientas adecuadas
Mientras conoces a tu equipo, pregunta qué herramientas necesitan para hacer su trabajo. Es mejor definirlas y proporcionarlas al inicio del proyecto, para que el comienzo del trabajo no se convierta en un caos de personas pidiendo acceso a esto o aquello o, peor aún, esperando sin hacer nada porque no tienen el software que necesitan.
Asegúrate de elegir herramientas que puedan usar todos los miembros del equipo. Necesitarás funciones de planificación y programación de proyectos, informes y tableros de proyecto, gestión de tareas, seguimiento del presupuesto y colaboración en equipo, todo en un solo lugar. Luego, si tu equipo necesita herramientas especializadas, puedes agregarlas a la herramienta principal mediante API o complementos, para crear un espacio de trabajo en el que todos los datos y la actividad estén centralizados. ProjectManager tiene todas las herramientas que necesitas para planificar y gestionar un proyecto.
Ya sea que trabajes en un proyecto grande o en uno más pequeño, es mejor iniciarlo con las herramientas de proyecto en línea adecuadas que con un puñado de hojas de cálculo o herramientas de datos dispersas que no facilitan compartir datos ni la comunicación del equipo.
Antes de iniciar tu próximo proyecto, hay algo que necesitas para garantizar el éxito: las herramientas adecuadas para hacer el trabajo de forma más eficiente. ProjectManager es una herramienta colaborativa en línea desarrollada pensando en el líder del proyecto. Te acompaña en cada fase del proyecto, desde el inicio hasta la planificación y los informes, y además te ofrece un tablero en tiempo real para que siempre sepas qué está pasando con tus proyectos. Pruébalo tú mismo con esta prueba gratuita de 30 días.