Los gerentes de proyecto dedican mucho tiempo y esfuerzo a investigar la viabilidad de su proyecto. Pero todo ese trabajo es inútil si no comunican el propósito del proyecto a su equipo y clientes. Por eso una reunión de inicio de proyecto es tan importante.

Una reunión de inicio de proyecto pone a todos en la misma página. El equipo y el cliente conocen la declaración de misión, la declaración de visión y el plan del proyecto. Todo forma parte de la agenda de la reunión y asegura que el equipo del proyecto comience con buen pie.

¿Qué es una reunión de inicio de proyecto?

La reunión de inicio de proyecto comunica los objetivos y metas del proyecto para garantizar que el equipo y el cliente tengan claro qué deben hacer en el proyecto.

Esta actividad forma parte de la fase de iniciación del proyecto. Una reunión de inicio de proyecto suele estar dirigida por el gerente de proyecto. A menudo, hay una reunión de inicio de proyecto interna solo con el equipo del proyecto, seguida de una reunión de inicio de proyecto externa que incluye al cliente del proyecto, el patrocinador o los stakeholders.

En la reunión, el gerente de proyecto explica el alcance del proyecto, la información de contexto y el cronograma del proyecto al equipo. Una reunión de inicio de proyecto debe establecer el tono adecuado para el proyecto a medida que avanza hacia las fases de ejecución, monitoreo y control. Una reunión de inicio de proyecto bien realizada puede llevar a una finalización exitosa del proyecto.

¿Cuál es el propósito de una reunión de inicio de proyecto?

Una reunión de inicio de proyecto se usa principalmente para alinear al equipo del proyecto. En esta reunión, los gerentes de proyecto explican los objetivos comunes que deben tener en cuenta mientras el equipo ejecuta sus tareas. Prepara el terreno para el éxito del proyecto.

La reunión de inicio de proyecto también permite al gerente de proyecto presentar al equipo del proyecto. Todos deben saber con quién trabajan y cuáles son sus roles y responsabilidades. Esto evita conflictos más adelante en el proyecto que puedan retrasar el trabajo y amenazar el cronograma del proyecto.

El equipo puede hacer preguntas al gerente de proyecto hasta tener una comprensión clara de lo que se espera de ellos antes de que comience el proyecto. Como esta reunión ocurre en persona, y no por correo electrónico ni documentos compartidos, se reduce la posibilidad de malentendidos. Esto ayuda a evitar el aumento descontrolado del alcance más adelante.

Se compartió mucha información durante la reunión de inicio de proyecto, incluido qué software de gestión de proyectos usaría el equipo. ProjectManager es una herramienta de gestión de proyectos en línea con almacenamiento ilimitado de archivos para mantener los documentos en un centro centralizado al que el equipo puede acceder fácilmente. Pueden usar múltiples vistas de proyecto para adjuntar documentos relevantes a sus tareas y mantenerse en camino. ¡Prueba ProjectManager gratis hoy!

¿Quién debe asistir a la reunión de inicio de proyecto?

Una reunión de inicio de proyecto suele incluir a los principales stakeholders un término que en inglés hace referencia a todos los que tienen algún tipo de interés en el éxito de un proyecto. Algunos de ellos son el gerente de proyecto, los miembros del equipo, el cliente o los clientes, los jefes de departamento o responsables de decisiones, los gerentes de negocio, los accionistas y los reguladores. Incluso miembros de una comunidad también pueden ser considerados stakeholders, como por ejemplo, habitantes de un vecindario en el que se construirá una planta industrial cuyos desechos pudieran afectar su calidad de vida.

Ejemplo de agenda de una reunión de inicio de proyecto

Una reunión de inicio de proyecto varía según el tipo de proyecto. Algunas son más estructuradas y formales, en las que el gerente de proyecto hace mucha preparación antes de la reunión. En proyectos más pequeños, la reunión puede realizarse sin una demo ni una presentación.

Pero hay algo en común, independientemente del tipo de reunión de inicio de proyecto: la agenda. En la mayoría de los casos, la agenda incluye los siguientes puntos, todos cruciales para una reunión de inicio bien realizada.

1. Antecedentes, objetivos y metas del proyecto

Parte de la propuesta del proyecto, los antecedentes son la historia del proyecto y cómo surgió. Muestra la investigación que llevó a su aprobación y por qué es necesario.

Esto incluye el por qué, dónde y cómo de la implementación del proyecto. Se detalla la situación actual, cuál es el problema y cómo el proyecto lo resuelve. Todo esto respaldado por datos fiables. Los antecedentes se utilizan en la propuesta para obtener la aprobación de los stakeholders y también ayudan a contextualizar el proyecto durante la reunión de inicio.

2. Resumen del alcance del proyecto

El resumen del alcance del proyecto es una descripción detallada del trabajo que el equipo debe completar para que el proyecto tenga éxito. Los términos de este trabajo están definidos por el cronograma y el presupuesto del proyecto.

Al entender los objetivos y requisitos necesarios para completar el proyecto, los gerentes de proyecto pueden prever con mayor precisión los costos y el tiempo. Al explicar el alcance al equipo, tienen una mejor idea de las limitaciones sobre las tareas que se les asignarán.

3. Resumen del presupuesto del proyecto

La reunión de inicio de proyecto ofrece a todos los involucrados la oportunidad de entender el presupuesto. Se les informa sobre el presupuesto, los objetivos, el cronograma y las estrategias. También es una oportunidad para discutir posibles problemas o desafíos que puedan surgir durante la ejecución. Esto puede aumentar la probabilidad de que el proyecto termine dentro del presupuesto y a tiempo.

4. Resumen del cronograma del proyecto

Los entregables del proyecto se presentan en un cronograma cronológico que funciona como una hoja de ruta. Este es la columna vertebral de cualquier calendario de proyecto e incluye al menos hitos, tareas, dependencias y fechas de entrega.

El resumen del cronograma es fundamental para el equipo, ya que serán ellos quienes cumplan los plazos y entreguen los resultados. Por lo tanto, esta información debe comunicarse claramente. Nadie del equipo debe tener dudas sobre lo que hay que hacer.

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5. Resumen de la gestión de riesgos

Al crear el plan del proyecto, el gerente de proyecto también debe desarrollar un plan de gestión de riesgos. Este es el proceso de analizar los riesgos que podrían ocurrir durante el proyecto. Luego, se determina qué pasos serán necesarios para responder a estos problemas cuando surjan.

Se priorizan los riesgos según su impacto en el proyecto. Así se desarrolla una estrategia de mitigación de riesgos, que incluye quién será responsable de cada riesgo si ocurre. El equipo del proyecto debe saber quién tiene la propiedad de los riesgos y detectar estos problemas rápidamente.

6. Resumen de la gestión de cambios

La gestión de cambios proporciona una estructura para abordar los cambios que ocurren a lo largo del proyecto. Estos pueden ser cambios internos o externos. Revisar la gestión de cambios en una reunión de inicio de proyecto muestra la planificación y preparación, comunicación, participación de los stakeholders, capacitación y desarrollo, así como el monitoreo y la evaluación de este proceso. Proporciona un entendimiento del marco para gestionar los cambios de manera eficaz.

7. Plan de comunicación del proyecto

El plan de comunicación del proyecto describe cómo el equipo del proyecto comunicará información importante a los stakeholders durante todo el proyecto. El gerente de proyecto lo crea y lo presenta durante la reunión de inicio de proyecto para asegurarse de que todos lo comprendan.

8. Roles y responsabilidades

El gerente de proyecto es responsable de definir los roles y responsabilidades del equipo del proyecto. Es decir, la posición de cada miembro en el equipo, las tareas que se le asignan y las funciones de su rol dentro del equipo y la ejecución del proyecto.

Básicamente es una descripción de puesto. Debe comunicarse al equipo durante la reunión de inicio. Incluye una visión general del trabajo, una lista de responsabilidades y lo que esa persona está autorizada a hacer. También se indica a quién reporta, para que haya una cadena de mando clara.

9. Métodos y herramientas de gestión de proyectos

Existen muchas maneras de gestionar un proyecto. Esto incluye una metodología más tradicional como waterfall, un enfoque ágil iterativo o un híbrido que conecta sin problemas diferentes estilos de gestión. También se debe elegir una herramienta de gestión de proyectos que se adapte a la metodología utilizada.

El equipo del proyecto debe saber cómo se gestionará el proyecto y cuál será su parte, incluida la herramienta de software que usarán. En algunos casos, esto requerirá un período de capacitación para que el equipo comprenda la metodología y cómo usar las herramientas. Todo esto se discutirá en la reunión de inicio.

10. Criterios de éxito del proyecto

Los criterios de éxito del proyecto son los estándares o principios que definen lo que debe lograrse en términos medibles para satisfacer a los clientes, stakeholders y usuarios finales. En la reunión de inicio de proyecto, se explicarán los criterios de éxito del proyecto para que todos estén alineados, lo que conduce a una mejor relación de trabajo y aumenta la probabilidad de éxito.

Cómo dirigir una reunión de inicio de proyecto

Es mucha información para transmitir al equipo del proyecto. ¿Cómo asegurarte de que todos salgan de la reunión de inicio con ese conocimiento claro? Aquí tienes algunos consejos para asegurarte de que dirijas una reunión de inicio de proyecto con éxito:

• Prepárate: Investigaste y documentaste a fondo el proyecto durante la fase de inicio para venderlo a los stakeholders, ahora debes hacer lo mismo con el equipo del proyecto. Eso incluye asegurarte de que todos asistan, tener a alguien tomando notas para compartirlas después y contar con una agenda para no olvidar nada importante.
• Preséntate y presenta al equipo: Esta es la primera vez que todo el equipo del proyecto se reúne, así que tómate un tiempo para que todos se presenten. No está mal reservar un momento para algunas preguntas rompehielos que faciliten la cercanía necesaria para un mejor trabajo en equipo.
• Define el proyecto: Asegúrate de que el equipo tenga claro cuál es el propósito del proyecto y cómo la declaración de misión del proyecto se relaciona con los objetivos y metas generales de la empresa. Para asegurarte de que todos lo entiendan, dedica tiempo a responder las preguntas que el equipo pueda tener.
• Entrega el plan del proyecto: El plan del proyecto debe repartirse en la reunión de inicio, incluido el cronograma del presupuesto, pero ahora puedes revisarlo en detalle y asegurarte de que todos comprendan la información clave, como el cronograma del proyecto, los hitos principales y los entregables.
• Define el alcance del proyecto: Asegúrate de que el equipo conozca el alcance del proyecto y la información clave del mismo. Esto ayuda a evitar el aumento descontrolado del alcance del proyecto al gestionar las expectativas del equipo.
• Comparte los roles y responsabilidades: Si el equipo ya ha trabajado junto antes, este paso puede no ser tan importante, pero en equipos nuevos es esencial que comprendan sus relaciones entre sí.
• Explica la fuente central de información: Ten una fuente central de información para que el equipo conozca el estado del proyecto. Es decir, el equipo necesita un lugar compartido con datos en tiempo real para que todos estén siempre claros sobre el estado del proyecto y su lugar en él.
• Haz preguntas, próximos pasos y listas de tareas: Antes de finalizar, abre el espacio para preguntas y asegúrate de que todos comprendan lo que se compartió en la reunión de inicio. Dedica tiempo a explicar qué sucederá a continuación, incluidas las listas de tareas posteriores a la reunión. Nuestra plantilla gratuita de elementos de acción puede ayudarte.

Cómo puede ayudarte ProjectManager después de la reunión de inicio

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Planifica con diagramas de Gantt interactivos

Los gerentes tienen las funciones necesarias para planificar la misión del proyecto en diagramas de Gantt interactivos que organizan tareas, vinculan dependencias y añaden hitos. También pueden filtrar por la ruta crítica y establecer una línea base para hacer seguimiento a la variación del proyecto en tiempo real. Luego, el plan del proyecto se puede compartir con los equipos y stakeholders para que todos sepan siempre qué están haciendo y cómo encaja en el panorama general.

Gestiona el trabajo con tableros kanban

Los miembros del equipo pueden usar la lista de tareas, el calendario o los tableros kanban para gestionar su trabajo y mantenerse productivos. Los tableros kanban visualizan el flujo de trabajo para los equipos ágiles que necesitan gestionar su backlog y planificar sprints. Mientras tanto, los gerentes tienen visibilidad del proceso de su equipo y pueden reasignar recursos según sea necesario para evitar cuellos de botella y costosos retrasos.

Supervisa el rendimiento en tiempo real

El progreso y el rendimiento siempre están en pantalla con paneles en vivo. No se necesita una configuración que consuma tiempo. Los datos se recopilan y los números se calculan automáticamente. Luego, se muestran en gráficos y cuadros fáciles de leer que indican costos, tiempo y otras métricas del proyecto.

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