Cuanto más precisas sean tus estimaciones, más probable será que cumplas con el presupuesto y entregues el proyecto a tiempo. Contar con una herramienta para identificar y recopilar los costos de mano de obra, materiales y más es el primer paso para ejecutar un proyecto exitoso. Usar una plantilla de estimación de costos para Excel es la forma ideal de comenzar a planificar bien tu proyecto.

Para descargar esta plantilla gratuita de estimación de costos, haz clic en la imagen.

¿Por qué necesitas una plantilla de estimación de costos?

Estimar no es una ciencia exacta, pero es uno de los aspectos más importantes de la planificación de un proyecto. Es la base para construir el presupuesto al calcular lo mejor posible cuáles serán los costos del proyecto, incluidos los recursos y el tiempo necesario para utilizarlos.

Gestionar un proyecto implica estimar tiempo y costos, pero también trabajar con proveedores y contratistas. Cuando haces una convocatoria para recibir propuestas, necesitas organizar toda esa información para que el gestor del proyecto pueda revisar las distintas ofertas y elegir la mejor opción.

Si no pasas por las etapas de estimación de costos del proyecto, es probable que superes el presupuesto, lo que le cuesta más dinero a tus partes interesadas o incluso pone en riesgo el éxito del proyecto y la inversión realizada. Las estimaciones son la base de la gestión de costos del proyecto.

Esto implica dividir el proyecto por fases, identificar todas las tareas de cada fase, su duración y los recursos necesarios para ejecutarlas. También es importante conocer el orden de las actividades. Una estructura de desglose del trabajo puede ayudarte, al igual que un diagrama de Gantt con línea de tiempo para ver el proyecto completo en un solo lugar.

Por supuesto, una estimación no es infalible. Puede estar equivocada, así que ¿por qué dedicar tiempo a algo que solo será aproximado? Porque es mejor acercarse a la realidad que estar completamente perdido. Además, no puedes ejecutar un proyecto sin una estimación que te permita conseguir financiamiento y empezar con el trabajo.

Pero si en lugar de eso abres la plantilla gratuita de estimación de costos de ProjectManager, podrás hacer tus estimaciones mucho más detalladas y completas. Usa un diagrama de Gantt dinámico para construir tu estimación con líneas de tiempo, fechas de inicio planificadas, costos planificados por recurso, esfuerzo previsto, hitos y más.

¿La mejor parte? Una vez que inicie el proyecto, podrás convertir esa estimación en un cronograma y ejecutar el trabajo en cinco vistas diferentes: Gantt, hoja de cálculo, kanban, lista de tareas y calendario. Además, puedes hacer seguimiento al progreso con paneles e informes de estado instantáneos para cumplir con tu estimación de costos. Empieza hoy gratis con ProjectManager y crea mejores estimaciones.

¿Cuándo usar una plantilla de estimación de costos?

Por lo general, la gestión de proyectos se divide en cinco fases: inicio, planificación, ejecución, monitoreo y control, y finalmente cierre. La estimación de costos y tiempo, así como la recolección de propuestas de proveedores y contratistas, ocurre durante la fase de planificación.

Es en la etapa de planificación cuando el gestor de proyecto y su equipo comienzan a organizar las tareas que conducirán al entregable final del proyecto. Esto implica aplicar una o varias técnicas de estimación de costos que le permitan al gestor calcular cuánto costará completar el proyecto, lo cual se detalla en el presupuesto.

Hay muchos factores que intervienen en estas estimaciones. No se trata únicamente del costo de mano de obra y materiales, aunque eso representa una gran parte. También existen factores externos que pueden afectar el proyecto, como las condiciones del mercado, tasas de cambio, clima y más. Todos estos riesgos deben considerarse en el plan del proyecto como parte de un plan de gestión de riesgos.

Usar una plantilla de estimación de costos no es una solución mágica para todas tus necesidades de estimación, pero sí representa la primera línea de defensa contra el gasto excesivo al ejecutar el proyecto. Aquí puedes recopilar los costos y tiempos asociados a la ejecución de tareas, que están en cierta medida bajo tu control. Los costos de mano de obra y materiales suelen ser fijos, aunque hay que contemplar ausencias imprevistas y precios variables.

Estos costos variables y las ausencias inesperadas afectan la mano de obra y los materiales, lo que obliga a los gestores a buscar soluciones. El software de gestión de proyectos ayuda a dar seguimiento a todos estos costos. ProjectManager incluye diagramas de Gantt y paneles para gestionar los costos planificados y controlar los costos reales, además de herramientas de gestión de recursos para evitar que el equipo supere lo estimado. Usa nuestra herramienta para entregar tu proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Pruébala gratis durante 30 días.

¿Quién debe usar la plantilla de estimación de costos?

Como se mencionó antes, la plantilla de estimación de costos en Excel suele ser utilizada por el gestor de proyecto. Es decir, es él quien lidera el proceso de estimar todos los costos y el tiempo necesarios para gestionar el proyecto. Pero no lo hace en aislamiento.

Una forma común de estimar proyectos es usando datos históricos, lo que implica revisar proyectos similares para ver cuánto tiempo y dinero se necesitó, ajustando por inflación. Esta investigación suele llevar al gestor a consultar con mentores u otros gestores de proyecto. Estas entrevistas ofrecen lecciones y orientaciones muy valiosas.

Otra fuente de información es el equipo. Ellos están en primera línea del proyecto y fueron contratados por su experiencia y habilidades. Por lo tanto, el gestor debe involucrarlos en el proceso para tener una visión más clara del tiempo y costo requeridos para ejecutar las tareas asignadas.

Aunque existen muchas técnicas y personas que pueden aportar al proceso de estimación, incluidos los stakeholders que tienen expectativas sobre costos y tiempos, la decisión final recae en el gestor del proyecto. Él es quien tiene la última palabra sobre las estimaciones.

¿Cómo usar la plantilla de estimación de costos de ProjectManager?

La plantilla gratuita de estimación de costos en Excel de ProjectManager es una herramienta esencial para calcular los costos y tiempos del proyecto. También puede ser utilizada por los contratistas que contrates, quienes la usarán para presentar sus propuestas. Incluye todo lo necesario para estimar el costo, la duración y con quién trabajar para hacer realidad el proyecto.

Empresa y cliente

Para comenzar, necesitas los datos específicos. Hay un espacio para ingresar el nombre y la información de contacto de la persona que presenta la propuesta, incluyendo quién la preparó. Debajo, se encuentra el espacio del cliente, es decir, la organización que gestiona el proyecto. Se incluye el nombre y contacto.

Al costado se muestra información administrativa como la fecha en que se envía la estimación, un número de cotización, ID del cliente y un campo para indicar el tiempo de validez de la propuesta. Todo esto sirve para uso interno y para hacer seguimiento a las diferentes estimaciones recibidas.

Descripción del trabajo

Este espacio es para describir el proyecto o la parte específica del proyecto a la que corresponde la estimación. Esto proporciona contexto, lo cual es importante al integrarlo con la estimación general del proyecto.

Detalles de la estimación

Aquí viene lo más importante: el proyecto se divide en fases, y bajo cada una se lista una serie de tareas individuales. Frente a cada tarea aparece el nombre del proveedor o contratista que presenta la propuesta, seguido por el costo de mano de obra y materiales. Todos estos ítems se suman automáticamente y aparecen en una columna de total, que puede usarse como la base de un presupuesto de proyecto.

Puedes crear tantas fases del proyecto como necesites, según las estimaciones que estás recopilando. Bajo cada fase se muestra un subtotal de todas las tareas en esa sección. Al final de la plantilla hay una celda que suma automáticamente todos los subtotales para mostrar un total general. Cada línea también incluye un espacio de notas para agregar información adicional.

¿Cómo importar tu plantilla de estimación de costos en ProjectManager?

Para sacar más provecho de tu plantilla gratuita de estimación de costos, impórtala en ProjectManager. Es fácil y te da más control sobre la planificación, seguimiento y control de costos y tiempo. Para comenzar, regístrate en la prueba gratuita de 30 días.

Importar tu plantilla de estimación de costos

Una vez que te registres en el software o actives la prueba gratuita de 30 días, verás un ícono de importación en la parte superior izquierda de la pantalla. Haz clic y aparecerá una ventana para seleccionar el archivo que deseas importar. Puedes importar cualquier archivo CSV o MPP.

Establecer fechas de inicio y fin

Una vez importada tu plantilla, podrás usarla como base para tu plan de proyecto. Todas las tareas aparecerán en el diagrama de Gantt, junto con los costos planificados por recurso. Añade la duración de cada tarea y verás cómo se distribuyen cronológicamente en la línea de tiempo para visualizar el proyecto completo.

Personalizar tu Gantt

Desde aquí puedes empezar a controlar el proyecto: vincula tareas dependientes entre sí para evitar cuellos de botella. También puedes usar colores, establecer hitos y dividir el proyecto en partes más manejables.

Desde el Gantt puedes describir y etiquetar tareas, adjuntar archivos y asignarlas a miembros del equipo. Las tareas se pueden comentar para facilitar la colaboración. A medida que se actualiza el progreso, se refleja en la barra de estado que conecta las fechas de inicio y fin de la tarea.

Trabajar con múltiples vistas de proyecto

La herramienta tiene múltiples vistas de proyecto. Mientras los gestores pueden preferir el Gantt, los equipos pueden usar una lista de tareas, vista de calendario o tablero kanban. Esta última permite visualizar el flujo de trabajo y planificar sprints. Los gestores pueden ver la carga de trabajo y reasignar recursos según la capacidad del equipo.

Monitorear el progreso con paneles

Para cumplir con tus estimaciones, usa nuestro panel en tiempo real, que recopila datos del proyecto y los presenta en gráficos e indicadores automáticos. Detecta problemas y actúa antes de que afecten el cronograma. Con un solo clic puedes generar informes detallados para compartir con las partes interesadas.

¿Qué otras plantillas pueden ayudarte con las estimaciones?

La plantilla de estimación de costos es solo una de las decenas de plantillas de gestión de proyectos que puedes descargar gratis en nuestro sitio. Al estimar, debes desglosar las tareas y determinar cuánto tiempo y dinero tomará completarlas. Estas dos plantillas te pueden ayudar.

Plantilla de presupuesto de proyecto para Excel

El presupuesto detalla la cantidad de dinero que necesitarás para pagar todos los recursos que harán que tu proyecto tenga éxito. Esta plantilla gratuita de presupuesto de proyecto recoge esa información financiera, incluyendo los fondos estimados para mano de obra y materiales.

Plantilla de estructura de desglose del trabajo (EDT)

Antes de hacer una estimación precisa, debes conocer todas las tareas de tu proyecto. Ahí entra en juego la plantilla gratuita de EDT. Es un diagrama en forma de árbol que te permite identificar cada actividad y entregable trabajando hacia atrás desde el entregable final.

Estimar tu proyecto y recopilar propuestas de contratistas y proveedores es solo el primer paso para gestionarlo. Si buscas una herramienta en la nube que te dé datos en tiempo real para planificar, monitorear y generar informes de forma más eficiente, prueba ProjectManager gratis con esta prueba de 30 días.