Siempre hay mucha documentación de gestión de proyectos por crear, aprobar, archivar y guardar. Todos los documentos del proyecto son importantes, pero la declaración de trabajo es fácilmente uno de los más relevantes porque se elabora al inicio del proyecto y describe todo lo que debe incluir tu proyecto.
Usar herramientas de planificación de proyectos eficaces y una declaración de trabajo bien redactada y completa te preparará para liderar con éxito un proyecto hasta la meta, a tiempo y dentro del presupuesto.
¿Qué es una declaración de trabajo en la gestión de proyectos?
La declaración de trabajo es un documento legalmente vinculante que captura y define todos los aspectos de la gestión del trabajo de tu proyecto. Incluye las actividades, entregables y cronograma del proyecto. Es un contrato de trabajo extremadamente detallado que define los términos y condiciones acordados entre las partes y sienta las bases para el plan del proyecto.
La declaración de trabajo es uno de los primeros documentos que crearás para definir todo el panorama del proyecto antes de elaborar el plan del proyecto y ejecutarlo. Debido a la gran cantidad de detalles que requiere, la idea de escribirla puede resultar abrumadora. Veámoslo en partes más manejables. Tu declaración de trabajo será mucho más detallada que una estimación de trabajo, que es un documento más simple que indica el trabajo que se realizará y los costos asociados.
Cuando redactes una declaración de trabajo, puede ayudarte usar una plantilla porque debe capturar varios aspectos del proyecto. La mayoría de las plantillas de declaración de trabajo incluyen elementos como un glosario de términos que definen lo que se menciona en el documento. También habrá un espacio para escribir la declaración de propósito, así como información administrativa. Si te gusta nuestra plantilla de declaración de trabajo, también puedes probar nuestras plantillas gratuitas de gestión de proyectos para administrar tus proyectos.
¿Cuál es el propósito de una declaración de trabajo ?
Como se ha señalado, la declaración de trabajo es una visión detallada del alcance del proyecto. También es una forma de compartir los requisitos del proyecto, criterios de aceptación y términos de pago con quienes trabajan en él, ya sea que colaboren o estén contratados para el proyecto. Esto incluye a stakeholders como proveedores y contratistas que presentan ofertas para participar en el proyecto.
Una declaración de trabajo también es útil para los gerentes de proyecto, ya que proporciona una estructura sobre la cual construir el plan del proyecto. La declaración de trabajo ayuda a evitar conflictos en el proyecto. Con detalle y claridad, la declaración mantiene a todos los involucrados en la misma página y minimiza las confusiones.
Al elaborar tu cronograma, es útil utilizar un software de gestión de proyectos. Puede ser de gran ayuda para organizar tus tareas y recursos, ya que es fundamental tener un cronograma preciso en esta etapa del proyecto. También te puede ayudar a crear una estructura de desglose del trabajo (EDT) para detallar el alcance del proyecto e identificar actividades, entregables e hitos.
Tipos de declaración de trabajo
Una declaración de trabajo se puede clasificar en tres categorías principales, que se definen de la siguiente manera:
- Declaración de trabajo de diseño/detalle: Cuando redactas esta declaración, le indicas al proveedor cómo quieres que se realice el trabajo. ¿Cuáles son los requisitos del comprador que controlarán el proceso del proveedor? Puedes usar una plantilla de recopilación de requisitos para asegurarte de reunirlos todos. Estos requisitos pueden ir desde criterios de aceptación de calidad y términos de pago hasta medición de materiales. En este documento, el comprador es quien asume la responsabilidad del desempeño, ya que dirige el curso del proyecto.
- Declaración de trabajo de nivel de esfuerzo/tiempo y materiales/tarifa por unidad: Este acuerdo es una versión casi universal que puede aplicarse a la mayoría de los proyectos. Define el nivel de esfuerzo así como los materiales y el costo por unidad. Suele utilizarse en contratos a corto plazo.
- Declaración de trabajo basada en el rendimiento: Es la preferida por los gerentes de proyecto porque se centra en el propósito del proyecto, los recursos y el nivel de calidad esperado de los entregables. No explica cómo se debe hacer el trabajo, lo que permite una gran autonomía para alcanzar el resultado sin un proceso específico.
Independientemente del tipo de documento que elijas, querrás usar un software de gestión de proyectos para agilizar el proceso. ProjectManager organiza la información que recopiles en nuestra vista de lista. Pero nuestra herramienta hace mucho más que una simple lista de tareas. Puedes elegir entre diagramas de Gantt en línea, tableros kanban, calendarios de proyecto y otras vistas para planificar, programar y hacer seguimiento de tus proyectos. Además, nuestro software en tiempo real muestra el porcentaje de avance de cada tarea, permite asignar trabajos, establecer prioridades, añadir etiquetas personalizadas y mucho más. Pruébalo gratis durante 30 días.
Cómo redactar una declaración de trabajo para un proyecto
Una declaración de trabajo es un acuerdo legalmente vinculante entre un cliente y un proveedor que describe los términos y condiciones para ejecutar el alcance del proyecto. Hay mucha información que detallar en la declaración de trabajo. Puedes crearla tú mismo, pero usar herramientas de gestión de proyectos para no olvidar nada será de gran ayuda. Solo tienes una oportunidad para crear tu documento de declaración de trabajo, y querrás hacerlo bien.
Aquí tienes un resumen de los pasos que debes seguir para redactar tu declaración de trabajo:
- Redacta una breve introducción para tu proyecto
- Define el propósito de tu proyecto
- Define el alcance de tu proyecto
- Crea una estructura de desglose del trabajo para identificar tareas, hitos y entregables
- Crea un cronograma del proyecto
- Define los requisitos del proyecto y los criterios de aceptación
- Define los términos y condiciones de pago
Al escribir la declaración, debes ser específico. Aclara los términos para que todos los entiendan y define claramente quién hará qué y en qué plazo. Esto evita confusiones más adelante en el proyecto, cuando no hay margen para malentendidos o disputas.
Además de redactar con claridad, incluye elementos visuales en la declaración para enfocar distintos aspectos del proyecto. Gráficos, diagramas u otras ilustraciones ayudan a que el acuerdo sea más comprensible.
Después de todo el trabajo realizado para detallar el proyecto, no descuides el paso final: obtener las firmas de aprobación. No puedes proceder sin la autorización adecuada. O mejor dicho, sí puedes, pero podría costarte el éxito del proyecto. Asegúrate de que las personas con autoridad hayan firmado la declaración de trabajo.
¿Qué debe incluir una declaración de trabajo ?
Hay tantas partes en una declaración de trabajo como en un proyecto, por lo que es recomendable utilizar un sistema de información para la gestión de proyectos para ayudarte a gestionar sus componentes. Si empiezas centrándote en las partes, puedes avanzar hacia el conjunto. Para comprender completamente una declaración, primero identifica los principales aspectos del proyecto que aborda.
1. Introducción
Comienza explicando el plan de trabajo y la información general sobre el proyecto, como quiénes están involucrados. Indica las partes implicadas. Esto dará lugar a una oferta en firme, que fija los precios de los productos o servicios adquiridos para el proyecto, y a un contrato más formal con mayor nivel de detalle.
2. Declaración de propósito
Empieza con la gran pregunta: ¿por qué inicias este proyecto? ¿Cuál es su propósito? Crea una declaración de propósito que responda a estas preguntas, incluyendo los objetivos, entregables y retorno de la inversión del proyecto.
3. Alcance del trabajo
¿Qué trabajo debe realizarse en el proyecto? Anótalo en el alcance del trabajo, incluyendo qué hardware y software serán necesarios. ¿Cuál es el proceso que seguirás para completar el trabajo definido? Esto incluye resultados, tiempo requerido e incluso los pasos generales para lograrlo. Deberás crear una declaración de alcance del proyecto para capturar esta información.
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4. ¿Dónde se realizará el trabajo?
El equipo debe trabajar en algún lugar. El proyecto podría ser en un sitio específico, en una instalación central o algunos, o todos los miembros del equipo podrían trabajar de forma remota. Aquí es donde debes detallar esto y también dónde estarán ubicados el equipo y el software necesarios.
5. Tareas
Toma los pasos generales indicados en el alcance del trabajo y desglósalos en tareas más detalladas. Sé específico y no omitas ninguna acción requerida para producir los entregables y alcanzar los objetivos. Puedes usar una estructura de desglose del trabajo para dividir las tareas en hitos o fases.
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6. Hitos
Define el tiempo previsto para completar el proyecto, desde la fecha de inicio hasta la fecha propuesta de finalización. Detalla las horas facturables por semana y por mes, y cualquier otro aspecto relacionado con la programación. La especificidad es clave. Por ejemplo, si hay un número máximo de horas facturables para proveedores y/o contratistas, indícalo aquí.
Usa un software de gestión de proyectos para supervisar tu progreso y asegurarte de cumplir los hitos. ProjectManager tiene un panel en tiempo real integrado que, a diferencia de otros, no requiere configuración. Calcula y muestra automáticamente las métricas en gráficos y diagramas fáciles de leer. Controla no solo los hitos, sino también la variación del proyecto, los costos y más.
7. Entregables
¿Cuáles son los entregables del proyecto? Enuméralos y explica qué se debe entregar y cuándo. Descríbelos con detalle, como cantidad, tamaño, color y cualquier otra característica relevante.
8. Cronograma
Incluye una lista detallada de cuándo deben completarse los entregables, comenzando por qué proveedor se seleccionará, la reunión de inicio, el período de desempeño, las etapas de revisión, desarrollo, implementación, pruebas, cierre del proyecto, etc.
9. Normas y pruebas
Si hay criterios de aceptación o normas de calidad de la industria que deben cumplirse, inclúyelos aquí. También, si se realizarán pruebas del producto, indica quién participará, qué equipo se necesita y otros recursos.
10. Definir el éxito del proyecto
Indica qué esperan el patrocinador y/o los stakeholders como finalización exitosa del proyecto.
11. Requisitos del proyecto
Enumera cualquier otro equipo necesario para completar el proyecto y si se requiere algún título o certificación por parte de los miembros del equipo. También indica si habrá viajes u otros requisitos del proyecto no cubiertos anteriormente.
12. Términos de pago
Si ya se ha creado el presupuesto del proyecto, puedes detallar los pagos relacionados y cómo se entregarán: por adelantado, a lo largo del tiempo o al finalizar. Por ejemplo, se puede pagar tras la finalización de un hito o en un calendario fijo, según lo más viable financieramente.
13. Otros
Habrá aspectos del proyecto que no encajen en las categorías anteriores, y aquí es donde puedes añadirlos para asegurarte de que todo esté cubierto. Por ejemplo: cuestiones de seguridad, restricciones de hardware o software, viáticos, soporte post-proyecto, etc.
14. Cierre
Este apartado determina cómo se aceptarán los entregables y quién los entregará, revisará y aprobará. Se encarga de las tareas administrativas finales, asegurando que todo esté firmado, cerrado y archivado.
Ejemplo de declaración de trabajo
Hemos hablado mucho sobre la declaración de trabajo, pero un ejemplo puede ayudar a comprender mejor el tema. Veamos cómo sería una declaración de trabajo en un escenario real.
Declaración de trabajo para construcción
En este ejemplo, exploraremos cómo sería una declaración de trabajo para un proyecto de construcción. No entraremos en detalles, sino que esbozaremos una declaración general para la construcción de un edificio genérico.
Contexto
Lo primero es dar contexto al proyecto, es decir, ofrecer un breve perfil de tu empresa. Puedes mencionar su historia, equipo directivo, área de especialización y, especialmente, destacar proyectos similares. Si ya has construido estructuras similares, mejor aún.
Propósito
Ahora debes explicar el porqué del proyecto. ¿Por qué se construye? Esa es la pregunta más importante, pero también conduce a otras: ¿cuáles serán los entregables del proyecto? ¿Cuál es el objetivo y el retorno de la inversión (ROI)? Estas preguntas son un buen punto de partida.
Alcance del trabajo
El alcance del trabajo es un resumen del alcance del proyecto, es decir, todo lo que debe hacerse. Enumera desde el diseño de planos hasta la preparación del sitio, preconstrucción, estructura, muros, instalaciones eléctricas y de plomería, HVAC y demás. También detalla el hardware y software necesarios, los resultados, cronograma, duración y los pasos para ir de inicio a fin.
Ubicación
Obviamente, un edificio tiene una ubicación física. Aquí indicas el lugar de construcción, el equipo necesario (incluido software) para preparar el sitio y cualquier elemento, como andamios, señalización, etc., necesario para iniciar la obra de forma segura y conforme a los códigos.
Cronograma del proyecto
Ya mencionaste un cronograma, pero ahora lo detallas completamente. Incluye todos los entregables, fechas de inicio y finalización para todas las tareas, y los responsables (miembros del equipo, subcontratistas, proveedores, etc.). Debes abarcar todas las fases del proyecto, desde la reunión inicial hasta la finalización.
Entregables del proyecto
Ya mencionaste los entregables, pero aquí los enumeras y explicas en detalle, incluyendo una descripción y la fecha de entrega.
Hitos del proyecto
Usa hitos para dividir el cronograma en fases. Un hito puede marcar el inicio o el final de una fase o indicar un entregable importante. Los hitos son útiles para mantener informados a los stakeholders y monitorear el progreso.
Tareas del proyecto
Las tareas son las piezas pequeñas de trabajo que conforman los pasos más grandes del alcance. Son detalladas y se agrupan dentro de cada fase. Aquí se describen todas las tareas de construcción, desde los planos hasta la limpieza del sitio de construcción.
Criterios de éxito
Es importante definir métricas para evaluar el éxito del proyecto. El propietario del proyecto define el éxito, pero el contratista debe poder medirlo y demostrar que el proyecto avanza según lo planificado.
Requisitos del proyecto
Aquí se enumeran los requisitos del proyecto de construcción. Pueden incluir títulos de los trabajadores, certificaciones, cumplimiento de códigos, etc.
Términos de pago
Indica el tipo de contrato de construcción y cómo se determinan los pagos por el trabajo realizado: en qué plazos, frecuencia, forma de entrega, etc.
Este ejemplo muestra cómo se utiliza la declaración de trabajo en la gestión de proyectos. Puedes descargar nuestra plantilla gratuita de declaración de trabajo para crear un documento similar adaptado a tu proyecto. Además, ofrecemos docenas de plantillas gratuitas de gestión de proyectos que puedes usar para planificar, programar, monitorear y gestionar tus proyectos.
Documentos relacionados con la declaración de trabajo
Una declaración de trabajo es uno de los muchos documentos de gestión de proyectos que necesitarás para administrar tus proyectos. Aquí algunos que están estrechamente relacionados con este documento:
- Acuerdo marco de servicios: Es un contrato que define los términos que regirán futuras transacciones y acuerdos entre dos partes. El acuerdo marco incluye términos y condiciones básicos que pueden modificarse en acuerdos legales posteriores. Usa un acuerdo marco para iniciar una relación con un cliente o proveedor y luego usa una declaración para cada proyecto.
- Acta de constitución del proyecto: Un acta de constitución ofrece una visión general del proyecto. Incluye los objetivos, stakeholders, metas y el alcance del proyecto, entre otros. Es un documento muy útil para ayudarte a redactar tu declaración.
- Estructura de desglose del trabajo (EDT): Una estructura de desglose del trabajo es una herramienta que permite desglosar el alcance del proyecto en tareas, entregables, hitos y fases. Es una representación visual de todo el trabajo necesario para el proyecto.
- Solicitud de propuesta (RFP): Una solicitud de propuesta se usa para buscar proveedores o contratistas que puedan suministrar productos y servicios al proyecto. La RFP proporciona una visión general del proyecto para que los licitadores comprendan lo que se requiere de ellos. Una vez que el cliente elige un proveedor, el siguiente paso es entregarle una declaración con información más detallada sobre el alcance del trabajo.
ProjectManager puede mejorar tu declaración de trabajo
ProjectManager cuenta con un conjunto de herramientas de gestión de proyectos que te ayudarán a crear una declaración de trabajo que represente con precisión el proyecto. Para empezar, puedes usar nuestro diagrama de Gantt para enumerar las tareas del proyecto.
Planifica y programa las tareas del proyecto con diagramas de Gantt
El Gantt en línea incluye la línea de tiempo visual básica y la capacidad de vincular dependencias para evitar cuellos de botella y establecer hitos. Asigna costos a las tareas y visualiza los costos planificados del proyecto o de fases específicas. Puedes usar la herramienta de ruta crítica para saber qué tareas se pueden omitir si es necesario y establecer la línea base una vez que el cronograma y presupuesto estén listos. Así podrás seguir en tiempo real si el proyecto está dentro del presupuesto y del plan. ProjectManager te ofrece las herramientas que necesitas y más funcionalidades que la competencia.
Como puedes ver, usar nuestro software de diagramas de Gantt es clave para elaborar una declaración de trabajo precisa para tu proyecto. La precisión es muy valorada por los stakeholders al momento de cumplir con lo prometido.
Haz seguimiento del progreso, costos y cronograma con paneles en tiempo real
El panel de control de ProjectManager rastrea el progreso, los costos y la carga de trabajo en tiempo real para que puedas monitorear la ejecución de la declaración y determinar rápidamente si tu equipo está cumpliendo con las tareas a tiempo y dentro del presupuesto. Además, los diagramas de Gantt y tableros kanban incluyen funciones integradas de gestión de riesgos y recursos para un mejor seguimiento del proyecto.
La declaración de trabajo es un documento fundamental en cualquier proyecto. Una vez creada y aprobada, deberás planificar e implementarla. Ahí es donde entra ProjectManager. Nuestro software de gestión de proyectos en línea proporciona datos en tiempo real para ayudarte a gestionar y monitorear tu declaración de trabajo. Pruébalo y descubre cómo puede ayudarte con esta prueba gratuita de 30 días.